【教職員の皆さんへ／To all faculty and staff】本学教職員の生成系AI利用に関する留意事項について／On the Use of Generative AI by University Faculty and Staff

2023年04月21日

English follows Japanese.

令和5年4月21日

教職員　各位

岡山大学長　　
那須保友　　　

本学教職員の生成系AI利用に関する留意事項について

　ChatGPTをはじめとした生成系AIについて、全世界で試験的に利用する者が増加し、人々の仕事や生活に影響を及ぼすのではないかと議論されており、その利用を疑問視する報道や、海外では利用を禁止するといった極端な動きも出ております。特に懸念とされるのは、こうした生成系AIの利用を通して、個人情報の流出によるプライバシー侵害、真偽が不明な情報やフェイクニュースの収集による誤った情報の活用等が指摘されているところです。
　生成系AIの適切な活用によって業務の効率化等が図られる可能性がある一方で、懸念される状況もあることを踏まえ、情報の適切な取扱いを徹底するため、本学教職員の生成系AIの利用に関しては、以下の留意事項に十分留意願います。

1．生成系AIにより得られた情報を利用する場合は、以下のことに留意する。
◆生成系AIは必ずしも正しい結果を出力するとは限らないことを念頭に、他の情報ソース等を確認するなど、信頼できる情報であるか確認すること。
◆生成系AIを利用することにより得られた情報について、誹謗中傷やプライバシーの侵害、差別的・攻撃的な表現が含まれている場合は、その情報は利用しないこと。
◆生成系AIにより得られた情報には、著作権、他者のアイデア・データ・研究成果を有する可能性がある。また、情報が事実と異なる可能性もある。利用に際しては、利用者側の責任であることを踏まえ、研究公正の観点からも十分留意すること。

2．生成系AIに入力する情報は、個人情報・機密情報流出防止の観点から、以下の情報は入力しないこと。
◆個人情報（学生・生徒、教職員、患者、その他取引業者等全ての個人情報）
◆著作権が設定されている情報
◆本学の業務において、守秘義務が設定されている情報
◆その他、本学の信用を失墜させる、あるいはその恐れのある情報

3．その他
◆生成系AIに関しては、今後も国等からの指針・ガイドライン等の動向を注視し、継続的に検討を行い、適宜お知らせいたします。

以　上

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April 21, 2023

To all faculty and staff

Okayama University President
Yasutomo Nasu

On the Use of Generative AI by University Faculty and Staff

The number of people using ChatGPT and other generative AIs on a trial basis is increasing all over the world. There is a debate about the impact on people's work and lives, with reports questioning the use of generative AI and even extreme moves abroad to ban them. Of particular concern is the use of generative AI as being an invasion of privacy by leaking personal information and as using erroneous information of unknown authenticity, or fake news.
While the appropriate use of generative AI could improve operational efficiency, there are also situations that could be of concern. In order to ensure the appropriate handling of information, we ask that you pay close attention to the following points regarding the use of generative AI by university faculty and staff.

1. Information obtained through generative AI should be used appropriately with the following points in mind:
◆Keep in mind that generative AI does not always generate correct results. It’s important to check the information against other sources for reliability.
â—†Generative AI information should not be used if it contains slander, invades privacy, or contains discriminatory or offensive expressions.
â—†Information obtained through generative AI may have copyrights, ideas, data, and research results from other people. The information may also differ from the facts. Users must take full responsibility of their actions while keeping in mind the standpoint of research fairness.

2. Do not enter any of the following personal and confidential information into generative AI:
â—†Personal information (any personal information of students, faculty, staff, patients, and business associates)
â—†Copyrighted information
â—†Information that is subject to confidentiality issues concerning the management of the university
â—†Information that discredits or may discredit the integrity of the university

3. Additional notes:
â—†Okayama University will continue to monitor and review the guidelines and policies from the government regarding generative AI. We will continue to study these issues and keep you informed.