Webフォームは、デジタル時代のコミュニケーションとデータ収集において必要不可欠なツールです。法人・個人、業界・業種問わずあらゆる用途で使用されています。
事業者はデータ収集のプロセスを効率化でき、顧客はいつでも手軽にデータ提供ができます。Webフォームを適切に作成・設置すれば、顧客の利便性は飛躍的に高まり、ビジネスの成長を後押しします。
本記事では、Webフォームの概要や設置するメリット、作成ツールを使用するメリット、さらには作成ツールの選定ポイントなどを詳しく解説します。
Webフォームとは
Webフォームは、Webサイトの訪問者が情報を入力しサイトオーナーに送信するためのデジタルツールです。一般的に「入力画面」「確認画面」「送信完了画面」の3つのページで構成されます。
主に次のような用途で使用されています。
- お問い合わせの受付
- サービス・製品の資料請求
- イベント・セミナーの申込
- 来店・来院の予約
- アンケートの収集
- Webサービスの会員登録・ログイン
- メールマガジンの登録
- 日程調整・出欠確認
Webフォームを設置するメリット
Webフォームの設置には事業者・顧客双方に大きなメリットがあります。
24時間受付ができる
Webフォームであれば、24時間いつでも受付ができるようになります。事業者は、早朝や深夜などの営業時間外でも対応ができます。顧客は、時間を気にせず利用ができ利便性が上がります。
自動返信ができる
電話、メール、FAXの場合、有人対応が要るため対応の遅れ・漏れのリスクがあります。Webフォームの自動返信機能を使用すれば、フォーム送信完了と同時に、顧客に完了のお知らせを送れます。顧客は完了したことをすぐに確認でき安心できます。
心理的負担を減らせる
電話で話すのが苦手な方は一定数います。ときには、伝えるのに気が引けてしまうような内容もあるでしょう。Webフォームなら顧客は手軽にコミュニケーションがとれ、心理的負担による機会損失を防げます。
管理を効率化できる
電話、メール、FAXの場合、受付内容の記録という手間な作業が発生します。Webフォームであれば受付内容を自動で記録でき、リスト形式で一元管理できます。収集データを分析すれば、営業やマーケティングに役立てることもできます。
Webフォーム作成ツールとは
Webフォームを作成するには、HTML、CSS、PHPなどのプログラミングスキルが必要になります。理想とする機能・デザインを盛り込めますが、身近にプログラミングができる人がいなければ、外部に委託する費用・時間がかかります。
そこで役立つのが「Webフォーム作成ツール」です。Webフォーム作成ツールを使用すれば、誰でも簡単にWebフォームを作成・公開できます。基本機能として、受付内容を自動で収集・管理できたり、あらかじめ用意されているテンプレートを選ぶだけでWebフォームを作成できたりします。
Webフォーム作成ツールには、無料で利用できるものが数多くあります。まずは無料版を試してみて、機能に不足を感じれば有料版に切り替えるなど段階的な導入もできます。
Webフォーム作成ツールを利用するメリット
Webフォーム作成ツールには次のような利用メリットがあります。
誰でも簡単にWebフォームを作れる
最大のメリットは、前述したように誰でも簡単にWebフォームが作成できることです。
入力項目の種類や順番、各種デザインを自由にカスタマイズでき、ノーコードで思い通りのWebフォームが完成します。ツール内に用意されているテンプレートを活用すれば、よりスピーディーに作成できます。
Webフォームは幅広い用途で活用できるため、一度はじめると作成数はどんどん増えていくことでしょう。そんなときでも、ツールであれば担当者だけで作成できるので、短時間かつ低コストでWebフォームを量産できます。
便利な機能が豊富にある
ツール独自の便利な機能が使用できるのもメリットとして大きいです。各種機能をうまく活用できれば、業務効率を大幅に高められます。
例えば、Webフォームで問い合わせを受け付けた場合、受付内容を自動でリスト化し一元管理ができます。対応の漏れ、遅れ、重複を防ぎ、スピーディーに顧客対応ができます。
また、SlackやChatworkなどのコミュニケーションツールと連携することで、フォーム送信完了と同時に、コミュニケーションツールに通知を送れます。対応スピードやチームでの情報共有に高い効果を発揮するでしょう。
加えて、セキュリティ機能も重要なポイントです。Webフォームでは個人情報を扱うことが多いため、高いセキュリティ対策が求められます。しかし、情報セキュリティの専門的な知識を要するため、自社のリソースだけで対策を行うのは容易ではありません。ツールのセキュリティ機能が充実していれば、自前で対策を講じなくて済むという大きなメリットがあります。
Webフォーム作成ツールを選ぶポイント
Webフォーム作成ツールを選ぶうえでの具体的なポイントを解説します。
必要な機能が揃っているか
機能が豊富に揃っていても、「必要な機能がない」「使わない機能が多い」ということになっては意味がありません。まずは、Webフォームを設置する目的や用途を整理し、自社に必要な機能を漏れなく洗い出すことが重要です。
複数名のチームで運用する場合、受付状況のステータス管理（完了、未対応、保留中など）やメモの共有、タスクの割り振りといった機能は役立ちます。その他、収集データを分析したい場合はCSVなどのエクスポート機能、Webフォームの利用状況を分析したい場合はGoogleアナリティクスなどの外部ツールと連携する機能が必要になります。
ツールによって搭載している機能や強みは大きく異なります。Webフォームを設置する目的や用途から逆算して、機能の充実度を確認・検証しましょう。
使いやすいか（ユーザビリティ）
Webフォームの使いやすさは、事業者・顧客双方にとって重要です。
事業者の場合、Webフォームの作成・運用時間に大きく影響します。Webフォームは往々にして増えやすいため、一つひとつの作成時間はできる限り短くしたいものです。用途に合ったテンプレートがあれば、作成時間はさらに短縮できます。
顧客の場合、コンバージョンに大きく影響します。直感的に使うことができればデジタルツールに不慣れな方でも操作に困らず、入力中の離脱を減らせます。顧客にとってストレスフリーであるほどコンバージョンの増加が期待できます。
プログラミングスキルは基本的に不要ですが、操作性はツールごとに異なります。まずは無料トライアルやデモ版を試してみて操作性を確認しましょう。
どこまでカスタマイズできるか
テンプレートの種類が豊富でも、大なり小なり、用途に応じたカスタマイズは必要です。入力項目の種類、順番、必須・任意の調整、各種デザインなど、どこまでカスタマイズできるかを入念に確認しましょう。
ツールによっては、入力内容が項目に沿っていなければアラートを出すことができ（メールアドレスの項目に漢字が書かれているなど）、設定次第で収集データの正確性を高められます。
実際にどこまでカスタマイズできるかは、使ってみないとわからない部分も多いでしょう。無料トライアルやデモ版があれば、試しに一度フォームを作成してみましょう。
セキュリティ対策に問題がないか
Webフォームでは個人情報を数多く扱います。不正アクセスなどにより個人情報が漏洩してしまうと、顧客に迷惑がかかるのはもちろん、賠償責任や事業者としての信頼低下を招きます。どのようなセキュリティ対策が施されているかは必ず確認しましょう。
クラウド型のツールの場合、外部サーバーに個人情報が保存されるので、サーバーの監視体制やSSL/TLSによるデータ暗号化がされているかは要チェックです。
費用に見合った効果を得られるか
ツールの費用と期待効果を天秤にかけて、費用対効果をしっかり見極めましょう。
Webフォームの期待効果は主に、顧客の利便性や満足度の向上、コンバージョン増加による収益増加、管理の効率化による時間や人件費の削減などが挙げられます。
また、多機能・高機能なツールは往々にして使いきれないことが多いため、無駄に費用がかさまないよう注意しましょう。少人数で運用する場合、利用者数に応じた従量課金のツールやプランを選ぶと月額費用を抑えられます。
Webフォームの作成には「Tayori」がオススメ
Webフォームを効果的に作成・設置できれば、業務効率が飛躍的に高まるとともに、収益増加といった実益も期待できます。まだWebフォームを使ったことがない方は、いち早く始めることをオススメします。
ただ、懸念点としてよく挙がるのが「運用リソース」です。時間がなく設置をしてもちゃんと運用できるか不安、という声が散見されます。
運用リソースが不安な方にオススメしたいのが、最小限の工数で運用できる「Tayori（タヨリ）」です。Tayoriは、「フォーム・受信箱」「FAQ」「アンケート」「チャット」の4つの機能を提供するカスタマーサポートツールです。
フォーム機能では、豊富なテンプレートを選ぶだけで、Webフォームを短時間で作成できます。受付内容は受信箱のなかに自動でリスト化され、スピーディーな対応を実現します。もちろん、SSLによるデータ暗号化などセキュリティ対策も徹底しているため、安心して利用できます。
Tayoriには無料プランが用意されています。まずは無料でWebフォームを作成したい、使いやすさを確認したいという方は、ぜひTayoriを試してみてはいかがでしょうか。
まとめ
WebフォームをWebサイトに設置すれば、データ収集・管理の効率化、コンバージョンの増加、ひいては人件費の削減や収益の増加など、大きなビジネスインパクトをもたらします。
デジタル時代の今日、Webフォームはビジネスには必要不可欠なデジタルツールです。事業者と顧客の橋渡し役を担い、とりわけ作成ツールをフル活用できればより成果を大きくできます。
本記事で解説したWebフォームの概要や設置するメリット、作成ツールを使用するメリット、作成ツールの選定ポイントをしっかり押さえたうえで、ぜひ自社に合ったWebフォーム作成ツールを導入してみてください。
