基本的な流れとしては以下の4ステップです。

ステップ1: ある期間における優先課題・目標を掲げる

上司や同僚などと相談し、その期に取り組むべき課題を決める

ステップ2: 現在の自分の時間の使い方を記録する

平日のうち最低3日間、以下の項目について時間の使い方を記録する。ノートなどにメモ書きするか、『TimeGT』、「Colorhat」、「MyHours」、「Slimtimer」といったタイム記録ツールを活用してもよい。

・ 時間（所要時間だけでなく、開始時刻と終了時刻も記入）

・ やったこと

・ 事前の計画の有無

・ 仕事の妨げになったもの（緊急メールへの対応、チャットなど）

・ その仕事にかかわった人

・ 優先順位A～D（目標達成のために最も優先順位が高いものをAとしてランクづけ）

ステップ3: 記録を分析する

ステップ2で記録した内容を精査する。やたら休憩時間が多くないか？ ネットサーフィンの時間が長すぎないか？など、行動パターンを分析し、改善すべき点を洗いだしてみよう。オンラインの使用時間が多すぎると感じたら、少し"ダイエット"を心がけるとよい。

ステップ4: タスクの優先順位を決める

ステップ1で掲げた課題や目標のために必要なタスクを決めると同時に、これにあまり関係ないタスクを特定し、「Do-not-do」リストに列挙する。

生産性がよい人の特徴として、時間の使い方がうまいという点が挙げられますね。休憩と仕事のメリハリが効いているのみならず、「やるべきこと」「やるべきでないこと」をうまく仕分けられることがポイントなのでしょう。手付かずのままのタスクが日々増えていく...という方は、このコツを参考に、ご自身のToDoリストをレビューしてみてみませんか？

The Productivity Dilemma: To Do or Not to Do?

 [Success Magazine]

Lisa Hoover（原文／松岡由希子）

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