Yllättävä häiriötilanne voi vaikuttaa äkillisesti yrityksen myyntiin. Tällöin yritysjohdon on pystyttävä nopeasti selvittämään, mistä syistä myynti on laskenut ja millä toimenpiteillä asiaan voidaan vaikuttaa. Vastausta ei voi päätellä fiilispohjalta vaan päätökset tehdään analysoimalla mm. taloushallinnon raporteista saatavia lukuja. 

Odoo on toiminnanohjausjärjestelmä, jonka modernin ja visuaalisen raportoinnin avulla voit kertoa yrityksen prioriteetit koko organisaatiolle faktoihin perustuen. Tällöin turhat huolet, huhut ja huhuista koituvat kustannukset jäävät pois. Myös päätöksenteko eri organisaatiotasoilla helpottuu, kun ymmärretään asioiden syyt ja seuraukset. Taloushallinnon raportointi auttaa pitämään silmät aina auki ja keskittymään oikeisiin asioihin. Oikeatasoinen ja oikea-aikainen raportointi antaa eväät tietoon perustuville liiketoimintapäätöksille. Hyvä raportointi auttaa tekemään nopean analyysin ja hyödyntämään organisaation luovuutta.

Otetaanpa esimerkki. Jos taloushallinnon raporteista huomataan, että pikatoimitukset ovat kalliita eikä niistä saada järjellistä liiketoimintaa, voidaan pysähtyä miettimään, miksi pikatoimituksia on niin paljon ja miten niitä voitaisiin vähentää. Näin saadaan hyvän kierre aikaiseksi. Arjen luovuus ja päätöksenteko kulkevat käsi kädessä. 

Selkeä raportointi parantaa yhteistä ymmärrystä. Yhteisymmärrys korostuu etätöiden aikana

Talouslukujen vahvuus piilee siinä, että tieto on puolueetonta. Erityisesti koronavuosi oli opettavainen: kun siirryttiin etätöihin, oli tärkeää että kaikki osasivat tehdä päätöksiä tosiasioihin perustuen ilman spekulointia. 

Konkreettisiin faktoihin pohjautuvassa keskustelussa on helppoa esittää jatkokysymyksiä, joihin saa substanssivastauksia. Väärinymmärrykset, voivottelu ja turha hypetys vähenee, kun asioita katsotaan lukujen valossa. Talousluvuilla voidaan selkeästi osoittaa, milloin esimerkiksi aallonpohja on saavutettu ja koska päästään taas nousuun. Tämä lieventää turhia pelkoja ja oikeatasoinen sekä oikea-aikainen taloushallinnon raportointi voi aidosti tukea keskusteluja siitä, miten muuttuneet tilanteet on syytä huomioida. 

Raportoinnin lukuihin porautuminen voi johtaa konkreettisiin päätöksiin, jolloin talousluvut tulevat osaksi koko organisaation arkea eivätkä vain leiju abstrakteina yläilmoissa. Näin taloushallinnon raportointi auttaa pääsemään tilaan, jossa kaikki puhaltavat yhteen hiileen. Nykyorganisaatioissa useat työntekijät ovat päätöksentekijöitä monella tasolla toimitusjohtajan ja johtoryhmän ohella. Kun työntekijät tietävät mikä on tärkeää ja he saavat pääsyn olennaiseen tietoon, on heidän helpompi tehdä yhteisiä tavoitteita tukevia päätöksiä.

Valjasta talousihmiset koko yrityksen käyttöön 

Odoo on ohjelmisto, jonka  antamat taloushallinnon raportit ovat ymmärrettäviä myös heille, joilla ei ole taloushallinnon ammattitutkintoa. Odoon avulla päästään helposti ja nopeasti yksittäiseen konkreettiseen tapaukseen kiinni, ja tärkeä  viesti menee paremmin perille. Lukuja voi tarkastella halutessaan vaikka päivä- tai viikkotasolla tai aikasarjana. Enää ei siis tarvitse odotella kirjanpitäjältä viiveellä tulevia yritystason kuukausilukuja. Poikkeusoloissa turhat viiveet tulevat yritykselle usein kalliiksi.

Monessa yrityksessä talousihmisten osaamista voitaisiin käyttää paremmin hyödyksi. Jos yrityksessä osataan hyödyntää talousihmisten tuottamia raportteja ja niiden sisältöä, saa koko muu organisaatio arvokasta tukea omien päätösten tueksi. 

Otetaanpa taas esimerkki. Jos tavoitteena on siisti piha, tarvitaan sitä varten joko ruohonleikkuri tai puutarhuri. Mutta kumman hankinta on yritykselle kokonaiskuvassa järkevämpi ratkaisu? Tämänkaltaisiin kysymyksiin voi löytyä vastaus taloushallinnon raportoinnista. Raportoinnista saatavat talousluvut  antavat tilaa oivalluksille ja aiempaa paremmille päätöksille. Kun mitataan hyvin ja oikeita asioita, nähdään myös syy-seuraus-suhteita. Esimerkiksi juuri sitä mistä katteet lopulta tulevat.

Suuri osa perinteisistä taloustiedoista on väistämättä historiallista dataa, jonka arvo on tulevaisuuden suunnittelun kannalta heikko. Taloustieto on tuoretavaraa, jolla on parasta ennen -päiväys. Onkin äärimmäisen tärkeää, että tarjolla on oikea-aikaista ja bisneskriittistä tietoa, joka on nopeasti ja helposti kaikkien saatavilla. Me SprintIT:llä puhumme myös yrityksen sykemittauksesta. 

Tieto kaikkien saatavilla – myös visuaalisesti

Yllättävät muutostilanteet eivät suinkaan ole ainoa riski liiketoiminnan häiriöttömyydelle. Erityisen haavoittuvia ovat sellaiset yritykset, joissa liiketoiminnan kannalta relevanttia tietoa on säilössä työntekijöiden omissa tiedostoissa, joihin muilla ei ole pääsyä. Tällöin esimerkiksi avainhenkilön sairausloma voi olla koko organisaatiolle haitaksi.

Odoo on paljon muutakin kuin taloushallintoa ja toiminnanohjausta. Se on huomattavasti laajempi ohjelmistokokonaisuus kuin perinteiset toiminnanohjausjärjestelmät. Parhaimmillaan Odoolla voi hoitaa vaikka yli kymmenen erillisen järjestelmän työt. Odoossa koko asiakkaan data on nähtävissä asiakaskortilta yhdellä vilauksella: myynti, laskutus, CRM-tieto ja käynnissä olevat projektit ja tehtävät. Mobiiliapplikaation ansiosta tietoon päästään käsiksi laitteesta riippumatta. Yksi asiakaskortti on toimiva ja varma portti asiakkuuteen. Kollega pääsee helposti sisään toisen hommaan esimerkiksi sairausloman aikana. 

Suodattamisen, ryhmittelyn ja suosikkihakujen tallennuksen ansiosta ”adhoc-tieto” on tarjolla salamannopeasti monella tasolla. Tieto on aina ajan tasalla. Monet meistä omaksuvat tietoa helpommin ja nopeammin visuaalisessa muodossa. Siksi Odoon dashboardit keräävät tiedon yhteen näkymään ja visualisoivat sen. Myös muutossuhteiden ymmärrys helpottuu, kun raportit havainnollistavat kuvina, onko kyseessä iso vai pieni muutos. 


Katso myös parhaat vinkit raportointiin Kasvun työkalut -podcastistamme