データは材料、Excelは調理器具、料理人はあなた自身です。

私たちは、業務アプリケーションのプログラマ集団です。見積書の管理や、受注データの管理など色々な伝票処理系のシステムを開発しています。私たちは、プログラムを作成するにあたって、次のようなことを感じています。

 

データ処理を一番効率よく処理する方法を最も理解しているのは、担当者自身です。担当者が業務データを自分で管理することが、企業にとって一番効率よくデータ管理を行える方法だと考えています。システムを継続的に運用していくには、システム開発を外部に委託することではなく、自社でデータを管理することだと考えます。

 

そして、私たちは担当者が最も効率よくデータを管理できるツールとしてExcelを選択しました。Excelにプログラムを組み込み、担当者がデータを管理するための色々なデータ管理ツールを提供しております。

 

なぜエクセルを使うのでしょうか。

データを整理しようと思いついたら、どんな行動をとるでしょうか。 

例えば、営業の商談案件を整理してみようと思います。

１．得意先、商談件名、商談内容、見込み度合などの管理項目を決めます。

２．データを入力して整理します。

３．整理したデータを色々な書式で出力しようとします。

 

エクセルは、手軽にレイアウトが編集できます。罫線を使いデータをリンクして計算結果を次の計算に引き継ぐことができます。つまり、結果の表現力に優れているツールなのです。

 

だから、ついついこのような書式を作ってしまいます。 これではダメです。

 

データを整理しようと思ったら

多くの現場では、エクセルを使って多くの管理資料を作成し、結果を表現した資料ばかりで、データが分散してしまったのです。根幹となるデータをデータベースとして管理し、データベースからデータを取り出して管理資料を作成するというデータ管理の基本をないがしろにし、目先の資料作成を優先してしまった結果が今の状態です。

 

データを整理して、そのデータを基に管理資料を出力する仕組みを作らなければいけません。しかし、新たな仕組み作りをする作業に追われて今まで活用していた管理資料の作成を遅らせるわけにもいきません。

 

 

今までに作成したデータや書式を活かしながらシステムを構築していかなければいけないのです。そのためには、エクセルで作成した資料をエクセルのままデータをデータベース化する方法を「エクセルカードHARI」で作成しました。

 

印刷書式は印刷領域にリンクを貼る

色々な出力形式をユーザーが自由に設定できるように「印刷領域」を設定いたしました。印刷書式に、データを入力してはいけません。

 

 

プログラムは、印刷処理を次のような手順で行います。

１．画面に表示されている商談案件データを印刷領域にコピーする。

２．１件の印刷シート（商談台帳）を印刷する

 

ユーザーは、自由に印刷シートを作成できます。印刷するデータ項目のセルには「印刷作業領域」のセルにハイパーリンクを設定してください。

 

エクセルは、印刷書式に差し込み印刷を行います。

 

 

プログラムは、こちらからダウンロードしてください

www.timsoft.co.jp