Processo de negócio

Um processo de negócio, processo organizacional ou método de negócio é um conjunto de atividades ou tarefas estruturadas relacionadas que produzem um serviço ou produto específico (fornece uma meta particular) para seus clientes ou para um cliente particular.

Introdução

Qualquer organização, pequena ou grande, constitui um sistema vivo no qual coexistem e interagem entidades (fornecedores, clientes, funcionários, produtos/serviços) e funções básicas (produção, marketing e vendas, contabilidade e finanças, recursos humanos). Cada uma destas funções/departamentos implicam múltiplos processos de negócio, que viabilizam determinado resultado.

Entretanto, para que o sucesso da organização seja possível, deve haver uma boa gestão dos seus processos de negócio. É necessário ainda identificar e planejar concreta e adequadamente essas tarefas, determinar a sua prioridade e descrever os respectivos procedimentos a fim de evitar perda de tempo, repetição de tarefas, desmotivação e queda de produtividade.

Em virtude disso, os processos de negócio devem funcionar alinhadamente uns aos outros e em relação a toda a estrutura organizacional, pois somente desta forma será possível atingir os objetivos, transversais a qualquer organização – eficácia nos outputs, eficiência dos recursos e aumento de valor.

Conceito

Processos de negócio são, portanto, atividades previamente estabelecidas cujo objectivo é determinar como o trabalho será realizado em uma organização. Em outros termos, constituem um conjunto de ações relacionadas entre si de forma lógica e coerente a fim de promover um output favorável à empresa (qualidade total e satisfação do cliente), tanto a nível interno como externo. Uma estrutura de processos de negócio mal concebida pode pôr em risco a eficiência e a eficácia da organização através dos produtos e serviços gerados e disponibilizados. Trata-se da relação coordenada que existe entre o trabalho, as informações e o conhecimento dentro dos processos.

Dada a similaridade das suas composições, "Função de Negócio" e "Processo de Negócio" são conceitos que frequentemente suscitam dúvidas entre as pessoas interessadas em formar um melhor entendimento a respeito dos elementos de uma Arquitetura de Negócios. Ambos são "coisas que a empresa faz", entretanto, os processos são transfuncionais (ou horizontais), já que perpassam diversas barreiras funcionais dentro da organização (ex.: adquirir bem, alienar bem, contratar funcionário), enquanto as funções, em conjunto descrevem a missão da empresa, são verticais (ex.: contabilidade, vendas, logística).

Para conquistar resultados esperados e alcançar o sucesso as empresas dispõem-se de quatro funções, que independente de sua estrutura podem aderir aos seus processos de negócios. As funções correspondem a: produção do produto/serviço, divulgação e venda do produto/serviço, o gerenciamento financeiro que aquela produção tem oferecido a empresa, além da administração da gestão pessoal da empresa. Dentre alguns processos de negócios, ora, eles estão ligados a funções específicas, como por exemplo, vendas e marketing que têm por uma de suas responsabilidades venderem e divulgar o produto ou o serviço, como também, o de gestão de pessoas uma de suas responsabilidades admissão ou demissão de funcionários para a produção e ora, estão ligados as áreas funcionais, em que, aparentemente um processo simples de separar um pedido, torna-se algo sequencialmente complexo e organizado, dependendo dos grupos funcionais da empresa.

Para melhor compreender sobre os processos de negócios funcionais, eles podem ser divididos em área funcional e processo de negócios, destacados abaixo:

Área Funcional	Processos de Negócios
Manufatura e Produção	Criar uma lista de matéria prima a ser utilizada na confecção do produto/serviço; Montagem do produto/serviço; E ainda verificar a qualidade dos mesmos.
Vendas e Marketing	Desenvolver público alvo, nicho de mercado; Desenvolver clientes; Demonstrar ao cliente a importância de adquirir o produto; Conscientização do cliente sobre o produto; e realizar a venda do produto convencendo o cliente.
Finanças e Contabilidade	Análise de créditos; Contabilização de vendas; Gestão de contas bancárias; Gestão de pagamentos aos fornecedores e outros credores; Além de, gerar os relatórios financeiros.
Gestão de Pessoas	Admissão e demissão de empregados; Gerir a inclusão de funcionários e criar planos de carreira e benefícios; E analisar o desempenho do quadro de funcionários analisando e investigando possíveis desacordos para resolvê-los.

Por outro lado, todo o conjunto de informações deve caminhar rapidamente para as demais etapas do processamento do pedido, uma vez que, é necessário existir uma interação com os stakeholders, o que vai prosseguir com as etapas até chegar ao destino final, para que essa etapa ocorra a tecnologia da Informação chega para aprimorar os processos de negócios .

Implementação do Sistema de Informação

Um outro aspecto relevante e que pode representar uma mais-valia na implementação dos processos de negócio numa organização, tem a ver com a implementação de um sistema de informação bem estruturado. A existência de uma boa rede de informação entre todos os intervenientes nos processos de negócio da organização, é condição quando uma vez que permite a comunicação em tempo real, tornando possível uma adequada tomada de decisão, resultante do ajuste contínuo de procedimentos que irá repercutir-se em toda a dinâmica organizacional e, consequentemente na excelência dos seus resultados. Deste modo, quando se fala em processos de negócio, a abrangência é enorme, pois o seu âmbito de atuação é transversal e atua em todas as áreas da organização, com elevado impacto na qualidade dos serviços e/ou produtos, na redução de custos e no desenvolvimento do próprio negócio. Daí que, o conceito de processo de negócio esteja indissociável a uma vertente de melhoria contínua, dinamização e garantia de desenvolvimento, numa perspectiva transversal e em coordenação com as restantes áreas organizacionais, de iniciativas e projetos, de desenvolvimento e suporte ao negócio, assim como de aumento de eficácia e de eficiência da organização, através de uma máxima e adequada otimização dos recursos disponíveis. Por outro lado, a existência de uma interface entre os processos de negócio e uma rede de sistemas de informação constituem fatores chave cruciais, quer para a generalidade dos negócios dos tempos de hoje, quer para a produção de indicadores e instrumentos de controle efetivo para uma constante monitorização das atividades da organização. Em resumo, processos de negócio estruturados na cooperação, integração e no alinhamento entre todas as áreas organizacionais constituem o segredo de sucesso de uma organização. Assim, como a figura seguinte sugere, pode-se definir processos de negócio como um conjunto de atividades desenvolvidas a partir de um objetivo pré-definido que irá concretizar-se num resultado específico, em termos de produto ou serviço que se pretenda realizar.

A Tecnologia da Informação aprimorando os processos de negócios

Diante os fatos mencionados, se os processos forem executados e planejados com excelência, inovação, e com estratégias diferenciadas como o uso dos sistemas de informação, conseqüentemente gerará para a empresa vantagem competitiva. Contudo, se não executada dentro de um contexto planejado, inovador e mediante a execução primitiva sem uso de novos métodos e gerenciamentos, impede-se a imediação das respostas ante as etapas dos processos. Dito isso, a tecnologia de informação passa a se tornar dentro das empresas a ponte eficaz na execução das etapas, no que tange a automatização de muitos processos desenvolvendo e tornando ágeis etapas que realizavam suas atividades manualmente por meio da implementação dos sistemas de informação. Assim, uma das áreas que a tecnologia da informação mais auxiliou dentre as quatro funções citadas a cima foram, na execução financeira e contábil, e no controle da gestão de pessoas. Atualmente a tecnologia aprimora-se a cada dia, e desenvolve outras etapas, além de compartilhar para toda rede empresarial um fluxo de informações mais rapidamente, o que diminui ruídos na comunicação e permite a funcionalidade e execução simultânea das etapas, diminuindo os atrasos nas decisões tomadas. Além de diminuir os atrasos nas tomadas de decisões aumenta-se o nível da produtividade, e conseqüentemente proporciona as empresas conquistar os objetivos de maneira mais simplificada e tecnológica.

Por fim, muitas tecnologias ainda precisam da mão de obra humana, e para isso são necessárias que as empresas e as pessoas se preparem para tais aprimoramentos, participando de cursos, e eventos de treinamentos para seus colaboradores, demonstrando a importância de estarem sempre atentos aos processos de negócios, visto que, entender os processos de negócios é saber como realmente operam e se desenvolvem os negócios.

Referências

MANAGEMENT INFORMATION SYSTEMS, Information Systems in the Enterprise, Kenneth C. Laudon; Jane P. Laudon, 9ª edição, Prentice Hall,
SISTEMAS DE INFORMAÇÕES GERENCIAIS, Kenneth C. Laudon; Jane P. Laudon, 11ª edição;revisão técnica Belmiro do Nascimento João;[tradução Célia Taniwaki]. - São Paulo: Pearson Education do Brasil, 2014

Ver também