メールでのコミュニケーションやエチケットは、もはや「一般教養」といっても過言ではないと思っている方も多いでしょう。実は、意外と普及していない、とても基本的なルールが数多く存在します。
生産性ブログ「GTD Times」が指摘していたのは、メールにおける「To」と「CC」の違いについて。基本中の基本の部分です。受信箱にメッセージがあふれてしまうのを防ぐために、「メッセージへのリアクションを取りやすくしておく」という方法があります。米Lifehackerでも以前に取り上げました。うまく活用すると、メールの最大の長所にもなり得えます。GTD Timesでは下記のように説明しています。
まず「To：」と「Cc：」の間には明確な違いがあることを認識しましょう。全員が「To：」になっているメールは、誰のアクションが求められているのか（複数のアクションが求められている場合も含む）が不明瞭な場合があります。基本的に「To：」に入っている人は、何かしらそのメールに対してのアクションが求められているということを意味します。
「Cc：」の場合は単純に情報共有としてということを意味します。つまり、メールに対するリアクションは求められていません。誰から、どのような結果を求めているのかに応じて、この線引きをはっきりさせておきましょう。アクションを求める人に対しては「To：」でメッセージを送り、情報に目を通して欲しいだけの人たちには「Cc：」で送信します。そして、返信してくれた相手が同様に「To：」と「Cc：」を明確に使い分けてくれていると、本当に仕事がしやすいと感じます。
メールのマナーは、よく考えるとちゃんと学習したことがない方も多いのではと思います。「To：」と「CC：」の明確な使い分け、できていますか？ 細かいことのようですが、メールを送る際に、グループでの情報共有や責任の明確化などを考えましょう。それだけのことが、意外にも全体のプロジェクトに大きな影響を与えるのです。
Email Best Practices for Teams | GTD Times
Whitson Gordon（原文／訳：まいるす・ゑびす）
