OUTLOOK2007のTO DOバーでGTDをやる方法

ぼくはOUTLOOK2007でGTDをやっています。このやり方はツールいらずで無料です。ただしExchangeを使えばよりベンリになります。Gmail派、OUTLOOK派と世間は分けますが、僕はGmailの機能を使い倒すOUTLOOK派という立場です。

まずなぜ僕がOUTLOOKでGTDをやるか。その理由。

OUTLOOKに出来てGmailにできないこと

・メール→タスク→カレンダーへの操作がシームレス
　（メールをクリックするだけでコンテクスト付、日付できる）
・一画面でメール、タスク、カレンダーが見られる
　（メールビューにTO DOバーをカレンダー付で出せる）
・閲覧ビューがある
　（なんのメールかすぐわかる）
・GTD→プロジェクト管理への操作がシームレス
　（タスクにすぐ日付・担当者が付けられる)

逆に言えばGmailでこれらが出来なかったのでGmailメインをやめました。

次にGmail派にありがちな誤解。

GmailでもOUTLOOKでもできること

・Gmailのフィルタを使う　(GmailのPOP+Google Apps+サブアドレス+転送を使用)
・Google Desktopで検索　(VBAとGmailのPOP使用)
・どのPCでも同じ環境　(Exchange)
・ブラウザベースもOK　(Exchange)

ぼくも一度Gmailに切り替えたんですが、OUTLOOKでもGmailの利点を使い倒せるのでOUTLOOKに戻りました。「軽い」というのはOUTLOOKでも「１IMAPを使わない 2 複数の保存フォルダを使う」で実現可能です。OUTLOOKWEBは正直Gmailよりよくできてると思いますよ。あまり使わないけど。

さて、本題です。

設定の基本

１　ToDoバーを表示する
２　「分類」にコンテクスト・プロジェクトを入力
３　メールに「分類」「フラグ」をすぐ付けられるよう、ビューをカスタマイズ

これだけですね。

で、運用に入ります。

基本ルール

1 分類でコンテキスト・プロジェクト分け
2 フラグで今日・明日以降
3 フラグ無しはいつか
4 フラグ今日・分類無しはすぐやる

いたってシンプルです。

さらにこうやると使いやすくなります。

基本テクニック
すっきりとGTD

・所要時間を仕事の名前の頭に入れる
・TODOバーで仕事をドラッグ＆ドロップで並べ替えてかたづける順番を考える
・カレンダー（週）で仕事を分散してみる

・TO DOバーのビューをカスタマイズ
　→フィルタで終わった仕事を表示しない
・受信メールを編集できるようにする
　→クイックアクセスツールバーのカスタマイズで「メッセージの編集」ボタンを表示させる
・メールビューにも「仕事」作成アイコンをつくる
・メールのお気に入りフォルダに「フラグの設定されたメール」
　→お気に入りの「未読のメール」と「フラグの設定されたメール」以外見ない

ここらへんでGmailやRememberTheMilkで不便だったことが解決します。

次に自宅でもある程度タスク管理出来るようにします。

応用テクニック
　自宅でもGTD

・Webからも仕事やカレンダーを操作(Plaxoを使います)
・ケータイや自宅PCからタスクをメール→会社で整理(自動仕分けルールを使います)
・他の人のカレンダーをOutlookで共有する(Plaxoを使います)
・受信ファイルを常にGmailへ送り、Webからもメールを検索する(仕分けルールを使います)
・送信メールを常にBCCでGmailへ送り、Webからもメールを検索する(VBAã‚’使います)

ノーパソ1台をもちあるく人には必要ないかもしれません。

会社と自宅を完全に同じ環境にするには月1000円ほどかかります。

有料でいいなら・・・
　自宅でもOUTLOOKでGTD

・自宅のOUTLOOKでもいつものGTD（ExchangeのASPを使います）
・WebでもOUTLOOK（ExchangeのASPを使います）
・自宅と会社で同じ自動仕分けルール(Exchangeのアドレス帳を使います)

　Exchange ASPは123togetherがおすすめ(英語だけど1Gが10USD/月で格安。サポートのチャットもレスポンスが速く快適です)

「自宅に仕事をもちこみたくない」という人には必要ないでしょう。
僕は自宅でも仕事すること多いのでASP使ってます。

細かい解説ははてブ数多ければ、おいおい書いていくつもりです。

【旧商品/メーカー出荷終了/サポート終了】Microsoft Office 2007 Standard

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