オフィスにあると便利な設備とは？働き方に合わせたオフィス環境づくりのポイントを紹介

オフィス環境は従業員の生産性に大きな影響を与えます。テレワークの普及やWeb会議の増加など、働き方の多様化が進む中、従業員が働きやすいようにオフィス環境を整え、便利な設備を揃えることはこれまで以上に重要となっています。

本記事では、オフィスがビジネスに与える影響について解説するとともに、実際に必要な便利な設備を紹介します。

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オフィスがビジネスに与える影響

オフィス環境はビジネスに大きな影響を与えます。関電不動産開発の「オフィスに関するアンケート調査レポート」によると、約8割が「オフィス環境は仕事に影響がある」と回答。「何に最も影響を与えるか？」との質問には「仕事のモチベーション」が43％、「身体面・精神面の健康」が22％という結果となりました。

また「就職選定時にオフィス環境を重視したか？」という問いに対しても、全体の60％が「重視する」「とても重視する」と回答しています。このことからオフィス環境は、仕事へのモチベーションや生産性だけでなく、採用力にも影響を与えるといえるでしょう。

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生産性を高めるためのオフィスとは

新型コロナウイルス感染症の拡大以降、あらゆる場面でオンラインが一般的となり、オフィスの在り方も変わりました。商談や社内ミーティングをWeb会議で行う企業も増え、ニューノーマル時代のオフィスの在り方が求められています。

株式会社ブイキューブが顧客に対して行った調査によると、「あなたにとって生産性の高いオフィスとは？」という質問に対し、最も多く回答を得たのは「集中して業務に取り組めるスペース」でした。また「人とコミュニケーションをとれるスペース」や「一人ひとりに適切なスペースの確保」といった内容が上位にランクインしています。

参照：コロナ下で働き方に変化、ハイブリッドワーク時代のオフィスに期待するのは 「生産性向上」、「従業員のエンゲージメント向上」が上位に | オンラインイベント・ウェビナー・Web会議ブイキューブ

現在のオフィスに対して、業務内容に合わせて集中できるスペースとコミュニケーションが取りやすいスペースの両立が求められていることが分かります。さらにはパーソナルスペースを意識したオフィス作りも進める必要があるでしょう。

集中して業務に取り組めるスペース

集中できる環境は人や業務内容によって異なります。株式会社ビズヒッツの調査では、仕事に集中できない理由として、1位「体調に問題がある」、2位「プライベートに気を取られている」に次いで、3位に「音が気になる」という理由がランクインしていました。

作業に集中できる環境が生産性の向上につながることから、オフィスには役割に応じたブースやスペースなどが必要といえます。この項目では、集中して業務に取り組むための設備を2つ紹介します。

個室ブース・集中スペース

集中して業務を進めるには、周囲から隔離され1人で作業に没頭できる環境が最適です。視線や音、気配を遮断できる個室ブース・集中スペースを設置すると良いでしょう。

近年ではWeb会議の機会が増え、よりオフィスの騒音問題が課題として挙げられています。前述した株式会社ブイキューブの調査でも、およそ4割の人が周囲のWeb会議の音がうるさいと感じていました。

個室ブース・集中スペースはさまざまなタイプが販売されています。完全個室のボックス型やソファを家具で囲むタイプ、パーティションを活用する方法などがありますのでオフィスの規模や用途に合わせて選びましょう。

例えばブイキューブの提供する「テレキューブ」は完全個室のボックス型の個室ブースで、高い防音性と快適な居住性が特徴です。サブスクリプションプランでも提供しているため、購入するよりも手軽に導入できます。複数用の製品であれば、工事なしで会議室不足の解消にも繋がります。

サウンドマスキングシステム

サウンドマスキングシステムとは、マスキング音を流すことで会話を聞こえにくくする設備のことです。普段、無意識に聞いている空調音や自然音などを利用し、音漏れを分かりづらくします。

ヤマハの調査では、マスキング音によって作業を妨害されることが減り、居心地の良さが向上したという結果が見られました。

雑音による集中阻害もさることながら、オフィス内で行われる会議や商談、面談時の会話漏れはプライバシー侵害やセキュリティ低下にもつながります。サウンドマスキングシステムを設置することで機密性を保ち、集中を邪魔する影響も抑える効果が期待できるでしょう。

コミュニケーションを促進・快適にするための設備

リモートワークの普及によりWeb上でのやりとりが増えた一方で、対面コミュニケーションの必要性も再認識されています。HR総研の調査によると「社内コミュニケーションを取りやすい手段」として、「圧倒的に対面が良い」「やや対面が良い」という回答が6～7割を占めました。

しかし、依然としてWeb会議やリモートワークを続ける企業も多いことから、対面・非対面の両方で最適なコミュニケーションが取れる設備が必要です。ここでは、コミュニケーションを促進させる6つの設備をご紹介します。

個室ブース

前項でも挙げましたが、Web会議や少人数の会議、面談には個室ブースが最適です。プライバシーに関わる会話や機密情報を取り扱う会議などは、できるだけ聞かれたくないもの。防音性に優れた個室ブースなら周囲の目や会話漏れを防げます。

例えば、株式会社ブイキューブのテレキューブはボックス型の個室ブースです。1人用から2～4人用まで選べ、防音性に優れているため音漏れの心配もありません。

テレビ会議システム

オフィスと在宅勤務等とのやりとりを快適にするために、テレビ会議システムの導入も検討しましょう。テレビ会議システムとは、オフィスなどに常設する会議システムのこと。同じ空間で会話しているような雰囲気でミーティングを行えるのが特徴です。

パソコンやタブレットを使用するWeb会議とは異なり、モニター・カメラ・マイクなどは専用機材を使用します。高画質・高音質で通信の安定性も高いため、重要な会議や大人数でのミーティングなどに適したツールです。

カフェスペース

オフィス内にカフェスペースを設置するのも1つの方法です。休憩スペースとしてだけでなく、気軽なミーティングスペースや情報共有の場など活用方法はさまざま。

リラックスした雰囲気の中で、従業員のリフレッシュになることはもちろん、ちょっとした雑談から新たな発想が生まれる可能性もあります。

プラス株式会社ファニチャーカンパニーの調査によると、現在のオフィスに対して35％の人が「カフェやラウンジなどのコミュニケーションを取るためのスペースがない、足りない」と回答していました。

どの程度のスペースを設けるかは、予算やオフィスの規模によって異なりますが、コミュニケーションの活性化に加え、従業員の創造性・生産性の向上にもつながるといえるでしょう。

ホワイトボード

近年はあらゆる場面でデジタルが主流となっていますが、ホワイトボードなど非デジタルなツールの活用もコミュニケーションの活性化に有効です。

オフィスの中心や従業員の目につく場所にホワイトボードを設置し、自由に書き込むことでコミュニケーションのきっかけが生まれます。情報やアイデアはもちろん、感謝のメッセージなどを書いてみるのも良いのではないでしょうか。

従業員同士が気軽に情報を共有・発信することで、部署を超えたコミュニケーションや信頼関係の構築といったメリットが得られます。

多目的スペース

多目的スペースとは、用途に合わせて自由な使い方ができるスペースのこと。目的に合わせて柔軟にレイアウトを変えられるので会議やミーティングはもちろん、社内外のイベント等にも利用可能です。

また、リフレッシュスペースとして活用する場合もあり、従業員同士のコミュニケーションの場としても有効です。快適なオフィス環境を整えることは、企業のイメージアップにもつながります。従業員満足度の向上にもなり、定着率アップも期待できるでしょう。

会議室予約システム

会議室予約システムとは、会議室の予約や入退室などの管理ができるシステムです。リモートワークでオフィスにいなくても、パソコン・タブレット・スマートフォンで利用状況の把握や予約などができるためタイムマネジメントに役立ちます。

また、会議室の稼働率を把握することで、あまり利用されていない会議室を別の目的に活用することも可能です。会議前のリマインド機能や退出を促すアラート機能などが搭載されたツールもあり、より効果的に会議室を活用できます。

一人ひとりに適切なスペースの確保

人はパーソナルスペースに侵入されるとストレスを感じ、生産性が落ちる可能性があります。そのため、オフィス内でも適度な距離を保つことが必要です。

パーソナルスペースとは、個人を取り囲む空間のこと。人は無意識に他人と距離を取って快適な空間を保とうしますが、十分な空間が確保できないと不快感が生じます。人によってパーソナルスペースの範囲は異なり、また相手との関係性によっても変化するのが特徴です。

従業員が快適に業務を行うためには、パーソナルスペースを意識したオフィス作りをする必要があります。以下は対策例です。

• パーティションで視線を感じないようにする
• デスクの向きや位置を工夫し、視線が合わないようにする
• 個室ブースを設置する
• フリーアドレスを導入する

もし、十分なスペースを確保するのが難しい場合には、ハイブリッドワークを導入するのも1つの方法です。オフィスに出社する人数を減らすことで、それぞれが快適な空間を保てるスペースを確保できます。

快適な椅子やデスク

作業環境を確保できるデスクや長時間座っても疲れにくい椅子を選ぶことは、効率性や快適性につながる要素といえます。

作業スペースが広いデスクの方が効率アップが期待できますし、収納スペースが多ければ書類や文具などの整理に便利です。現在、JIS規格によるとオフィスデスクの高さの基準は70cmとされていますが、身長や作業のしやすさは人によってさまざま。そこで近年人気なのが昇降デスクです。

昇降デスクは天板の高さを調整できる機能がついており、使用する人に合わせて変更できるのが特徴。立った姿勢で作業することも可能なため、座りすぎを回避できます。立つことでリフレッシュになり、眠気の抑制や集中力の向上にも効果的です。

また、デスクワークが中心の場合、肩こりや背中の痛みが生じるケースもあるでしょう。高さや座面、背もたれなどが調節できる椅子を選ぶことで正しい姿勢を保ち、身体への負担が軽減できます。

近年は、社員の姿勢改善や腰痛予防にバランスボールを利用する企業も見られ、転がらないように安全性を確保した商品も販売されています。

リフレッシュスペース

リフレッシュスペースとは、従業員がリフレッシュできるスペースのこと。前述の関電不動産開発が実施したアンケートでは、「就職先選定時にオフィス環境の中でしたい/重視したスペース」として、3位に「リフレッシュスペース」が挙げられていました。

長い時間集中力を維持することは難しく、適度に休憩を取りながら作業する方がパフォーマンス向上には最適です。また、リフレッシュスペースのレイアウトによっては、コミュニケーション促進にも有効といえます。

例えば、リフレッシュスペースの設備には以下のような種類が挙げられます。

まとめ

オフィス環境は、生産性や効率性だけでなく採用力にも影響します。コロナをきっかけにWeb会議やリモートワークなどが普及したことで、インターネット環境の整備はもちろん、オフィスの在り方も見直すことが必要です。

生産性を高めるためには、従業員が集中できる設備やコミュニケーションを図れる設備、リフレッシュできるスペースを整備すると良いでしょう。オフィス環境が向上すれば従業員は働きやすくなり、おのずと生産性向上が期待できます。

自社の業務内容や従業員が求めるものをヒアリングし、業務にあった環境を整えましょう。

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