仕事が多すぎて終わらない人が知らない”マニャーナの法則”｜残業激減、逆転の仕事術

「とにかく仕事が多すぎて困っている！」

タスクが次から次へと降ってきて、仕事が終わらない状況で悩んでいませんか？　効果的な対処法が見つからず、チャットに返信しながら資料作成、メールチェックしながら電話対応………。こんな働き方を続けていては、限界が来てしまいます。

「仕事の効率化のためには、マルチタスクでこなすしかない」
そう考えてしまう人も多いはずです。確かに一見、複数の仕事を同時にこなすことが、仕事が多すぎる状況への対処法に思えます。

しかし、「マルチタスクで仕事をこなそう」というその発想自体が、実は仕事が終わらない原因かもしれません。本記事では、効率的な仕事の進め方に悩む方に、意外な解決方法をご紹介します。それは、「明日できることは今日やらない」という逆説的な対処法です。

マルチタスクが仕事を終わらなくする理由

仕事が多すぎるとき、つい複数の作業を同時に進めようとしてしまいます。しかし、この「マルチタスク」という対処法は、かえって仕事が終わらない原因になっているかもしれません。

なぜなら、人間の脳は複数の仕事を同時に処理できないからです。明治大学の堀田秀吾教授は、スタンフォード大学の研究を引用し、興味深い事実を指摘しています。私たちが「複数の仕事を同時に行っている」と感じる時、実際には脳が高速で仕事を切り替えているだけなのです。*1

この「高速切り替え」は、脳に大きな負担をかけます。研究によると、マルチタスクを続けることで、前頭前野の機能が低下し、以下のような症状が現れます。

• 物忘れによるミスが起こりやすくなる
• 判断力や集中力が落ちる
• 自律神経のバランスが乱れて、心身の不調が表れやすくなる *1

つまり、仕事を効率化しようとして行うマルチタスクが、かえって生産性を下げ、仕事が終わらない状況を生み出しているのです。では、仕事が多すぎて困っている場合の効果的な対処法とは？　その答えは意外なところにありました。

シングルタスクで仕事が多すぎる状況に対処する

仕事が多すぎる状況で、マルチタスクは解決策にならないとわかりました。では、どうすれば仕事が終わらない問題を解決できるのでしょうか。堀田氏は、「真に生産性を高めたいと思ったとき、私たちが心がけるべきなのは、今、目の前にある一つのこと、シングルタスクに集中すること」であると述べています。*1

シングルタスクとは、一度にひとつの作業にだけ集中する効率的な仕事の進め方です。こうすることで、脳の疲弊を防ぎ、確実に仕事を片付けることができます。

しかし、「仕事の量は変わらない。シングルタスクで進めていたら、終わらないのではないか」という不安を感じる方も多いはずです。

そこで次項では、シングルタスクを活用した、具体的な仕事の効率化方法をご紹介します。

 ä»•äº‹åŠ¹çŽ‡åŒ–の新しい対処法「マニャーナの法則」

「明日できることは今日やらない」
この言葉を聞いて、「それって単なる先延ばし？」と思われるかもしれません。実際、ビジネス書や自己啓発本では「先送りは最悪の習慣」と散々言われてきました。

しかし、心理学ジャーナリストの佐々木正悟氏が紹介する"マニャーナの法則"は、仕事が終わらない問題の解決策として、この「当たり前」を覆します。

イギリスのマーク・フォースター氏が提唱したこの手法は、あえて計画的に仕事を先送りすることで、驚くほど生産性が向上するというのです。

特に効果を発揮するのは、

• 中長期プロジェクトが複数走っている
• 1つの仕事に数日以上かかる
• 「早めに着手したい」仕事が山積み　という状況。

通常なら「できるだけ早く始めよう」と考えるところです。しかし、それこそが落とし穴でした。早すぎる着手が仕事を複雑化させ、仕事効率化の妨げとなっていたのです。

マニャーナの法則の実践方法

実践方法は意外にシンプル。すべての仕事を「今日やること」と「明日以降やること」の2つのリストに分けるだけです。この方法を使えば、仕事が多すぎる状況でも、効率的に対処できます。

具体的な方法として、佐々木氏は以下のように、「今日やることリスト」「明日以降やることリスト」を分けて書くことをすすめています。

Trelloなどのタスク管理ツールを使えばデジタルで管理できますが、アナログ派の方は画像のように2枚の紙に分けて書くのがおすすめです。

私も実践してみましたが、仕事の効率化に大きな効果がありました。以前は「早めに着手」を意識するあまり、仕事が終わらない状況に陥っていました。しかし、今では目の前のタスクに集中できるため、残業時間も減り、仕事の質も上がっています。

ポイントは、「今日やること」のリストは必ず視界に入れ、「明日以降やること」は意識的に見えないところに置くこと。同じ場所に置いてしまうと、つい先の予定が気になってしまい、タスクの切り替えコストが発生してしまいます。タスクを減らしたことで「今日中に終わる」という実感も湧き、心理的な余裕も生まれました。

マニャーナの法則は「先送り」という後ろ向きに思える習慣を、むしろ積極的に活用する効果的な対処法です。仕事が多すぎて困っている方、マルチタスクで疲弊している方は、ぜひ試してみてください。シンプルなリスト分けから、本当の仕事効率化は始まるのです。

先送り可能な仕事の判断基準

仕事が多すぎて困っているときに最も頭を悩ませるのが「どの仕事を先送りしていいのか」という判断です。安易に先送りすれば問題が起きかねませんし、逆にすべてを「今日やる」としてしまえば、仕事が終わらない状況は改善されません。

判断基準	今日やるべき	明日以降でOK
締切までの余裕	・締切まで2営業日以内 ・中間報告が必要	・3営業日以上の余裕あり ・途中経過報告不要
依存関係	・他メンバーの作業開始に影響 ・チームの判断が必要	・他部署からの情報待ち ・単独で完結する作業
情報の完成度	・必要情報が9割以上揃っている ・追加情報の予定なし	・情報が8割未満 ・近日中に重要情報が入る
リスク評価	・影響範囲が大きい ・修正が困難	・影響が限定的 ・やり直しが容易

上の表は、仕事を効率化する方法として、「今日やるべきか」「明日以降でいいか」を判断するための4つの基準をまとめたものです。締切や依存関係、情報の完成度、リスクといった観点から、客観的に判断することができます。

注目してほしいのは、この基準が「仕事の重要度」ではなく「着手のタイミング」を判断するものだという点です。たとえば重要な企画案件でも、必要な情報が揃っていない段階での着手は手戻りを招いてしまい、かえって仕事が効率化できない原因となります。

これらの基準に照らして仕事を振り分けることで、「早めに取り掛かろう」という焦りから解放され、仕事が多すぎる状況への効果的な対処法となるはずです。

＊＊＊
マニャーナの法則を効果的に実践するために必要な基準を紹介しました。最後に改めて強調しておきたいのは、この手法の本質です。

どんなに仕事が多くても、人間の脳が一度に効率よく処理できるのはひとつのタスクだけ。

「早めに着手」という見せかけの生産性に惑わされず、「計画的な先送り」で、本当の仕事の効率化を実現していきましょう。

※引用の太字は編集部が施した

（参考）

*1　プレジデントオンライン｜なぜ｢歩きスマホ｣をする人は仕事がデキないのか…最新研究が明らかにした｢人間の脳の限界｣とは
*2　東洋経済オンライン｜｢仕事の優先順位はあえてつけない｣という提案
*3　FRaU｜TO DOリストはこの「優先順位」をつければ劇的に能率が上がる

【ライタープロフィール】
柴田香織

大学では心理学を専攻。常に独学で新しいことの学習にチャレンジしており、現在はIllustratorや中国語を勉強中。効率的な勉強法やノート術を日々実践しており、実際に高校3年分の日本史・世界史・地理の学び直しを1年間で完了した。自分で試して検証する実践報告記事が得意。

柴田香織 2024-12-12 07:00

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