Government of Himachal Pradesh, 

Technical Education, Vocational & Industrial Training Department. 
No. STV(TE) A(3)1/87        Dated: Shimla‐2   the2nd  November 1993. 

In exercise of the powers conferred by section 31 read with section 15 of the Himachal Pradesh 
Takniki Shiksha Board pleased to make the following  Regulations:‐ 

SHORT TITLE:  These regulations may be called the Himachal Pradesh Takniki Shiksha 
Board Regulations, 1993. 

DEFINATIONS:  1. in these regulations, unless the subject or context otherwise requires:‐ 

(a) “Act”  means  the  Himachal  Pradesh  Takniki  Shiksha  Board  Act,  1986 
(14 of 1986) 
(b) “Committee” means a committee as may be constituted by the Board 
under section 29 of the Act; 
(c) “Curriculum” means the syllabus, scheme of examinations, semesters, 
vocations and Preparatory holidays taken together; 
(d) “Department”  means  the  Department  of  Technical  Education 
Vocational and Industrial Training, Himachal Pradesh; 
(e) “Guardian” means the natural or legal guardian or a person approved 
by the Head of Institution concerned as the guardian of a student for 
the purpose of these regulations; 
(f) “Head of the Institution” means the Principal of Polytechnic, Junior 
Technical School for Boys and             Industrial Training for women 
and such other Institutions as may be recognized by the Board; 
(g) “Industrial  Training  Institute/Industrial  School  for  Boys”  means  an 
educational  Institution  preparing  candidates  for  National  Trade 
Certificates/ State trade Certificates approved by Government of India 
or  by the  State  Government,  as  the  case  may  be,  and  recognized  by 
the Board for such purpose; 
(h) “Junior Technical School” means an educational Institution preparing 
candidates  for  the  Junior  Technical  School  Part‐I  and  Part‐II 
examinations  or  the  Board  and  recognized  by  the  Board  for  such 
purposes; 
(i) “NCVT”  means  National  Council  for  Vocational  Training  Government 
of  India; New Delhi; 
(j) “Polytechnic”  means  an  educational  Institution  on  preparing 
candidates  for  the  2&3  years  Diploma  Courses  of  the  Board  and 
recognized by the Board for such purposes; 
(k) “Private  Candidate”  means  a  person  seeking  admission  to  an 
examination conducted by the Board and has not, during the session, 
preceding  the  examination,  been  on  the  rolls  of  an  educational 
institution; 
(l) “Private  Institution”  means  an  institution  imparting  technical 
Education, Vocational and Industrial Training and is run and managed 
by a private body affiliated to the Board; 
(m) “Regular Course of Study” means a course of study prescribed by the 
Board for the purpose of any of its examination; 
(n) “Semester”  means  half  of  an  academic  year  i.e.  a  consisting  of  two 
semesters; 
(o) “SCVT”  means  State  Council  for  Vocational  Training,  Government  of 
Himachal Pradesh; and  
(p) “Session” means the period for which an institution is open for studies 
during  the  twelve  months  commencing  with  the  formation  of  new 
classes. 

2. All others words and expressions used in these regulations but not defined herein shall have the 
meanings respectively assigned to them in the Act, and rules made there under. 

3.  TERMS OF MEMBERS OF THE COMMITTEE AND FILLING UP OF VACANCIES‐ 

1.   The terms of co‐opted member shall be one year from the date of his 
co‐option and Co opted member shall be eligible for re‐co‐option. 

2.  If  any  elected  member  of  the  Board  ceases  for  any  reason,  to  be  a 
member of the Legislative Assembly, he shall cease to be a member of 
the board and of a committee, and his office shall become vacant; 

3.  The names of the persons appointed or co‐opted to be the members of 
the committee shall be duly notified by the Board. 

4.  If  the  Board  considers  that  the  continuance  in  Office  of  any  member 
appointed/co‐opted of a committee is not in the interest of the Board, 
the  Board  may  make  an  order  of  termination  his  appointment/co‐
option,  notwithstanding  the  fact  that  the  term  for  which  he  was 
appointed /co‐opted has not expired. 

5.  Any  member  of  a  Committee  may  resign  the  office  by  a  letter 
addressed  to  the  Chairman  and  the  resignation  shall  take  effect from 
the date of acceptance of his resignation by the Chairman. 

6.  In  the  event  of  a  casual  vacancy  occurring  by  reasons  of  death, 
resignation or termination of nomination of a member of or any other 
reason,  such  vacancy  shall  be  filled  by  appointment  or  co‐option,  as 
the  case  may  be,  and  any  person  so  appointed  or  co‐opted  to  fill  up 
such vacancy shall hold office for the term for which it was tenable by 
the person in whose place he has been so appointed or co‐opted. 

7.  In all vacancies which are likely to occur, the Secretary shall place the 
matter before the Board for appointment/co‐option, as the Case may 
be, within three months prior to the date of occurrence of the vacancy, 
and  in  case  where  vacancies  have  already  occurred,  he  shall  do  so 
within a fortnight after the occurrence of the vacancy. 

8.  The name of the outgoing member of the Committee shall be notified 
by the Secretary. 

9.  The  appointment  of  members  of  the  committee  shall  ordinarily  be 
made by the Board in  its annual meeting. Any casual vacancy may be 
filled  up  by  the  Chairman,  and  the  member  so  appointed  shall  hold 
office from the date of appointment till the next meeting of the Board. 

10.  When  a  person  ceases  to  be  a  member  of  the  Board,  he  shall 
automatically cease to be a member of the Committee to which he has 
been appointed by the Board. 

11. Any member of the Committee who fails to attend three consecutive 
meetings without sufficient reasons shall cease to be a member of that 
Committee. 

 MEETING AND QUORUM‐ 4. The quorum for each of the Committee shall not  be less than  ½ of 

the total number constituting the committee; 

    Provided  that  in  an  adjourned  meeting  for  want  of  quorum,  no 
quorum shall be required;  

  Provided  further  that  a  meeting  of  the  Finance  Committee  shall  be 
convened  only  after  ascertaining  the  convenience  of  the  member 
representing the state Finance Department. No meeting of the Finance 
Committee shall be held if the member representing the State Finance 
Department  is  absent.  In  case,  the  member  representing  the  State 
Finance Department sticks to a particular point of view, his views, shall 
be fully brought out in the minutes, the Executive Committee shall not 
act upon the recommendations of the Finance Committee which does 
not  bear  the  concurrence  of  the  representative  of  the  State  Finance 
Department unless the matter has been referred to the State Finance 
Secretary in writing and his approval has been obtained. 

 CONSTITUTION, POWERS AND DUTIES OF THE COMMITTEES: 

  5(1) The  constitution, powers and duties of the following Committee to 
be appointed by the Board under section 29 of the Act shall be as under:‐ 

(A) EXECUTIVE COMMITTEE 

  (1) 

(i) The Executive Committee shall consist of‐ 

  (ii)     the Chairman” 
  (iii)     the Vice‐Chairman; 

(iv)    four members to be appointed by the Board from amongst its 
members;   

(v)  the  Secretary  shall  be  the  member  Secretary  of  the  Executive 
Committee. 

(2)  Subject  to  the  control  of  the  Board,  the  Executive  Committee  shall 
have the following powers and duties:‐ 

(a)  To  provide  or  purchase  lands,  buildings,  furniture,  equipment  etc., 
needed for carrying on the work of the Board; 

(b)  to  hold  control  of  and  administer  the  properties  and  funds  of  the 
Board; 

(c)   to invest, subject to the provisions of the Act, any money belonging to 
the  Board,  including  any  unapplied  income,  in  any  of  the  securities 
described  in  section  20  of  the  Indian  Trust  Act,  1882,  or  in  the 
purchase  of  immovable  properties  in  India  and  shall  have  also  the 
power  of  carrying  such  investment  or  to  deposit  in  any  scheduled 
bank approved in this behalf by the Board or post office, any portion 
of such money not required for immediate expenditure; 

  Provided that no immovable property shall be purchased without the 
prior approval of the State Government; 

(d)  to manage and regulate the finance, accounts and investment of the 
Board; 

(e)  to  administer  any  funds  placed  at  the  disposal  of  the  Board  for  any 
specific purpose ; 

(f)  to  direct  the  form,  custody  and  the  use  of  the  common  seal  of  the 
Board; 

(g)  to consider the budget  estimates of the Board; 

(h)  to  fix  the  number  of  the  clerical  and  class‐IV  posts  on  the 
establishment  of  Board,  their  qualifications  conditions  of  service 
including  appointments,  periodical  dismissals,  leave,  pension 
provident fund and scales of pay and other emoluments; 

(i)  to  sanction,  abolish  or  keep  in  above  any    of  the  posts  on  the 
establishment to create such posts as are necessary; 

(j)  to  delegate  such  of  its  powers  inrespect  of  appointment  of  officers 
and other employees  of the Board as it deems fit to such person or 
authority as it may determine: 

(k)  to award scholarships, prizes and medals as may be recommended by 
the Examination Committee; 
(l)  to  fix  the  rates  of  remuneration  and  honorarium  for  various  type  of 
work  connected  with  examinations  on  the  recommendations  of  the 
Examination Committee; 

(m) to fix the rates of remuneration and prizes to the writers of synopsis 
and  to  the  reviewers  of  the  text  books  on  the  recommendations  of 
Curriculum Committee; 

(n)  to incur non recurring expenditure by re‐appropriation from one sub‐
head to another in the same major heads and. 

(o)  to undertake the printing of text books, as and when necessary. 

(B) FINANCE COMMITTEE 
(1) The finance committee shall consist of:‐ 
(i) The Chairman; 
(ii) The Vice‐Chairman; 
(iii) The  Finance  Secretary  to  the  Govt.  of  Himachal  Pradesh  or  his 
representative not below the rank of Joint Secretary; 
(iv) Two  members  to  be  appointed  by  the  Board  from  amongst  its 
members under sub‐clause(i) to (VIII) of clause I, sub clause(X) to (XV) 
of clause III, sub‐clause (XVI) of clause (IV) of sub‐section(1) of section 
4 of the Act; and 
(v) One  member  to  be  appointed  by  the  Board  from  amongst  its 
members under sub‐clause (ix) of clause II of sub‐section (1) of section 
4 of the Act; and 
(vi) The  Secretary  shall  be  the  Member  Secretary  of  the  Finance 
Committee. 
(2) The Powers and duties of the Finance Committee shall be:‐ 
(a) To  frame  the  annual  budget  to  be  placed  before  the  Executive 
Committee; 
(b) To make recommendations to the Executive Committee on all matters 
having financial implications and in particular about:‐ 
(i) Revision  or  grant  of  fresh  pay  scales,  allowances,    special  pays, 
honoraria, rewards or other payments to staff; 
(ii) Revision of financial powers of the functionaries of the Board; 
(iii) Creation or up gradation of posts; 
(iv) Purchase of vehicles; and 
(v) Hiring of any new accommodation for the first time; and 
(3) A  meeting  of  the  Finance  Committee  shall  be  convened  only  after 
ascertaining the convenience of the member representing the   State 
Finance  Department.  No  meeting  of  the  finance  committee  shall  be 
held  if  the  member  representing  the  State  Finance  Department  is 
absent  in  case  the  member  representing  the  Finance  Department 
sticks to a particulars point of view, his views shall be fully brought out 
in  the  minutes.  The  Executive  Committee  shall  act  upon  a 
recommendation of the Finance Committee which does not bear the 
occurrence  of  the  presentative  of  the  State  Finance  Department, 
unless the matter has been referred to the Secretary, Finance to the 
Government  of  Himachal  Pradesh  in  writing  and  his  approval 
obtained. 
(4) To  examine  the  proposals  of  new  expenditure  and  to  advise  the 
Executive Committee thereon. 
 
(C) EXAMINATION  COMMITTEE (Revised constitution of this  Committee by 
the Board of Directors in its 45th meeting held on 16.05.2011 
under item No. :6☺ 
 
(1) The examination committee shall consist of:‐ 
(i) Secretary of the H.P.Takniki Shiksha Board    ‐‐‐ Chairman. 
(ii) One Principal from the Govt. Polytechnics     ‐‐‐Vice‐Chairman. 
Of the State.             
(iii) One Head of Department from the Govt.    ‐‐‐Member. 
Polytechnics of the State. 
(iv) 03 members          ‐‐‐Members. 
(i) Two Senior Lecturers/ Lecturers working on regular 
       Basis with a minimum experience of 05 years. 
(ii) One Senior Principal from the Industrial Training  
      Institutions of the State. 
(v) Two subject experts in the field of concerned ‐‐‐ Subject Experts. 
Discipline/ subject. 
                             Deputy  Secretary  shall  be  the  Member  Secretary  of  the  Examination 
Committee.  
                      
(2) Subject to the control of the Board, the Examination Committee shall 
have the following powers and duties, namely:‐ 
(a) To  suggest  ways  and  means  to  control  the  examinations  to  be 
conducted by the Board; 
(b) To recommend the centers and dates for each examination; 
(c) To  lay  down  instructions  to  be  issued  to  the  candidates, 
superintendents of examination centers, examiners and others; 
(d) To  prescribe  form  of  application  to  be  filled  in  by  the  candidates 
applying for permission to appear at the examination for Pre‐Entrance 
test  and  the  forms  of  certificates  and  diplomas  granted  to  the 
successful candidates; 
(e) To recommend the duration of written tests in different subject after 
receiving recommendations from the Curriculum Committee. 
(f) To  propose  the  minimum  pass  marks  and  maximum  marks  for  each 
subject  after  receiving  the  recommendations  from  the  Curriculum 
Committee. 
(g) To  propose  rates  of  honorarium  for  paper  setters.  examiners, 
moderators, tabulators, checkers etc. 
(h) To  recommend  scholarships  ,  prizes,  such  as  medals  etc.  to  the 
meritorious students; 
(i) To propose the opening and closing of centers of examinations; 
(j) To suggest the mode of conducting oral and practical tests, if any; 
(k) To  deal  with  all  complaints  relating  to  question  papers  set  for  the 
examination; 
Provided that no complaint shall be entertained unless it is made 
by a Head of recognized institution and is received in the office of the 
Board  within  10  days  of  the  date  of  release  of  the  question  papers 
complained against; 
(l) To  consider  all  other  matters  arriving  out  of  the  conduct  of 
examination and to make recommendations where necessary, to the 
Board; 
(m) To lay down criteria for the award of grace marks, if any; and 
(n) To scrutinize applications for recognition of the institutions. 
 
(D) CURRICULUM  COMMITTEE 
(1) The curriculum committee shall consist of:‐ 
(a) The Chairman 
(b) The Vice‐Chairman;. 
(c)  One member to be appointed by the Board from amongst its member 
under sub‐clause(xiii) of clause III of sub‐section(1) of section 4 of the 
Act; 
(d) Three  members  to  be  appointed  by  the  Board  from  amongst  its 
members  under  section  4  except  the  member  mentioned  in  sub‐
clause (c) above; and 
(e) Two specialists of the relevant subject; and 
(f) The  Secretary  shall  be  the  Member  Secretary  of  the  Curriculum 
Committee. 
(2) The powers and duties of the Curriculum Committee shall be:‐ 
(a) To recommend curriculum for the Board’s examinations; 
(b) To  consider  proposals  for  the  introduction  of  new  subjects  and  the 
exclusion of existing subjects, if any; 
(c) To lay down the standards of instructions in the institution preparing 
students to appear at examinations conducted by the board; 
(d) To  propose  the  time  to  be  allotted  to  written  tests/examinations  in 
different papers. 
(e) To  recommend  the  maximum  marks  for  each  written  or  practical 
test/examination  and  to  prescribe  the  minimum  pass  marks  for  each 
subject; 
(f) To  recommend  to  the  Board  measure  for  the  promotion  of 
intellectual,  physical,  moral  and  social  welfare  of  the  students  in 
recognized  institutions  and  to  prescribe,  supervise  and  control  the 
conditions of residence, health and discipline of the students; 
(g) Recommend to the Board refresher courses lectures, demonstrations, 
educational  exhibition  and  such  other  measures  as  are  necessary  to 
maintain and improve upon the standard of education; 
(h) To  recommend  rates  of  remuneration  and  prizes  to  the  writers  of 
synopsis and the reviewers of text books and; 
(i) To  draw  up  the  curriculum  of  the  courses  well  before  the 
commencement of the session/semester for which they are intended 
to be prescribed. 
(3) The  recommendations  finally  made  by  the  committee  shall  no 
submitted to the Board at its next meeting. 
(4) If  the  Board  is  of  the  opinion  that  a  recommendation  made  by  the 
committee  requires  reconsideration,  it  may  refer  the  matter  back  to 
the committee and after considering the views of the committee upon 
the reference, the Board shall decided the matter. 
(5) The recommendations as finally approved by the Board shall be made 
available well before the commencement of the session/semester. 
 
(E) APPOINTMENTS  COMMITTEE 
(i) The Appointments committee shall consist of:‐ 
(a) The Chairman; 
(b) The Vice‐Chairman; and 
(c) One  member  to  be  appointed  by  the  Board  from  amongst  its 
members. 
(ii) The Secretary of the Board shall be the Member Secretary of the 
Appointment Committee. 
(iii) Powers  and  duties  of  the  appointment  committee  shall  be  to 
consider  and  recommend  proposals  for  the  appointment  of 
various  categories  of  personal,  except  class‐II,  in  the  board  and 
such other matters as may be referred to it by the board. 
 
6. THE MANNER AND CONDITIONS OF CONFERMENT OF CERTIFICATE AND DIPLOMAS 
           
(1) On  successful  completion  of  diploma  and  certificate  courses  in 
Polytechnics  and  Junior  Technical  Schools,  the  students  shall  be 
awarded diplomas and certificates by the board. 
(2) The  trainees  of  Industrial  Training  Institutes,  Industrial  Training 
Institutes  for  women,  Industrial  School  for  boys  and  private 
candidates  qualifying  under  craftsman  Training  Scheme,  shall  be 
awarded  National  Trade  Certificates  by  the  Secretary,  NCVT, 
Government  of  India,  New  Delhi  and  the  Secretary  SCVT,  Govt.  of 
Himachal Pradesh. 
(3) The  apprentices  engaged  under  the  apprenticeship  Act,1961  as 
amended from time to time qualifying in the National Apprenticeship 
Examination, shall be awarded National Apprenticeship certificates by 
the  Secretary,  NCVT,  Government  of  India,  New  Delhi;  and  the 
Secretary SCVT, Government of Himachal Pradesh. 
(4) The  trainees  qualifying  under  SCVT  examination  shall  be  awarded 
state  Trade  Certificates  by  the  Secretary,  SCVT,  Government  of 
Himachal Pradesh and the Secretary of Board. 
(5) All the Diplomas and certificates issued by the Board, NCVT and SCVT 
will  stand  automatically  recognized  by  the  Government  of  Himachal 
Pradesh for the purpose of employment in the sub ordinate services. 
 
 
 
7. CONDITIONS FOR AFFILIATION OF INSTITUTIONS 
 
(1)  The  conditions  for  affiliation/recognition  of  institution  by  the  Board 
under section 15 of the Act shall be as under:‐ 
(i)  The  Institution  should  fulfill  the  standards  in  respect  of  the  space, 
building,  equipment,  staff  and  institutional  material  as  laid 
down/prescribed  by  All  India  council  for  the  Technical 
Education/Northern  Regional  committee  of  the  Ministry  of  Human 
Resources Development Govt. of India/National Council of Vocational 
Training/State Council of Vocational Training; 
(ii)  the Institution should follow courses of study prescribed by the Board; 
(iii)  the  Institution  should  have  satisfactory  discipline  and  congenial 
atmosphere for teaching and learning; and 
(iv) the affiliation of Industrial Training Institute/Industrial School for boys 
will continue to be governed as laid down by the Ministry concerned 
of  the  Government  of  India  and  shall  be  dealt‐with  by  the  Director 
Technical  Education,  Vocational  and  Industrial  Training,  Himachal 
Pradesh, under intimation to the Board. 
(2) The  Board  can  refuse  or  withdraw  affiliation  of  an  institution  under 
provision of the section 13(2) (v) and (vi) of the Act. 
AMENDED  VIDE  SUPPLEMENTARY  ITEM  NO.  1    IN  THE  42ND  BOARD  MEETING 
HELD ON  29.06.2009: 
(i) In future, the first inspection of newly established polytechnics shall 
be  conductged  by  the  committee  constituted  by  the  Director, 
Technical  Education  ,  H.P.  with  one  member  from  the  H.P.  Takniki 
Shiksha Board. The Board will not conduct separate inspections.    
(ii) The polytechnics getting the AICTE approval  and approval of the T.E. 
Deptt. Shall be granted affiliation by H.P. Takniki Shikha Board upon 
receiving written intimation from the Director, Technical Education, 
H.P. 
(iii) The  Board  Office  will  continue  to  charge  affiliation  fee  from  new 
polytechnics at the rates already approved by the Board.      
 
In view of above, the members decided that for 2009‐10  only those 
Polytechnics  approved  by  the  SLC  of  the  T.E.  Deptt.  Should  be 
granted affiliation.  
 
AMENDED VIDE  ITEM NO. 2.11  IN THE 45th BOARD MEETING HELD ON  16.05.2011: 
 
The Board decided that before granting affiliation/ renewal of affiliation, the members 
from  the  Board  Office  and  from  the  Department  of  Technical  Education  may    be 
appointed  jointly  to  form  the  Inspection  Teams  to  verify  the  availability  of 
infrastructure, faculty members etc. as per the norms prescribed by the All India Council 
for  Technical  Education/  Pharmacy  Council  of  India  in  the  Government/  Private 
Polytechnics of the State by designing the proforma.  
 
8. COURSES OF STUDY, OPENING NEW COURSES AND REVISION REVIEW OF EXISTING COURSES‐ 
  1.   the  courses  of  study  to  be  prescribed  for  certificate  and  diploma 
examination,  opening  new  courses  and  revision  and  review  of  the 
existing courses shall be regulated as under:‐ 
(i) The  courses  of  study  in  various  disciplines  in  Polytechnic  shall 
continue  to  be  governed  as  may  be  laid  down  by  Northern  Regional 
Committee of the Ministry concerned of the Government of India ; 
(ii) The Board shall have powers to review and revise the existing courses 
of study on the recommendations of its Curriculum Committee; 
(iii) The Board shall have powers to introduce new courses of study as per 
needs  of  the  state  on  the  recommendations  of  its  Curriculum 
Committee; 
(iv) The  opening  new  courses  in  Industrial  Training  Institute/industrial 
School  for  boys  shall  continue  to  be  governed  as  laid  down  by  the 
Government of India and the Director Technical Education, Vocational 
and Industrial Training, Himachal Pradesh under intimation on to the 
board; 
2.  Not‐with  standing  any‐thing  contained  in  these  regulations,  the 
curricula  of  the  existing  courses  of  study  of  the  State  Board  of 
Technical  Education,  Haryana,  in  various  disciplines  shall  continue  to 
be followed in the Himachal Pradesh Polytechnic and Junior Technical 
School till the Board does not frame its own curricula. 
 
       The Board is approving and  implementing its own curriculum in the 
various disciplines running   in the State Polytechnics. The Composite  
Curriculum  Development  Cell  (  CCDC)  established  in  the  Directorate 
of  Technical  Education  is  designing  the  new  curricula  as    per  the 
needs of this State and thye same is approved and implemented by 
the Board.  
  
9.  Subject  to  all  the  economic  instructions  or  any  other  instructions 
relating to financial matters which are issued by the State Govt. from 
time  to  time  especially  in  the  Departments  of  personnel,  Technical 
Education Department and Finance Department and applicable to the 
Boards and corporations shall be meticulously and strictly obeyed, the 
Board shall have the following financial powers, namely:‐ 
(i) To  purchase  of  vehicles  subject  to  written  sanction  of  the  Finance 
Department; 
(ii) To  hire  accommodation  on  the  recommendations  of  the  Finance 
Committee  after  following  the  procedure  laid  down  by  the  Finance 
Department for the purpose, and; 
(iii) To  recruit  staff  to  be  paid  from  the  contingencies  with  the  prior 
written sanction of the Finance Department. 
FINANCIAL POWERS OF THE OFFICERS OF THE BOARD. 
10.  Subject to the provisions contained in rule 9 the officers of the Board 
shall not:‐ 
 
(i) Sanction  any  expenditure  which  involves  the  introduction  of  a  new 
principal  or  practice  likely  to  lead  to  the  increased  expenditure,  in 
future, without the prior approval of the Board; 
(ii) Sanction  any  expenditure  without  observing  general  or  special 
directions which the Board may issue from time to time; 
(iii) Incur  any  expenditure  unless  funds  are  made  available  by  the  Board 
to  meet  the  expenditure  by  the  valid  appropriation  or  re‐
appropriation; 
(iv) Appropriate  or  re‐appropriate  funds  to  meet  the  expenditure  which 
has  not  been  sanctioned  by  the  authority  competent  to  sanction  it; 
and 
(v) Appropriate  or  re‐appropriate  funds  to  meet  the  expenditure  on  a 
new  service,  not  contemplated  in  the  budget,  as  approved  by  the 
board. 
FINANCIAL POWERS OF THE CHAIRMAN AND SECRETARY 
11. The Chairman and the Secretary shall exercise the following financial 
powers, Namely:‐ 
 
 

Item of Expenditure  Powers  of  the  Chairman  Powers  of  the  Secretary 

(Revised)  (Revised 

Recurring contingent expenditure  Upto  Rs. 20000/‐ per  Up to Rs.5000/‐ per annum 

annum in each case  in each case 

Non recurring contingent  Full powers  Rs. 20000/‐in each case 

expenditure 

Fixture and Furniture and Furnishing Full powers Rs. 5000/‐in each case

a‐Freight/carriage Charges  Full powers  Rs. 5000/‐in each case 

b‐Demurrage Charges     

  Rs. 2000/‐in each case 

Rs. 10000/‐in each case.   

Instruments minor equipment and  Rs. 10000/‐in each case.  Rs. 2000/‐in each case. 

apparatus (including clock) and 
repair there of 

Maintenance upkeep and repairs of  Full powers  Rs. 5000/‐in each case. 

vehicles 

Printing and Stationery  Full powers  Rs. 15000/‐in each case. In 

case of emergent printing 
  the secretary shall from out 
work the press without 
  calling quotations subject to 
limit of Rs. 15000/‐per 
annum subject to 
availability of funds in the 
budget; provided that 
printing press charges do 
not exceed the rates fixed 
by the controller of the 
Printing and Stationery 
Govt. of Himachal Pradesh 
for the similar jobs. 

ii‐ Miscellaneous Printing  Full powers Rs. 5000/‐in each case. In 

case of emergent to do as 
above. 

iii‐ Printing Nationalized Books and  Full powers within budget  ‐‐‐‐

Teachers guide etc.  provision. 

iv‐ Examination answer books.  Full powers Rs.50000/‐ in each case.

v‐ Office Stationery  Full powers Full powers in case of 

stationery purchased from 
controller of printing 
Stationery. 

Local purchasing of 
stationery to meet 
emergent need at a cost 
not exceeding Rs. 5000/‐ in 
each case subject to 
Rs.50000/‐ in a financial 
year. 

vi‐ Purchase of papers of textbooks,  Full powers, subject to  Rs. 10000/‐ in each case. 

examination, answer books etc.  budget provision 

vii‐ Book binding, binding of records. Full powers  Full powers 

viii‐ Machinery and accessories.  Full powers, subject to  Rs.20000/‐ in each case 

budget provision  subject to budget provision. 

Purchase of stores  Full powers Rs. 10000/‐ in each case.

(from Local Market) 
Legal charges.  Full powers  Full powers subject as per 
rates approved by the 
board 

a) Execution of petty works  Full powers  Rs. 20000/‐ in each case. 

and special repairs in buildings 
owned by the Board including     
sanitary fittings ,water supply     
and electric installation in such 
buildings and repairs to such     
installations. 
   
b) Repairs and alternation to 
Full powers  Rs. 5000/‐ in each case. 
hired buildings. 
  Rs. 10000/‐ in each case. 
c) Execution of new works. 
Full powers, subject to  ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 
budget provision 
 

Rubber stamps, office seals and  Full powers Full powers 

insignia. 

TYPEWRITER,DUPLICATORS, 

CALCULATORS ETC.     

i) For purchasing  of   Full powers  Rs. 10000/‐ in each case. 

additional new 
machines.     

ii) Renewals, replacement  Full powers  Full powers 

and repairs.     
iii) Hiring of  typewriters,  Full powers  Full powers 
duplicator. 
 

Bicycle  Full powers  Full powers 

a) Conveyance hire.  Full powers Full powers conveyance 

hire may be reimbursed to 
clerical and class‐IV 
establishment on duty to a 
place at some distance from 
office if the  employees 
concerned is not entitled to 
draw traveling allowance 
under the ordinary rules for 
if summoned outside the 
ordinary hours of duty by 
the special orders of the 
secretary/deputy secretary. 
The conveyance hire shall 
not be granted 
compensatory leave or is 
otherwise entitled to 
receive any special 
remuneration for the 
purpose of the duty which 
necessitated the journey. 

b) Hiring of vehicles for the  Full powers at the approved  Full powers at the approved 

dispatch of examination  rates.  rates. 
material, for use of flying 
squad etc. 

Electric, gas, water, hot & cold  Full powers  Full powers 

weather charges. 
 

i) Hire of furniture for  Full powers  Rs. 5000/‐ in each case. 

examination purpose. 
 
ii) Hire of Office furniture, 
electric fans, heaters,  Rs. 5000/‐ per annum in 
coolers, clothes and call  each case. 
bell.   

Municipal rates and taxes.  Full powers  Full powers 

Postal and telegrams charges, M.O.  Full powers  Full powers 

Commission and bank charges. 

PUBLICATIONS.  Full powers  Full powers 

i) Official publications.     

ii) Non official publication  Full powers  Full powers 

(books), journals, news 
papers, maps etc.     
 

Supply of uniforms, badges and  Full powers  Full powers at scale 

other articles of clothing etc. and  prescribed by the Himachal 
washing charges.  Pradesh Government for 
corresponding employees. 

TELEPHONES AND INTERCOM     
SYSTEM. 
   
i) Installation of new 
telephone  Full powers  ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 

ii) Telephone rental and call     
charges including trunk  Full powers  Full powers 
calls. 
   
iii) Extension of the 
connection,  Full powers  Rs. 20000/‐ per annum 
reconnections and 
 
accessories. 
 

Payments of reward and  Up to Rs. 5000/‐ in each  ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 

honorarium to board employees.  case per annum. 

Power to write off stores declared  Full powers Article with booed value 

un‐serviceable.  not exceeding Rs. 5000/‐in 
each case. 

Payment of remuneration to paper  Full powers Full powers at the rates 

setters, examiners etc.  approved by the Board. 

Insurance of buildings, vehicles,  Full powers Rs. 5000/‐ in each case

stores, furniture and apparatus etc. 

Purchase of locks.  Full powers Full powers 

Awards of scholarships.  Full powers, subject to the  Full powers, subject to the 

scheme approved by the  scheme approved by the 
board.  board. 
LOAN ADVANCEDS AND GRANTS     

I) House construction and  Full powers  ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 

conveyance 
   
II) Contributory provident 
fund loan, warm  Full powers  Full powers subject t 
clothing and festival  budget provision. 
 
advances.   
 
III) Contribution to  Full powers 
educational and sports  Full powers 
organizations.   
 
IV) Exgratia Grants  Full powers 
Full powers 

Payments to writers/authors  Full powers in accordance  Full powers in accordance 

with the policy of the board  with the policy of the board 

Seminars refresher courses  Full powers with the budget ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 

To write off finally of the  All cases to be brought  ‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐‐ 

irrecoverable value of stores of  before the board 
public money lost by fraud or the 
negligence of individuals or similar 
other causes. 

 
 
 
 
     

          

      

12. FINANCES OF THE BOARD. 

1. The Board shall have a fund calls the Board fund to which shall 
be credited:‐   
(i) its income from fees, endowments, donations and grants, if 
any; 

(ii) Contributions or grants which shall be made by the Himachal 
Pradesh Government or such conditions as it may impose; and 

  (iii)  Receipts from all other sources. 

2. All moneys at the credit of the Board fund shall be kept in the 
current of sayings banks account with a co‐operative bank by 
opening personal ledger accounts. 

  Provided that nothing in these regulations shall be deemed to 
preclude the Board from investing such moneys which are not 
required for immediate expenditure in any of the government 
securities or in fixed deposit in a scheduled bank or in post 
office account. 

3. Account of the Board with a co‐operative bank may be operated 
upon by the Secretary of the board or by such other officers as 
may be authorized by the board. 

4. Contributory Provident fund shall be regulated in accordance 
with the instruction issued by the State Government from time 
to time. 

5. the Secretary of the board shall be responsible for the proper 
expenditure of the money for the purpose for which such 
money are granted or allocated. 

6. i)  Expect in the year in which the board is constituted, the 
chairman shall present to the annual meeting of the Board a 
reports on the working of the board during the last financial 
year, together  with a budget estimate, showing in a form 
prescribed and followed in the department of Himachal Pradesh 
Government, the anticipated income and expenditure of the 
Board during the next succeeding financial year. 

ii) the budget estimate referred  to above shall be prepared in 
such manner as would not result in a deficit. 

  Provided that the State Government may, under special 
circumstances, sanction a deficit estimate subject to such terms 
and limitations as they may deem fit to impose. 

7. The Secretary shall be authorized to hold a permanent advance 
of 2000/‐ to meet miscellaneous expenditure. The amount may 
be augmented, if necessary by the board on the 
recommendations of the Finance Committee. 
8. The Secretary shall be, on behalf of the Board be responsible for 
proper maintenance of the accounts of the Board under such 
heads of the accounts of the board under such heads of 
accounts as may be determined by the board and separate 
accounts shall be maintained for  endowments accounts and 
contributory  provided fund. 

9. The secretary shall be empowered to receive all payments of 
the Board which shall be credited under proper heads of 
account. The secretary shall be also make all  the authorized 
payments including fees, salaries and allowances and other 
payments due from the board fund. 

10. the following books of accounts and forms shall be maintained 
by the Secretary:‐ 

i) For the special Endowments Trust s:‐ 

a) a cash book and 

b) a ledger exhibiting a separate account for each Trust, 

ii)For the current accounts:‐ 

a) A cash book; 

b) A classified register of receipts; and 

c) A classified register of the Expenditure. 

iii) For the contributory Provident Fund Accounts;‐ 

a) A cash book; and 

b) A ledger exhibiting a separate personal for each subscriber. 

11.Voucher in support of all items of expenditure shall be 
preserved for  period of three years after the audit. 

12.In respect of all matter s of procedure or rules for maintaining 
the accounts not specifically provide in these Regulations, the 
rules in force in the office in the Himachal Pradesh Government 
shall be followed in so far they are not inconsistent with the 
provisions of the Act and regulations. 

13 ACCEPTANCE OF ENDOWMENTS BY THE BOARD: 

13.All contracts in writing assurances of property of the board 
shall be signed by the Secretary behalf of the Board or in such 
other manner as may be determined by the Board. 

                                                        13.(i) Officers relating to medals, prizes scholarships and other   

rewards of recurring nature shall be accepted only when  
Permanent, adequate and  endowments are made by investment 
in cash   or in securities described in section 20 of the Indian 
Trust Act. 

ii)  before determining  the conditions subject to which  an 
endowments is accepted, the Board shall consult the donor and 
give effect to his/her wihses, as far as practicable. 

iii) Money received in cash shall be invested in government 
securities. 

Iv) when an endowment is earmarked by the donor for candidates 
of a particular community institution or sex, a minimum standard 
of efficiency may be laid down for the award. 

v)  when the conditions of any award become impracticable, the 
board shall have the power to alter the conditions of the 
endowments, 

  Provided that the donor’s wishes are given effect to, in so far as 
fearible 

vi) The executive committee shall satisfy itself in the case of every 
endowment in such a way that the conditions laid down by the 
board are satisfied. 

vii) A separate account shall be maintained for each endowment 
and any surplus will be added to the endowments. 

Regarding fixation of criteria for granting of awards to the topper students of

Govt. / Private Polytechnics of the State.

the Board decided that the awards shall be known as

Board Awards which will be awarded by the Board Office from May, 2011
Polytechnic examinations on the basis of passing diploma course examinations
after the declaration of re-evaluation results to the topper students of State
Polytechnics as per the following rates, terms and conditions to encourage them
for improving their courses of studies :

Sr. Procedure of positions for Types of Awards .

No. adoption.

1. First Position: Ist topper in A sum of Rs. 2500/- per candidate with
diploma in each discipline . Gold Medal.

2. Second Position: 2nd topper in A sum of Rs. 2000/- per candidate with
diploma in each discipline. Silver Medal.

3. Third Position: 3rd topper in A sum of Rs. 1500/- per candidate with
diploma in each discipline. Bronze Medal.

1. The award scheme shall be applicable to all the

disciplines running in the Govt./ Private Polytechnics of the State under which
three topper students of each discipline will be governed subject to the condition
that:

(a) The Board will prepare and issue the lists of diploma
of 03 toppers in each discipline to the concerned institution (s) and the
concerned candidate (s) will submit his/ her application on the prescribed format
to the concerned Principal for making verification. After making the verification,
the Principal of the concerned Institution, will submit the format in the Board
Office within one month from the date of declaration of the re-evaluation result.

( b) The candidate must be verified having maintained good

discipline and bearing good moral character by the Institution.

(c) There should be no unfair means against the candidate

in any examination.

(d) If an awardee does not accept the scholarship such

award shall not be offered to other candidate.

(e) The decision of the Chairman shall be final in all

matters pertaining to this purpose.

POWERS AND FUNCTIONS OF THE DEPUTY SECRETARY   

  14.The powers and functions of the deputy Secretary  shall be such 
as  may be determined by the secretary from time to time. 

POWERS AND FUNCTIONS OF THE ASSISTANT SECRETARY 
  15.The powers and functions of the Assistant Secretary shall be such 
as  may be determined by the secretary from time to time. 

CONDUCT OF EXAMINATION   16. I) The board shall conduct the following examination:‐ 

I.Diploma in Civil Engineering; 

II. Diploma in Electical Engineering; 

III.Diploma in Mechanical Engineering; 

IV.Diploma in Automobile Engineering; 

V.Diploma in Architectural Engineering; 

VI.Diploma in Electronic and Telecommunication Engineering; 

VII. Junior Technical School examination, Part‐I & Part‐II; 

(  The Junior Technical   School was upgraded  to Govt. Polytechnic by 
the State Government). 

VIII.Indutrial Training Institutes examinations i.e. National Trade 
Certificate and National Apprenticeship Certifite examination 
under the scheme of NCVT; and 

IX.  State Trade Certificate examinations under the scheme the SCVT. 

** New three years  other diploma courses such as Computer Engg., 
Information Technology, Instrumentation Engg.  And Fashion 
Designing have also been introduced by the State Govt. in the 
State Polytechnics.  

2. The examinations of the board shall be held at as such centres, and on 
such date(s) and at such time, as the board may, decide, from time to 
time. 

PROCEDURE FOR THE CONDUCT OF EXAMINATIONS IN JUNIOR TECHNICAL SCHOOL 

(The Junior Technical School has been  closed in the year 1992 by the State 
Govt.  and  has  been  upgraded  as  Govt. 
Polytechnic Kangra.).  
17.1)  The  examinations  of  Junior  Technical  School  shall  be 
conducted  annually  by  the  board  in  two  parts  i.e.  junior 
technical  school  Part‐I,  and  Junior  Technical  School  Part‐II, 
Junior  Technical  School  Part‐I  examination  will  be  conducted 
after  completing  two  years  course  at  the  institute  and  Junior 
Technical  School  Part‐II  examination  will  be  conducted  after 
completing  one  year  duration  course  after  passing  the  Part‐I 
examination. 
2)  The first year examination of junior Technical school Part‐I will 
be conducted interanlly by the institute itself. 

3)  The  annual  examinations  of  Junior  Technical  School  will  be 

normally  in  May/June  alongwith  2nd,  4th  and  6th  Semester 
examinations of the Polytechnics. 

4)  The supplementary examination of the Junior Technical School 
will  be  held  in  November/December  alongwith  Ist,  3rd  and  5th 
Semester examinations of the Polytechnics. 

5)  Hindi  shall  be  the  medium  of  examination  in  all  sunjects. 
However, the Technical term may be written in English. 

6)  The  paper  of  Engineering  Drawing  will  be  of  four  Hours 
duration and all other papers will be of three hours duration. 

7)  The Practical examination of Junior Technical School Part‐I and 
Junior Technical School Part‐II will be conducted internally. 

8)  All  other  procedures  for  the  conduct  of  examinations, 

attemdance,  pass  percentage,  sessional  marks  and 
unfairmeans  cases  shall  be  the  same  as  those  applicable  to 
Polytechnic examination. 

9)  (a)  The  syllabus  in  the  subjects  of  English,  Hindi, 
mathmatics,Social Studies and Science, Junior Technical School 
Part‐I will be the same as prescribed by the Himachal Pradesh 
Board of School education for Matriculation examinations. 

  (b)  In addition to the subjects mentions in above a candidate 
shall  have  to  study  and  appear  in  the  final  examination  of 
Junior  Technical  School  Part‐I  in  Elementry  Mechanical  and 
Electical  Engineering,  Engineering  Drawing  and  workshop, 
Technology papers, 

10)  In  Junior  Technical  School  Part‐II  examination  the  candidate 

will  have  to  appear  in  workshop  calculation  Science, 
Mathmatics, Trade Theory and Engineering Drawing. 

11) Trade in Junior Technical School Part‐II shall be alloted by the 
Principal in order of merit and the choice of the student, which 
shall be final. 

12) A Student admitted to Junior Technical School shall be requird 
to clear the examination in all subjects/papers within a period 
of  2  Years  from  date  on  which  has  period  of  study  expires  in 
Part‐I and within a period of 3 years form the date on which his 
period of study expires in Part‐II. 

CONDUCT OF EXAMINATION UNDER CRAFTSMAN TRAINING SCHEME 
18.  The  examination  under  the  craftsman  Training  scheme  for 
award  of  National  Trade  Certificate  of  Industrial  Training 
Institutes and other Institutes shall continue to be governed by 
the  rules  framed  by  the  National  Council  for  Vocational 
Training,  Director  General  of  Employment  and  Training 
Government  of  india  and  these  examination  shall  be 
conducted by the Board. 

CONDUCT OF EXAMINATION UNDER APPRENTICESHIP TRAINING SCHEME 

19.  The  examination  under  the  Apprenticeship  Training  scheme 

for award of National Apprentices Certificate shall continue to 
be  governed  by  the  rules  framed  by  the  National  Council  for 
Vocational  Training,  Director  General  of  Employment  and 
Training  Government  of  India  and  these  examination  shall  be 
conducted by the board. 

CONDUCT OF EXAMINATION UNDER STATE COUNCIL FOR VOCATIONAL TRAINING SCHEME 

20.  The  examination  under  the  Scheme  of  State  Council  for 
Vocational  Training for award of State Trade  Certificate shall 
continue  to  be  governed  by  the  examination  rules  framed  by 
the  State  Council  for  Vocational    Training,  and    shall  be 
conducted by the Board. 

ENTRANCE EXAMINATIONS:

1. POLYTECHNIC ADMISSION TEST (PAT):

This Board is conducting Polytechnic Admission Test (PAT)

every year since 1991 for making admission in various disciplines running
in the State Polytechnics and the admission in the Polytechnics are made
purely on merit basis of this Test. This test was introduced by the Board of
Directors in its 8th meeting held on 29.01.1991 under item No. :3:

In the 43rd meeting of the Board held on 15.12.2009 under

Supplementary item No. 1, the PAT Brochure and the Prospectus for
Polytechnic admissions for 03 years diploma courses running in the State
Polytechnics have been combined into single prospectus from the
admission session 2010-11.

2. LATERAL ENTRY ENTRANCE TEST (LEET).

The Board has accorded approval to start the Lateral Entry Entrance Test (
LEET) in its 44 meeting held on 08.09.2010 under item No. 3.3 for making
direct admission in 2nd year in various diploma courses running in the State
Polytechnics under Vertical Mobility Scheme ( Lateral Entry Scheme) .
 

CONDUCT OF EXAMINATION UNDER OF POLYTECHNIC 

21. The procedure for the conduct of examination of the courses 
in the Polytechnic shall as under:‐ 

1)  Not  withstanding  the  integrated  nature  of  any  course  of  the 
spread oven of any courses over more than one academic year, 
the regulations in force at the time, a student joins a course in 
any  academic  year  shall  hold  good  only  for  the  examinations 
held during or at the end of the academic year, and nothing in 
these  regulations  shall  be  deemed  to  debar  the  Board  from 
amending  these  regulations  subsequent  to  the  aforesaid 
academic year. The amended regulations, if any, shall apply to 
all students whether old, new or declared fail. 

2)(i) the Board shall conduct the examination of classes of all the 
institutions affiliated to, it under the semester system 

  (ii) The examination Shall be held twice in a year. Examination 
of  the  first,  third  and  Fifth  Semesters  shall  be  held  in 
November/December  or  on  such  date  (s)  as  may  be  fixed  by 
the  Board.  Examination  of  the  Second,  Fourth  and  Sixth 
Semester shall be held in May/June or on such date(s) as may 
be fixed by the Board. 

  (iii)  Every  candidate  appearing  in  the  examination  shall  be 

required  to  take  up  the  subjects  as  may  be  prescribed  in  the 
curricula approved by the Board from time to time. 

3) The examination shall be open to any students who, 

i)  Has  been  on  the  rolls  of  an  Institution/institutions  affiliated  to 
the Board for a full semester; 

ii)  has  attended  not  less  than  75%  of  the  total  lectures  and 
tutorials delivered and participated in not less than 75% of the 
total number of practical in laboratories  and other work of a 
practical nature; 

iii) has secured not less than 50% Marks in Sessional work, (Home 
work,  Tutorial  work,  Practical  work  &  House  Examinations 
Tests taken togeather) of each subject in 50% in project work; 
and 

 (  Amended  by  the  Board  of  Director  in  its23rd  meeting  held  on 
07.01.1999 under item No. 13: 
(a) A  candidate  shall  be  declared  to  have  passed  the 
examination if he / she obtains: 
Not  less  than  40%  marks  in  each  of  the  papers  of  the 
written  examination  and  must  secure  40%  in  internal 
assessment.  However,  the  student  must  secure  not  less 
than 50% marks in the aggregate in Board examination 
in whole semester. 

(  Further  amended  by  the  Board  in  24th  meeting  held  on 
25.08.1999 under 5.2 
a) A  candidate  shall  be  declared  to  have  passed  the 
examination if he/she obtains: 

(i) Not less than 40% marks in each of the papers of the written 
examination  and  must  secure  40%  in  internal  assessment. 
However,  the  student  must  secure  not  less  than  50%  marks    in 
aggregate in Board examination in whole semester. 

(ii) If  any  candidate  does  not  secure  40%  marks  in  internal 
assessment  in  each  subject,  he  may  be  detained.  He  will  seek 
fresh admission to improve in the next year.  

iv) has shown satisfactory conduct. 

NOTE‐I  The candidates who fail to satisfied conditions of eligibility as per 
sub‐regulation  (3)  above,  shall  not  be  allowed  to  sit  in  the 
examination  shall  be  required  to  appear  in  the  semester  as  a 
regular student in the following year. 

NOTE‐II  The Principal shall issue Roll No. Slips only to eligible candidates. 

NOTE‐III  Lectures  and  Practical  shall  be  counted  from  the  date  of 
commencement of semester a date one week before the case of 
late  admission  of  first  semester  students.  Attendance  shall  be 
counted from the date of admission which shall not be more than 
15  days  beyond  the  date  of  start  of  semester  or  any  other  date 
fixed by the Board. 

NOTE‐IV  Every  Period  of  lecture,  tutorial,  Practical,  Project  work  & 
workshop  shall  be  counted  as  one  unit  for  the  purpose  of 
counting the attendance. 

  4. The Principal of the institutions shall competent to condone the 
shortage  in  attendance  up  to  10%  on  Reasonable  medical 
grounds/  genuine  reasons.  No  condo  nation  shall  be  allowed 
below  65%  in  any  case  on  any  ground  whatsoever.  The  Principal 
of the Institution concerned shall certify that student has made up 
his  deficiency  in  Training  and  has  a  Satisfactory  record  on 
Sessional work. 
  5. The  students  while  representing  various  teams  or  engaged  in 
Extra curricula Activities with the permission of the principal shall 
be treated   on  duty  and  the  period  of  their  absence  shall  be 
counted  as  presence  in  accordance  with  the  time  table  for  the 
purpose  of  counting  attendance.  In  additon  to  above,  credit  of 
attendance shall be given to the students for any duty assigned by 
the  principal;  Provided  the  period  of  such  duty  does  not  exceed 
two days in a semester. 

  6. If  a  student  is  declared  to  re‐appear,  he/she  has  the  option  to 
appear  in  any  examination  privately  or  as  a  regular  student,  but 
when once he/she joins as a regular student, he/she shall not be 
allowed to appear as a private candidate. 

  7.i)  The  students,  who  wish  to  continue  their  studies  after  having 
been  out  of  the  institution  for  some  time  due  to  any  reason‐
whatsoever, must do so from the date of commencement of the 
semester in which they discontinued and their attendance for that 
semester  shall  be  counted  from  the  date  of  commencement  of 
the semester. 

  ii)  Any‐re‐admission  after  any  absence  exeeding  14  days  following 

the  commencement  of  the  semester  cannot  be  claimed  as  a 
metter  of  right  and  will  be  allowed  by  the  principal  of  the 
polytechnic on merit and subject to the availability of seats. 

  8. Students,  who  wish  to  join  the  institution  to  the  Diploma  in  an 
additional courses after completing one courses, shall have to do 
so  by  joining  the  third  semester  of  the  Discipline  concerned  and 
attendance shall be counted from the date of commencement of 
that  semester,  provided  that  it  will  be  applicable  only  to  those 
branches who syllabus for the first year is common. 

  9. Attendance for the period of educational tour conducted normally 
in the winter vacation after 5th semester shall be counted as duty 
for the 6th semester. 50% of tour period will be counted towards 
Practical‐attendance and 50% towards their attendance of the 6th 
semester. Attendance for Short tours will be treated in the above 
manner. 

  10.A Student who fails to appear in a particular examination of the 
board  after  satisfying  .  all  eligibility  conditions  shall  be  allow  to 
appear  in  that  examination  as  a  private  candidate  in  the  next 
semester. 

  11.  Every  candidate  will  have  to  submit  his/her  admission  form  to 
the  secretary  through  the  principal  of  the  institute  last 
attendance. 
NOTE‐I  Before submission of the admission form, the institute shall ensure 
to  have  minimum  hours  of  studies  as  120,10,150  for  theory, 
tutorial & practicals respectively of the students on roll . if in any 
subject  there  are  no  tutorials  in  the  approved  syllabus  the 
minimum theory hours shall be 130 hours. 

  12. The students of all the semesters shall be promoted to the next 
higher  semester  after  completion  of  the  examinations  and  their 
attedance  for  next  higher  semester  shall  be  counted  from  the 
date  of  commencement  of  that  semester.  Promotion  to  the 
higher semester shall be made on the following conditions:‐ 

  i)  A  candidate  will  be  allowed  to  join  the  5th  or  6th  semester  only 
after he has passed all the subjects prescribed in the Ist and Iind 
semester respectively.  

  ( Amended by the Board in its 32nd meeting held 19.02.2005 under item No. 4: 

  The  Board  implemented  the  carry  on  system  for  the  admission  in 
education semester  and prescribed the limit of   06 year  period   
from  the  time    of  admission    to  pass  the  diploma  course.    The 
Board  also  prescribed  the  limit  that  the  candidates  can  appear 
upto maximum 12 subjects in a single session examination.  This 
will  be  applicable  to  the  students  presently  studying  and  who 
will  take  admission  in  future  in  the    State  Polytechnics  .    The 
Board  also  decided  that  before  the  starting  of  concerned 
semester, the students may be apprised  in regard to the criteria 
of internal sessional marks   and after the end of the semester, 
the  marks  secured  by  them  may  be  displayed  on  the  notice 
Board.   

    (Amended  by  the  Board  in  its  34th  meeting  held  on28.12.2005  Under 
Item no. :5: 
 

  The  Board  decided  if  any  candidate  fails  to  obtain  minimum  50% 
marks  in  a  whole  semester,  he/  she  can  improve  by  taking  the 
examination  in  theory  subjects  in  which  he  /  she  wants  to 
appear  in  that  semester  .These  candidates  will  be  governed  as 
re‐appear  candidates  and  the  time      limit  to  appear  in  the 
examinations will be 06 years   from the time of admission.  

   

     

 
 

  ii) Further a student admitted to the polytechnic shall be required to 
clear the examination in all the subjects/papers within a period of 
three  years  from  the  date  of  his/her  Period  of  study  in  the 
institution  expires  i.e.  after  he/she  has  appeared  in  the  final 
semester examination. 

  13. No student shall be allowed to study simultaneously any other 
course  along  with  the  course  in  a  Polytechnic  whether  by 
correspondence  or  under  a  regular  course  or  a  private  course  a 
conducted by any other institution except the Board. 

  14.  Candidates  who  have  to  re‐appear  in  the  paper  (s)  of  earlier 
examinations  would  be  required  to  appear  such  in  accordance 
with  the  courses  prescribed  in  the  current  session, 
notwithstanding  the  fact  the  course  prescribed  for  such 
candidates  appear  in  the  papers  earlier  were  different  from  the 
courses prescribed for the current session. 

  15. No change in the centre of examination shall be allowed in any 
circumstances. 

  16.  Every  candidate  shall  submit  his/her  application  on  the  form 
approved  by  the  board  along  with  the  requisite  fees  to  the 
Principal of the institution concerned by the date(s) as mentioned 
below or as may be notified by the Secretary:‐ 

  NOVEMBER/DECEMBER EXAMINATION  : 1st  October 

  MAY/JUNE EXAMINATION     : 1st April 

  17. The admission form shall be accompanied by such examination 
fees as may be determined  by the board from  time to time. The 
Board may also determine the late fees upto a certain period and 
special late fees upto before 15days from the commencement of 
examination. 

NOTE‐I :  The  above  fees  are  inclusive  of  the  fees  for  the  supply  or  detailed 
marks certificate of Diploma. 

NOTE‐II :  The above fees are required to be sent to the Secretary along with 
Admission form by the Principal of the institution concerned. 

NOTE‐III:  The  admission  forms  shall  be  submitted  to  Secretary  on  the  dates 
notified  separately  by  the  Secretary.  The  dates  of  submission  of 
forms shall be decided in such manner so as to have clear 20 days 
time  to  the  Secretary  for  the  issuing  of  roll  number  slips  to  the 
institutions. 15 days period shall be given to the principals prior to 
the  dates  fixed  for  the  receipt  of  form  in  the  board  to  receive  the 
form the students without late fee and 10 clear days for the receipt 
of forms late fees of Rs.10/‐ per form. In special even upto 15 days 
clear  period  before  commencement  of  examination  with  a  special 
late  fees  of  Rs.  75/‐  per  form.  No  admission  form  shall  be 
entertained  by  the  Secretary  after  the  above  date  under  any 
candidate, who is not eligible to take the examination, can however, 
be  withdrawn  by  the  Principal,  necessary,  but  he  cannot  forward 
any new admission form. 

NOTE‐IV :  The Institution which does not abide by time schedule of submission 
of admission forms may be disaffiliated by the Board. 

NOTE‐V :  Fee once  paid shall not refunded. 

1. Schedule Revised by the Board in its 45th meeting held on

16.05.2011 under item No. :5: for the submission of
Examination Forms alongwith Examination Fee in the
Board Office:

The Board fixed the following time schedule for the

submission of admission –cum- permission forms
alongwith requisite examination fee in the Board Office
from the July, 2011 All India Final Trade Test:

For Polytechnic examination to be conducted in the

month of May/June.

1. Without late fee 10th April every year.

2. With late fee of Rs. 300/- 20th April every year.

3. With late fee of Rs. 500/- 30th April every year.

2. For Polytechnic examination to be conducted in the

month of November/ December.

1. Without late fee 10th October every year.

2. With late fee of Rs.300/- 20th October every year.

3. With late fee of Rs. 500/- 30th October every year.

3. For All India Final Trade Test/ Centre of
Excellency ( Broad Based Basic Training) Advance
Module examination to be conducted in the month of
July/ August.

1. Without late fee 10th June every year.

2. With late fee of Rs. 300/- 20th June every year.

3. With late fee of Rs. 500/- 30th June every year.

4. For All India Supplementary Trade Test/ Centre

of Excellency ( Broad Based Basic Training) Advance
Module examination to be conducted in the month of
January/ February.

1. Without late fee 10th December every year.

2. With late fee of Rs. 300/- 20th December every year

3. With late fee of Rs. 500/- 30th December every year.

5. For All India Apprenticeship Trade Test and S.C.V.T. examination to be

conducted in the month of April

1. Without late fee 10th February every year.

2. With late fee of Rs. 300 20th February every year

3 With late fee of Rs. 500/- 2nd March every year.

6. For All India Apprenticeship Trade Test and

S.C.V.T. examination to be conducted in the month of
October.

1. Without late fee 10th August every year.

2. With late fee of Rs. 300/- 20th August every year.

3 With late fee of Rs. 500/- 30th August every year.

Rest of the schedule which is reproduced as under will remain

unchanged.

07 days period has been fixed to the institutions

to deposit the admission cum permission forms
alongwith examination fee in the Board Office. If there
would be any Gazetted holiday on 07th day, the next
day will be counted to deposit the aforesaid
documents. Besides above, after the aforesaid
prescribed schedule the extra late fee @ Rs. 1500/-
per semester /per year/ per candidate has been
prescribed before 10 days of the commencement of
examination. Such institutions/ candidates will collect
their admit cards from the Board Office personally in
view of mailing delay.

Amendment : Decided by the Board in its 31st meeting held on 18.09.2004 under
item No. 3.10.

As per the proposal sent by the Directorate of Technical

Education, H.P. vide letter dated 24.03.2004, accorded approval to change the
branch in 3rd semester from the academic session July, 2004 in pursuance to the
guidelines issued by the AICTE for the candidates of State Polytechnics governed
under the diploma pattern.

Amendment: Introduced Re-evaluation of scripts by the Board in its 18th meeting

held on 28.06.1995 under item No. 9:

   

    18.  The  Principals  of  the  Institutions  shall  inform  the  Secretary  the 
number  of  candidates  likely  to  appear  in  each  examination 
(coursewise, subject wise, classwise) by 1st September and 1st March 
every  year  respectively  or  by  such  date  as  may  be  fixed  by  the 
Board. 

    19. English shall be the medium of examination in all subjects. 

    20.  The  Board  shall  decide  the  centres  where  examination  are  to  be 
held after satisfying the availability of telephone and other means of 
communication  etc.  the  superintendent  of  the  centre  of 
examination  supervisory  staff  and  supporting  staff  etc.  shall  be 
appointed  by  the  Board.  Principal  of  the  concerned  institute  shall 
extend full co‐operation for the smooth conduct of examination. He 
shall  invariably  be  present  in  the  institute  during  the  examination 
hours.  The  superintendent,  shall,  however,  be  personally 
responsible for the conduct of examination. 

GENERAL EXAM PROVISION  22.(1)  All  the  answer  books  shall  be  preserved  for  a  period  of  six 
months  from  the  date  of  declaration  of  the  results.  The  answer 
books  of  candidates,  who  may  shall  used  unfairmeans  at  the 
examination shall  be preserved for  a period of two years  from the 
date of declaration of results. 

      2) The award lists/sessional marks list shall be destroyed after two 
years from the date of declaration of results. 

      3) A candidate whose answer book is lost after having been received 
from  the  superintendent  examination  in  Board  permitted  by  the 
board  to  appear  in  that  paper  on  a  date  and  time  fixed  by  the 
Secretary.  Regarding  the  loss  of  answer  book  proper  enquiry  and 
action  shall be taken  separately  against the person responsible  for 
such loss by the secretary. 

      4)  If  a  candidate  who  actually  appeared  in  a  particular  paper  but 
his/her  answer  book  is  not  received  from  the  superintendent 
examination centre, an enquiry shall be made by the Secretary and 
his findings. Subject to confirmation by the Chairman, shall be final. 
However, the examination of the student shall be conducted for the 
paper so lost, at the time and date fixed by the Secretary. 

      5) “Re‐appear” will be allowed to a and date in the examination in 
these written papers as well as in practical’s in which he/she fails to 
secure the required pass marks. 

      6)  The  students  of  all  classes  of  each  course  whose  results  are 
declared as “Re‐appear” shall take the next examination, and their 
sessional  marks  of  the  previous  examination  shall  be  taken  into 
account for the declaration of results. 

      7) Students appearing as Private candidate at any examination shall 
be required to appear according to the syllabus in force at the time 
of  taking  the  examination  or  as  decided  by  the 
Chairman/Examination committee from time to time. 

      8)  Students  disqualified/debarred  shall  not  be  allowed  to  appear 

during  the  period  of  disqualification/debar  in  any  examination  of 
the board. 

      9)  In  the  case  of  students  who  are  appearing  examination  in 
additional course may or may not undertake fresh educational tour, 
if they had undertaken such tour previously. 
      10)  to  appear  in  the  examination,  under  mentioned  ceiling  will  be 
applicable on the students:‐ 

      “A  candidate  can  appear  in  all  the  papers  of  the  semesters  last 
attended  by  him  plus  a  maximum  of  six  paper  /  subjects  of  the 
previous  semester  (s).  A  student  who  Completes  all  six  semesters 
and  is  off  the  rolls  of  the  institution  can  appear  in  upto  twelve 
papers pertaining to any or all semester in one Examination.” 

COMPILLATION AND ANNOUNCEMENT OF RESULTS‐ 

    23.(1) A candidate shall be declared to have passed the examination if 
he obtains:‐  

      i)  not  less  than  40%  marks  in  each  of  the  papers  of  written 
examination. 

      ii) not less than 40% marks in each Practical examination. 

      iii)  not  less  than  50%  marks  in  the  project  work  in  each  subject  if 
any; and 

  iv)  not  less  than  50%  marks  in  sessional  work  (Home  work, 
tutorial  work  practical  work  House  examination,  tests  taken  together)  in 
each subject.

Amendment   ( Amended by the Board of Director in its23rd meeting held on 
07.01.1999 under item No. 13: 

(b) A  candidate  shall  be  declared  to  have  passed  the 

examination if he / she obtains: 

Not  less  than  40%  marks  in  each  of  the  papers  of  the 
written  examination  and  must  secure  40%  in  internal 
assessment.  However,  the  student  must  secure  not  less 
than 50% marks in the aggregate in Board examination in 
whole  semester.(  Further  amended  by  the  Board  in  24th 
meeting held on 25.08.1999 under 5.2 

b) A  candidate  shall  be  declared  to  have  passed  the 

examination if he/she obtains: 

(iii) Not  less  than  40%  marks  in  each  of  the  papers  of  the  written 
examination  and  must  secure  40%  in  internal  assessment. 
However,  the  student  must  secure  not  less  than  50%  marks    in 
aggregate in Board examination in whole semester. 

(iv) If  any  candidate  does  not  secure  40%  marks  in  internal 
assessment in each subject, he/she  may be detained. He will seek 
fresh admission to improve in the next year.  

 
      2)  The  results  of  the  examination  shall  be  announced  within  six 
weeks  of  the  completion  of  the  written  examination  except  in 
unavoidable circumstances. A copy of the result notification shall be 
supplied to the principals of the Institutions concerned immediately. 
The  detailed  marks  certificates  shall  be  sent  to  the  institution 
immediately after the declaration of the results. One authenticated 
copy  of    detail  of  the  results  of  all  the  candidates  shall  be 
maintained  by  the  board.  However,  the  Principals  of  various 
Institutions  shall  also  maintain  the  record  of  detailed  marks  of 
various  examinations  in  respect  of  students  appearing  from  their 
institutions. 

      3)  In  case  of  disqualified/debarred  candidates,  results  declared  by 

the  Board  shall  also  indicate  the  month  and  year  when  such 
candidates shall be permitted to take the examination. 

      The period of disqualification shall be counted from the date of the 
commission of the actual or attempted act. One year period means 
all  the  session/semester  during  that  academic  year  and 
examinations  pertaining to them.  Further units  of  a  academic year 
shall also be reckoned accordingly. 

      4)  Re‐  appear  may  be  given  in  any  theory  or  practical  subject  in 
which  a  candidate  fails  to  qualify  it.  Subject  shall  be  treated  as  a 
separate subject. 

RECTIFICATION OF RESULSTS‐  24) The Chairman shall have the power to rectify the result(s)  of a 

candidate  after  it  has  been  declared  in  case  a  mistake  is  found  in 
his/her result. 

Amendment: 42nd meeting held on 29-06-2009 under item No. 6

The Board felt that on the analogy of H.P.University Shimla, the H.P.Takniki
Shiksha Board, Dharamshala shall also not disclose the following
information/documents to the general public under the provisions of section
8(1)(a)(e)(g) of the Right to Information Act, 2005.The item be circulated to all
concerned for information & further propagating it to the masses:

1. Name(s) of the paper setters, evaluators, examiners( including practical

examiner)
2. All matters relating to question papers and their printing/ packing/
distribution/storage/security etc.( Marks/Award Lists etc.)
3. Detail about movement of answer books at various stages of evaluation/
re-evaluation etc.
4. OMR response sheets and their keys to correct answers and merit lists
of Entrance Tests before the declaration of result.
5. Names and addresses of the members of Selection Committees and
their recommendations.
6. Photocopy of the Answer booklet, as the provision to see the Answer
Booklet already exists.
7. Third party information.
                                                

POWER TO DISQUALIFY FOR TEMPERING OF RECORD. 

      25) The Chairman may disqualify a candidate who is found guilty of:‐ 

      i) tempering with his/her own certificate/diploma; and 

      ii) attempting to obtain a certificate/Diploma to which he/she is not 
entitled. 

NOTE‐ (A)    The period of disqualification shall be determined by the Chairman 
according to the seriousness of the offence. 

  (B)    The  Board  shall  deal  on  merit  any  case  not  covered  by  these 
regulations and the decision of the Board shall be final. 

RECHKECKING OF ANSWER BOOKS. 

      26.(1) The answer books (s) of a student shall not be re‐examined or 
re‐assessed. 

      2) The answer book (s) may be re‐checked to ensure that:‐ 

      i) the marks awarded to various answer has been correctly added; 

      ii) all the answers have been assessed by the examiner; and 

      iii) the handwriting of the applicant  in the answer book(s) has been 
compared with the hand‐writing of the candidates application and it 
is established that the answer book(s) under recheck is/are actually 
of the applicant and not of anyone else. 

              3)  Application  in  the  candidate’s  own  handwriting  rechecking 

purpose  shall  be  submitted  to  the  Secretary  within  30  days  of  the 
date on which the result of a particular examination is declared by 
the Board. The application shall be accompanied requisite fee. 

      4)  The  period  of  30  days  shall  be  counted  from  the  date  of 
declaration of result in the official notification issued by the Board.  
      5) The candidate shall ensure that his/her application for rechecking 
reaches the Board’s Office by the due date. 

      6)  A  fee  of  Rs.  150/‐  for  each  Answer  book  shall  be  charged  for 
rechecking & Marking of unmarked question(s) in the answer book 
if any, however a student shall not be allow to see his/her  answer 
book.  The  prescribed  fee  must  be  deposited  in  the  office  of  the 
Board or be sent through IPO payable to the Secretary. 

      7)  If  the  answer  book  is  found  to  have  been  changed,  an  enquiry 
shall be conducted by the secretary and the findings of such enquiry 
shall be placed before the Chairman for further action. 

      8)  All  cases  of  re‐checking  of  answer  books  shall  be  put  up  along 
with  relevant  applications,  answer  books  and  report  of  the 
Secretary to the Chairman for final action. 

      9)  The  result  of  the  re‐checking  of  answer  book(s)  shall  be 
communicated to the candidate(s) through the Principal concerned 
in  due  course  under  registered  cover.  The  rechecking  fee  shall  be 
refunded  in  case  of  any  mistake  is  found  while  re‐checking  the 
answer books. 

APPEAL IF ANY BY STUDENT AGAINST FAILURE IN SESSIONAL/PROJECT WORK. 

      27.  A    student,  failing  in  sessional/project  work  and  who  is  not 
satisfied by the award given by the institution may appeal in writing 
to the Chairman to review his case on receipt of such an appeal, the 
Chairman  shall  immediately  appoint  a  head  of  the  institution/  a 
head  of  the  department  in  engineering,  of  the  same  discipline  to 
which the student belongs, who shall, after checking all the records 
of sessional project work of the student and the award given by the 
institution  and  he  shall  give  his  decision  to  the  principal  of  the 
institution concerned accordingly to the Chairman. The Principal, in 
turn,  shall  immediately  intimate  such  decision  to  the  student 
concerned  accordingly.  The  enquiry  officer  must  be  from  an 
institution other than that of the aggrieved student. 

MODERATION OF RESULTS    28.(1)  Moderation  of  results  may  be  done  by  the  examination 
committee  or  by  the  sub  committee  constituted  by  the  Board  for 
this purpose if it is felt that the paper(s) in any subject(s) was/were 
very stiff and/or outside the syllabus. But this should be done very 
sparingly. 

      2) In order of  determine the division  in which a candidate shall  be 

placed  at  the  end  of  the  course,  the  following  criteria  shall  be 
observed:‐ 

      i) Below 50% ‐‐         Pass class. 

      ii) 50% of more but less than 60%  ‐‐   Second Division. 
      iii) 60% or more ‐‐       First Division. 

      iv) Those securing  75% more marks of the aggregation marks shall 
be  placed  in  First  Division  with  Honours,  subject  to  the  condition 
that  they  must  have  passed  each  of  the  examinations  in  the  first 
attempt within the duration of the courses. 

      3) Those who pass any of the examinations by parts will also be 
allowed division as per sub. Regulation(2). The actual marks 
obtained by the candidate while clearing the “re‐appear” subject(s) 
shall be taken into account for the purpose of allowing division and 
added to the aggregate marks obtained by the candidate in the 
subject already passed.   
4) A candidate who appear in an examination and fails in one or 
more subjects (written, practical  and viva voce) shall be given grace 
marks upto .‐ maximum of 1% of the total aggregate 
marks(excluding marks for internal assessment) to make up the 
deficiency if by such addition the candidates can pass the 
examination. While awarding grace marks, fraction working to half 
shall be rounded to a whole. 

      5) 1% grace marks of  the total marks of subjects in which candidate 
has appeared shall also be given to the “re‐appear” students to 
reduce the member of “re‐appears”. 

      6) The grace marks shall not, however, be noted in the answer 
books or on the award sheet(s) but shall be added in the result 
sheet. 

NORMS FOR THE APPOINTMENT OF THE EXAMINATION SUPERVISORY STAFF. 

      29)(I) Norms for the appointment of supervisor and other auxiliary 
staff for each exam i shall be as under:‐ 

      i) Superintendent   One 

    ii) Deputy Superintendent  One for 50 student and part there of   

    iii) Invigilators  One for 30 student and part there of 

    iv) Clerk  One 

    v) Peon/Daftri;  One 

    vi) Waterman  One for whole Centre. 

    vii) Chowkidar  One 

    viii) Sweeper  One 

Amended :  in the 45th meeting held on 16.05.2011 under Item No. :10

The Board also decided that in future (from July, 2011 examinations), the norms
already prescribed in 36th meeting held on14.02.2007under item No. :9:, shall be
adopted as per same norms which are reproduced herein as under:

Upto the Strength of 1-30 Students in One Examination Superintendent and

each session. One Deputy Superintendent.

For the Strength of 1-60 students in One Examination Superintendent, One

each session. Deputy Superintendent and One
invigilator.

For the Strength of 01-90 students in One Examination Superintendent, One

each session . Deputy Superintendent and Two
invigilators …… and so on

NOTE:   1.The Secretary shall appoint the observers at any examination 
centre where he actually feels, the necessity of such appointment. 
However, observers so appointed shall be senior to the 
superintendent of the examination centre. 

    2. Invigilators or other auxiliary staff may be appointed by the 
superintendent of  examination centre in case sufficient number of 
invigilators other staff are not appointed by the board as required 
under sub‐regulation(1) above and he shall obtain ex‐post facto 
approval of such appointments from the Secretary. 

    3. It shall be obligatory on all the institutions affiliated to the board 
to spare the staff required by the Board/superintendents for the 
conduct of examination, shall be liable for disciplinary action. 

Amendment: In 45th meeting held on 16-05-2011 under item no9.

the Board felt that it would not be feasible to control

the examination works of Coordinators by one Principal of the Industrial Training
Institution in the different examination centres which are under his / her control. To
overcome this problem, the Board accorded approval to make the appointment of
Coordinators from amongst the senior most regular officials of the concerned
institution viz Foreman, Group Instructors, Instructors, Superintendent /Senior
Assistant/ Junior Assistant for the smooth conduct of examinations.

PROCEDURES TO BE OPTED BY THE SUPERINTED THE EXAMINATION 

    30.(1) The superintendent will undertake the day to day conduct of 
examination and shall be directly responsible to the board. 
    2) No candidate shall normally be permitted to enter the 
examination hall after the commencement may, under special 
circumstances, permit a candidates to enter the hall up to half an 
hour after the commencement of examination. 

    3) The candidates shall be permitted to leave the examination hall 
after half the time is over. The superintendent may, in exceptional  
cases, permit an examinee to leave the examination hall even 
before this period if in his/her judgment the candidate become 
physically incapable in continuing examination due to sudden 
illness. This would however, be done every sparingly. However, 
he/she would not be allowed to take out his/her question paper. 

    4) No amanuens is (Writer) shall be provided to any candidate 
under any circumstances. 

    Amendment : 34th meeting held on 28.12.2005 under 
Item No. :15: 
    The  Board  fixed  the  following  criteria  for  the  physically 
handicapped  candidates  who  cannot  write  in  their  own 
handwriting: 

1. The candidate has to submit his request alongwith his examination 
form,  the  photocopy  of  the  disability  certificate  duly  issued  by  the  Medical 
Officer of the Govt. Hospital. The appointment of Assistant writer will be made 
by  the  Principal  of  the  concerned  institution  from  amongst  the  staff  of  that 
institution.  

2. The Assistant Writer provided by the Principal should not possess 
I.T.I./Engg./Non‐Engg.Training.The  certificate  in  this  regard  will  be  sent  to  the 
Board Office by the Principal.  

3. The  remuneration  to  the  Assistant  Writer  @  Rs.100/‐  per  day 

should be sent to the Board through Principal alongwith his examination fee.  

4 There  should  be  provision  of  separate  room  for  the  disable 
candidate and assistant writer. The  duty of invigilator should be in rotation.  

Amendment:  38th  meeting  held  on  29.07.2008  under  item  No.3.15, 

approved  extra  time  to  solve  the  questions  during  the  examination  in 
respect of Persons with Disabilities: 
2. For a written test examination of duration of one hour, at least 20 
minutes extra time should be allotted. 

3. Similarly, for written tests/ examinations involving more than one 
or less hour extra time should be worked out on the basis of 20 
minutes per hour’s criteria.  
 

    5) Use alcohol and other intoxicant including smoking in the 
examination hall/room shall be prohibited. A candidate, who is 
found to be taking examination under the influence of intoxicating 
drinks of is found smoking shall be turned out of the examination 
Hall by the superintendent and handed over to the principal for 
suitable action. 

    6) Every day for each session, forenoon and afternoon before the 
examination begins, the superintendent shall call upon all the 
candidate to search their pockets and part with deliver to him/her 
all papers, books on notes, which they may have in their possession. 
The students shall also be asked to write their Roll Numbers on the 
question papers immediately after distribution. Where a later 
comer is admitted, this warning shall be repeated to his/her at 
entry. 

NOTE:   1) Instructions relating to the duties of the examination 
superintendent/supervisory staff be made available to 
superintendent by the Board. 

NOTE:   2) The practical examinations shall be conducted by the examiners 
in accordance with the instructions issued by the Board from time 
to time. 

RATES OF REMUNERATION          31) the rates of remuneration for the various examinations of the  

FOR VARIOS EXAMINATION          Board shall be such as may be determined by the Board from time  

WORK.                                              to time. 

APPOINTMENT OF   32) The Board shall be appoint annually an unfair means committee  

UNFAIR MEANS COMMITTEE.    as under:‐ 

i) One principal of a Polytechnic  of Himachal  

Pradesh state:   CHAIRMAN. 

ii) Two heads of Department of Polytechnics 

    Of Himachal Pradesh:   MEMBER. 

iii) One principal of Industrial Training of Institute of Himachal 
Pradesh state:     MEMBER. 

    iv) The secretary of the Board :   MEMBER SECRETARY. 

Amended :  34TH MEETING OF THE BOARD HELD ON 28.12.2005 UNDER ITEM NO. :6: 
  The   Board accorded approval to re‐constitute the Unfair means Committee as under and  
authorized the Secretary of the H.P. Takniki Shiksha  Board to for 
the constitution of this Committee: 

1.   One Principal from the State Polytechnics                                                Chairman. 

2.   Deputy Secretary  from the H.P. Takniki Shiksha Board or       Member Secretary. 

One Officer not below the rank of Assistant Secretary.  

3.    One Principal from the Industrial Training Institutions of the State     Member. 

4.     One Officer  from the DTE not below the rank of Assistant        Member. 

         Director.  

  There should be at least 03 members for quorum. If the quorum will not complete, the  
Secretary will nominate  one H.O.D. from the State Polytechnics.  

Amended: 37th meeting held on 16.08.2007 under Supplementary Item No. :3: 

            The Board had constituted the following  Appeal Committee in regard to the penalties 
imposed by the Unfair means  Committee  for hearing the cases  of the affected students: 

1. Director, Technical Education                                                                    Chairman.  

**[  Nominated Jt. Director, Technical Education by the Board in its 43rd meeting held on 
15.12.2009 under item No.    5. 

2. Secretary, H.P. Takniki  Shiksha Board.                                                     Member. 

3 Co‐opted member              Member.  

FUCTIONS OF  33) the  functions of unfair means committee shall be:‐ 

UNFAIR MEANS  i) To the examine the cases of unfair means etc. after hearing the  

COMMITTEE  candidates. 

    ii) To recommend the penalties for unfair means case as mentioned 
in regulation 34 of the Chairman his decision. 

AGAINS THE PENALTIES.  34)  A candidate may appeal to the Board under section 13 of the 
Act  in writing ,after depositing  a sum of Rs. 500/‐ if he is not  
satisfied with the penalties imposed under regulation 34 to review 
his case and the decision of the Board shall be final. 

    35) The superintendent shall report to the secretary, immediately 
on the day of occurrence, if possible, each case where use of unfair 
means in the examination is suspected or  discovered with full detail  
of the evidence along  with the explanation in  writing of candidate 
concerned. The report should indicate as to how, when and by 
whom the unfair means case was detected and what precisely was 
noticed. 

    2) A candidate found to be suspected to be guilty of using unfair 
means in the examination, shall be permitted to answer the 
remaining part of his/her question paper on a separate answer 
book, and the answer book, in which the unfair means are 
suspected shall be seized by the superintendent who shall send 
both the answer books to the secretary with his/her report in 
separate sealed cover. The candidate shall also be permitted to 
appear in the rest of the examination in subsequent papers. 

    3) In case the candidate refuses to give a written statement, the fact 
of his/her refusal shall be record by the superintendent and 
witnessed by at least two members of the supervisory staff on duty 
at the time of Occurrence. 

    4) Even if a candidate is found haying in his/her possession or 
accessible to him/her papers, books or notes etc. which do not 
relate to the subject of examination and which could not possibly be 
of any assistance to his/her, he/she may be warned by the 
superintendent not to bring such material in future. 

    5) If a candidate is found another candidate during the examination 
room/hall the superintendent shall report the ‘statement’ of both 
the candidates and the invigilator to the Secretary with his 
comments. 

    6) To avoid impersonation, all the candidate regular and private, 
appearing in the Board examinations, shall be required to have in 
their possession their identity cards duly certified by the Principal of 
the institute to which they belong. 

    7) All cases of impersonation shall be reported by the 
Superintendent together with evidence which lead him to this 
conclusion to the Secretary. 

    8) A candidate who refuses to obey the superintendent of 
examination centre and changes his/her seat with another 
candidate  or deliberately writes another candidates roll number in 
his/her answer book or create disturbance of any kind during the 
examination or otherwise mischief in the examination hall is liable 
to be expelled by the superintendent and his/her answer book 
along with a report shall separately be sent to the secretary with his 
comments. 

    9) A candidates found coping from notes written on any part of 
his/her clothing , body, desk or table or instruments like line rule, 
set squares, protractor scales etc. and who is guilty swallowing or 
destroying any notes or paper with him/her, shall be deemed to 
have used unfair means and action as proposed in sub regulations 
(1) and (2) shall be taken. 

    10) A candidate, who is found consulting not or book (s) outside the 
examination hall, while going to or coming from urinal/water, closet 
shall not be permitted to answer the remaining part of the question 
paper of that day and action as proposed in sub‐regulation (1) 
above shall be taken. 

    11) If a candidate fails to deliver his/her answer book to the 
supervisory staff before leaving the examination hall, a report shall 
be sent to the secretary in a separate sealed cover. 

    36.(1) A candidate found having in his/her possession or accessible 
to him her, papers, books or notes relating to the examination of 
the subjects, shall be disqualified for one year. 

    2) If a candidate, who voluntarily surrendering to the 
superintendent  during the course of examination, paper  books or 
notes left  in his/her possession, which are relevant to the 
examination subject, shall be disqualified in respect of all the papers 
in that semester. 

    3) If a candidate is found converting regarding the question paper to 
another candidate during the examination, inside or outside the 
examination room/hall while going or coming from urinal/water 
closet he/she shall be disqualified in respect or all subjects in that 
semester. 

    4) If an answer book shows that the candidate has received help 
from or given help to another candidate or if he/she is found 
copying or to have copied from any other paper, book or notes or to 
have allowed any other candidate to copy from his/her answer book 
or to have taken the examination with notes written on any part of 
his/her clothing or body or table or desk or instruments like slide 
rules, setsquares, protectors, scales etc. and is found guilty, the 
candidate shall be disqualified for one year. 

    5) A candidate found guilty or passing on, during the examination 
copy of question set in the paper or solution answer (complete or 
incomplete), thereof to anyone, shall be disqualified for one year. 

    6) A candidate found in possession of a complete or part solution to 
a question, set in the paper through connivance of any member of 
the supervisory staff or any other auxiliary staff or some outside 
agency shall be disqualified for three years. Cases of such alleged 
misconduct on the part of supervisory staff or other auxiliary staff 
shall be reported by the superintendent to the secretary for 
necessary action. 
    7) A candidate found guilty of smuggling in an answer book, a 
continuation sheet taking out or a continuation sheet shall be 
disqualified for three years. 

    8) In the case of impersonation, the candidate who is impersonated 
shall be disqualified for 5 years. The person who impersonate shall 
be reported against to the police by the superintendent. In case the 
person who impersonates happens to be a student on the roll of 
institute, he shall be disqualified for five years and in case he 
happens to be an old student, having posses the diploma from the 
Board, his diploma shall be cancelled. The cancellation of diploma 
shall be given wide publicity through leading news papers etc. 

    9) On the receipts of the reports from the 
superintendent/examiners or other source secretary shall issue 
notices to the student who have used or any suspected or have 
unfair means for affording opportunity explain their position either 
in writing or in person before the unfair means committee for 
considering their cases. 

    10) A candidate appearing for the Board examination who is 
discovered even before the commencement of the examination to 
have made a mis‐statement in his/her admission form as a result of 
which  he/she becomes eligible to sit in the examination, shall e 
declared ineligible to appear in any of the Board’s examination for a 
period of two years. 

    11) A candidate found guilty of using abusive or obscene language 
in the answer book (s) shall be disqualified in respect of all the 
subjects in that semester. 

    12) A candidate found another person’s signatures on his/her 
admission form shall be disqualified for three years. 

    13) If a candidate for an examination in a practical present to the 
examiner a practical of class work note book which does not belong 
to him/her shall be disqualified for one year. 

    14) If a candidate, knowingly fails to deliver his/her answer 
book/continuation sheet to the superviser incharge before leaving 
the examination hall/rooms shall be disqualified for one year. 

    15) A candidate found guilty disclosing his/her identity disqualified 
for one year. 

    16) A candidate found guilty of communication or attempting to 
communicate directly or through a relative, guardian friend  with an 
examiner or with the secretary with the object of influencing 
him/her In the award of marks shall be disqualified for one year. 
    17) A candidate found guilty of approaching or influencing directly 
or indirectly regarding his/her unfairmeans cases, a  member of the 
unfairmeans committee or any official of the Board shall be 
disqulified for one year in addition to punishment awarded to 
him/her under regulations for his/her offence for using unfair 
means. 

    18) Where a candidate makes a appeal to the examiner on his 
answer book, such answer book shall be cancelled. 

    19) A candidate who refuses to obey the superintendent of the 
centre examination for changes his/her seat with another candidate 
or deliberately writes another candidate’s roll number on his/ her 
answer book or create disturbance of any kind during the 
examination or mis behaves with the supervisory staff in the 
examination hall shall be disqualified for one to two years, 
according to the seriousness of the offence. 

    37.(1) The condition for migration from a polytechnic in Himachal 
Pradesh to a polytechnic outside Himachal Pradesh shall be as 
under:‐ 

    i) Migration shall be governed by the rules of that state to which 
student wants to migrate; 

    ii) Principal of polytechnic in Himachal Pradesh can withhold 
migration in case a student, desiring migration‐ 

a) Has made a bond with the state government; and 

b) Involved I any disciplinary proceedings which are pending 
against him. 

2)The conditions for migration from a polytechnic of an other state 
to a polytechnic in Himachal Pradesh shall be as under:‐ 

a) Migration shall be allowed if a student:‐ 

i) is a bonafide resident of Himachal Pradesh; or 

ii) is a son/daughter of Himachal Pradesh Government employee 
stationed in Himachal Pradesh at the time‐when migration is 
applied for. 

b) migration shall not be allowed:‐ 

i) The case of student of the 1st year (i.e. in 1st and second semester); 

ii)   After expiry of one month from the date of declaration of result 
of the Board; 

iii) If a change of branch is desired; 
iv) If no seats are vacant; 

v) if he had been debarred from any university or board 
examination; 

vi) if he has taken part in any undesirable activities; and 

vii) if he has not cleared al  the compartments or re‐appears in the 
polytechnics somewhere  he intends to migrate. 

3) The conditions for migration from one polytechnic Himachal 
Pradesh to another polytechnic in  Himachal Pradesh shall be as 
under:‐ 

a) Migration shall be allowed:‐ 

   i) If the parents of the students have been transferred to a place 
nearer to polytechnic where migratioin is  desired; 

 ii) On medical ground when the Chief Medical Officer issues a  

certificate that” that the study of the candidate at a particular 
station is positively harmful to his /her health.” 

c) Migrations shall not be allowed:‐ 

i) For a student of the first year(i.e.,in the first and the second 
semesters); 

ii)  After expiry of one month from the date of declaration of result 
of the Board. 

iii) If a change or branch is desired; 

iv) If no seats are vacant; 

v) If he/she has been debarred from the Board examination; 

vi) If he/she has taken part in any undesirable   activities; and 

vii) If he/she has not cleared all the compartments of re‐appears in 
the polytechnic from where he intends to migrate. 

4) After the approval of migration of the Board, the student must 
join a new polytechnic within seven days from the date of receipt of 
migration orders and in case he changes his mind, he must ask for 
his cancellation within seven days from the date of receipt of such 
orders. 

5) The student shall produce the following documents at the time of 
join in to the institution, failing which he will not allowed to join:‐ 

i) No dues certificate; 
ii) Certificates showing the period up to which fee has been paid; 

iii) Up to date attendance record; 

iv) Up to date sessional record with breakups; 

v) Admission from; 

vi) Original loan application and file if he has been granted loan; and 

vii) Attested photostate copies of detailed marks certificates of all 
previous classes passed by him duly attested by the principal. 

The principal of the institution concerned shall ensure that the 
documents from the serial Nos. (ii) to (vi) are given to the student in 
a sealed cover on taking a receipt from him. 

6)(i) A student of a polytechnic shall apply for migration to the 
principal where he is studying in the prescribed from as approved by 
the Board. The principal shall forward his migration application to 
the Board for approval in quadruplicate. 

ii) The Board shall be forward his application for migration to the 
Board concerned under whose control the polytechnic where he 
desired migration, falls (NOT required in case migration is required 
within the state).the Board concerned after approval, shall sent his 
application to the principal of the polytechnic where migration is 
desired. 

7) A migration student shall pay fee and other dues only for that 
period for which he/she has not paid in the polytechnic from where 
he/she has migrated. 

8) Principal of polytechnic from where he is migrated shall clearly 
mention i9f:‐ 

a) a disciplinary action has been taken against him/her during his 
stay there; 

b) he/she has taken part in any undesirable activity there; 

9)(a) The migration Performa must be complete in all respects along 
with relevant certificates and must be accompanied by migration 
fee Rs. 30/‐ only in the form of a postal order or a bank draft 
payable to the secretary of the Board without which no request for 
migration shall be entertained. 

b)The migration cases of Industrial Training Institutes  and industrial 
school for boys of the Himachal Pradesh state  shall be dealt, in 
accordance with the instructions issued by Director technical 
Education, Vocational & Industrial H.P. from time to time. 
38) If by chance some seats fall vacant in the sanctioned strength of 
a particular branch (this will not include 10% additional admissions) 
because of some admitted students leaving their courses of study in 
the first semester, the principal of Institution concerned shall invite 
application for change of branch from the students desirous of 
seeking admission to the second semester up to 15th of March, and 
change of branch shall be allowed on the basis of total percentage 
of marks obtained in the 1st semester. This process must be 
completed by 31st March by the principal concerned for his 
institution only. After this, no chance of branch shall be allowed. 
This adjustment shall be allowed only to those students who have 
passed the 1st attempt and shall not be allowed to any students 
having compartment for “re‐appear” in the 1st semester. This 
change of branch shall be allowed only in those which have 
common syllabus for the 1st year. 

ADMISSION TO   39) The minimum entry qualifications of the candidates and their 

AFFILIATED   their admission to various institutions affiliated with the Board  

INSTITUTIONS                              shall be governed by the prospectus approved by the           
Government from time to time. 

    40) The secretary shall constitute a flying squad consisting of 
responsible officers from the Board or other Departments of 
Himachal Pradesh Government which shall conduct surprise 
inspections of examination centres. He may himself or depute 
senior responsible officers of the Board or Department of 
Himachal Pradesh Government to conduct surprise inspections of 
centres individually. 

       41) The Board shall appoint an inspection committee to inspect 
the affiliated institutions, possessing the following persons:‐  

       i) The Engineer‐in‐chief, H.P.P.W.D. or his nominee not below the 
rank of chief Engineer.  CHAIRMAN 

     ii) The Chief Engineer, HPSEB Or his nominee not below the rank of 
S.E.       MEMBER 

    iii)  The Chief Engineer, I&PH or his nominee not below the rank of 
S.E.       MEMBER 

    iv)  The Director Technical Education Vocational & Industrial 
Training, H.P. or his nominee not below the rank of deputy 
director.     MEMBER 

    v) The principal Technical Teachers Training Institute, Chandigarh, or 
his nominee not below the rank of professor.    MEMBER 
    vi) The Assistant Educational Adviser (Tech.) Northern Religion 
Officer, Ministry of human Resources and development Govt. of 
India, Kanpur or his nominee.    MEMBER 

     VII) The Secretary, H.P.Takniki shiksha Board.   MEMBER 
SECRETARY. 

    2) The committee may co‐opt two to three experts if necessary. 

    3) At least three members will form the quorum comprising the 
Chairman  and the member Secretary. 

    42) The functions of the inspection committee appointed under 
regulation 39 shall be:‐ 

    i)  To inspect affiliated institutions; 

    ii) to  inspect physical standards of space, building,equipment and 
staff etc. as per norms; 

iii) To inspect the teachings standard and award of sessional / 
practical ; 

iv) To inspect coverage of curricula both theoretical and 
practical; 

v)            Any other function as assigned by the Board. 

43. OFFICERS OF THE BOARD: 

    The Board shall, with the prior written approval of the Government, 
determine the strength of the staff for its offices from time to time. 

44. QUALIFICATIONS,  PAY  SCALES OF  OFFICERS AND SERVANTS OF THE BOARD: 

    The qualifications and scales of pay of officers and staff of the 
Board, other than the Secretary, Deputy Secretary and the Assistant Secretary, shall be the same 
as are applicable to the corresponding categories under Himachal Pradesh Government.  

            BY ORDER 

          Financial Commissioner‐cu‐Secretary(TE), 

          To the Government of Himachal Pradesh.