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みなさん、こんにちは！
タカハシ(@ntakahashi0505)です。
ちょうど先日「ChatWork×ライトアップ共催セミナー」に参加することができましたので、それを機にずっと書きたかった内容について書かせて頂こうと思います。
何を書くかと言いますと、チャットワークに既読がつかない、その優しい理由についてです。
ビジネスにおいてコミュニケーションはとても重要です。
チャットワークはそのビジネスにおけるコミュニケーションを圧倒的に良くするための強力なツールです。
非常に便利な機能も満載なのですが、今回は機能面というよりはチャットワークの魅力を最大限に引き出す要因となっている設計思想についてお伝えできればと思います。
同期コミュニケーションと非同期コミュニケーション
まず知ってほしいのは、チャットというコミュニケーションは「非同期」のコミュニケーションということです。
非同期のコミュニケーションは、参加者が同じ時間を共有していなくても（つまり同期していなくても）コミュニケーションが成立します。
参加者の時間を拘束せずに、それぞれの都合の良い時間に対応ができるため、コミュニケーションにかかる負荷が少ないというメリットがあります。
チャットのほかに、メールや手紙、ネットの世界だとFacebookコメントやTwitterのリプライなどは非同期のコミュニケーションになります。
非同期は一定時間後の未来に相手が情報を見ることを前提にしていますから、記録が残るという特徴もあります。
対して、直接会話をすること、電話、会議などは「同期」のコミュニケーションですね。
参加者が同じ時間を共有してコミュニケーションをする必要があります。参加者の時間を拘束する代わりに、その時間内にスピーディでたくさんの情報をやり取りするような、高い密度のコミュニケーションを実現することができます。
以上、こちらの記事を参考にさせて頂きましたので、合わせてご覧ください。
同期コミュニケーションと非同期コミュニケーションの使い分け
それで、ビジネスの現場でよく見かけるシチュエーションかも知れないのですが、かたや同期コミュニケ―ションに偏りすぎると
- 取引先や上司の電話が長くて他の仕事に着手できない
- 長い会議だったけど資料配れば済む話だったのでは？
- いちいち隣の席が話しかけてきて、いちいち仕事が止まる
などといった非効率な事態に陥ります。
かといって、全てのコミュニケーションを非同期にすればいいかというとそうではなくて
- メールで何度もやり取りしても伝わらなかったが、直接話をしたら3分で終わった
- チャットではめちゃめちゃ怒られていると思っていたのに、実はそうでもなかった
- メールやチャットのやり取りがいつ完了するかが読めない
ということも起こりえます。
ですから、どちらが良い、という話ではなくて、適切な場面で適切な方法を選択することが重要です。場合によっては、途中でコミュニケーションの方法をスパっと切り替えるというテクニックも求められます。
メールの不満を解消する「チャット」
非同期のコミュニケーションはこれまではメールが主流でしたが
- 履歴を追っかけるのが大変
- ちょっとしたやり取りには不向き
- CCでどこまで入れていいか難しい
- 誤送信したらおしまい
などといった不便なことがありました。
それがインターネットの進化やクラウド、スマホの登場のおかげで、様々なチャットサービスが登場してくるようになりました。
そのうちいくつかのチャットツールがメールの課題を片っ端から克服してくれて便利だぞ、と全世界的に注目を集めるようになってきています。
その中で私が一押しのチャットワークは
- 導入社数90,000社を突破
- 204ヵ国で利用
- 日本語、中国語、英語、ベトナム語に対応
ということで、それはもう爆発的に利用されるようになってきています。つい先金80,000社って言ってた気がするんですけどね。
チャットワークに「既読がない」優しい理由
ビジネスで使用されているチャットサービスはチャットワークのほかにもskype、LINE、Facebookメッセージなどいくつかあります。
でもなぜ、チャットワークが最もオススメなのか？
それは根本的なコンセプトの違いがあるからです。
「既読」について考える
LINE、Facebookメッセージはメッセージを相手が読んだかどうかが発信者もわかるようになっています。いわゆる「既読」ってやつですね。
チャットなんだから速くスピーディにメッセージのやり取りができたほうがいいだろう、てことは相手が読んだかどうかがわかるほうが良いだろう、ということで「既読」が便利なわけです。
ですが、ビジネスにおける便利な「非同期コミュニケーション」を実現するサービスには「既読」の機能はないほうが良いのです。
なぜだかわかりますか？
「既読」のおかげで時間が拘束されてしまう
相手に既読がつくということは、メッセージを読んだ時点で、相手にもそのメッセージを読んだという事実が伝わります。
チャットは簡単に返事が返せるツールだということは皆さん周知の事実ですから、その瞬間に「適切なタイミングで」返事が来ることを期待します。
既読なのに「適切なタイミングで」返事が来ないと、いわゆる「既読スルー」か？ということで、返事を待つほうは少しイライラします。
そのイライラしているのが上司だったらどうなりますか？
部下は上司がイライラしないように、現在の仕事の手を止めて返事をしなくちゃと思います。
ほら、拘束されちゃったでしょ？
場合によっては、これからしばらく上司とのメッセージのやり取りが続きます。
非同期コミュニケーションのメリットは、コミュニケーションにかかる負荷が少ないことなのに、大なり小なりの負荷が発生してしまいます。
だから、チャットワークには既読がないのです。
ビジネスの現場で非同期コミュニケーションのメリットができる限り享受できるように設計されているというわけです。
チャットワークに「…」がないやさしい理由
「既読」がないということなら、Skypeでもいいのでは？
と思われるかもしれません。確かにSkypeには「既読」がありません。
それなら既読スルーし放題だ！…などと思ったら大間違いです。
Skypeでは相手が何か書き込んでいるのが「…」と表示されるようになっていますよね。この表示はFacebookメッセージでも同様に存在します。
おかげで会話しているライブ感が出ますよね。
ですが、一瞬でもこの「…」が表示されると、相手は何か書いてくれるんではないかと期待して待ちます。
で、結局書かないで放っておくと「既読スルー」かよ、ということでイライラ…
でその相手が上司だったら…（以下同）。
さて、さらにSkypeには「ログイン状態」があります。
緑のアイコンだと「オンライン」、白だと「オフライン」、あとは「退席中」や「取り込み中」などのステータスがほかのユーザーに伝わるようにできています。
便利といえば便利ですが「オンライン」だったら、当然上司は部下を捕まえて連絡しますよね。
だからずっと「取り込み中」にしておくのですが、でも今連絡しないと忘れちゃうので逆に気を使ってSkypeではなくてメールで連絡しちゃったりして本末転倒だったりします。
「オフライン」にするとファイルが送れなくなるので、それは避けたいし…難しいです。
もうおわかりだと思いますが、非同期のコミュニケーションのメリットをビジネスの現場で最大限引き出すためには、受信者の状態はわからないほうが良いのです。
相手の状態がわからなければ余計な期待をかける必要がなくなります。
期待をするというのは相手にとってはプレッシャーですから、それがないとうことはコミュニケーションの負荷が少なくて済むということになります。
チャットワークには他にも素敵な機能があります
セミナーでは、他にもビジネスに便利な様々な機能があるということを教えて頂きました。
- グループチャット
- ファイル共有
- タスク管理
- ビデオ通話
- 権限管理（ビジネス版）
- 検索と詳細オプション
- メッセージの編集・削除
- 引用返信
- 画像表示
- スプレッドシート表示
- エモーティコン
ざっと挙げただけでも、こんなにあります。
でも、便利な機能がたくさんあるよというところも魅力なのですが、「なぜ既読をつけないのか？」の理由にあるような設計思想、それがチャットワークの一番の魅力だと私は思っています。
まとめ
あまりにも私がチャットワークを全力でオススメするものですから、弊社プランノーツがチャットワークの代理店か何かと勘違いされることもあるのですが、全くそうではありません。
勝手にオススメしていますw
そして、有り難いことに前述のセミナーの場にて、「チャットワークでお問い合わせ」ページをホームページに設置した士業さんの事例を拝聴しました。
さっそくプランノーツのお問い合わせもチャットワークで受けられるようにしました！
Excel、VBA、Google Apps、Webサイト、データ分析、その他などなどIT活用でお困りの企業様、個人事業主様、お問い合わせをお待ちしています！
