請求書発行はクラウド管理システムで効率化！比較ポイントを解説
監修者： 辻・本郷税理士法人 ／ 辻・本郷ITコンサルティング
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取引先とのやりとりの中で、発生する頻度が高い請求書発行作業。漏れやミス、遅滞が許されない重要な事務作業ですが、請求書をミスなく、この先対応が必要なインボイス制度と電子帳簿保存法の改正にも対応して、請求書を適切に発行・管理するには、請求書発行システムを導入するのがおすすめです。
請求書発行システムとは、請求書に関する業務を効率化・自動化できるサービスのこと。請求書発行システムを導入すると、請求書の作成から送付、入金管理までの一連のプロセスを、システム上で一元管理することが可能になります。
この記事では、請求書発行システムの特徴や導入メリットの他、数あるサービスの中から自社に合ったシステムを選ぶポイントについて解説します。
請求書はなぜ発行する必要がある？
請求書は、納品した商品や提供したサービスの対価を期日までに支払ってもらうために発行する書類で、取引が行われたことを証明する証憑書類の1つです。前払いや店頭などでの即時払いを除き、一般的には、商品などを納品後、発行した請求書に基づき取引先から代金が支払われます。これは、法人でも個人事業主でも同様です。
請求書を発行しなければ、取引先は、正確な金額や支払期日、振込先の口座といった情報を確認できず、支払い忘れが起こりやすくなります。また、「代金をいつまでに支払ってほしい」という意思表示を証拠として残すこともできません。取引先との信頼関係のためにも、無用なトラブルを防ぐためにも、請求書を発行することは非常に重要だといえます。
また、2023年10月からインボイス制度が始まると、買手側である取引先からインボイス（適格請求書）の発行が売手側に求められます。請求書発行にあたっては、これまで以上にミスが許されなくなるといえるでしょう。
法人も個人も、請求書の保存義務がある
法人の場合、請求書をはじめとする証憑書類は、7年間の保存が義務付けられています。これは請求書を発行した日から7年ではなく、その事業年度の確定申告期限の翌日から7年間です。ただし、青色申告で赤字決算の場合や、青色申告書を提出しなかった事業年度に災害損失欠損金額が生じた場合は、10年間（2018年4月1日前に開始した事業年度は9年間）の保存が必要です。
また、個人事業主の場合、請求書の保存期間は確定申告期限の翌日から5年間です。なお、2023年10月のインボイス制度開始以降、適格請求書発行事業者の個人事業主は、法人と同様にインボイスを売手側も買手側も原則的に7年間保存する必要があります。ただし、買手側が、簡易課税制度を選択している場合は、インボイス制度に対応した請求書保存は不要ですが、証憑書類として上記の通り保存が義務付けられています。
適格請求書等保存方式については別の記事でも解説していますので、参考にしてください。
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請求書発行システム導入のメリットとは？
請求書発行システムを導入すると、請求書を電子データで発行できるようになるため、従来のような紙の書類を送付する必要がなくなります。請求書発行システム導入の具体的なメリットは下記のとおりです。
作業の効率化
請求書発行システムを使うと、必要項目を入力するだけで、時間をかけずにきれいな請求書を作成することができます。自社に合った請求書の用紙を探したり、Excelでフォーマットを作ったりする必要もありません。インボイス制度や電子帳簿保存に対応して、必要な項目や適切な要件に対応するだけでなく、項目の追加などもかんたんにできるので、取引先や取引内容に合わせて請求書の作成が可能です。
また、請求書発行システムによっては、請求書に関わるさまざまな作業を一元管理できる機能が備わっており、作業の大幅な効率化につながります。
請求書発行システムで自動化できることの例
- 取引先や品目を記録しておくと、次回以降は自動で入力される
- 毎月、定額の請求がある場合は、設定しておいた発行日に自動的に請求書を発行・送付できる
- 請求書の作成と同時に、納品書・領収書・送付状まで自動作成できる
発送作業のアウトソーシング＆ペーパーレス
請求書発行システム「Misoca」は、郵送代行サービスにも対応しています。手作業によるアナログな請求書送付作業には、想像以上に手間と時間がかかり、人的コストも大きなもの。しかし、取引先によっては、「紙の請求書を送ってほしい」という企業もあるでしょう。
そのような場合でも、請求書発行システムの郵送代行サービスを利用すれば、発送作業のアウトソーシングが可能です。所定の郵送代行費用は必要ですが、空いた時間で従業員をより重要な業務に集中させられることを考えれば、はるかにメリットが大きいといえます。
また、取引先の承認を得たうえで、電子データで請求書を発行すれば、請求書に関わる業務は、よりいっそう効率化されます。ペーパーレスになるため、紙や印刷代、封筒、切手代などが不要になり、相手先が紙の請求書を保管するためのスペースを確保する必要もありません。システムによって請求書管理が容易になり、セキュリティが高まります。
請求漏れ、誤請求などの防止
請求書を手作業で作成・発送していると、どうしてもヒューマンエラーが起こり得ます。万が一請求漏れや誤請求を起こしてしまうと、正しく支払いを受けられないばかりか、取引先からの信頼を損ねることにもなりかねません。請求書発行システムの機能を活用すると、そのようなリスクを避けることができます。
例えば、システム上で宛先データを管理することで送付先を間違えるリスクを防ぎ、毎月の自動発行機能によって請求書の作成忘れを防止することが可能です。また、請求済件数・未請求件数・入金予定額を一括管理し、請求漏れがないかどうかを確認することもできます。
リモートワーク支援・働き方改革の推進
クラウド型の請求書発行システムなら、インターネット環境さえあればどこからでも利用が可能です。自宅でも作業ができるので、請求書発行のために経理担当者がわざわざオフィスに出社する必要がありません。リモートワークなど、働き方改革の推進につながります。
見積もりの共有化
請求書発行システムの中には、請求書だけではなく、見積書や納品書、注文書といった証憑書類も作成・管理できるものがあり、便利です。1つの取引について、見積書から請求書まで一括してデータ管理できれば、スタッフ間で共有や検索をするのも容易になります。
わざわざ部署間で問い合わせたり、過去の見積もりを探すために時間をかけたりといったこともありません。常に最新の情報をシステム上で一元管理することで、より効率的に業務を進められるようになります。
請求書発行システムにはデメリットもある
請求書発行システムはメリットが多い一方で、知っておきたいいくつかのデメリットもあります。ただし、費用対効果は高いと考えられるため、メリットとデメリットの両方を把握したうえで、導入を検討するとよいでしょう。
取引先もシステムの導入が必要に
電子データで請求書を発行する場合、取引先の理解が必要不可欠です。取引先には、請求書発行システムについて事前に説明し、電子帳簿保存法を含めた対応を依頼する必要があります。また、中には紙の請求書を希望する企業もあるため、請求書の完全な電子化は難しいかもしれません。そのような場合は、前述したような郵送代行サービスをうまく活用するのがおすすめです。
月額利用料がかかる
クラウド型の請求書発行システムは、月額または年額の利用料が必要なものが多く、コストがかかります。また、その他のタイプでも、月額や年額の利用料の代わりに初期費用がかかります。無料のサービスでは機能に限界があるため、事業に用いるのであれば必要コストとして考えるといいでしょう。
請求書発行システムの種類
請求書発行システムは、「オンプレミス型」「インストール型」「クラウド型」の大きく3つに分けられます。それぞれどのような特徴があるのか、詳しく見ていきましょう。
オンプレミス型請求書発行システム
オンプレミス型とは、社内ネットワークのみを使用し、自社で運用・管理するサーバーにシステムを構築していくものです。カスタマイズの自由度が高く、もともと自社で使っていたシステムと連携させることもできますが、初期費用が高額になりやすく、運用には専門知識を持つエンジニアが必要です。大企業などで、経理業務全体をIT化する一環として導入されることが多いシステムです。
インストール型請求書発行システム
インストール型は、パッケージ型のソフトを購入してPCにインストールして使用するものです。基本的には買い切りですが、法令の改正やバージョンアップがあった場合は、最新版の購入が必要な可能性があります。なお、製品によっては、保守契約によって法令改正やバージョンアップに対応可能なものもあります。
クラウド型請求書発行システム
クラウド型とは、インターネット上のサーバーにPCやスマートフォンでアクセスしてサービスを利用するものです。インターネット環境さえあれば、オフィスはもちろん、自宅や外出先などどこからでもアクセスが可能です。最新の法令改正やバージョンアップへの対応も自動で行われるため、手間がかかりません。
請求書発行システムの選び方のポイント
請求書発行システムは多くの会社がサービスを展開しており、それぞれ特徴が異なります。自社に合ったシステムを導入するには、下記の点に注目して選ぶといいでしょう。
操作性・機能性は見合っているか
いくら豊富な機能が揃っていても、操作がわかりづらいシステムでは、経理担当者やスタッフが結局使いこなすことができません。そもそも自社に必要な機能かどうかも含め、担当者にとって使いやすいシステムをしっかり見極める必要があります。特に、複数人で運用するような場合、初心者でもかんたんに使える操作性の良さが大きなポイントになります。
高いセキュリティ性はあるか
請求書には、取引先や取引内容、金額、口座番号など、取引上の機密情報が多く記載されています。特に、クラウド型のシステムを利用する際には、セキュリティ対策の内容に十分注意を払いましょう。
情報漏洩を防ぐ高いセキュリティ性が保たれているか、システム管理者によって利用制限をどの程度設定できるかなど、しっかり確認することが大切です。
事業形態に合ったシステムかどうか
一口に請求書発行システムといっても、カバーする範囲は製品によってさまざま。システムによって自動化したいのが請求書発行だけなのか、入金管理までシステム上で行いたいのかなど、自社のニーズに合わせて確認する必要があります。
ポイントは、現状解決したい課題に加えて、将来的な業務効率化も視野に入れてシステムを選ぶことです。例えば、「自社が小規模（または個人事業主）なので手軽なシステムがいい」「取引先が多いので効率良くたくさんの請求書を送りたい」「請求以外の業務もまとめて効率化したい」など、自社の事業形態なども踏まえて最適なシステムを検討してください。
現在の業務フローに合致するかどうか
請求書発行にあたっての業務フローは、企業によって異なります。例えば、請求書を発行する際に営業担当者が確認するケースもあれば、関係部署や役職者の承認が必要なケースもあるかもしれません。まずは自社がどのような流れで請求書を作成・発行・管理しているのかを把握し、そのフローに自然に組み込めるようなシステムを導入するとスムースです。
CSVファイルに記載した請求情報をインポートして請求書を一括作成できるCSV連携や、機能やデータを他のアプリケーションと連携するAPI連携、顧客管理システムと連動させて請求書作成や売上計上ができるCRM連携など、既存のシステムとの連携ができるかどうかも確認しておくのがおすすめです。
改正電子帳簿保存法、インボイス制度への対応
電子データとして受け取った請求書は、2021年分までは印刷して紙で保存することが可能でした。しかし、2022年1月からの電子帳簿保存法の改正によって、2022年1月から電子データで受け取った書類は、電子データのまま保存しなければいけません。2023年12月31日までは猶予期間（正確には宥恕）期間となっているため紙の保存も許されますがますが、2024年1月1日以降は電子データのまま保存してください。
また、2023年10月にインボイス制度が導入されると、原則として売手側が発行するインボイスがなければ買手側は仕入税額控除が受けられなくなります。請求書発行システムを導入する際には、改正電子帳簿保存法とインボイス制度にも対応したシステムかどうかも大きなポイントとなるため、確認が必要です。
電子請求書については別の記事で解説していますので、参考にしてください。
サポートが充実しているかどうか
システム上でトラブルが発生した場合に、丁寧なサポートがあるかどうかもポイントの1つです。操作方法や設定方法などで困ったときも、メールや電話、チャットなどで質問できるサポート体制があれば、安心して導入することができます。
実際の操作性を確かめるために、無料トライアルが用意されているシステムを選ぶのもおすすめです。
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この記事の監修者辻・本郷税理士法人
国内最大規模の税理士法人。専門分野に特化した総合力を活かし、一般企業の税務顧問をはじめ、医療法人、公益法人、海外法人など多種多様なお客様へサービスを提供。開業支援から事業承継、相続・贈与対策、オーナー向けの資産承継など、法人・個人問わずお客様のニーズに柔軟かつ的確に応えるべく、幅広いコンサルティングを行っている。
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この記事の監修者辻・本郷ITコンサルティング
国内最大級の税理士法人である辻・本郷 税理士法人のグループ会社として2014年に創業。実践した数多くのDX化ノウハウをグループ内外に展開。バックオフィスに課題を抱える組織のコンサルティングから導入までをワンストップで行う。電子帳簿保存法やインボイス制度対応等、最新のコンサルティング事例にも精通。「無数の選択肢から、より良い決断に導く」をミッションとし、情報が多すぎる現代において、お客様にとっての「より良い」を見つけるパートナーを目指す。
