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履歴書や職務経歴書といった採用活動で必要な応募書類の送付方法について、悩む人は少なくありません。
なぜなら、以前に比べてウェブ上のマイページでの提出や、LINEなどSNSでのコミュニケーションが増え、郵送物でのやり取りが減少しているからです。
また、昨今ニュースでも取り上げられている通り、年賀状の枚数も減っています。そのため、今日の日本において郵便サービスを利用する機会は非常に少ない状況です。
履歴書の送付方法は郵送・メールやウェブページでの送付・持参のいづれか
現在の就職・転職活動における履歴書の送付方法は大きく分けて3つの手段があります。
郵送、メールやウェブページでの送付、持参の3つです。
現在では、メールやウェブページでの送付の方法も増えていますが、就職活動や転職活動で必要な応募書類を、未だ郵送のみで受け付けている企業は国内に多くあります。
郵送のメリットとしては、応募先の営業時間を気にせず、自分のタイミングで送付できる点がありますが、デメリットとして、送付先によっては到着まで数日かかることや、切手代、速達手数料など郵送料金がいくらか分かりにくいうえに、コストがかかる点が挙げられます。
履歴書の送付に必要な金額
前述した通り、応募書類を郵送にて送付する場合、料金が発生します。
郵便物の送付を普段しない人は、切手の料金がいくらなのか知らない人も多いでしょう。
履歴書を送付するための切手の金額は郵便局のホームページから確認でできます。
こちらの内容は2019年10月1日消費税増税改定に伴い、変更された2020年3月現在の郵便料金を元に紹介しています。
郵便は大きく定型郵便物と定型外郵便物に分かれます。そのカテゴリーの中でも、重量やサイズによって料金が設定されています。
また、重さやサイズに関する規定はありますが、国内であれば距離の規定はありません。東京から九州、九州から北海道に送ろうとも一律料金です。
＜定形郵便物：長辺23.5cm以内、短辺12cm以内、暑さ1cm以内および重量50g以内＞
25g以内：84円
50g以内：94円
＜定形外郵便物＞
【規格内：長辺34cm以内、短辺25cm以内、厚さ3cm以内および重量1kg以内】
50g以内：120円・100g以内：140円・150g以内：210円
【規格外：上記規格を外れる場合】
50g以内：200円・100g以内：220円・150g以内：300円
例えばA4サイズの紙(210mm×297mm)の場合、A4がちょうど入る角形2号の封筒(240mm×332mm)を選定します。この封筒は定形外郵便物【規格内】と言えます。
【特殊取扱料】
上記の料金の他にオプションとして以下のようなものもあります。
応募書類の提出時に役立ちそうなものをピックアップして紹介します。
速達：上記の郵便料金に加え290円（※重量250g以内の場合）
応募締め切りまで時間がない場合など、急ぎの郵便物を送付する際に利用します。
速達利用の際は到着予定日がいつになるのか確実に確かめるようにしましょう。最低でも応募締め切り日前日には到着するのが安全かつ理想的です。
切手のミスなく履歴書を郵送したい人は郵便局へ持ち込む
郵便を出すにも2つの方法があります。
1つ目はポストへの投函、2つ目は郵便局への持ち込みです。
1つ目のポストへの投函は、近くにポストがあれば郵送できるため便利ですよね。
しかし、上記に紹介した料金の計算などを自分で行う必要があり、間違うリスクもあります。
このようなリスクを事前に防ぐためにも、2つ目の投函方法「郵便局への持ち込み」を推奨します。
履歴書＋職務経歴書の場合は多くが140円
就職活動では履歴書＋エントリーシートが基本です。
転職活動においては、履歴書＋職務経歴書というセットが応募書類の基本となります。
双方に言えることですが、2つ折りでA4サイズになるという形式が多いです。
基本的に上記のセットでA4サイズの書類を封筒に入れた場合、定形外郵便物【規格内】100g以内になるケースが多いため、金額は140円です。
切手の料金が足りない場合は郵送が戻ってくるケースもある
ご自宅などに、郵便物の正確な重量を計測できる測りがあるという方は少ないです。
そのため、仮に切手代が不足しているなど料金不足が起きた場合どうなるのか気になる方も少なくないでしょう。
郵便局のQ&Aに紹介されている内容によると、切手の料金が不足している場合の対応としては、以下の3つです。
（２）受取人に届いて不足額を支払う
（３）受取人が不在だったり、支払いを拒否したりすると差出人に返送される
（１）と（３）については、返送後すぐ再提出をすれば間に合うでしょう。
しかし差出人に返送されてから、届かなかったことに気づき再提出となると、期限に遅れるリスクがあります。
また2回郵送で送付しているため、企業や郵便局に1回目送付した郵送物の説明をする無駄な工数も発生します。
（２）については、応募先の企業に負担してもらうものです。何もなかったかのように対応してもらえれば良いですが、たいていの企業は受け取り拒否をするでしょう。
すなわち、就職活動や転職活動の場において、問題外の行為と言えます。
そこで、郵便局に持ち込めば正確な重量、それに基づいた料金を算出されるため、料金不足に伴うリスクが発生しません。
少し時間と労力のかかる行為ですが、希望の応募先に入る可能性を少しでも高めるための努力と考え、取り組みましょう。
金額がオーバーしている場合は返金されるが
例えば、
「定形外郵便物【規格内】100g以内と思って140円の切手を貼り投函したが、正確に計測すると50g以内で120円の切手で済むものだった」としましょう。
日本郵政は、過払い金の返金条件を定めています。
しかし、返金を求めることができる可能性は低いです。
なぜなら、企業は届いた封筒の中身は残すが、封筒自体は捨てている可能性が高いからです。その結果、切手が貼られた本体もなければ、郵送した中身を証明できるものも手元に残りません。
郵便局に行くことで、正確な重量に基づいた料金を算出されるため、過払い料金を気にする必要がなくなります。
郵便局の窓口に持っていくことで送付日数も分かる
ポストに投函した場合、集荷のタイミングに左右されるため、正確には送付にかかる日数がわかりません。
しかし郵便局に行くと、到着までの送付日数を正しく知ることができます。
就職活動や転職活動の応募書類は締切日との勝負です。何件か選考が重なっていたりすると、どうしてもギリギリの提出になってしまうケースもあります。
そんな状況の中、いつ届くかわからないポストに投函し不安に思うよりも、確実に送付日数がわかる郵便局での手配がオススメです。
しかし、災害や交通状態により、遅延が発生してしまう可能性も０ではありません。応募締め切り日までに余裕を持って提出するよう心がけましょう。
履歴書を郵送する際の封筒は角形A4号または角形2号
次に紹介するのが、郵送時のマナーです。例えば、しわしわ・字は汚いといった応募書類や封筒が届いた時、あなたが採用担当であればどう思うのでしょう。
マナーを守った応募書類を届け、選考を優位に進める努力をしましょう。
封筒については、角形A4号または角形2号がおすすめです。
角形A4号(228mm×312mm)・角形2号(240mm×332mm)の大きさで、A4の紙サイズ(210mm×297mm)を入れることができます。
また折り曲がらないようにクリアファイルに入れて送っても、スッポリ入るサイズです。
切手は表の左上に余白を残して貼る
切手を左上に貼るのは、日本における「常識」です。日本郵政でも切手を貼る場所を紹介しています。
違う場所に切手を貼っていると、企業側に他にも一般常識が欠けるところがあるのではないか、と思われる可能性もあります。悪目立ちするのを避けるためにも正しい位置に貼りましょう。
切手の枚数は2～3枚にする
切手には63円や84円といったはがきを送る定番の切手だけでなく、端数をあわせる1円〜10円といった細かい切手もあります。
例えば140円の郵送料を表すにしても、140円切手1枚で済む方法もあれば、複数枚の切手を組み合わせて表す方法もあります。
しかし、複数枚をかき集めるように貼った切手は、余りものをかき集めて郵送したと思われかねず、印象が良くありません。
可能であれば1枚、多くても2~３枚で留めるようにしましょう。
郵便局に持参して手続きを行えば、最適の切手の枚数で郵送を手配できます。
キャラクターや癖のある切手は控えたほうが良い
切手にはたくさんのデザインがあります。
限定デザインや、特殊切手と呼ばれるキャラクターが印刷されたコラボ系切手、慶事用切手や喪中はがき用など様々なジャンルの切手があります。
切手の種類が多くあることからコレクターも存在します。
ビジネスの場においては、市販するシンプルなデザインの普通切手が望ましいでしょう。
できれば就職活動中は140円の普通切手を複数枚準備しておき、常に切手に困らない状況を作っておくことがオススメです。
隅が浮きが無いように全面に水分を付けて貼る
切手の裏面には、水分がふれると粘着性がうまれるノリが塗られています。
綺麗に貼り付けるポイントは、切手全面に水分を薄くつけることです。
水道などから直接濡らすとびちゃびちゃになってしまうため、スポンジなどに水分を吸わせて、そこに触れるように切手を濡らすと、全面に薄くバランスよく水分をつけることができます。
水分をつけすぎると、封筒が過剰に濡れてしまい、中身の資料に影響が及ぶ可能性もありますので注意してください。
一方で、一部にしか水分がついていなかったりすると、切手と封筒の間に、隅や浮きが生まれ、密着度の低い美しくない印象になってしまいます。
切手を貼る作業は、応募書類を封入し、送付先を書いた最後の段階かと思います。選考を通過したい念をしっかり込めて、切手を貼り付けましょう。
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