Kauffrau/-mann für Büromanagement Ausbildung: Plätze & Gehalt

Ob großer Chemiekonzern, internationale Modekette oder lokaler Radiosender: Als Kaufmann bzw. Kauffrau für Büromanagement findest du in jeder Branche einen Job. Der Grund: Bürokaufleute sind echte Allrounder und werden überall gebraucht. Kein Wunder also, dass der Beruf jedes Jahr zu den beliebtesten Ausbildungsberufen zählt.

Kaufleute für Büromanagement sind echte Allrounder. Sie kümmern sich zum Beispiel um Termine, organisieren Büromaterial, gestalten Präsentationen und unterstützen bei der Kundenbetreuung. Außerdem schreiben sie Rechnungen, sind an der Personalplanung beteiligt und kümmern sich um die Abwicklung von Aufträgen. Kurz gesagt: Sie sorgen für einen reibungslosen Ablauf im Büroalltag.

Hinweis: Das ist nur ein kleiner Auszug aus dem vielfältigen Aufgabengebiet von Bürokaufleuten. Je nachdem, wo du arbeitest, hast du auch andere Aufgaben. In manchen Betrieben spielt die Kundengewinnung eine große Rolle, in anderen liegt der Fokus deiner Arbeit eher im Projektmanagement oder im Bereich Finanzierung. 

Eins ist auf jeden Fall klar: Der Beruf bringt jede Menge Abwechslung mit sich.

Wo arbeiten Kaufleute für Büromanagement?

Kurz und knapp: überall! Fast jedes Unternehmen hat ein Büro, über das die organisatorischen Aufgaben ablaufen. Deswegen findest du auch in jeder Branche einen Job. Ob in einem Finanzunternehmen, bei Energiekonzernen oder im öffentlichen Dienst – die Auswahl ist riesig! Das zeigt sich auch an der großen Anzahl an freien Ausbildungsplätzen.

Die Ausbildung dauert drei Jahre und ist dual aufgebaut. Das heißt, du wechselst regelmäßig zwischen Berufsschule und Ausbildungsbetrieb hin und her. 

Bei der Ausbildung im Betrieb werden zwei große Bereiche abgedeckt: Büroprozesse und Geschäftsprozesse.

• Büroprozesse: Zu den Büroprozessen zählt unter anderem die Informationsverarbeitung, also alle Vorgänge, bei denen Daten gesichert und gepflegt werden.  
• Geschäftsprozesse: Im Bereich Geschäftsprozesse lernst du, wie Aufträge bearbeitet oder Rechnungen erstellt werden und was sich hinter der kaufmännischen Steuerung verbirgt.

Die Praxis steht im Ausbildungsbetrieb an erster Stelle. Im ersten Ausbildungsjahr lernst du den Betrieb kennen und machst dich mit den typischen Aufgaben vertraut: Anrufe tätigen, E-Mails beantworten und Kunden in Empfang nehmen. Außerdem beschäftigst du dich mit der Auftragsabwicklung und der Koordination von Terminen.

In der zweiten Hälfte der Ausbildung kommen noch zwei Wahlqualifikationen hinzu, für die du dich entscheiden musst. Hier hast du die Wahl aus verschiedenen Themenbereichen, wie zum Beispiel:

• Auftragssteuerung und -koordination: u. a. Erstellung und Abwicklung von Angeboten und Verträgen
• Kaufmännische Abläufe: u. a. Unternehmensführung und Lohnabrechnung
• Marketing und Vertrieb: u. a. Kundenakquise
• Kaufmännische Steuerung und Kontrolle: u. a. Finanzbuchhaltung, Kostenkalkulation
• Personalwesen: u. a. Gehaltsabrechnung, Reisekosten, Urlaubstage, Stellenausschreibung
• Öffentlichkeitsarbeit: u. a. Imagepflege, Social Media

In der Berufsschule geht es deutlich theoretischer, aber nicht weniger spannend zu. Du simulierst beispielsweise Gesprächssituationen und lernst, wie man mit Kunden umgeht. Außerdem befasst du dich mit Themen wie Vertragsabschluss, Vorbereitung von Finanzierungen oder der Steuerung von Wertschöpfungsprozessen.

Schulische Ausbildung zum Bürokaufmann bzw. zur Bürokauffrau

Manche Bildungsinstitute bieten die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement auch als rein schulische Ausbildung an. Dabei gibt es keinen festen Praxisbetrieb und in der Regel auch keine Ausbildungsvergütung. 

Praxiserfahrung sammelt man im letzten Ausbildungsjahr während eines ausbildungsintegrierten Praktikums. Die schulische Büromanagement-Ausbildung ist sehr selten – du liest in der Stellenausschreibung, welche Variante angeboten wird.

Rein rechtlich gibt es keine Voraussetzungen für die Ausbildung. Die Unternehmen setzen aber bestimmte Dinge voraus.

• Organisationstalent: Du musst immer den Überblick behalten – zum Beispiel wann Rechnungen rausgehen müssen, welche Termine anstehen oder wann neue Mitarbeiter ihre Verträge unterschreiben müssen.  
• Kommunikationsvermögen: Du bist die Ansprechperson für Chefs, Mitarbeiter und Kunden, weswegen du kommunikativ und aufgeschlossen sein solltest.  
• Zuverlässigkeit: Ein Komma an der falschen Stelle kann schnell mal zu einer fälschlich überwiesenen Summe führen – mit deiner sorgfältigen Arbeitsweise kann dir sowas nicht passieren.

Welchen Schulabschluss brauche ich für die Bürokaufmann-Ausbildung?

Welchen Schulabschluss du brauchst, hängt vom Ausbildungsbetrieb ab. Bei handwerklichen Betrieben oder Unternehmen aus Industrie und Handel reicht in der Regel die mittlere Reife. Möchtest du die Ausbildung im öffentlichen Dienst machen, hast du mit der Hochschulreife bessere Chancen.

Interessant: Rund die Hälfte aller Büromanagement-Azubis haben einen mittleren Bildungsabschluss, dicht gefolgt von der Hochschulreife mit knapp 40 %.

Im ersten Ausbildungsjahr liegt deine Vergütung als Kauffrau für Büromanagement bei 682 bis 1.218 Euro brutto im Monat. Im zweiten Jahr erhöht sich das Gehalt auf 805 bis 1.268 Euro und im dritten Jahr auf 921 bis 1.326 Euro.

Wie du siehst, gibt es beim Azubi-Gehalt ziemlich große Schwankungen. Das liegt daran, dass Bürokaufleute in fast jeder Branche tätig sind und in den Branchen unterschiedlich gut bezahlt wird. In der Metall- und Elektroindustrie werden zum Beispiel höhere Gehälter bezahlt als in anderen – Stichwort Tarifvertrag. 

Unter Umständen ist dein Ausbildungsbetrieb auch an keinen Tarifvertrag gebunden. Dann wird das Gehalt frei verhandelt. Die unterste Grenze bildet der Azubi-Mindestlohn.

Wie viel verdienen Bürokaufleute nach der Ausbildung?

Das Einstiegsgehalt liegt bei 2.000–2.800 Euro brutto im Monat. Auch hier spielt es wieder eine große Rolle, in welcher Branche du arbeitest und ob das Unternehmen nach Tarifvertrag bezahlt. Mit mehrjähriger Berufserfahrung und Weiterbildungen kannst du dein Gehalt auf bis zu 3.500 Euro brutto steigern.

Mit der Ausbildung zum Kaufmann für Büromanagement verfügst du über ein breit gefächertes Know-how. Damit kannst du dich im Laufe deines Berufslebens in verschiedene Richtungen entwickeln.

• Fachwirt/in: Diese Weiterbildung kann man mit dem Meistertitel in handwerklichen Berufen vergleichen. Sie findet an Fachschulen statt und qualifiziert dich für Führungsaufgaben – zum Beispiel für die Leitung eigener Projekte. Die Weiterbildung dauert in der Regel zwei Jahre.  
• Eventmanager/in: Als Eventmanager spezialisierst du dich auf die Organisation und Planung von Veranstaltungen. Die Weiterbildungsdauer variiert nach Anbieter und liegt bei zwei Monaten bis drei Jahren.  
• Bilanzbuchhalter/in: Als Bilanzbuchhalterin erstellst du Jahresabschlüsse oder Steuererklärungen und wertest Kennzahlen aus. Für die Weiterbildung brauchst du mindestens drei Jahre Berufserfahrung. Die Dauer liegt bei mindestens fünf Monaten (Vollzeit) und höchstens zweieinhalb Jahren (Teilzeit).  
• Studium: Nach der Ausbildung ist auch ein Studium möglich – entweder in Vollzeit oder berufsbegleitend. Viele Arbeitgeber bieten nach der Ausbildung beispielsweise ein berufsbegleitendes Bachelor-Studium in Kooperation mit einer Hochschule oder Akademie an. Mögliche Studiengänge sind unter anderem Betriebswirtschaft oder Management.

Wie sind die Zukunftsaussichten für Kaufleute für Büromanagement?

Über die berufliche Zukunft müssen sich Kaufleute im Büromanagement keine Sorgen machen, da die Nachfrage sehr groß ist – sie werden in fast allen Branchen gesucht. 

Woran man das auch sehen kann: Die Ausbildung zur Kauffrau für Büromanagement gehört zu den beliebtesten Ausbildungsberufen überhaupt. Außerdem wird der Ausbildungsplan regelmäßig modernisiert und an zukünftige Herausforderungen angepasst.

Wenn du dich für eine Ausbildung im Bereich Büromanagement bewerben möchtest, gibt es keine Besonderheiten, auf die du achten musst. Deine Unterlagen bestehen ganz klassisch aus Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnissen. In unserem Bewerbungsratgeber findest du jede Menge Tipps, mit denen deine Bewerbung zum Erfolg wird.

3 Tipps für deine Bewerbung

1. Praktische Erfahrung: Wenn du ein Praktikum in diesem Bereich gemacht hast und erstes kaufmännisches Know-how besitzt, solltest du das unbedingt in deiner Bewerbung erwähnen.  
2. Recherche: Informiere dich gut über das Unternehmen und gehe in deinem Anschreiben darauf ein, warum du genau bei diesem Betrieb deine Ausbildung machen möchtest.  
3. Voraussetzungen: Achte darauf, dass du in deinem Anschreiben auf die Voraussetzungen aus der Stellenausschreibung eingehst.