マイクロソフトの『Office 2010』のリリースが、いよいよ近づいています。今回は無償版をつくるなど、Google Docsを意識している感もありますが、両者とも良いところもあり、課題もあり...。そこで、こちらでは、それぞれの特徴を改めて振り返りながら、Office 2010とGoogle Docsを「いいとこどり」して、うまく使いこなす方法について、採り上げてみたいと思います。
■Google Docsの特徴Google Docsの大きな特徴は、複数のユーザがリアルタイムに編集できるなどの、ドキュメントのコラボ作成機能。変更履歴を残せるので、どこがどう変わったか？をチェックできるだけでなく、前のバージョンに戻すことも可能だ。頻繁に継続して編集するドキュメントは、Google Docsで作成するほうが適している。また、最近追加された「図形描画（Drawing Editor）」も、フローチャートや図をみんなで共有するのに便利な機能。
一方、Google Docsの欠点は、常にオンライン環境が必要なこと。また、詳細なフォーマット設定などはできず、巨大なファイルは扱えない。
■Microsoft Officeの特徴Microsoft Officeは、詳細なフォーマット設定ができ、大きなファイルも扱える。課題は、SharePointサーバーのような設定を行わないかぎり、複数ユーザ間での共同編集はできないという点だ。『Office 2010』では、コラボ機能も搭載される見込みだが、Google Docsと比べるとまだ道半ば。
■Microsoft OfficeとGoogle Docsを両方使う場合 オフラインではMicrosoft Officeを使い、他のユーザとファイルを共有したり、編集し合ったりする場合はGoogle Docsを使うのが、基本路線。たとえば、顧客からのサービスリクエストの履歴をとるのであれば、オンラインからいつでもどこでも閲覧や編集ができる、Google Docsが適しているし、仕様書などを作成する場合は、Microsoft Officeを使ってオフラインで作成し、完成してから共有すればよい。
このほか、具体的な方法として、以下の3点があります。
1: Google DocsをMicrosoft Officeで編集するときに使える『Offisync』 他のユーザに共有したいが、Microsoft Officeを使いたいときは『OffiSync』が便利。これを使えば、Google DocsのドキュメントをOfficeから開いたり、直接Google Docsに保存できる。同様のプラグインとしては、Googleの『Docverse』もあるが、いまのところ『Offisync』のほうがオススメ。『OffiSync』の便利な点は、Google Docsからドキュメントを開くと、保存ごとに共有しているコピーも、自動更新してくれることだ。また、ドキュメントを共有したり、アクセス許可を与えるなどの操作も、共有メニューでカンタンにできる。
ただし、ひとつ問題なのは、Google Docsのドキュメントを開くために、オンライン環境が必要なこと。もちろん、ローカルにいったん保存しておいて、オフラインで作業し、作業が終わったら、OffiSyncを経由してGoogle Docsに上書きすればよい。
また、『OffiSync』の無償版には、機能の制限がある。たとえば、Google側のフォルダでファイルを開いたり、保存する操作、Officeフォーマットでのファイルアクセスは、有償版でしかできない。年間12米ドル、期間無制限の場合は30ドルなので、これらの操作も行いたい場合は、有償版を購入するのもよいだろう。
2: Officeフォーマットでのファイル共有法Google Docsでファイルを共有すると、Googleのフォーマットに変換される。Officeフォーマットでファイルをダウンロードする場合、翻訳でフォーマットが崩れてしまう場合も...（ちなみに、Officeのファイル形式を壊さずに翻訳するウェブツールとしては「DocTranslator」があり）。ドキュメントを共有したいが、Officeフォーマットは維持したい場合、Google Docsに手動でアップロードし「文書、プレゼンテーション、スプレッドシートを対応する Google ドキュメントの形式に変換する（Convert documents, presentations, and spreadsheets）」のチェックボックスを外すこと。
『OffiSync』の有償版を使っている場合は、Officeでこれらのファイルを、直接編集することができるが、これがない場合は、オンラインでのドキュメント編集はできず、編集するごとに再アップロードして、他のユーザと共有することになる。ちなみに、Google Appsの無料アカウントでは、あらゆるドキュメントを1GBまで保存することができる。
代替案としては、Dropboxの共有ホルダ機能を使うのも、一法。Officeファイルはもちろん、OneNoteデータベースやAccessデータベース、ドキュメントのテンプレートなどの共有も可能だ。Dropboxは、ファイルの過去バージョンを復元できるので、他のユーザが誤って上書きしたり、削除してしまっても、心配ない。Dropboxの使い倒し術については「Dropbox の徹底活用マル秘テクニック」もあわせてどうぞ。
3: OfficeドキュメントをIEのGoogle Docsにアップロードする方法 ファイルをひとつひとつアップロードするよりも、DocList Uploaderを活用するほうが便利かもしれない。このアプリを起動させ、Googleアカウントでログインすれば、ファイルをドラッグアンドドロップでアップロードできる。このリストから、直接Google Docsのドキュメントを開くことも可能。また、メニューに「Send to Google Docs（Google Docsに送る）」を加えたりすることもできる。ただし、これらの操作にはログインが必要であることをお忘れなく。
おまけ1: OutlookとGoogleカレンダー/Gmailを同期させる方法ここまでは、Google DocsとOfficeを中心にまとめてきたが、同様にOutlookとGmailの同期についても触れておこう。Outlookでは、IMAPを用いてGmailにアクセスする設定ができる。また、主たるメーラーにOutlookを使っている人は、POP3経由でアクセスすることも可能だ。オフラインでGoogleカレンダーを使いたい場合は『Google Calendar Sync』を導入しよう。デスクトップカレンダーと同期してくれるソフトとしては『calgoo』もある。
おまけ2: より便利なコラボにGoogle Appsのアドオンを使うGoogle Apps Marketplaceでは、Google Appsのドメインで使える、便利なアプリケーションがそろっている。たとえば、リストベースのタスクマネジャー『GQueues』や、Googleアカウントを使ってファイル共有したり、遠隔でデスクトップを操作するための『GBridge』、グループプロジェクトマネジメントツールとしては、無料の『Manymoon』もある。このほか、米Lifehackerオススメのアプリは、ライフハッカーアーカイブ記事「『Google Apps Marketplace』でオススメのアプリTop10」もあわせてどうぞ。
オフラインはOffice、オンラインはGoogle Docsといった具合に、ネットワーク環境の有無で両者を使い分ける、というのが王道のようですね。双方をうまく「橋渡し」してくれるツールを活用すると、それぞれのアプリからのスイッチが、よりスムーズになりますよ。
[How to Get the Best of Both Google Docs and Microsoft Office]
The How-To Geek（原文／訳: 松岡由希子）
