本を探しに図書館に行っても、本を見つけるのにそこまで時間はかかりません。当然ながら、それは図書館が綿密に整理されているからです。

そして、ノートPCもそこまで違いはないはず。なぜって、自分にとって大事なデータの個人ライブラリのようなものだから。

自分のデジタルライフやデータを把握する一番の方法は、整理整頓した状態を保つことです。

今回は、自分のファイルを分類し、ストレージの使用量を最小限に抑える方法を考えていきましょう。

ファイル容量を小さくする

ファイルが整理されていないと、Spotlightのような検索機能を使っても、ネーミングに決まった法則を採用していない場合は特に、特定のファイルを見つけるのは至難の業です。

ファイルやフォルダの構造はきちんと整理して管理しましょう。

新しいノートPCを買った時、最初からフォルダ構造をきちんと設定していればなお良し。完璧なフォルダ構造があるわけではありませんが、一番効果的なのは、必要なものが直感的に見つかる構造です。

また、PCのハードディスクが、不要な大量のファイルで一杯になっていないか確認してください。

ファイル容量を小さくするには、時間のある時にファイルをまとめて圧縮することをおすすめします。

デフォルトのダウンロード先を変更する

通常、ファイルをダウンロードした時のデフォルトの保存先は、PCの「ダウンロード」フォルダですが、すぐに雑然としていきます（目に見えない、記憶にもないところにファイルが行きますが、パソコンのメモリを食わないわけではありません）。

それよりも、ダウンロードファイルを、別のもっと目につくところに保存するようにすること。

たとえばデスクトップでもいいですが、ほかのフォルダを選んでもいいでしょう。

ダウンロードしたものはすぐに忘れてしまいがちなので、ファイルを保存する度に、デフォルトの保存先ではない、しかるべき別のフォルダを選ぶのも理にかなっています。

また、ブラウザからデフォルトのダウンロード先を変更することもできます（たとえば、Chromeの場合は「詳細設定 ＞ ダウンロード」で設定するなど）。

「整理の法則」を決める

ほとんどの場合、日付かファイルタイプで整理する方法を決めることになるでしょう。

日付

日付を元にファイルを整理するメリットは、特定の時期のファイルを簡単に見つけられるところです。

たとえば、1996年からの銀行の取引明細書を探している場合、年で検索してから、サブフォルダを見れば簡単です。

ファイルタイプ

もしくは、ファイルタイプで整理するのもいいでしょう。個人用のファイルと仕事用のファイルを分けたい場合、データの大きなファイルを分類してから、サブフォルダに分ける場合など、特に便利です。

どれを最初のフォルダに選んでも、目的はそのフォルダ内にサブフォルダをつくり、自分の頭で考えた時に直感的に分かりやすい方法でファイルを入れること。正しい、あるいは間違ったやり方があるわけではありません。

——2021年7月13日の記事を再編集のうえ、再掲しています。

訳：的野裕子／Source :Science Direct ,wiki How