スマートフォンがやってきた！…のに使えない？そんな状況に陥らないために考えるべきこと

スマートフォンの管理は、どの部門？

スマートフォンというものが出てくるまでは、携帯電話の管轄部門は総務であった。総務部門に依頼すると支給され、あるいは交換も総務が担当していた。ところがスマートフォンになると、社内システムにアクセスするとか、添付ファイルを閲覧するといったことができるようになるため、総務部門ではセキュリティが心配になってくる。いろいろと情報システム部門に相談してみるが、情報システム部門にとっても詳しい分野ではないし、日々のシステム運用に追われているから、新たな仕事を押し付けられたくない。

このやり取りの結果、スマートフォンが宙に浮いてしまう。その結果、届いたスマートフォンはいっこうに配布されない、ということが起きてしまったのだ。

スマートフォンで何をするのか

スマートフォンはとても便利だ。個人で持つにしても、ゲームも豊富だし、電子書籍も豊富にあるため、初めて手にした人は楽しくてしょうがない。だが、企業がスマートフォンを導入する目的はそこではない。企業の本来目的である、利益をあげることに貢献できるようにしなくてはならない。

そしてもちろん、自社のセキュリティポリシーをクリアさせなくてはいけない。そして、それはどのようにクリアさせるのか、あるいはセキュリティポリシーを見直すのか、といったことを考えてから導入するべきなのだ。

スマートフォンを導入すると、すぐに全ての社内システムにアクセスできるように、と考える人がいるが、それは本当に必要なのか、ということを検討する必要がある。たとえばiPhoneで、社内にある全ての情報にアクセスする必要があるだろうか。

企業では一般的に、経理系のシステム、販売管理やSFAなど営業の責任者が見たいシステム、人事が必要とする人事情報データベースや勤怠管理など、さまざまなシステムや情報がある。その他、生産管理システムを持つ企業もあるだろうし、工程管理システムを持つところもあるだろう。それら全てにスマートフォンでアクセスする必要があるのだろうか。

こうしたことを整理した上で導入すれば、その後の管理部門もおのずとはっきりしてくるものだ。