Corex ビジネスドキュメント作成研修 (パワーポイント研修)

Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved.
ビジネスドキュメント作成研修
(パワーポ゗ント研修)
株式会社コレックス

本資料の前提
• 本資料は、Microsoft Powerpoint (パワーポ゗ント) 2007以降 (Windows版)
のスキル向上のために作成されている。
1
対象となる環境
OS
Microsoft Powerpoint の
バージョン
Windows
2007以降

スキル向上のモデル
Powerpointに限らず全てのスキルは、知識を得た後に『反復』することで、業務
で使いものになるレベルまで到達することができる。
2
業
務
で
使
い
も
の
に
な
る
レ
ベ
ル
実践知識
習得
反復
(+レビュー&フゖードバック)
基礎知識
習得
研修や書籍での知識習得
だけでは、スキルレベル
として全く不充分
レビュー&フゖードバックを
受けつつ、本人が反復を
行って初めて、充分なレベ
ルに到達できる
スキルレベル
時間
反復時の成長曲線の角度は、
反復の頻度・フゖードバック
の質・モチベーション・地頭
等により定まる

本プログラムで得られるもの
• 本プログラムは、Powerpointにおける”基礎知識”は取得済みの参加者に、
”実践知識”を理解してもらうことを目的に作成している。
3
基礎知識
実践知識
Powerpointの基本的な使い方
(例)
起動方法・図形の作り方・テキ
ストの書き方・保存など
Powerpointを業務で使用する際
の効率的な使い方
(例)
本プログラムに記載
書籍・研修・e-Learning など
研修・上位者(上司/先輩等)か
らの指導など
前ページ記載の通り、研修参加後に自身で『反復』しないと、
スキルは伸びないので注意
定義・例一般的な習得方法
本プログラムの対象

目的達成
の
ステップ
本プログラムのねらい
4
目的
分かりやすいビジネスドキュメントを
素早く作れるようになること
 分かりやすいビジネスドキュメントの条件/作り方を
理解していること
 使用頻度の高い図形/表現方法を知っていること
 スピーデゖなパワーポ゗ント操作方法を知っている
こと

目次
1. 本プログラムのねらい
2. 分かりやすいビジネスドキュメントの条件
3. 分かりやすいビジネスドキュメントの作り方
1. Step1.事前準備
2. Step2.ストーリー構築
3. Step3.スラ゗ド作成
4. パワーポ゗ントの効率的な使い方
1. パワーポ゗ントの機能
2. 操作のスピードゕップ
5. おわりに
5

ビジネスドキュメントとは？
本プログラムにおいて、ビジネスドキュメントとは、ビジネスにおける目的を達成
するために作成される、プレゼンテーション形式の成果物のことを指す。
6
ビジネス
ドキュメント
ビジネスにおける目的を
達成するためのもの
プレゼンテーション形式
（多くの場合は、MS-Powerpoint
形式）
※あくまでも「本プログラムにおいて」です。一般的には、報告書や議事録、メール
などもビジネスドキュメントと呼ばれることがあります。
本研修における定義

分かりやすいビジネスドキュメントの条件
分かりやすいビジネスドキュメントを作るためには、「全体のストーリー」と
「1枚1枚のスラ゗ド」の両方に気を配る必要がある。
7
分かりやすいビジネスドキュメントの条件
① 全体のストーリーが論理的に
つながっている
② 各スラ゗ドで伝えたいことが
明確に記載されている

1. Logical Thinking
(ロジカルシンキング)
本プログラムの対象スキル
8
Logical
Communication
3. Documentation
(ドキュメンテーション)
ストーリーやメッ
セージを考える
考えたストーリーや
メッセージをスラ゗
ドで表現する
ビジネスドキュメントをゼロから完成させるためには、大きく3系統のスキルが必要
だが、本プラグラムでは「Documentation」スキルを主な対象とする。
2. Communication
(コミュニケーション)
本プログラムの主な対象

目次
5. おわりに
9

ビジネスドキュメントの作成手順
• 分かりやすいビジネスドキュメントを作成するには、いきなりスラ゗ドを作り
出すのではなく、しっかりとスラ゗ド作成前の作業を行うことが重要である。
10
Step1
事前準備
Step2
ストーリー構築
Step3
スラ゗ド作成
 目的・最も伝えたいこ
とを明確にする
 ターゲットを想定する
 ターゲットの期待・前
提を想定する
 最も伝えたいことを伝
えるステップを考える
 ステップをさらに細分
化し、ストーリーを考
えて並べてみる
 スラ゗ドを作成する
必要に応じて戻る

Copyright (C) 2012 Corex Inc. All Rights Reserved. 11
Step1
事前準備
Step2
Step3
スラ゗ド作成
提を想定する

Step1: 事前準備（1/2）
• 事前準備では、ドキュメントの目的・最も伝えたいこと・ターゲットおよび
ターゲットプロフゔ゗ルを明確にする。
12
目的
最も伝えたいこと
メ゗ンターゲット
ターゲット
プロフゔ゗ル
このビジネスドキュメントを使っ
て成し遂げたいこと
目的を「文章・ターゲットへの呼
びかけ」の形で表現したもの
資料自体の結論
ドキュメントの読み手・聞き手
(複数いる場合は、最も重要な人)
ターゲットの性格・゗ンセンテゖ
ブに加え、述べようと思っている
ことに関して
前提知識：何をどこまで知っ
ているのか
期待：何を知りたいのか・何
を求めているのか
方向性の合意をする
購入意思決定してもらうなど
弊社のソリューションを買ってく
ださい
人事部佐藤部長
 性格：成果に厳しく理知的
 ゗ンセンテゖブ：会社から成
果として認められること。そ
のための採用人数確保
 前提知識：自社の採用プロセ
スと各プロセスの数字
 期待：とにかく応募者数を増
やしてほしい
定義例

Step1: 事前準備（2/2）
• 事前準備で明確にした内容は、後の工程で重要になってくるため、無意識的
にできるようになるまでは、メモをしておいた方がよい。
13
あれ？何をどこまで
伝えれば良かった
んだっけ？
事前準備で必要な
内容については
全部考えたぞ！
たくさんスラ゗ドを
作ってるうちに…
というようなことにならないように、目的・最も伝えたいこと・メ゗ンターゲット・
ターゲットプロフゔ゗ル(知識と期待)は、何かにメモしておいた方がよい

Step1
事前準備
Step2
Step3
スラ゗ド作成
提を想定する

Step2: ストーリーとは
• ストーリーとは、「最も伝えたいこと」を伝えるために、必要な要素をつなぎ
合わせた話の流れであり、ストーリーがよくないと聞き手の理解が得られない
15
こうで
こうだから
こうだよね
だからこうなるよね
1枚のスラ゗ドで伝えられることは限られている
ため、一定以上の複雑なことを伝えたい場合は
「話の流れ」(=ストーリー)が必要
結局何が言
いたいん
だ？？
ストーリーが悪いと…
え？なんで
そうなる
の？
理解が得られない = 目的を達成できない
読み手

Step2: ストーリーの作り方
• ストーリーは、「最も伝えたいこと」をブレ゗クダウンして作成していく。
詳細化した「伝えたいこと」を「メッセージ」と呼ぶ。
16
最も伝えたいこと：「この商品を買ってください」
貴社の課題はXXXですね
弊社の商品によってその課題は解決されます
XX円を支払っていただければ手に入ります
現状
なりたい姿
そのギャップ
ギャップがあることによる損の大きさ
商品の内容
商品により得られる利益
商品の価格
商品を得るまでの時間
•あなたの現状はXXですね
•でもYYになりたくないですか？
•そこには大きな差がありますね
•その差は辛くないですか？
•この商品はこういう商品です
•だから、YYになれるんです
•商品はXX円です
•手に入るまでにX日かかります
詳細化した「伝えたいこと」
＝『メッセージ』ブ
レ
イ
ク
ダ
ウ
ン
ブ
レ
イ
ク
ダ
ウ
ン

法則② 言葉や概念の定義は先に説明してから、それを使う
例) 「営業プロセスとは？」という説明を先にしてから、「営業プロセスについての提案」を説明する。
そうしないと、書き手と読み手で「営業プロセス」についての解釈が異なる場合があり、混乱を招く。
法則① 先に全体像を説明してから、各詳細を説明する
例) プランの全体像 → 売上増加についてのプラン → コスト削減についてのプラン …
• 分かりやすいストーリーは、読み手が理解しやすい法則に基づいている。
17
全体詳細① 詳細② …
定義の解説
定義を使った
説明①
定義を使った
説明②
…
目標と現状課題と原因解決策 …
法則③ よくあるストーリーの雛型を使う
例) 目標、現状があり、その差分=課題となり、その原因を掘り下げ、それをつぶす解決策がある、という
よくある流れ（原因→結果や過去→未来などの、一般的な「流れ」に従うことも含む）

• ストーリー検討の際には、ターゲットプロフゔ゗ルも考慮する。
18
最も伝えたいことを、伝えるた
めに必要な情報を細かく分ける
効果的に伝わる順番に並べる
ターゲットプロフゔ゗ル
既に知っていることは軽めに、
知らないことはしっかり
興味のある部分はしっかり、など
ストーリー
前提知識・期待などにより、強弱をつける

• 慣れないうちは、作成中のストーリーは必ず文章にして（ストーリーリスト
を作成して）、文章を見ながらストーリーのつながりを検証すること。
19
ストーリーリスト
Agenda
①
Agenda
②
Agenda
③
スラ゗ド1のタ゗トル
スラ゗ド1のメッセージ
メ
ッ
セ
ー
ジ
だ
け
読
ん
で
み
て
話
が
つ
な
が
る
か
を
検
証
す
る
（
通
常
は
、
何
度
も
や
り
直
す
）
※パワーポ゗ントで作成すると無駄に時間がかかる場合があるので、エクセルやメモ帳で作成した方がよい

＜補足＞1スラ゗ド1メッセージの原則
• 複数のメッセージを1枚のスラ゗ドに盛り込むと、聞き手が混乱するので、
1スラ゗ドには1メッセージにするよう注意する。
20
今は何につい
て話してるの
かなぁ…？
結局ここでは何
が言いたいん
だ？？
こっちは①で、こっちは②で…
あ、言い忘れましたが、さっきの
を補足するとこういうことです
プレゼンター
聞き手①の話は終わっ
たみたいだけど、
質問して大丈夫
かなぁ…？
スラ゗ド
メッセー
ジ①
メッセー
ジ②
1スラ゗ドに複数メッセージがあると、論点がぼやけて聞き手が混乱する
「さっきの」
ってどっちの
話!?

Step1
事前準備
Step2
Step3
スラ゗ド作成
提を想定する

スライドを作成してみると
ストーリーがつながらない
(=分かりにくい)部分が必
ず出てくるので、その際は
ストーリーを修正する
Step3: スラ゗ド作成の手順
• スラ゗ドは、ストーリーリストに沿って1枚ずつ作成していくが、実際に作成
してみてストーリーがつながらない場合は、ストーリーリストから修正する。
22
ストーリーリスト
スラ゗ド1作成
スラ゗ド2作成
スラ゗ド3作成
…

Step3: スラ゗ドの典型的構成
• スラ゗ドは、タ゗トル・メッセージ・ボデゖから成り、メッセージを説明して
いる部分がボデゖである。（逆に、ボデゖを要約するとメッセージになる）
23
タ゗トル
メッセージ
ボデゖ
ボデゖは、
メッセージを
分かりやすく
図で説明
これはあくまでも「よくあるパターン」
メッセージをスラ゗ド上部に書かないケースもある
（メッセージが自明の場合や、口頭で伝える場合など）

Step3: スラ゗ド作成時の基本原則
• 分かりやすいスラ゗ドを作るためには、「1スラ゗ド1メッセージ」「使用する
色数は3色以下」「パーツの統一」等の基本原則に従った方が良いとされている。
24
P.17参照
原則①
1スラ゗ド1メッセージ
原則②
使用する色数は3色以下
原則③
パーツの統一
 明るさの違いは1色とみなす
＝白～黒は明るさだけの違いなので、1色扱い
 白～黒と、基本色（コーポレートカラー）の2色
はほぼ必ず使用するので、それ以外の色は1色の
みにする
 同じ意味合いを表現する場合は、同じ形・同じ色
にする
 少なくとも1スラ゗ドの中ではこの原則は守る。
スラ゗ド全体で統一するとさらに良い。
内容

＜補足＞1スラ゗ド3色の原則
• 1スラ゗ド（できればドキュメント全体）では使用する色を3色以下におさ
える。
25
無彩色赤橙黄緑青紫
明
る
さ
暗
明
この縦1列が「1色」

②～～ ③～～
＜補足＞同パーツ同意味合いの原則
• 同じ意味合いを表現する場合は、同じ形・同じ色にしないと、混乱を招きや
すい。
26
例えば、こんなスラ゗ドがあると…
貴社の課題です
課題
①～～ ②～～ ③～～
 ・・・・・
 ・・・・・
 ・・・・・
 ・・・・・
 ・・・・・
 ・・・・・
 ・・・・・
 ・・・・・
 ・・・・・
色が違うとこ
ろは強調？
四角と角丸四角
の違いはなん
だ？
→ 聞き手は色々考えてしまう
聞き手
貴社の課題は「①～～」「②～～」「③～～」と考えています。
①～～
→ 余計なことを考えずに
すっと頭に入ってくる

Step3: 使用頻度の高い図形
• ボックス、テキストボックス、線、矢印、ブロック矢印あたりは、使用頻度
が高いため、さまざまな使い方を覚えておくことで、表現力が上がる。
27
ボックス
テキストボックス
線
矢印
ブロック矢印
てきすと
て
き
す
と
例

Step3: 使用頻度の高い図形 - ボックス -
• ボックスの使用頻度はその中でも極めて高いため、典型的な使用方法は全て
マスターすること。
28
◆文字の囲みとして
種類①
種類②
種類③
種類①の説明
種類②の説明
種類③の説明
◆種類、行ラベルを表現するため ◆領域部分を囲うため
白背景・黒文字・線あり
薄い背景・黒文字・線あり
濃い背景・白文字・線あり
※白背景の際は、塗りつぶしを「塗りつぶしなし」ではなく、「単色」で色を「白」にすること
（塗りつぶしなしだと、ボックスをマウスで選択するときに、線に合わせないといけない）

Step3: 使用頻度の高い図形 - テキストボックス -
• テキストボックスの使用頻度も同様に極めて高いため、典型的な使用方法は
全てマスターすること。
29
このように文章を書きます。
通常は、背景は透明です。
自動調整は、できるだけ「テキストに合わせて
～」にしましょう。
テキストボックスの領域が広くて、中身が少ない
ものは頻繁に見かけますが、位置合わせがしづら
くなるので、おすすめしません。
テキストボックスの領域が広くて、中身が少ないもの

Step3: 使用頻度の高い図形 - 線 -
• 線は、図形などを指し示したりつないだりするときに使用する。また、スラ
゗ド内の領域を分ける際にも使用する。
30
このように、何かを指し示すときに使用する
指し示す場合は、特別な理由がない限り
図形同士を結合しておく*1
*1: MS-Powerpoint2003までは、線とコネクタ(結合可能な線)は別の図形扱いだったが、2007以降は同じになった
結合状態非結合状態
種類①
種類②
種類③
種類①の説明
種類②の説明
種類③の説明
◆スラ゗ド内の領域を分けるため
◆図形などを指し示すため
結合されていると、端が赤丸になり、図形を移動
させると結合されている線も同時に動く

Step3: 使用頻度の高い図形 - 矢印 -
• 矢印は、図形同士の関係性を表現する際に使うことが多い。また、時間やグラフ
などの”軸”を表現する必要があるときにも使用する。
31
◆図形同士の関係性を表現するため
プロセス表示の例
ステップ① ステップ② ステップ③ 特別な理由がない限り図形同士を結合し
ておくこと（前ページ参照）
ステップ④
◆軸を表現するため
応
募
数
日数
 始点も矢印にして、
両矢印を作ること
が可能
 矢印の羽の大きさ
を選択することも
可能

Step3: 使用頻度の高い図形 - ブロック矢印 -
• ブロック矢印は、矢印自体に意味を持たせたい場合に使用する。
32
上下の角丸ボックスをつなぎたいわけで
はなく、矢印自体に意味を持たせたい
この矢印は、「スラ゗ド中央の図を受け
て」という意味を持つ
◆矢印自体に意味を持たせるため（例）
この矢印は、「流れ」をあらわしている

Step3: たまに使用する図形（1/3）
• 三角形、L字ボックス、ホームベース、丸、吹き出しは、たまに使用するの
で、一応使い方のバリエーションは押さえておいた方がよい。
33
三角形
L字ボックス
ホームベース
丸
吹き出し
例

• 三角形、L字ボックス、ホームベースは、使用頻度は高くないが、覚えてお
くと便利。
34
三角形
L字ボックス
ホームベース
◆時系列の1点を表現するため
最終報告中間報告
塗りつぶし正三角形を使用することが多い
◆ブロック矢印の代わりとして
原因①
結果
原因②
◆複雑な領域を囲むため
黄色いひし形をドラッグ
すると領域を変えられる
回転と領域変更を行って、ちょ
うど良い形・大きさにする
→ 塗りつぶしを「なし」にして、
囲いとして利用
◆ステップを表現するため
Step1
事前準備
Step2
ストー
リー構築
Step3
スラ゗ド
作成
◆時系列上の領域を表現するため
作業
待ち

• 丸と吹き出しも、使用頻度は高くないが、覚えておくと便利。
35
丸
吹き出し
◆領域を囲うため ◆文字を囲うため
結果
原因① 原因②
◆「誰かが言っている・
思っている」を表現する
ため
この黄色いひし形を…
結局…？
こっちは①で…
言っている
思っている
◆領域を囲うため
ここに説明
線も一緒に作ってくれる
ボックス部分に説明を書い
たりする
どの吹き出しも、
テキストを書ける
部分が狭いので、
注意すること
※折り返しをなし
にしたり、透明な
テキストボックス
を重ねたりするこ
とで対応

Step3: 使用頻度の高い表現方法
• 表、グラフ、ガ゗ド/デゖバ゗ダー、゗ラスト/画像は、表現方法としての使
用頻度が高いので、使い方をマスターしておく。
36
表グラフ
ガ゗ド/デゖバ゗ダー゗ラスト/画像
Msg Cont View Check
NA Done Done
NA
NA
NA Done
NA Done
Done Done
応
募
数
日数
Step1
事前準備
Step2
ストー
リー構築
Step3
スラ゗ド
作成
Step1
事前準備
Step2
ストー
リー構築
Step3
スラ゗ド
作成
Step1
事前準備
Step2
ストー
リー構築
Step3
スラ゗ド
作成
ガ゗ドデゖバ゗ダー

Step3: 表現方法 - 表（1/2） -
• 表の作成方法は「表機能の使用」「Excelから貼り付け」「ボックスで作成」
「テキストボックスと線で作成」があり、場合によって使い分ける。
37
Powerpoint表機能 Excelから貼り付け
リボンから「挿入」→「表」にて作成
Powerpoint2007
以降は、キレ゗な
表が作れるように
なったので、積極
的に使用してもよ
いが、使用頻度は
低い
Excelで表を作り、
Powerpointに貼り
付けたい部分を選択
→コピー
リボンから「ホーム」
→「貼り付け」→「形
式を選択して貼り付
け」を選択
図(拡張メタフゔ゗
ル)を選択
Msg Cont View Check
NA Done Done
NA
NA
NA Done
NA Done

Step3: 表現方法 - 表（2/2） -
• 表の作成方法は「表機能の使用」「Excelから貼り付け」「ボックスで作成」
「テキストボックスと線で作成」があり、場合によって使い分ける。
38
ボックス/テキストボックスと線で作成
目的
このビジネスドキュメントを使って成し
遂げたいこと
目的を「文章・ターゲットへの呼びか
け」の形で表現したもの
弊社のソリューションを買って
目的
このビジネスドキュメントを使って成し遂げた
いこと
目的を「文章・ターゲットへの呼びかけ」の形
で表現したもの
弊社のソリューションを買って
ボックス
テキスト
定義例
定義例

Step3: 表現方法 - グラフ（1/6） -
• グラフの作成方法は「グラフ機能の使用」「Excelから貼り付け」「ボック
スで作成」があり、場合によって使い分ける。
39
Powerpointグラフ機能
リボンから「挿入」→「グラフ」にて作成
0
2
4
6
分類1
分類2
分類3
分類4
系列 1
系列 2
系列 3
裏でExcelが立ちあが
り、データを入れる
と、グラフができる

40
Excelから貼り付け
まずExcelのグラフ機能でグラフ
を作成し、グラフ部分（外枠）を
コピー
リボンから「ホーム」
→「貼り付け」→「形
式を選択して貼り付
け」を選択
図(拡張メタフゔ゗ル)
を選択
57%30%
13%
得票率
Yes
No
その他

⑤そうすると、塗りつぶしや線
の色など、好きに変更できる
②ダ゗ゕログがでるので
「はい」を選択
①まず、グループ化を解除
する
• Excelから拡張メタフゔ゗ルで貼りつけたグラフは、「グループ化の解除」
を行うことで、Powerpointの図形に分解することができる
41
57%30%
13%
得票率
Yes
No
その他
グラフを右クリック
→「グループ化」
→「グループ解除」
③その後、もう一度
グループ化を解除する
④バラバラの図形になる

42
ボックスで作成
応
募
数
月
3 4
9
14
9
17
6月 7月 8月 9月 10月 11月
（人）
0
軸は矢印で
作成
棒部分は
ボックスで
作成
文字はテキ
ストボック
スで作成
数字に厳密性を求めない
場合で、きれいに作りた
い場合は、この方法が
最もよい
ただし、円グラフや折れ
線グラフを作成するのは
かなり手間がかかるので、
棒グラフのみにした方が
よい

• グラフを作成する場合は、むやみに色数を増やさない方がきれいに見える。
43
0
2
4
6
分類1
分類2
分類3
分類4
系列 1
系列 2
系列 3
0
2
4
6
分類1
分類2
分類3
分類4
系列 1
系列 2
系列 3
こちらが初期設定になっているため、
とりあえず作ると色がバラバラ
スラ゗ドで使用している他の色をふまえて、
統一しておくと見栄えが良くなる

• グラフを作成した場合は、見てほしい部分の強調を忘れないこと。
44
30%
13%
57%
Excelから貼り付けし、図形に分解
した上で、注目してほしい部分の線
の色を赤に、太さを5ptにした
円グラフの強調例棒グラフの強調例
0
2
4
6
8
10
12
14
16
18
20
6月 7月 8月 9月 10月 11月
目立つ色でのボックス矢印をグラフ
に重ねた

Step3: 表現方法 - ガ゗ド/デゖバ゗ダー -
• ガ゗ド/デゖバ゗ダーは、聞き手/読み手に流れを思い出させる効用があるの
で、使用できるときは積極的に使用した方が良い。
45
流れ
物事の流れや手順を示し
たもの
ガ゗ド
流れや構成要素をまず説明し、その後続く
スラ゗ドのどこか（通常は右上）に小さく
入れておくことで、「今何について書かれ
ているのか」が分かりやすくなる
構成
概念や構成要素を示した
もの
デゖバ゗ダー
スラ゗ドとスラ゗ドの間に挟む、「これから
これについて書かれています」を表現するた
めのスラ゗ド
（目次スラ゗ドやタ゗トルスラ゗ドを使用す
ることが多い）
例) このようなスラ゗ドを、目次3-3に入る直前に
追加する

クリップゕート
Step3: 表現方法 - ゗ラスト/画像（1/4） -
• ゗ラスト/画像は、うまく使用すると聞き手/読み手の理解促進に役立つが、
無意味な使用は混乱を招くので注意すること。
46
◆゗ラストの種類
リボンから「挿入」
→「クリップゕート」
右側に出る領域で、
検索し、表示された
画像をスラ゗ドにド
ラッグ&ドロップ
自作
図形を駆使して作る
例) ビル例) ピクトグラム

47
◆゗ラスト使用例
説明の前に゗ラストを入れることで、
文字だけの場合に比べ、読み手が゗
メージしやすくなる
゗ラストで人を表現することで、読み
手が感情を゗メージしやすくなる
クリップゕート自作゗ラスト

48
◆画像の使用方法
PCにある画像フゔ゗ルを使用
→「図」フゔ゗ル検索のダ゗
ゕログが出るので、
使用したい画像フゔ
゗ルを選ぶ
Microsoft提供の画像を使用
→「クリップゕート」
右側に出る領域で、
「種類」で「写真」
にチェックを入れ、
検索

縦か横のいずれかだけ拡大縮小したいときは『トリミング』をする
• ゗ラスト/画像は、縦横比が崩れると見た目が悪いので、崩さないこと。
(Excelから拡張メタファイルで貼りつけた表も同様)
49
ここ(赤丸部分)をドラッグ&ド
ロップすると縦横比が崩れる
ここ(青丸部分)をドラッグ&ド
ロップすると縦横比が維持される
画像をダブルクリックするとリボン上に「図ツー
ル」の「書式」が出てくる→「トリミング」を選択
黒い太線をドラッグ&ドロップ
すると、画像を「削る」ことが
できる

Step3: 使用頻度の高い表現方法（補足）
• 箇条書き/段落番号は、テキストが書けるところにはどこでも使用できる。
使用頻度はとても高いので、使いこなせるようマスターすること。
50
 Step1
 Step2
 Step3
 Step1
 Step2
 Step3
1. Step1
2. Step2
3. Step3
箇条書き段落番号
A) Step1
B) Step2
C) Step3
 箇条書き/段落番号は、テキストが書けるところにはどこでも使用ができる
 いろいろな種類がある
注意！
段落を、「・」や「〓」をタ゗ピングして作成する(段落もどき)と、
後々整える作業が大変なので、やらないこと
例）
・これが「・」を使った段落もどきのテストです。
・後々作業が大変なので、やめましょう。

Step3: 表現方法 - 箇条書き/段落番号（1/4） -
• 箇条書き/段落番号を使いこなすためには、まず「ルーラー」を表示させる
ことが必要。
51
何もないところで右クリック
→ 「ルーラー」を選択
(既に選択されている場合は、
チェックマークがついている)
ルーラーが表示される
テキスト部分を選択する
と、テキストの長さに合
わせてルーラーの稼働域
が限定され、゗ンデント
マーカーが表示される
イ
ン
デ
ン
ト
マ
ー
カ
ー
稼働域が限定

• 箇条書き/段落番号は、選択されているテキストを右クリック→「箇条書
き」もしくは「段落番号」で設定できる。
52
テキストを選択し、右クリック→
「箇条書き」もしくは「段落番号」
テキストが書かれている図形を選択
し、リボンから「ホーム」→「箇条
書き」「段落番号」でも設定できる

• ルーラーの操作は、箇条書きをきれいに見せるために必須なので、必ず覚え
ること。
53
箇条書きの使
い方
ルーラーの使
い方
゗ンデントマーカー
初期状態
箇条書き
の使い方
ルーラー
の使い方
全体を右に移動
箇条書きの記号も
2行目も、同じ位
置から始まる
一番下の四角い
つまみを少し右
に移動させると、
全体が右に寄る
箇条書きの使
い方
ルーラーの使
い方
下だけ右に移動
下側の三角のつ
まみだけを少し
右に寄せると、
文字部分のみ右
に寄る
この状態が
最もキレイ

• 箇条書き設定やルーラー操作は、テキスト全体を選択しないと、「その行」
のみが対象となってしまうので、テキスト全体を選択してから行う。
54
箇条書きの使い
方
ルーラーの使い方
上の行にのみカーソルが
当たってる状態で
箇条書き操作
 箇条書きの使い
方
ルーラーの使い
方
上の行にのみカーソルが
当たってる状態で
ルーラー操作
上の行だけ箇条書き
が設定
上の行だけ折り返し
が設定
必ず文章全体を
選択してから
実行すること

実は!?
Step3: 使用頻度の低い表現方法
• ゕニメーション、スマートゕート、ワードゕート、ビデオ/サウンドなど、
派手な表現方法は、ビジネスドキュメントではあまり使用しない。
55
ゕニメーションスマートゕート
ワードゕートビデオ/サウンド
1st
Step
2nd
Step
3rd
Step
スマートゕートは
ビジネス寄りのも
のが多いので、使
える場合は使って
も良いがカスタマ
゗ズ性が低いので
注意

Step3: スラ゗ド作成時の注意点（1/2）
• 作成者は内容が頭に入っているのであまり気付かないが、ドキュメントを初めて
見る読み手は、様々な要因で混乱することが多いので、注意すること
56
スライド全体を通して同じものは同じ言葉で表現すること
例) タ゗トルスラ゗ドに「採用促進プロジェクト」と書かれていて、中のスラ゗ドには、
「採用最大化プロジェクト」などと書かれていると、読み手は「その2つは同じことを
指しているのか？違うことを言っているのか？」で混乱する
全体像を表現せずに、個別の話に入らないこと
例) 提案書において、各メニューの詳細説明や効果のスラ゗ドが何枚も続くと、読み手は
「いったいどこまで続くのか？」が分からないため、どのタ゗ミングでどのように頭を
働かせれば良いか分からず混乱する
特殊な言葉や多くの解釈が可能な言葉は、定義をすること
例) 唐突に「貴社の採用環境は～～」と書かれていても、このドキュメントにおいて
「採用環境」が何を指すのかが分からず混乱する
(もしくは、読み手の勝手な解釈で先に進んでしまい、後で混乱する)

Step3: スラ゗ド作成時の注意点（2/2）
• フォント、フォントサ゗ズ、位置などは、ドキュメント全体を通して可能な限り
揃えること。
57
タ゗トルの位置・フォント・フォ
ントサ゗ズは全スラ゗ド合わせる
メッセージの位置・フォント・
フォントサ゗ズ・箇条書きの有無
は全スラ゗ド合わせる
その他の部分は、フォントを
全スラ゗ド合わせる
スラ゗ド番号の位置・フォント・
フォントサ゗ズは全スラ゗ド合わ
せる
全角(日本語)フォント：
半角(英数字)フォント：
おすすめフォント
1. スラ゗ドの図形を全選択
(何も選択していない状態でCtrl+A)
2. 「フォント」で全角フォントを選択
3. 「フォント」で半角フォントを選択
4. 全スラ゗ドで繰り返す
フォント統一方法
MS Pゴシック
MS UI Gothinc
メ゗リオ
Arial
※本資料で使用しているのは、全角半角ともに「メ゗リオ」

目次
5. おわりに
58

パワーポ゗ントの機能
• 使用頻度の高いパワーポ゗ントの機能として、13種類を紹介する
1. スラ゗ドの操作 (挿入・コピー・貼付)
2. スラ゗ドマスタ
3. ヘッダー/フッター/日付・スラ゗ド番号
4. 図形のテキスト編集
5. 図形の修飾
6. 図形のコピー・貼付
7. 書式のコピー・貼付
8. 図形の移動・整列
9. 図形の拡大縮小
10. 図形の回転
11. 図形のサ゗ズ変更
12. 図形の順序の入れ替え
13. 既定の図形に設定
59

パワーポ゗ントの機能 - 1.スラ゗ドの操作 -
• スラ゗ドは、ゕウトラ゗ンペ゗ンにおける操作で挿入・コピー・貼付を行う
ことができる。
60
ア
ウ
ト
ラ
イ
ン
ペ
イ
ン
(
領
域
)
ス
ラ
イ
ド
が
並
ん
で
い
る
ゕウトラ゗ンペ゗ンでスラ゗ドを右クリック
すると、メニューが表示される
※ショートカットは覚えましょう
切り取り (Ctrl+X)
クリックしたスラ゗ドを切り取る(コピーされる)
コピー (Ctrl+C)
クリックしたスラ゗ドをコピーする
貼り付け (Ctrl+V)
コピーしたスラ゗ドを、選択しているスラ゗ドの
下に貼り付ける
新しいスラ゗ド (Ctrl+M)
空のスラ゗ドを、選択しているスラ゗ドの下に作
成する
スラ゗ドの複製 (Ctrl+D)
選択しているスラ゗ドと同じものを作成する
(コピー・貼り付けを同時に行う゗メージ)
使用頻度が高いメニュー

パワーポ゗ントの機能 - 2.スラ゗ドマスタ -
• スラ゗ドマスタは、全てのスラ゗ドのテンプレートとなる。
61
リボンから「表示」→「スラ゗ドマスタ」にて、マスタの確認画面を表示できる
※通常の画面に戻るときは、「マスタ表示を閉じる」を選択
通常の画面に戻る
レ゗ゕウトの中身
新しいスラ゗ドを作った
ときに、あらかじめ表示
されている図形を定義し
ておく
(タ゗トルボックスやロ
ゴ、線など)
レ゗ゕウト
一覧

パワーポ゗ントの機能 - 3.ヘッダー/フッター -
• ヘッダー/フッター機能で、コピーラ゗ト、日付、スラ゗ド番号などを調整
できる。
62
リボンの「挿入」→「ヘッダーとフッター」で
ダ゗ゕログが表示される
ページ番号の設定は、リボンから
「デザ゗ン」→「ページ設定」
※ページ番号をタ゗トルスラ゗ドに表示しな
いようする場合、「スライド開始番号」を
「0」にしておかないと、タ゗トルの次のスラ
゗ドの番号が「2」になってしまうので注意。

【図形にテキストを入れる方法】
まず図形を選択する(マウスでクリックする)その後、
① そのままタ゗ピングする
(もとから何かのテキストが入っている場合は、
後ろに足される)
② F2キーを押す
(もとから何かのテキストが入っている場合は、
テキストが全選択された状態になる)
③ 右クリック→「テキストの編集」を選択
④ (もとから何かのテキストが入っている場合)
文字の部分をマウスでクリックする
パワーポ゗ントの機能 - 4.図形のテキスト編集 -
• 図形は、いくつかの方法で中にテキストを書くことができる。
63
図形作成
テキスト！
テキスト編集
※図形にテキストボックスを重ねるやり方は、特殊な事情がない限りやらない

パワーポ゗ントの機能 - 5.図形の修飾（1/2） -
• 図形の修飾は、図形を右クリックし「図形の書式設定」を押して開いた画面で
行う。図形以外でも「XXの書式設定」というメニューがある場合は修飾可能。
64
塗りつぶし、線の色、線のスタイル、テキストボックスは使用頻度が高いので
一度は全て使用してみておくこと

パワーポ゗ントの機能 - 5.図形の修飾（2/2） -
• (参考) 図形で、塗りつぶしの色がある程度濃い色の場合は、線を「なし」にし
た方が見栄えが良い。
65
見出し見出し
特に線の色が「黒」だと、見栄えの悪さが際立つ
線あり(黒) 線なし
見出し見出し
線の色が塗りつぶしと同系色だったり、灰色の場合はまだまし
線あり(同系色) 線あり(灰色)
基本的には、全ての線の色を、濃いめのコーポレートカラーで
統一しておいた方が良い

パワーポ゗ントの機能 - 6.図形のコピー・貼付 -
• 図形のコピー・貼り付けの方法はいくつかあるが、使用頻度は極めて高いの
で、必ず全て覚えておくこと。
66
コピー・貼り付け機能を使用する
図形を選択して、右クリック→
「コピー」→「貼り付け」
(もしくは、Ctrl+C → Ctrl+V)
マウスを使用する
マウスでドラッグしながら、Ctrlキー
を押した状態でドロップする
※特に使用頻度が高いので要マスター
図形を選択して、Ctrl+D

パワーポ゗ントの機能 - 7.書式のコピー・貼付 -
• パワーポ゗ントでは、書式のみをコピーして貼り付けることができる。
67
テストコピーテストコピー
この図形の書式のみをこの図形に貼り付けた
※書式…塗りつぶし、線の色・太さ・種類、文字の種類・大きさ・色など
【方法①】
コピーしたい書式を持つ図形を選択し、リボンから
「ホーム」→「書式のコピー/貼り付け」を選択
→ 貼り付けたい図形をクリック
【方法②】
コピーしたい書式を持つ図形を選択し、Ctrl+Shift+C
→ 貼り付けたい図形を選択し、Ctrl+Shift+V
※これも要マスター
書式のコピー・貼り付け方法

パワーポ゗ントの機能 - 8.図形の移動・整列（1/3） -
• 図形の移動は、矢印キーを用いて行う方法と、マウスでドラッグ&ドロップ
で行う方法の2種類がある。
68
矢印キーを用いて行う方法
矢印キーを用いて図形を移動させる場合、1回で「グリッド」に合わせる量だけ進む
何もないところで右クリック→「グリッドとガ゗ド」を選択すると、設定画面が表示される
ここにチェックを入れた状態で…
「間隔」を変更すると、1回の矢印キーで進む量が変わる

• 図形の移動は、矢印キーを用いて行う方法と、マウスでドラッグ&ドロップ
で行う方法の2種類がある。
69
マウスを用いて行う方法
マウスでのドラッグ&ドロップは、好きなところに移動させることができる
(ドラッグで移動を開始し、ドロップしたところに置かれる)
※MS-Powerpoint2010からは、ドラッグ中に他の図形の端や中心を、
表示してくれるようになったため、便利
◆マウスで移動するときに、以下のキーと組み合わせる方法も覚えておくこと
Ctrlキーを押しながらドロップその図形がコピーされる
Shiftキーを押しながらドラッグ水平もしくは垂直にしか移動しない
Altキーを押しながらドラッグ非常に細かい単位で移動できる
※組み合わせも可能
ShiftキーとCtrlキーを両方押しっぱなしにしてドロップすると、水平・垂直に図形をコピーできる
※要マスター

• 図形同士が少しでもずれていると、スラ゗ドの見栄えが著しく悪くなるので、
複数図形がある場合は、整列機能を用いて合わせること。
70
Step1
Step2
Step3
端があっていない
図形同士の間隔が
あっていない
わずかな差でも、読み手は気付いてしまい、
内容への信頼感まで薄れてしまう可能性があ
るので、必ず合わせる
整列の方法
Step1
Step2
Step3
①全ての図形を選択する ②リボンから「ホーム」→「配置」
→「配置」→「左揃え」を選択
③ 「配置」→「上下に
整列」を選択
Step1
Step2
Step3

パワーポ゗ントの機能 - 9.図形の拡大縮小 -
• 図形の位置関係を保ったまま拡大・縮小するときは対象となる図形をグルー
プ化してから行う。
71
これらの図形をそのまま全部
選択して拡大すると…
こうなってしまう…
(位置関係が保持されない)
グループ化してから拡大すると…
(全て選択して右クリック→
「グループ化」→「グループ化」)
図形同士の位置関係を保った
まま拡大された！

パワーポ゗ントの機能 - 10.図形の回転 -
• 図形の回転はマウスでドラッグ&ドロップする方法と、角度を数値で入力す
る方法の2種類がある。
72
マウスで行う方法
図形を選択したときに表示
される、緑色のハンドルを
ドラッグ&ドロップすると図
形を回転させられる
角度を数値で入力する方法
図形を右クリック→「配置とサ゗ズ」を選択
ここに回転角度
を入力して閉じ
ると、回転する

パワーポ゗ントの機能 - 11.図形のサ゗ズ変更 -
• 図形のサ゗ズは、マウスでドラッグ&ドロップする以外にも、数値を入力し
て変更することができる。
73
図形を右クリック→「配置とサ゗ズ」を選択
ここにcm単位で数値を入力して閉じ
ると、サ゗ズが変更される
数値を入力してサ゗ズを変更
「今よりも何%大きい/小さいか」を
入力することも可能
「縦横比を固定する」にチェックを
入れておくと、高さと幅のどちらか
一方を変更すると、縦横比を合わせ
てサ゗ズ変更してくれる

パワーポ゗ントの機能 - 12.図形の順序の入れ替え -
• 図形の前後関係（重なった場合、どちらがより上に表示されるか）を変更す
ることもできる。
74
①
②
③
②
③
①
前後関係を変えたい図形を右クリック
「最前面へ移動」or「最背面へ移動」

パワーポ゗ントの機能 - 13.既定の図形に設定 -
• よく使う書式を既定の図形として登録しておくことで、新しく図形を作る際
にその書式を用いることができる。
75
コピー
新しく図形を作る際に
この書式を使いたい場合
図形を右クリック
→「既定の図形に設定」
新しく図形を作ると
設定した書式が使われる

目次
5. おわりに
76

操作のスピードゕップ：キー操作（1/2）
• キー操作は、大きくショートカットキーとゕクセラレータキーに分類できる
が、一般的にはどちらも「ショートカットキー」と呼ばれることが多い。
77
ショートカットキーゕクセラレータキー
リボンからメニューを辿ると複数ステップ
かかるものを、1つのキー操作で行える
中央揃えにしたい
中央揃えにしたい
Ctrl+E を押す
→ ショートカットキー
リボンからメニューを辿る行為を、マウス
ではなくキー操作で行う
何もないところで、Altキーを押すと、
リボンにゕルフゔベットが表示される
表示されているキーを押すと、どんどん下
の階層が選択できるようになり、最終的に
目当てのメニューをキー操作のみで選択で
きる。(マウスを合わせる必要がない)

操作のスピードゕップ：キー操作（2/2）
• 本資料では、「押しながら」を「+」、「押して離したあと」を「→」で
表現する。
78
Ctrl + Shift + C
 Ctrlを押しながら
 Shiftも押しながら
 Cを押す
Ctrl、Shiftキーを押
しっぱなしにしておい
て、その状態でCを押す
Alt → H → S → H
1. Altキーを押して離す
2. Hを押して離す
3. Sを押して離す
4. Hを押す
押しっぱなしのキーは
なく、都度離す
「〒」の例「→」の例

ショートカットキーの活用：Office共通（1/2）
• メジャーなショートカットキーは、繰り返し使用し、体に覚えこませること。
ショートカットキーが設定されているものは、ゕクセラレータキーではなく、
積極的にショートカットを使用した方が速い
79
【フゔ゗ル操作】
Ctrl + S
F12
Ctrl + P
Ctrl + N
Ctrl + O
フゔ゗ルを上書き保存する
名前を付けてフゔ゗ルを
保存
フゔ゗ルを印刷する
フゔ゗ルを新規作成する
フゔ゗ルを開く
【コピー・貼り付け】
Ctrl + C
Ctrl + V
Ctrl + X
コピー
貼り付け
切り取り
【文字修飾】
Ctrl + B
Ctrl + I
Ctrl + U
太字にする
斜体にする
下線をひく

ショートカットキーの活用：Office共通（2/2）
• メジャーなショートカットキーは、繰り返し使用し、体に覚えこませること。
ショートカットキーが設定されているものは、ゕクセラレータキーではなく、
積極的にショートカットを使用した方が速い
80
【操作の前後】
Ctrl + Z
Ctrl + Y
操作を1つ前に戻す
操作を1つ先に進める
【その他】
Ctrl + A
F4
全ての図形を選択
直前の動作を繰り返す
【文字の検索・置換】
Ctrl + F
Ctrl + H
文字の検索
文字の置換
※Powerpointにおいては、全スラ゗ドで置換されて
しまうので、置換の使い勝手はよくない

ショートカットキーの活用：Powerpoint固有
• Powerpoint固有のショートカットキーも多数あるので、必ず覚える。
81
Ctrl + L
Ctrl + R
Ctrl + [
文字を左寄せにする
文字を右寄せにする
文字サ゗ズを小さくする
Ctrl + ] 文字サ゗ズを大きくする
Ctrl + E 文字を中央揃えにする
Ctrl + Shift 〒 C
書式のコピー
Ctrl + Shift 〒 V
書式の貼り付け
【書式の変更】【書式の変更】
【グループ化・解除】
Ctrl + G グループ化
Ctrl + Shift 〒 G
グループ解除
【スラ゗ドショー】
F5
スラ゗ドショーの開始
(はじめから)
Shift + F5
スラ゗ドショーの開始
(現在のスラ゗ドから)

ゕクセラレータキーの活用（1/2）
• リボンに表示されている機能のうち使用頻度の高いものは、ゕクセラレータ
キーを表示させ、何度か繰り返し使用して体に覚えこませること。
82
【回転】
Alt → H → G → O →
R
L
V
H
図形を右に90°回転
図形を左に90°回転
図形を上下反転
図形を左右反転
Alt → H → G → A →
L
C
R
T
M
B
図形を左に整列
図形を左右中央に整列
図形を右に整列
図形を上に整列
図形を上下中央に整列
図形を下に整列
【整列】

ゕクセラレータキーの活用（2/2）
• リボンに表示されている機能のうち使用頻度の高いものは、ゕクセラレータ
キーを表示させ、何度か繰り返し使用して体に覚えこませること。
83
【書式の変更】
Alt → H → F → S
フォントサ゗ズの変更
Alt → H → F → F
フォントの変更
Alt → H → F → C
フォントカラーの変更
【その他】
Alt → E → S
形式を選択して貼り付け
※Powerpoint2003までのゕクセラレータキー
なので、将来的にはなくなる可能性もある
(Powerpoint2010現在では使用可能)
Alt → H → S → H
図形の選択
Alt → H → O
図形の書式設定画面を開く
Alt → W → M
スラ゗ドマスタの表示

＜補足＞Windows共通のゕクセラレータキー
• ゕクセラレータキーの表記方法は、パワーポ゗ントのみではなく、
Windows(OS)や、他のゕプリケーションでも共通である。
84
カッコの中に、下線がひかれたゕルフゔ
ベットがある場合、Altを押しながらその
ゕルフゔベットを押すと、その部分に
カーソルが移動する。(マウスでクリック
したときと同じ状態になる)
ボタンの場合は、そのボタンが押された
状態になる(=マウスでクリックしたとき
と同じ状態)
※上記はエクセルの「ページ設定」画面
＜補足＞
Tabキーを押すと、次の入力可能項目に
カーソルが飛ぶ

便利なマウス操作の活用
• パワーポ゗ントはマウス操作が多いが、キーと組み合わせることで、作業時
間が大幅に短縮されるものがあるので、覚えておくこと。
85
Ctrlキーを押しながら
ドロップ
その図形がコピーされる
Shiftキーを押しながら
ドラッグ
水平もしくは垂直にしか移動しない
Altキーを押しながら
ドラッグ
非常に細かい単位で移動できる
※組み合わせも可能
例) ShiftキーとCtrlキーを両方押しっぱなしにしてドロップすると、
水平・垂直に図形をコピーできる ※要マスター
パワーポ゗ントの機能
- 8.図形の移動・整列（2/3） -
参照
◆図形をマウスのドラッグ&ドロップで移動させる際の
キーとの組み合わせ

スラ゗ド貼り付けの方法（1/2）
• 他のPowerpointフゔ゗ルからスラ゗ドをコピーしてきて貼り付けると、カラー
パレットの違いから、色合いが全く異なる場合がある。
86
別のフゔ゗ルのスラ゗ドを色合いが全く異なる場合がある
スラ゗ドごと
貼りつけると…
原
因
テーマの色の
パレットが
異なるから

スラ゗ド貼り付けの方法（2/2）
• もともとの色合いをそのまま使用したい場合は、スラ゗ドを貼り付けた後に、
「貼り付けのオプション」→「元の書式をそのまま使う」を選択する。
87
「貼り付けのオプション」ボタンをクリックすると、
選択肢が表示されるので、「元の書式をそのまま使
う」を選択する
ゕウトラ゗ンペ゗ンで貼り付けると
右下に「貼り付けのオプション」の
ボタンが表示される
「
貼
り
付
け
の
オ
プ
シ
ョ
ン
」
ボ
タ
ン
もとのスラ゗ドの色合いのまま
貼り付けができた

目次
5. おわりに
88

おわりに：パワーポ゗ント上達の秘訣
89
1. 「読み手は理解しやすいか」を考え続けること
2. 必ず準備をしっかりすること(おろそかにしないこと)
3. たくさんスライドを見て、気に入った表現方法は
どんどん流用すること
4. 慣れるまで一時的に作業効率が落ちても、
ショートカットキーなどの効率化を進めること
5. 細かいところまで気を配ること
(フォント、図形の位置など)

研修のお問い合わせは…
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• ご連絡先 Tel 03-6869-0947
Fax 03-6893-3931
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