受信箱というのは少し放っておくとメールがすぐに溜まっていきますよね。連休の後なんて大変です。カオスのように溜まったメールを読んで返信しているだけで、1日が終わりそうな時もあります。
そういう時に、受信箱のメールを瞬時に判断して処理するための、便利なフローチャートがありました。この３つの質問を使えば、迷うことなくメールを整理できそうです。
このチャート図は、生産性向上系ブログ「How to Get Focused」の、メールに関する長文ポストに付いていたものです。そこには、メールと上手く付き合うための哲学のようなことが、延々と書かれていますが、その中でもすぐに使えるハックとしてこのチャートにある3つの質問をご紹介しましょう。
- そのメールは必要なもの？
NO → ゴミ箱へ
YES → 2の質問へ
- そのメールは自分がやらなきゃいけない or 自分宛？
NO → 誰かに任せる／スルー
YES → 3の質問へ
- そのメールは2分以内にやらなきゃいけない or 返信が必要？
NO → To-Do リストに入れる
YES → すぐやる
この質問でメールを振り分けるのに慣れて、自動的にメールを処理できるようになれたら、かなり効率よくメールがさばけそうですね。1日の時間が数十分は短縮できそうです。大量のメールを処理しなければいけない時は、ぜひお試しあれ。
Email and Focus [How to Get Focused]
Adam Pash（原文／訳：的野裕子）
