Projekt

See artikkel räägib ettevõtmisest. Ehitusprojekti kohta vaata artiklit Projekt (ehitus). Muude tähenduste kohta vaata artiklit Projekt (täpsustus).

---

Projekt (ladinakeelsest sõnast projicere 'ettepoole paiskama') on ühekordne, tihti valdkondade piire ületav, selgelt piiritletud ressurssidega ja ajalistes raamides toimuv tegevuste kogum ühe või mitme eesmärgi saavutamiseks.

Sõna "projekt" kasutati esimest korda umbes 16. sajandil.

Projekti tunnusteks on:

• Ajaline piirang – projektil on kindel algus ja lõpp;
• Spetsiifiline eesmärk – pikaajaline muutus, mida oodatakse projekti tulemusena;
• Omaette eelarve – ressurss, mida saab rahaliselt mõõta;
• Projekti organisatsioon – organisatsiooni tüüp peab sobima projekti teostamiseks.

Mõiste

Sõna "projekt" kasutatakse tihti valesti. Iga ühekordne tegevus ei ole veel projekt. Projekt võib-olla ajutine sotsiaalsüsteem nagu töösüsteemid, mille moodustavad meeskonnad organisatsioonides või nende vahel, et täita konkreetseid ülesandeid kindla aja piires.

Projekt tuleb ladinakeelsest sõnast projectus, mis tähendab etteheiteid, esile paisatud. Projektide iseloomu peegeldab see sõna päris täpselt. Kutsuvad ju kõik projektid mingil kujul esile muutusi, täiustusi või edasiarendusi ja samas on nad kõik suunatud ettepoole – tulevikku. Seega võib öelda, et kõik projektid on suuremal või vähemal määral arendusliku iseloomuga. Läbi projektide käivitamise püütakse leida lahendusi probleemidele või arenguvajadustele. 

Tänapäeval tehakse järjest enam töid projektidena. On firmasid, kelle põhitöö koosnebki pelgalt samaaegsetest ning üksteisele järgnevatest projektidest. Enamik ettevõtteid puutub projektitööga kokku vaid aeg-ajalt, kui lahendamist vajab tavatööst erinev ajutine ülesanne, näiteks personalikoolitus. Kuna projektide tegemine on populaarne, nimetatakse sageli ka igapäevast rutiinset tööd projektiks ja selle tegijat projektijuhiks. Et selliseid väärkäsitlusi vältida, on oluline mõista projekti kui töövormi eripära. Kõiki projekte iseloomustavad kindlad tunnused, mille abil on võimalik otsustada, kas tegu on projektiga või mitte.

Projekti tunnused

Projekti iseloomustavad:

• Uudsus – täpselt sellisel kujul ei ole ülesannet varem ette tulnud; isegi algtingimuste samasuse korral leidub tegur, mis muudab projekti uudseks; kõige sagedamini on uudseks elemendiks aeg või personal, kes projekti ellu viib.
• Ühekordsus – samasugust ülesannet ei tule enam lahendada või on analoogse ülesande lahendamise vajadus lähemal ajal ebatõenäoline.
• Ajaline piiritletus – projekti eesmärk tuleb saavutada kindla aja jooksul.
• Interdistsiplinaarsus – ülesande lahendamiseks ei piisa ainult ühe valdkonna spetsialistidest; kõik projektirühma koostamisega seotud on seetõttu eriti oluline.
• Keerukas planeerimine ja juhtimine – põhjuseks on see, et ülesanded ei ole varem täpselt samasuguste algtingimustega esinenud, juhtimises on väga olulised kõik rakendatavad organisatoorsed meetmed, kusjuures projektijuht peab endale teadvustama, et projekti juhtimise käigus tuleb väga sageli teha kiireid, selgeid ja ühemõttelisi otsuseid. (tavajuhtimisel võib otsustamist sageli täiendava informatsiooni hankimiseni edasi lükata, mis projektide puhul on võimalik haruharva, kuna projekti läbiviimise aeg on piiratud)
• Riskirohkus – riski suurus ja iseloom sõltuvad projekti suurusest ja komplekssusest, peamiselt kaasnevad projektidega tähtajalised, finantsilised, personalialased või erialased riskid.
• Konfliktsus – kuna projektid toovad endaga kaasa muudatusi, siis kätkevad nad endas konflikte, seetõttu võib projektiga seotud otsustusprotsess muutuda sageli emotsionaalseks, mis omakorda tõstab riskitaset.
• Olulisus – projekti edukal kulgemisel on ettevõtte eesmärkide saavutamisel suur mõju, projektiks ei ole mõtet nimetada igat ühekordset ülesannet, millel ei ole seda läbiviiva organisatsiooni jaoks olulist tähendust.

Projekti etapid ja liigid

Projekti igal etapil on omad eesmärgid, tegevused, abivahendid ja oskused. Projekt koosneb üldiselt neljast selgesti eristuvast etapist:

1. planeerimine;
2. valmistumine;
3. täideviimine;
4. lõpetamine.

Lähtuvalt käivitusfaasi pikkusest ja seal esilekerkivatest probleemidest võib projektid jaotada arendus- ja teostusprojektideks. Kõik projektid, millega me kokku puutume, on klassifitseeritud ühte või teise liiki.

Arendusprojekt

Arendusprojekti eesmärgid ei ole alati konkreetsed, vaid sageli hoopis nägemuslikud. Selle korral ei ole tavaliselt ka eesmärkide saavutamiseks vajaminevad tegevused alati teada. Väga keeruline on selliste projektide puhul määrata ühe või teise tegevuse kestust. Kõige kriitilisem on arendusprojektide korral lõppeesmärgi määratlemine ja selle saavutamine. Sellele järgnevad tulemuse saavutamise aeg ja kulu. Arendusprojektid on tihti firmasisesed ning nende käivitusfaas on reeglina pikk.

Arendusprojektide liigid:

• Teadusliku uurimistöö projektid – suunatud teadmiste hankimisele ja ei pea tekitama või soodustama muutusi, vähemalt mitte lähemas perspektiivis.
• Uurimisprojektid – peavad tegema ettepanekuid muutuste teostamiseks või uurima kavas olevate muutuste (nt organisatsiooni ümberkorraldamise) eeltingimusi.
• Arendusprojektid – tegelevad uue äriala, toote või metoodika väljatöötamisega, neil on mõnevõrra eksperimentaalne iseloom, sest eesmärk võib osutada teostamatuks.
• Konstrueerimisprojektid – tegelevad uue objekti loomisega, nt uue toote, hoone või infosüsteemi projekteerimisega.
• Täideviimisprojektid – tegelevad varem otsustatud muutuste teostamisega.
• Järelevalveprojektid – tegelevad eelnenud tegevuse tulemuste kontrollimise ja hindamisega ning võimalike takistuste kindlaks tegemistega.
• Hindamisprojektid – tegelevad olemasoleva organisatsiooni, eksperimendi või teostatud muutuse hindamisega.

Samas võib kõiki nimetatud projekte liigitada kas teostus- või arendusprojektide alla. Jaotamine arendus- ja teostusprojektideks on tinglik ning sõltub sellest, kelle poolt projekti vaadata.

Projektide liigitus

Projektide liigitus:

Arendusprojektid:

• Teaduslikud uurimisprojektid
• Uurimisprojektid
• Konstrueerimisprojektid

Teostusprojektid

Teostusprojektid:

• Täideviimisprojektid
• Järelevalveprojektid
• Hindamisprojektid
• Ehitusprojektid

Kõik projektid on arendusprojektid, kui nad realiseeruvad või viiakse ellu teostusprojektide kaudu. Projekte võib liigitada ka selle järgi, kas projekti läbiviija on üksikisik, riik või ettevõte. Vastavalt läbiviijale võime siis rääkida isiklikest, riiklikest, ettevõtte projektidest.

Isiklikud projektid

Oma elu jooksul viib inimene ellu hulgaliselt mitmesuguseid projekte. Näiteks väljaõpe, korteri remont, majaehitus, töökoha vahetus, puhkusereis jms. Isiklikud projektid organisatsioonis on suurepärased vahendid alluvate kaasamiseks. Isiklikud projektid võimaldavad töötajatel tunda, et nad toovad ettevõttele kasu ning neid ei juhendata. See annab neile võimaluse mõelda suuremalt, kuidas aidata ettevõte edukale toimimisele kaasa, ning lisaboonusena tunneb töötaja ennast kasulikuna.

Riiklikud projektid

Tüüpilised riiklike projektide näited on maanteede või riikliku haigla ehitus, rahvaloendus, riigiettevõtte erastamine jms. Riiklikud projektid peavad kohanema praeguse hetkega, need projektid on peamiselt ühiskondlikud teenused. Riiklikud projektid teevad läbi pideva muutuse aja jooksul ja on dünaamilised sotsiaalsete struktuuri tõttu.

Ettevõtte projektid

Peaaegu iga organisatsioon on oma tegutsemise jooksul teostanud mõne projekti. Vastavalt ressursivajadusele võib ettevõtetes läbiviidavad projektid jagada suur- ja väikeprojektideks.

Suurprojektid jagunevad omakorda veel:

• Ettevõttemajanduslikeks projektideks (uue toote turule viimine, tütarettevõtte asutamine, liitumine teise ettevõttega)
• Organisatoorseteks projektideks (uue raamatupidamisprogrammi juurutamine, juhtimisstruktuuri väljatöötamine ja rakendamine, uue palgasüsteemi rakendamine jms)
• Tehnilisteks projektideks (uue toote väljatöötamine, tootmistehnoloogia täiustamine, uue tootmisliini käikulaskmine)

Väikeprojektid – nõuavad suurprojektidega võrreldes oluliselt vähem ressursse. Tüüpilised väikeprojektid on:

• Aktsionäride koosoleku läbiviimine
• Osalemine messil
• Kliendipäeva korraldamine
• Tootetutvustuspäeva korraldamine müügikohas

Projekti vorm ja käivitamine

Väga sageli muudetakse projekti vormi ajas. Vormi muutus ajas toimub ainult sellisel juhul, kui tegemist on projektiga, mis aja jooksul kasvad ning mille ulatust ja tähtsust ei osata alguses täpselt määratleda. Kõige sagedamini teevad sellise muutuse läbi arendusprojektid. 

Projekt tuleb käivitada järk-järgult ja lõpuks tuleb projekt järk-järgult välja töötada. See tähendab ka seda, et projekti määratlust täpsustatakse igal sammul ja lõpuks on edu eesmärk sõnastatud. See tähendab, et esmalt määratletakse projekt, seejärel vaadatakse määratlus uuesti läbi.

Projekti eelarve ja tellija

Projektil on kindel elukäik, algus ja lõpp mida nimetatakse dünaamiliseks süsteemiks, projektil on finantseerimises eelarve. Et kindlustada projekti lõpetamine õigeaegselt ja eelarve piires, on vaja organisatsiooni ja projekti korraldamist, igast projektist peab maha jääma dokumentatsioon. Projekti plaani põhjal eraldatakse tavaliselt igale projektile oma eelarve. Tavaliselt ei ole see eelarve lihtsalt prognoos, vaid väga rangelt paika pandud algtingimus. Seetõttu soovitatakse projekti eelarvet koostades kulu alati lahti kirjutada projekti ülesannete ja kuluartiklite lõikes.

Igal projektil on tellija, kelleks võib olla oma ettevõte juhtkond, osakonna või valdkonna juht. Neid nimetatakse ettevõttesisesteks tellijateks ja tavaliselt on siis tegemist ettevõtte arendusprojektidega. Teise võimalusena võib projekti tellijaks olla kas üksikisik või ettevõte väljastpoolt firmat. Tellija peaks suutma määratleda, mis on konkreetse projekti juures kõige olulisem. Kas selleks on aeg, kulud, kvaliteet, keskkonnasõbralik lahendus jms.

Kõikidel projektidel on olemas sidususrühmad, keda projekti läbiviimine otsesemalt või kaudsemalt puudutab. Tüüpilised sidususrühmad on:

• Kliendid
• Konkurendid
• Allhankijad
• Institutsioonid
• Omanikud
• Rahastajad ja pangad
• Kindlustusfirmad
• Infoallikad (uurimisasutused, andmepangad, laboratooriumid)
• Infokanalid
• Seaduseloojad ja ametivõimud
• Oma organisatsioon, selle üksused ja osakonnad
• Muud ettevõtted

Sidususrühmade ja projekti huvid ning eesmärgid sageli ei kattu.

Projekti kaart

 Pikemalt artiklis Projekti kaart

Igale projektile tuleb koostada projekti lühikirjeldus või kaart. Projektikirjeldus ei saa kunagi asendada projektiplaani. Projektikirjeldus on täpne ülevaade projekti eesmärgist ja kõige olulisematest etappidest, mis tuleb läbida eesmärgini jõudmisel. Projektikaart peab andma esimese ja kiire ülevaate kogu projektist. See on esimene abivahend, mis aitab projekti ideed konkretiseerida, seetõttu alustatakse projekti kaardi täitmisega käivitusetapi algul, mitte pärast otsust projekti käivitamise kohta. Projektide kaartidest on abi ka siis, kui ettevõttes on vaja otsustada, milline paljudest projektidest käivitatakse. Nende abil saab luua projektide pingerea.

Projekti kaart sisaldab järgmist:

• kirjelduse koostaja ja koostamisaeg;
• projekti nimi ja kood;
• projektitüüp;
• alustamise ja lõpetamise tähtaeg;
• projekti tausta kirjeldus;
• projekti hetkeseis;
• projekti lõppeesmärgid;
• projekti põhiosade kirjeldus;
• hinnatav kasu pikemas perspektiivis;
• eelarve suuruse hinnang;
• teostamise riskid ja piirangud.

Projekti kulud

 Pikemalt artiklis Projekti kulud

Projekti kulud on kõik rahalised vahendid, mida vajatakse projekti läbiviimiseks. Selleks, et alustada projekti kulude plaanimist, peab olema tehtud ülesannete, personali, tähtaegade ja vahendite planeerimine. Projektide korral on peaaegu alati võimalik eristada projekti läbiviimise kulusid ja uue rakendatava süsteemi kulusid. Projekti läbiviimise kuludeks on projekti käigus tekkivad töötajate ühekordsed palgakulud. Süsteemi kulud on ettevõttes projekti tulemusena loodud uue süsteemi rakendamisel tekkivad kulud. Neid võib jaotada püsikuludeks ja ühekordseteks kuludeks. Projektikulud on mõttekas jagada vähemalt neljaks kululiigiks:

1. personalikulu – projektis osalevate töötajate palgakulu koos kõikide maksudega;
2. materjalikulu – projekti läbiviimiseks vajalike projektivahendite ja materjalidega seotud kulud;
3. kapitalikulud – kulud, mis on seotus projektivahendite amortisatsiooni, rentide ja intressidega;
4. võõrkulud – projekti läbiviimisse kaasatud ettevõtteväliste töötajate palgakulud ja väljastpoolt oma ettevõtet tellitud tööde kulud.

Projektijuhtimine

 Pikemalt artiklis Projektijuhtimise juhised

Projektijuhtimise meetodeid rakendades muutub firma paindlikumaks ja kiiremini reageerivaks. Õigesti kavandatud ja elluviidud projektid aitavad firmal püsida konkurentsis ja saavutada oma eesmärke. Projekti edenemise tagamine on projektijuhi kõige olulisem ülesanne. Põhiline abivahend selle ülesandega toimetulekuks on projekti plaan. Projekti edenemise tagamisel peab projektijuht kavandama töid, koordineerima projektirühma või rühmade tegevust, jaotama töid ja kooskõlastama töö tulemusi.

Projektijuhtimise ehk planeerimismeetodite ja kontrollisüsteemi üheks esiisaks võib pidada Henry Gantti. Ta sai tuntuks, kui võttis projektijuhtimisvahendina kasutusele nn Gantti diagrammi.

Vaata ka

• Projekti ebaõnnestumine
• Projektistumine
• Allprojekt
• Skoop
• Projektijuhtimine
• Äriplaan ehk äriprojekt
• Tüüpprojekt ja ainu- ehk eriprojekt

Kirjandus

• Kuura, Arvi 2000. Projektimeetod. Pärnu

Välislingid

• KOOSTA OMA PROJEKTITAOTLUS Väike käsiraamat alustajatele, Eesti Mittetulundusühingute ja Sihtasutuste Liit, 2003
• Projektide koostamise A ja O, Teaduspark, 15. september 2009
• Mis on projekt?, EU-CoE youth partnership, vaadatud 7. august 2013