SharePoint と Box の違いとは？統合するメリットも解説
SharePoint と Box は、類似する機能を持つツールですが、それぞれに異なる特徴があります。
SharePoint を導入している企業では、 SharePoint から Box への移行や、 2 つのツールの統合を検討している人も多いのではないでしょうか。
本記事では、 SharePoint と Box の主な違いを解説するとともに、これらのツールを統合することで得られるメリットについて詳しく解説します。
SharePoint とは
SharePoint は Microsoft が提供する企業向けの情報共有ツールです。
主な機能には、チームごとの「ポータルサイト構築」、業務の効率化を図る「ワークフロー」、ファイルのバージョン管理があります。
SharePoint には、自社サーバーにインストールするオンプレミス版と、 Microsoft のクラウドサービスを利用するクラウド版の 2 種類の導入形態があります。
オンプレミス版では自社でのメンテナンスが必要ですが、クラウド版の場合は Microsoft にメンテナンスを委ねることが可能です。
SharePoint の大きな特徴の一つは、他の Microsoft 製品との優れた連携性です。サービス同士をシームレスに利用できることで、業務効率化が進み、ユーザーや組織の生産性向上につながります。
例えば、 Office 製品と SharePoint を統合させると、ドキュメントの共同編集やバージョン管理が容易になります。
Box とは
Box は、世界中で広く活用されているクラウドベースのファイル共有サービスです。
Box の特徴の一つは、 1,500 以上の多様なアプリケーションと統合できる点です。
Microsoft 製品はもちろん、 Google 、 Zoom 、 Salesforce など多様なビジネスツールとシームレスに連携できるため、既存のワークフローに容易に組み込めます。
また、既存のツールと連携できれば、組織のデータを Box 内に一元管理できます。
さらに、強固なセキュリティ体制も、 Box の特徴です。
Box はゼロトラストのセキュリティ制御をポリシーとして、常に認証を要求してデータを保護しています。
加えて、 7 段階の詳細なユーザー権限の設定により、柔軟かつ精密なアクセス管理を実現しています。
SharePoint と Box の違い
SharePoint と Box の主な違いについて、以下にまとめました。
| SharePoint | Box | |
| 容量 | ユーザー 1 人あたり 1 TB （必要に応じて拡張可能） | 無制限 |
| アップロード制限 | 250 GB | 5 GB ～ 150 GB |
| ファイルの共有方法 | ・共有リンク ・ Microsoft 製品との連携 | ・共有リンク ・外部アプリケーションとの連携 |
| 特徴 | ・ Microsoft 製品との高い連携性 ・サイト構築が可能 | ・外部製品との高い連携性 ・強固なセキュリティ体制 |
SharePoint は、 Microsoft 製品との高い連携性を誇るツールです。また、 SharePoint を活用してポータルサイトを構築すると、組織内の情報共有やコミュニケーションの促進に役立ちます。 Box の特徴は、 幅広い外部製品と連携できることです。 Box は、既存ツールを活用した情報共有・共同編集に強みを発揮します。
SharePoint と Box を統合するメリット
SharePoint と Box を統合するメリットとして下記の2つがあります。
- データのサイロ化を防ぐことができる
- ストレージに余裕ができる
れぞれ詳しく解説します。
データのサイロ化を防ぐことができる
SharePoint と Box の統合は、データのサイロ化の解消に効果的です。データのサイロ化とは、複数のシステムの併用により、情報が各システムに分散した状況のことです。データのサイロ化が起きると、必要なデータをすぐに見つけられず、業務の非効率化や生産性の低下などの問題が発生します。
SharePoint と Box を統合することで、両システムのデータを一元管理・検索できるようになり、情報の所在が明確になります。必要な情報にスムーズにアクセスできることで、業務効率と生産性が大幅に向上するでしょう。さらに、情報収集の時間を短縮することで、迅速かつ正確な意思決定も可能となります。
また、統合によりデータの重複が解消されることで、情報を適切に分析できるようになるため、顧客対応や戦略立案にも良い影響を与えるでしょう。
ストレージに余裕ができる
ストレージに余裕ができることも、 SharePoint と Box の統合におけるメリットといえます。 SharePoint の容量が逼迫すると、ファイルやフォルダを選別して削除したり、容量の追加購入を検討したりする必要に迫られます。
しかし、 Box が提供する無制限のストレージ容量を活用することで、 SharePoint のストレージ使用量を効果的に抑制可能です。ストレージの肥大化を抑制できると、容量の追加購入にかかっていたコストも節約できます。
SharePoint と Box を統合して活用するには 「 DocAve 6 Cloud コネクタ」がおすすめ
SharePoint と Box は、どちらも複数人での情報共有に便利なツールです。
ただし、 2 つのツールには連携できるアプリケーションの範囲とストレージ容量に違いがあります。
SharePoint と Box を統合して活用することで、データのサイロ化を防ぐことができ、同時に SharePoint のストレージ使用量を効果的に抑制できます。
AvePoint が提供する「 DocAve 6 Cloud コネクタ」は、 SharePoint Server と Box の間で、コンテンツの検索、共同編集、共有、活用などをシームレスに行えるソフトウェアです。
SharePoint と Box 、それぞれの強みを活かすことで、企業の生産性向上と競争力強化を実現できます。
SharePoint と Box の統合を検討されている企業は、ぜひ「 DocAve 6 Cloud コネクタ」をご活用ください。
