押し寄せるEメールの洪水は、いつまでもとどまることがありません。
テレワークで時間ができたとしても、Gmailアカウントを整理して未読ゼロを達成するなんて幻想のように感じられる人が多いのではないでしょうか。
でも、ご安心を。サードパーティ製のブラウザ拡張機能があなたを助けてくれますよ。
しかも、ほぼ無料なのが嬉しいですね。
目次
2. プロジェクトごとのボードを作ってメール管理できる『Drag』
3. 優先度に基づいてメールを区別する『ActiveInbox』
複数のカラム でメールを管理できる『Sortd』
GmailにEメールは、受信ボックスに蓄積されていきます。しかも、そのスパルタなインターフェースのせいで、受信トレイの整理は非常にとっつきにくいものとなっています。
そんなときは、Sortdの出番です。受信トレイをドラッグアンドドロップ方式のワークスペースに変え、未読メッセージが左側に並び、その右にいくつかのカラムが並びます。これらのカラムは、自由にカスタマイズが可能です。
たとえば、あるカラムは即時対応が必要なメッセージを、別のカラムは今週中に対応が必要なメッセージを入れておくといった使い方が考えられます。
ひとたびボードを設定してしまえば、あとは届いたEメールをそれぞれのカラムにドラッグアンドドロップするだけ。ぱっと見ただけで、至急対応が必要なメールとそうでないメールが識別できるようになります。
Sortdには、さらに便利なツールが含まれます。たとえば、デイプランナーという機能を使えば、メールをスケジュールするとともに、対応期日をメモとして付けられます。受信トレイの上部には、その日に対応しなければならないメールと1週間以内に対応しなければならないメールの数が表示されます。
また、メールごとにメモを付けられるので、それを見ながら返信を書くことができて便利です。
Sortdの基本機能は無料で利用できます。メール追跡や無制限のリスト作成機能などを使うには、月額6ドルが発生します。
対応：iOS、Android、Gmail Mobile Addon、Google Chrome
プロジェクトごとのボードを作ってメール管理できる『Drag』
Dragは、Sortdのスリム版と考えていいでしょう。
Gmailの受信トレイを、カンバンボードのようにしてくれます。Sortdとの違いは、デザインがシンプルでオリジナルのGmailデザインを邪魔しないので、使い慣れた画面のまま使えるところにあります。
Dragのボードは自由にカスタマイズ可能で、プロジェクトごとのボードを作成することも。
上部に表示される一連のクイックアクセスラベルを使って、届いたEメールを特定のカラムやボードに移動します。Sortd同様、個々のEメールにメモやタスクを追加することもできます。
個人使用は完全に無料です。グループで使用するには、ユーザー数無制限で月額99ドル、または小規模チームならユーザー1人当たり15ドルで利用できます。
優先度に基づいてメールを区別する『ActiveInbox』
カンバンボードは好きじゃないけど、受信トレイで動くタスク管理ツールは試してみたいという人は、ActiveInboxがオススメです。ただし、無料ではありません。
ActiveInboxは、優先度に基づいてメールを区別します。受信トレイの上部に新しいウィンドウが固定され、期日順にメッセージのリストが並びます。
その日のタスクを決めてDo Not Disturbモードを使うと、新しいメールが届いても通知が表示されません。別にFocus Modeも用意されており、サイドバーといったGmailインターフェイスの不要な要素を隠すことが可能です。
そうすることで、一時的なデジタル断ちの状態に入ることができます。新しいメールの洪水に巻き込まれることなく、優先順位の高いリストに集中してください。さらに、メモを箇条書きしたりサブタスクを追加したりするための専用タブも用意されています。
ActiveInboxは有料アプリですが、14日間は無料で試すことができます。その後は毎月4.16ドルかかりますが、たったコーヒー1杯分で受信トレイを整理できると考えれば高くはないでしょう。
メールを開かなくてもプレビューを表示する『Gmail Message Preview』
Gmail Message Previewは、いちいちメッセージをクリックしなくてもプレビューを表示してくれる、小粋なChrome拡張機能です。
各メールについて三行分を表示してくれるので便利ですが、少し受信トレイがもっさりするという副作用もあります。あるいは、もっと大胆に、各メールの全内容を受信トレイ内で表示させることも可能です。
このプレビューがあると、大幅な時間短縮につながります。
なぜなら、ほとんどのメールが、最初の1、2行を読んだだけで、アーカイブすべきか、すぐに対応すべきか、はたまたゴミ箱行きかを判断できるからです。この拡張機能は無料なので、使わない手はありません。
使い捨てのメルアドを発行できる『Burner Emails』
何とか受信トレイの秩序が保たれるようになったら、次なるステップは、受信トレイがジャンクメールに埋もれないようにすること。そのためには、Burner Emailsが必須です。
何かのサインアップのためにメールアドレスが必要なとき、使い捨てメールアドレスを発行してくれるスーパー便利な拡張機能です。本当のアドレスを使うなんて、愚か者かスパムやメーリングリスト大好きな人かのどちらかでしょう。
使い捨てアドレスに届いたメールはあなたの実際のアドレスに転送されますが、その必要がなくなったら、ボタンをクリックするだけで使い捨てアドレスを削除できます。
無料版では5つまでアドレスを作成でき、使い捨ての受信トレイには7日分のメールを保管できます。
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Image: Shutterstock
Source: Sortd, Drag, ActiveInbox, Burner Emails, Google（1, 2, 3, 4）
Shubham Agarwal - Lifehacker US［原文］
