勉強会開催マニュアルです。
私が勉強会を開くにあたって、どんな準備をしてきたのかを時系列で書いてみました。
勉強会を開いてみたい人のお役に立てば幸いです。

まずはどんな勉強会にしたいのか構想を練りましょう。
勉強会開催においてここが最も重要だと言っても過言ではありません。ここが曖昧だと、登壇者や参加者への訴求が曖昧になり、会がふわふわしたものになってしまうからです。構想において、私が意識した視点は以下の３つです。

「勉強会開きたい！」そんな思いが沸き起こってきたら、なぜそう思ったのか徹底的に分析しましょう。私の場合は、

• Rustを業務で使った話を聞きたいから
• 新しいものを導入するときの合意形成のノウハウを知りたいから

という理由がありました。
それを踏まえて、更に「その要求を満たす勉強会は既に存在していないか？」を調べます。 既に存在していて、なおかつ定期的に開催されているものであれば、構想した勉強会は開催しないで、その勉強会に参加しましょう。
開催しない方がいい理由は、登壇者を含めた見込み客にとって優位性が低く、集客が望めないからです。逆にそれでも優位性があれば(テーマが異なる・地方で開催する等)やりましょう。
私の場合は、既にRustの勉強会は存在していましたが、Rustの勉強会が半年ほど開催されていなかったので優位性がありました。

自分がやるべきだと思えたら、次に需要はあるのか調査です。ここで需要が無いのなら、勉強会はやめてお話を伺えそうな方とお茶した方が楽だと思います。
私の場合は、事前アンケートをTwitterで作って集計してみました。80人ほど「参加したい」というお声を頂いたので、これは需要があると確信しました。

最後に考えなければならないのが、関係者全員のwinです。
おすすめの思考法は、どんな閉会の辞にしたいかイメージすることです。
勉強会の最後。あなたが司会としてマイクを握った時、

• どんな言葉を言いたいですか？
• 来場者にどんな気持ちになっていて欲しいですか？
• 登壇者にどんな気持ちになっていて欲しいですか？
• 運営スタッフにどんな気持ちになっていて欲しいですか？

これを徹底的に妄想しましょう。 私の場合は、

• どんな言葉を言いたいですか？
  • 「私もこのテーマで次は登壇者側に立っていたいです」
• 来場者にどんな気持ちになっていて欲しいですか？
  • Rust面白いな、自分も業務で使ってみよう
• 登壇者にどんな気持ちになっていて欲しいですか？
  • Rust界隈で知名度が上がった
  • 同じように業務で使っている人と知り合えた、今度また連絡してみよう
• 運営スタッフにどんな気持ちになっていて欲しいですか？
  • 運営のノウハウが学べた、今度自分が開催するとき参考にしよう
  • Rust面白いな、自分も業務で使ってみよう

というのを妄想しました。

「みんなHappyになれそう！」 と自信を持って思えたら、いよいよ準備に取り掛かりましょう。

勉強会は日程合わせというものと向き合わねばなりません。日程合わせは日にちが近づけば近づくほど難易度が高くなります。「やるぞ」という気分が高まったらすぐに行動に移して下さい。

まずは場所取りから。一番ベストなのは、会社のスペースを無料で借りる ことです。
有料の会議室の場合は主催者に以下のデメリットが付きまといます。

• 前払いを負担
• 有料ということで参加者が集まりにくくなる
• キャンセル料が発生する可能性がある

以前100人規模の懇親会を企画したときは、会場に30万円ほど前払いする必要がありました。幸い参加者も集まり、キャンセル料を払うことも無かったのですが、規模が大きくなればなるほどお金が集まるか不安になります。
できる限りタダで借りられるスペースを見つけるのが無難です。

私はリスクヘッジのために二通りで登壇者を探しました。

• 直接依頼
  • リスク: 断られる
• イベントページで募集(後述)
  • リスク: 誰も応募してこない

当日スタッフも早い段階で募集すると良いと思います。
私は社内でのイベント開催だったので、社内で募集しました。

イベント告知にはconnpassを利用しました。
イベントページは勉強会の印象を左右する大事な顔です。丁寧に 作り込みましょう。
Rustの勉強会で作ったmarkdownの雛形をtoolディレクトリに入れておきましたので、皆さんぜひご活用下さい。
受付票を「発行する」で設定しておくと、当日の受付時に便利です。

connpassのイベントページで一番目に付きやすいのがサムネイルです。
キャッチーなサムネイルを作るコツは、

• イベントの内容を反映する
  • ロゴを使う
  • マスコットキャラクターを使う
  • イメージ画像を使う
• イベント内容に関係のあるカラーやフォントを使う
  • Rustの場合(カラー): ロゴが黒かつ歯車なのでモノクロをメイントーンにしよう、名前が「錆」なので赤茶を差色にしよう
  • Rustの場合(フォント): Rustの公式ページで使われているFira Sansにしよう
• 上記２つが思い浮かばなければ、一般的に良いとされているものを使う
  • COLOUR Loversで配色を検索
  • 伝わるデザインで学ぶ

です。サムネイルも 「なぜそれを使ったのか？」を理由付けができる のがベストです。

告知もスタートして登壇者も確定したら、

• 発表について
• 事前にお送りして頂きたいもの
  • プロフィール
  • 発表内容
• 当日の流れ

を登壇者に送りましょう。こちらもメールサンプルをtoolの中に用意しました。
プロフィールに関しては、画像付きだとアイキャッチになるので画像付きがおすすめです。 connpassのプロフィール画像を使っていいか確認するといいと思います。

いよいよ当日が近づいてきました。 設営に関する具体的な準備を進めていきます。

プロジェクターの接続条件はとても大事です...私はこれでやらかしました。

HDMIで接続できると聞いていたので登壇者の皆さまには「HDMI変換アダプタをご用意下さい」と言っていました。しかし、

• windowsは接続がうまくいくけどmacは不安定
• HDMIケーブルでは十分にコードを延長できない

ということが直前に判明。結局VGA端子で事なきを得たのですが...今思い出しても背筋が凍ります。 本番の1,2日前に接続テスト をしておきましょう。

当日手伝ってくれる方々がスムーズに動けるよう、「いつ・誰が・なにをするのか」を明確にしておきましょう。
エクセルやスプレッドシートを用いて作るのが一般的ですが、今回作ってみて、 むしろmarkdownの方が見やすいのでは？ と思いました。
こちらもサンプルを作りましたのでご覧ください。

司会慣れしている方は不要だと思いますが、司会初心者、司会を誰かに頼む場合は台本を用意しておきましょう。
台本もサンプルを作りましたのでご覧ください。

前日になったら登壇者と参加者に、connpassの「メッセージを送る」機能を使ってリマインダーを送りましょう。
補欠者がいる場合は、参加者向けに「当日来られないことが確定している場合は、お手数ですがキャンセル処理を行って下さい」という一言があると良いです。

当日は今まで準備してきたものに沿って実行するだけ！
思い切り楽しみましょう！

受付時はconnpassの申込者の管理ページを使って、事前に発行した受付番号で参加者を照合しましょう。
参加者リストはCSVでダウンロードすることも可能ですが、出席確認はweb上でやった方が楽です。
補欠者の方が来た場合は、「参加者として登録されているのに座れなかった」という問題を防ぐために参加者の受付が終わった後に案内すると良いと思います。

こちらで保管して、connpassの「メッセージを送る」機能を使ってお知らせを流しましょう。

感謝の気持ちを込めたメールもしくはツイートを発信しましょう。私の場合は、集合写真付きのツイートをしました。

登壇者の皆さまに資料・スライドを共有して頂きましょう。
共有物は、イベントレポートも兼ねてブログでまとめてご紹介すると、多くの人の目に留まるはずです。