スケジューリングが苦手？ 工程管理が楽になる「Brabio!」の無料で使える2つの機能をお試しあれ

シンプルだからこそ、手放せない。まさに「コメント・メール」はそんな機能。

仕事が1つずつならいいのに。公私共にスケジューリングが苦手な私はよく思います。メインの業務は同時並行でいくつも進む上に、雑用や定例会議、チャレンジしてみたいこと...多くの「仕事」をちぎっては投げ、ちぎっては投げ...そんな毎日を手助けしてくれるのが「プロジェクト管理ツール」です。

以前にメンバーやプロジェクトの進捗をガントチャートで管理できるとして紹介した、クラウドツール『Brabio!』。PC、スマートフォン、タブレットとプラットフォームを選ばずに使える良い国産ツールです。Brabio!をこの記事で初めて知った方は、どういったツールなのかをザッと追ったこちらの記事から見ていただくと良いかもしれません。

今回はプロジェクト管理をもっと楽にするために、Brabio!の持つ2つの機能をフォーカスして取り上げます。ガントチャートが簡単に作れるという特長に加え、この機能があるだけでも乗り換えたい、使ってみたいと感じさせる機能たちです。工程やプロジェクトを管理する立場をはじめ、個人のタスクをうまく進めていきたいのなら、検討してみる価値はあります。

1．ガントチャートのExcel出力（＋ちょっと味付けテクニック）

設定簡単！ タスクや進捗がひと目でわかるガントチャート

Brabio!では、上記のようなガントチャート形式の進捗管理表を作成できます。

1. 「プロジェクトリスト」で新規プロジェクトを作り、名前をつけて保存
2. 上部タブメニューの「ガントチャート」をクリック
3. 左上の「編集モードにする」を押すと入力欄が現れるので、タスク名を入れて「追加」し、ドラッグで期間を、設定画面から担当者を指定
4. 工程表ができたら左上の「保存する」をクリック

注意点として、Brabio!には自動保存の設定はないので、入力したらちゃんと保存することを忘れずに。後述する「Excelファイルへの書き出し」をする前にも保存を！

ガントチャートは、月表示カレンダーや担当タスクごとでの表示にも切り替えられます。進捗状況によってガントチャートの色やアイコンが変わるので、進み具合も把握しやすいですね。「誰が、何を、いつまでに行わなければならないか」が一目瞭然です。実際のチャート作成動作は、公式サイトの動画がわかりやすいでしょう。

過不足ないExcelファイルをサクッと書き出せる

Brabio!の主機能といえばガントチャートでの進捗管理ですが、それをExcelファイル（xlsxまたはcsv）で出力できるという、かゆいところに手が届く嬉しい機能もあります。出力したExcelには、タイトルやタスク開始日といった基本項目、担当者、〆切日が最も遅いタスクまでを含むスケジュール表などが含まれます。これまで、こういったものを表計算ソフトで作ったことがある方なら、この「あっという間な感じ」はグッとくるはず。

ツールを使える人は閲覧や編集もできるけど、スケジュールを確認するだけの人でもアカウントが必要になってくる...なんてウェブツールによくあることですが、「ただ、進行管理表が見たい！しかもExcelファイルで！」という人がいたとしても、どうやらBrabio!ならその心配は減りそうですね。

Excelファイルの「読み込み」もできる

書き出すだけではなく、Excelファイルの読み込みも可能です。その際、メンバーにタスクの追加や変更をメールで通知もできます。

Brabio!で読み書きできるExcelファイルの仕様を把握すれば、少々整形する必要はありますが、これまで使っていた進捗管理表も生かせそうです。上の画像の通り、Brabio!で書きだしたExcelファイルには、非表示になっている列があります。ここを再表示にすることで、Excelファイルの仕様を確認できます。

非表示になっている列には、どのような種類のデータかを表す「タイプ」や、タスクがどの階層にあるかを示す「アウトライン」といった項目があります。詳しい仕様については公式ヘルプブログの記事で解説されていますので、参考にしてみてください。

整形するときに使える「Excelショートカットキー」まとめ

普段、仕事でExcelを使う機会が多いというネット系広告代理店に勤める友人に見てもらうと、「このままでも十分に仕事で使える」と言いつつ、キーボードをスバババババッ！と叩きつつデータをいじりはじめました。え、なにやってるかわからないけれど、なんか超カッコイイ...彼曰く「Excelはショートカットを覚えてキーボードだけで操作したら速い。マウスなんていらないよ」だそうです。

「僕なら行1、2のセル統合を解除して、行3、4にフィルターをかけやすいようにするかな。あとは、提出用に罫線を整えて、枠線を消す。でも、それしかいじるところがないくらい良くできてますよ」とのこと。ちょっと本題からは逸れちゃいますが、せっかくなので彼によく使うExcelショートカットキーを聞いてみました。

私もちょっと覚えてみるか...と、いつでも見られるようにカンペを作ってみたので、Excelをよく使う人はどうぞ。もちろん、Brabio!の出力Excelを整えるときにも役立ちます。

閑話休題。Brabio!の機能紹介に戻りましょう。もう1つの便利な特徴である「コメント・メール」を紹介します。まずは動画を作ってみたので下記にてどうぞ。

2．メールで返信できるのが超便利なコメント・メール

つまり、Brabio!の画面へ飛ばずとも、コメントに返答ができるわけです。メールの手軽さを生かした、地味だけれど便利な機能。ちなみに、届くメールはタスクごとに固有のメールアドレスが設定されているため、Gmailでフィルタを設定する際には、条件の「from」に「@brabioproject.appspotmail.com」を指定すると良いでしょう。私は「Brabio!」というラベルをつけるように管理しています。

あらためて、Brabio!の良さを考えてみたい

今回は「ガントチャートのExcel出力」と「コメント・メール」を取り上げました。これまでに複数人が関わる、あるいは同時並行でプロジェクトを進める立場にあった人なら、前述の「誰が、何を、いつまでに行わなければならないか」がひと目でわかることの大切さは、言うまでもなくご存じのはず。

進捗状況を取りこぼさずにすばやく確認できる。なおかつ、コメントのやりとりも気軽に行える。他にも書ききれなかった細やかな機能を含め、Brabio!には工程管理ツールに必要なものが揃っています。見過ごされがちなコミュニケーションの面においても、しっかりとケアができていると感じます。

そして、冒頭で書いた通り、Brabio!は国産ツール。平日の10:00?18:00までは電話（03-6279-4515）で操作に関して質問もできますし、公式ヘルプブログでも随時、機能の紹介をしています。日本の労働現場に合わせた改良を日夜続けているのも、ポイントが高いところではないでしょうか。

Brabio!

（長谷川賢人）