告白すると、私はメールが嫌いです。メールはすぐ溜まるのがすごく嫌で、たまに本当は大事なメールを間違って捨ててしまったりします。

ところが、今週末に起業家の Andreas Klinger に教えてもらった「GTD Gmail」というやり方をやってみたところ、劇的に変わりました。基本的にこのシステムは、受信トレイ内のそれぞれのメールに、どのように対処するかという決断を促し、ひと目見ただけですべてのメールをどうすればいいのか分かるようにしてくれるものです。基本的なやり方は以下の通りです。

  • メールを管理しやすいように、常に受信トレイを空にする
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  • 1番目のフォルダにすべての「ToDo」メールを入れる
  • 2番目のフォルダにすべての「返信待ち」メールを入れる
  • 3番目のフォルダにすべての「委任された」メールを入れる
  • 4番目のフォルダにすべての「会議」「出張」などに関するメールを入れる
  • 使用するのは Gmail の基本的な機能のみ（プラグインなどは必要無し！）
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メールが来たら、すべてのメールに対して必要な対処をします。この方法を使いながらすべてのメールに適当なフラグを付け、アーカイブすれば、受信トレイには気持ちいいくらいに何もありません。

設定に必要な時間は15分程度です

  1. 受信トレイを初期設定の表示に切り替える（優先トレイやタブのインターフェイスを使わない）
  2. メールの分類毎にスターを設定する（例：ToDo＝黄色！、重要＝赤！、返信待ち＝？、誰かに委任＝二重矢印、近々の予定関連＝紫スター）
  3. 分類した数に合わせて複数のフォルダを使い、右側に複数の受信トレイを設定する

スターの設定を自分の好きなように変えていいですし、受信トレイも右側で管理するのではなく並列にしてもいいでしょう。いずれにしても、受信トレイに溢れるメールを何とかしたいのであれば、Klinger さんのメール管理ガイドは参考になるはずです！

Don't drown in email! How to use Gmail more efficiently.｜Andreas Klinger

Melanie Pinola（原文／訳：的野裕子）