資料を作成しなければならない場面に遭遇した場合、どんな資料を作るか、構成を考えるのも問題ですが、それ以前に、どういうソフトを使って作成するか、前提条件として決めておかなければなりません。
ソフトの選び方を最初から自信をもって「知っている」といえる方は意外と少ないようです。当たり前にすぎる、と思っている方も、最新の便利な資料作成ソフト、となると、どれだけ知っているかは個人差があるようです。
そこで、ここでは資料作成ソフトの定番中の定番から、知っているだけで時間短縮・評価も上がりそうなソフトまで11本を選んでみました。ソフトの内容と、状況によっては人に聞けない「ソフトの選び方」もご紹介しております。
資料作成ソフトの選び方
何のためのどんな資料を作りたいのか
資料作成ソフトの選び方として、まずすべきことは、どんなことにその資料を使うか、目的を見極めたうえ、ふさわしいフォーマットを選ぶことからです。
たとえば、プレゼンテーション資料であれば、一般的なのは、スライド形式のパワーポイントなどのソフトがふさわしいでしょう。
これに対して、手に取って読む資料であれば、文書作成ソフトであるワードが一般的です。
さらに、チームで共同作業をしながら作成するのであれば、資料共有が簡単なオンラインストレージサービス付きのGoogle Slideや、Google Docと類似するクラウドサービスを使うと便利です。
料金がかかるか
次に、料金がかかるかどうかも問題になります。資料作成ソフトは、便利なものを追求すれば、他機能で価格も高めのものになる傾向があります。
しかし、いくつかのソフトを使い分けると、無料のもので必要なツールすべてがそろう場合もあり、料金および予算をあらかじめ決めておくと選びやすくなるでしょう。
その他の選び方基準
ここでご紹介するソフトの中には、動画・作画などの画像作成に優れているツールがあります。資料作成といっても、文字だけでなく、画像があるとわかりやすくなります。基本となる資料作成ソフト＋アルファの効果は必要でしょうか。
また、人とちょっと違うものを作りたい、このソフトを使っているだけで「おっ」と思われたい、という必要はあるでしょうか。
有名ベンダーの高価なソフトウエアを使うことは考えていない、でも、動画・作画に少し力を入れる必要がある・人と違うものを作りたい、という時には、鉄板の資料作成ソフト以外の下記に紹介するソフトを利用することもぜひ検討してみてください。
おすすめの資料作成ソフト11選
鉄板の資料作成ソフト
PowerPoint
目的 プレゼンテーション
強み 使っているユーザー数が多い
スライドショーを作成するのにまず挙げられるのがパワーポイントです。
パワーポイントは、Windows対応のPCにあらかじめバンドルされている場合も多く、エンタープライズPCでパワーポイントが入っていないものは日本の会社では少数と思われます。
追加費用が掛からず手軽にスライドショーが作成できるため、とりあえず使っておく、というのは十分合理的な選択肢です。
また、ユーザーが多いため、後で配布が必要になる際にも閲覧方法のガイダンスなどをつけずに、あまり気を遣わず配布することができます。
Keynote
目的 プレゼンテーション
強み 美しさに定評
スライドショーを作成する場合、Macユーザーは、パワーポイントよりもKeyNoteのほうが使いやすいでしょう。
こちらもバンドルソフトですので、追加費用・インストールの手間がなく使えることになります。MacOS, iOSを利用中のユーザーであれば、共同作業も可能です。
Keynoteの強みは、iOSでもバンドルされているので、iCloud経由で共有すると、iPadやiPhoneで美しいスライドを手に取ってすぐに閲覧できる点です。
「美しいスライドにしたい」というときには、ぜひKeyNoteのテンプレートを活用してください。無料テンプレートも数多く入手可能です。
Word
目的 配布資料作成
強み 無難さ 古くからの利用者が多い
配布資料を作成する場合は、ワードを使うことが一般的です。
特殊な効果を狙う明確な目的がない限り、配布といえばワードを選べば誰も「ふさわしくない」との評価はされないことでしょう。
配布するものであればワードを選べば無難であり、マニュアル・ルールブック・企画書・各種原稿と応用範囲が広いドキュメントソフトです。
プレゼンテーションに使うことはそこまで一般的なことではありませんが、タテ型画面を使う必要がある場合は、ワードで資料を作成、投影している例も見られます。
無料で使える資料作成ソフト
マイクロソフトオフィス・AppleのソフトをバンドルしないPCをお使いの場合は、無料のソフトが頼りになります。
そして、現在無料で使える資料作成ソフトの中には、今までのマイクロソフトオフィス・AppleのiWorkスイートにはない発想をもったソフトがあります。
ここであげる無料ソフトは、基本のソフトウエアはある程度つかった、しかし、一味違うものを作りたい、という方にもおすすめです。