働きすぎを防ぐための5つのステップ：限りある自分の時間をより良く使う

友達や家族など身近な人たちから「働きすぎだよ！」と忠告されると、なんとなく口ごもるのはなぜでしょう？　でも、もう一人の自分が「そのとおりだな」と感じているのも事実。1日に12～14時間働き続けるのは、持続もできず、やる気もなくなり、不機嫌になってきます。でも、やめようとしてもやめられず、自分やまわりの人たちに「今は忙しいだけ。そのうち楽になるよ」と言い続けている...。

でも、いつまでたっても、楽にはなりません。そして、気づくのです。すべてをやるのは無理で、問題は仕事の状況ではなく、自分自身にあるということに。みんなが全てを達成しているように感じられて、後ろめたい気分のあなたは、まわりの人に助けを求めて断られることや、価値のない人だと思われるのを心配しているのです。

その気持ちはよくわかりますが、実際はそうとは限りません。タイムマネジメントのコーチである私が考えるに、仕事のバランスを整えるための重要なポイントは、スケジュールを事実から分析することです。どれほど優秀な人でも、100時間かかる仕事を40時間や60時間でやりとげることはできません。自分への期待値で図るのではなく、スケジュールから分析することで、働きすぎを防げるようになります。今回はそのための方法を、5つのステップに分けて紹介します。

ステップ1：時間の予算を作る

お金のやりくりが上手な人は、一貫性のある方針のもと、予算を決めてその範囲内だけでお金を使います。これによって、借金やストレスを回避したり、必要なものへの予算の割り振りを正しく行えたりして、リターンが得られる可能性が高いものに投資しています。

時間の管理も同じことです。自分でやりくりできる時間を確かめるために、まずは1週間に何時間を仕事に使うべきかを計算します。仕事にばかり時間を使ってしまいそうな人は、下記の計算式を使って仕事の時間を出してみましょう。

「自分の時間」には、「それをやっていると満足感が得られること」にかかる時間を入れてください。例をあげるなら、家族と過ごす時間、ボランティア活動、人との交流、ピアノを弾く...などです。「自分をケアする時間」には食事や入浴などが入ります。1日ごとの仕事時間を出したら、1週間の時間を出します。毎日同じ人もいれば、日によって仕事時間が異なる人もいるでしょう。

自分の仕事時間がわかったら、仕事中の時間についても詳しくみてみましょう。メールを打つ／計画を立てるなどの「メンテナンスの時間」、会議や文書作成などの「実行の時間」、マーケティングや面談などの「開発の時間」に分けて考えます。仕事中の行動をリスト化し、かかる時間または全体に占める割合を書いてみることをオススメします。

一例として、私の1日の仕事時間を紹介します。2割はメールのやりとり、5割はプロジェクト関連の仕事、3割は「開発」の活動に割り当てられます。その活動自体にかかる時間だけでなく、準備などの関連作業にかかる時間もお忘れなく。1時間の会議なら、出席するまでに片道15分かかり、30分の準備時間があり、フォローアップのために15分かかります。つまり、会議にかかる時間は全体では2時間15分かかるのです。もし、会議にかける時間を１日の仕事時間の半分以下にしたいなら、1日の会議は2回まで、1週間で10回までに制限すべきです。

ステップ2：できる範囲で、省略する

時間の予算を作ってみると、自分が思っていた以上に多くの時間を仕事に費やしていたことに気づくはずです。だからといって、すぐに上司へ相談に行くのはやめましょう。代わりに、自分のスケジュールをよく見直して、省略できるところがあるかどうか考えてみてください。

私の著書を読んだ働きすぎの悩みを抱えていた人が、このアドバイスを受け、下記のような行動に出ました。

私は、同じ締め切りのプロジェクトを多く抱えた上に、長期的なプロジェクトにまで関わっていて、ストレスでいっぱいになっていました！　そこで、働きすぎないためにはどうすればよいか考えました。例えば、長期的なプロジェクトのマネージャーには、2週間ほど私のプロジェクトへの関わりをお休みできないか相談し、いくらかの了承を得ました。これで2週間のうちの24時間が別の仕事に使えるようになりました。そして、他の部署の人たちに少しずつ手伝ってもらえないか交渉したり、締め切りを延ばしてもらう相談をしたりしました。これで、状況はだいぶ改善されました！

ここまでする必要はないかもしれませんが、次のようなことは試してもよいでしょう。

これで、だいぶ時間ができるはずです。可能なかぎり1週間のToDoリストにある仕事だけをやるようにしましょう。

ステップ3：予想と現実を比較する

時間には限りがあることを自覚し始めれば、しめたもの。次に必要なのは、予想と現実を比較する作業です。例えば、メールには1日1時間しかかからないと思っていたけれど、実際かかる時間は1日2時間かもしれません。実際にかかった時間をはかる方法は、どのような方法でも構いませんが、正確に計りたい方は『RescueTime』などのツールを使ってください。

実際にかかった時間が分かったら、『TypeIt4Me』などのツールを使って簡潔にメールのやりとりをするように工夫しましょう。もし、努力しても時短できなければ、その作業にかかる時間をあらかじめ長くとっておくようにしましょう。

パレートの法則に基づいてスケジュールを考えるのも手です。でも、そのためには自分で全部をこなして、みんなを満足させるのは無理だと肝に銘じておく必要があります。さまざまな作業の価値について見直すうちに、 例えば希望されて出席している会議のいくつかには出ないほうが良いことや、成果を挙げるためにいくつかの作業に費やす時間を減らす必要があることに気づくかもしれません。

職場の交流会に2～3時間出席するかわりに、30～45分で切り上げてしまえば、1時間運動したり企画書を仕上げたりできます。さっさと帰るのは気が進まないかもしれませんが、長い目でみると、自分への投資のために有意義な時間がとれる、素晴らしい決断です。

ステップ4：相談する

今までの3つのステップをやってみて、それでも自分の仕事ができないという場合は同僚に助けを求めるべきです。その前に、今までに確認した自分の仕事時間に関する事実を見直し、助けを求めることに後ろめたさを感じたり、自分ができない社員だと思ったりしないように！　自分の仕事をやりとげられないという事実は、自分への評価を低めることではなく、環境を変えるべき時がきたというサインです。

下記が、仕事量と時間に関する交渉をおこなう時のポイントです。

こうしたスタンスでのぞめば、反抗的な態度をとっているのではなく、時間に限りがある中で最高の仕事をしようと努力しているとわかってもらえます。

ステップ5：バランスを取り戻す

仕事と日常生活のバランスは、常に変化します。スケジュールを立てて10年間そのまま使い続けるというわけにはいきません。毎日、毎週、または毎月、スケジュールを見直し、バランスを組み直す必要があります。

メールにかかる時間が長い週もあれば、プレゼンテーションの準備に多くの時間を費やす週もあります。会議で現状を把握することに長い時間がかかる週もあります。目的は、1週間のうち仕事にかかる時間をきちんと把握し、ワークライフバランスをとることです。

最後に励ましと、注意事項を。今回紹介した方法を実践すると、もっと健康で幸せになることに加え、謙虚になれます。自分の時間に限りがあることを知り、自分は完璧ではなく、すべてをいっぺんにやりとげることはできないと気づきます。チームでの仕事で完璧を求めてきた場合は、この謙虚な姿勢が、あなたのチームでの存在感に変化をもたらすでしょう。

今までの「決してノーを言わない、短い締め切りも守る、ストレスいっぱいのチームメンバー」ではなく「締め切りを守り、質の高い仕事をこなす、いつも穏やかなチームメンバー」に、自分を変えていきましょう。時間はかかりますが、最終的には自分を高め、まわりも喜ばせる変化になるはずです。

Stop Work Overload By Setting These Boundaries| Harvard Business Review

Elizabeth Grace Saunders（原文／訳：曽我美穂）

Image via Jukree Boonprasit (Shutterstock).