株式会社ＧＳＩクレオス
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日々の業務を共有し、必要な情報にすぐにアクセスできるツールが必要だった
ＧＳＩクレオスは商社ということもあって個々の自主性が高く、一人ひとりが個人商店のようなビジネスを行うケースも数多く見られます。そのため、同じ部署やチームであっても他の担当者がどのような業務を行っているか等の詳しいことがわからず、担当している商品 しか知らないといったことも起こり得ます。このような「情報の属人化」がホビー部内で大きな課題となっていました。
例えば、ホビー部では商品の価格変更に合わせてパッケージやラベルのデザインをリニューアルすることがありますが、看板ブランドの「Mr.カラー」だけでも200近い種類があるので、製品それぞれの過去情報を確認するだけでもひと苦労です。ましてやそれが数年ぶりのデザイン変更となれば、以前の担当者が異動や退職ですでにホビー部を離れており、現メンバーでは詳しいことが分からなくなっているといった状況も珍しくありません。情報が属人化していたことで、「デザインデータは複数残っているけど、どれが最新かわからない」「やりとりの履歴やメールが残っていないので、どうして今のデザインに決まったのか経緯がわからない」「そもそも最新版のデータが残っていない」といった問題が起こっていました。
メールやチャットのような一般的なコミュニケーションツールでは様々な情報が混在しているため、知りたい情報をピンポイントに探し求めるのは困難です。情報の属人化を解決するためには、コミュニケーションやデータの履歴を可視化し、且つ必要な情報に容易にたどりつけるツールが必要でした。
- Save Point導入前と導入後
過去のやり取りやデータが全て残るSave Pointは、情報の属人化を防ぐ最善の解決策
2022年12月、本社の移転にあわせてオフィスもフリーアドレスとなり、ペーパーレス化が一気に進むなど、会社の業務環境が大きく変わりました。加えて、「新しいことに積極的に取り組む必要がある」と弊社の代表自らが先頭を切って、会社のDX化を強く推進しています。そういった背景もあって、Save Pointの導入も前向きに検討が進みました。
特に導入の決め手となったのは、商品の制作工程ごとにスレッドを分けて管理できる点です。1つの商品に対し、企画やデザインなど別々のスレッドを立てられるので、社内外とのやり取りや製品情報が錯綜することがありません。メモ代わりにどんどん投稿できますし、しかもすべて履歴として残りますので、仮に担当者がいなくなっても過去のやり取りがすぐにわかります。「情報の属人化」という課題に対する解決策としてSave Pointは非常に魅力的でした。
またSave Pointには、投稿されたコメントやデータに対し、ワンクリックで自分が既読であることを伝えられる「見たよ！」ボタンがあります。たとえばメールやチャットだと、返信が無ければ本当に見てくれているのかさえわかりませんし、場合によっては既読スルーということもあり得ます。しかし返信を書かずとも「見たよ！」ボタンさえ押されていれば既読か未読かが明確になり、誰がどこまで情報を追いかけているのか、責任の所在がどこにあるのかが可視化されます。「見たよ！」ボタンは画期的な機能だと思いました。
Save Pointに限らず新しいツールの導入にあたっては、本当にみんなが使ってくれるのかという懸念があるものですが、Save Pointはとにかく操作画面がわかりやすく心理的なハードルが低かったのも、採用の後押しになりました。
- 工程ごとに専用の掲示板が並んでいるSave Pointの画面
属人化が解消され、情報やナレッジが共有されたことで、業務品質の向上やメンバーの成長につながっている
Save Pointを導入し、時系列で記録を残せるようになったことで、様々な効果を感じています。
例えば塗料のラベル変更一つとっても、10回以上の修正を繰り返すことがあり、最終版だと思って印刷会社に渡したデータが実は古いものだったというミスが発生したこともあります。また製品開発にライセンサーが監修として入る場合、ライセンサーとはメールでやり取りをしていますが、その経緯やフィードバックがデザイナーにきちんと伝わっていないこともありました。
Save Pointを使えば、データを時系列に管理できるので、修正や更新したはずのデータが以前の内容に戻ってしまう、いわゆる「データの先祖返り」が防げますし、ライセンサーの監修時に指摘された理由やポイント、経緯などもSave Pointで確認できるので、デザイナー側も何が変わったのかがひと目でわかります。このように過去の情報も含めて一元的に蓄積・管理できることで、課題だった属人化の解消につながっていると実感しています。
その他、Webや雑誌に掲載する広告の制作にもSave Pointが役立っています。例を挙げると、私が手描きした広告イメージをSave Point上にアップし、デザイナーにメンションすれば、そのやり取りがそっくりすべてSave Pointに残ります。まだ経験の浅いメンバーが一人で商品開発を担当する場合、まずはSave Pointに蓄積されている過去のスレッドを調べてもらい、前例から参考になる知識や知見を得ながら、そのうえでわからないことがあれば質問に来るという形にすることで、効率よく作業を進めることができるようになりました。
また、若手メンバーにはガントチャート機能を活用したTO DO管理の評判が良いですね。現在どの案件が進行しているのか、どのタスクが終わっていないのか、デザイナーにどれくらい負荷がかかっているか、今の進捗状況は目標の何％か…などが可視化されたことで、作業のフォローや外部との調整がよりきめ細やかなものになりました。
このようにSave Pointで情報が一元管理・可視化されたことによって、課題だった「情報の属人化」から脱却でき、さらに実際の業務面でも様々な好循環が生まれていることを実感しています。
- 企画やデザインなど、制作の工程が整理されている。
ネイル用品の開発にもSave Pointを導入。今後は組織の枠組みを越えて、情報共有や意見交換の場としても活用したい
ネイル用品のチームにもSave Pointを導入したところ、製品開発の進捗管理に加えてユニークな使い方をしていました。具体的にはプロのネイリストから得た情報を箇条書きにし、それをメモとしてSave Pointに投稿することで、商品開発のフィードバックを手軽に社内へ共有できるようになりました。基本的にはメンバーの自主性に任せつつ、上長がメモを見ながら、作業の方向性や進め方を適宜アドバイスするといった使い方ですね。
Save Pointは社内外の情報共有やナレッジの蓄積にも有効だと思っています。例えば塗料の製品開発でモデラーさんにご協力いただく場合、現状では私が間に入ってフィードバックをまとめたり、メールのやり取りを繋いだりしているのですが、これをSave Pointで直接やり取りができれば効率的ですし、開発側もユーザーのニーズをつかみやすくなります。ゆくゆくは印刷会社にもアカウントを発行して製品開発全体の効率化を図るなど、様々な可能性が広がるのではないかと期待しています
またＧＳＩクレオスとしても、まずはホビー部でSave Point導入の成功事例ができれば、社内で広く展開することもあり得ると思います。例えば弊社の繊維事業には数多くの社外デザイナー が関わっていますし、大手企業とデータのやり取りをすることもあるので、会社としてもSave Pointが活用できるシーンはまだまだ多いのではないかと思います。
今後は部署や社内外の垣根を超えて、Save Pointを活用していきたいと考えています。
- 株式会社ＧＳＩクレオス 片山様
