Verkkolaskudata: yrityksen tärkeä käyttämätön resurssi

Verkkolaskutuksen hyödyt tunnetaan laajasti, mutta kaikki yritykset eivät vielä ole ottaneet käyttöönsä verkkolaskutusta täysimääräisesti. Suomessa verkkolaskutuksen käyttöaste on noussut merkittävästi viime vuosina, mutta vielä on matkaa 100 prosentin käyttöasteeseen. Tämä on kuitenkin välttämätön askel, jos yritykset haluavat pysyä kilpailukykyisinä ja tehostaa taloushallintonsa prosesseja.

Vaikka tällä hetkellä suurin osa suomalaisyritysten ja organisaatioiden välisistä laskuista kulkee sähköisesti, ei monissa yrityksissä vielä voida tai osata kokonaan hyödyntää verkkolaskudatan tarjoamia mahdollisuuksia.

Verkkolaskutuksen mahdollisuudet ulottuvat paljon pidemmälle kuin pelkkään laskujen lähettämiseen ja vastaanottamiseen. Verkkolaskujen kautta kulkeva data on avainasemassa taloushallinnon automatisoinnissa ja raportoinnissa. Kun kaikki laskut käsitellään sähköisesti, yritys voi hyödyntää dataa monipuolisesti esimerkiksi talousennusteiden tekemisessä, varastonhallinnassa ja liiketoiminnan strategisessa suunnittelussa.

Kun kaikki laskut siirtyvät sähköiseen muotoon, taloushallinnon prosessit voidaan automatisoida lähes täysin, mikä tuo mukanaan säästöjä sekä ajassa että rahassa.

TIEKEn Timo Simell korostaa, että suurin osa laskuista on sellaisia, joiden käsittely voitaisiin automatisoida. Automatisointi onkin yksi verkkolaskutuksen merkittävimmistä hyödyistä.

”Taloushallinnon automatisointi tarkoittaa ensi sijassa sitä, että tarpeettomat näpyttelyt jäävät pois. Taloushallinnon automatisointi ei ole mitään tieteishöpinää vaan arkisia asioita”, Simell kiteyttää.

Kun laskut voidaan käsitellä automaattisesti, poistuu tarve manuaaliselle syöttämiselle ja virhemahdollisuudet vähenevät merkittävästi. Tämä vapauttaa taloushallinnon ammattilaisia keskittymään strategisempiin tehtäviin, kuten analysointiin ja päätöksentekoon, mikä parantaa yrityksen kilpailukykyä. Automatisointi johtaa sujuvampiin prosesseihin ja nopeampiin maksuihin, mikä parantaa kassavirran hallintaa ja vähentää taloushallinnon stressiä.

Verkkolaskutusdatan täysimääräinen hyödyntäminen riippuu pitkälti datan laadusta. Data on hyödytöntä, jos se ei ole tarkkaa ja oikein järjestettyä.

”Oikein järjestetty data tarkoittaa sitä, että kaikki tiedot ovat oikeissa kentissä ja että laskujen tietosisältö on yhdenmukaista ja oikein. Tämä on laskudatan laadun varmistuksen edellytys. Tämä ei ole pelkästään tekninen kysymys, vaan se vaatii myös käytäntöjen ja prosessien hiomista yrityksissä. Tärkeää on myös se, että yritykset kouluttavat henkilöstöään ymmärtämään ja käyttämään verkkolaskudataa tehokkaasti”, Simell toteaa.

Verkkolaskudata voi tarjota arvokasta tietoa yrityksen toiminnasta, jota voidaan hyödyntää myös muun muassa liiketoiminnan kehittämisessä, asiakassuhteiden hallinnassa ja markkinoinnissa. Tomi Rusi Valtiokonttorista kertoo, että datan laatua parantamalla voidaan luoda uusia lisäarvopalveluita niin valtiolle kuin yksityiselle sektorille. Laadukas verkkolaskudata voi siis avata ovia täysin uudenlaisiin toimintamalleihin.

Yksi esimerkki verkkolaskudatan hyödyntämisestä on talousennusteiden tekeminen. Kun yrityksellä on reaaliaikainen tieto kaikista tulevista ja menevistä laskuista, se voi tehdä tarkempia ennusteita esimerkiksi kassavirran kehityksestä tai varaston tarpeista. Tämä tekee mahdolliseksi paremman suunnittelun ja reagoinnin markkinoiden muutoksiin, mikä voi olla ratkaisevaa yrityksen menestykselle.

Tekoälyn rooli taloushallinnossa kasvaa jatkuvasti, mutta sen täyden potentiaalin saavuttaminen edellyttää korkealaatuista ja yhdenmukaista dataa. Parhaimmillaan verkkolaskutuksen avulla kerättävä data on strukturoitua, vastaa erilaisten standardien vaatimuksia ja on helposti hyödynnettävää monenlaisissa sovelluksissa.

Tulevaisuudessa yhä suurempi osa taloushallinnosta hoidetaan tekoälypohjaisten ratkaisujen avulla, jotka voivat esimerkiksi automatisoida kirjanpitoa, ennustaa taloudellista kehitystä tai optimoida kassavirran hallintaa. Verkkolaskudata toimii tällaisissa sovelluksissa raaka-aineena, josta tekoäly oppii ja tekee päätöksiä. Tämän vuoksi on kriittistä, että verkkolaskudata on laadukasta ja että sen käyttöaste on mahdollisimman korkea.

”Mitä enemmän data on yhteismitallista, sitä enemmän tekoälypalveluja tulee”, Rusi visio.

Verkkolaskudatan avulla tekoäly voi esimerkiksi tunnistaa trendejä ja poikkeamia laskutuksessa, ennustaa kassavirran kehitystä tai optimoida varastonhallintaa. Tekoäly voi myös auttaa yrityksiä reagoimaan nopeammin markkinoiden muutoksiin ja tekemään parempia, dataan perustuvia päätöksiä. Tämä kaikki edellyttää kuitenkin sitä, että data on saatavilla, tarkkaa ja ajantasaista.

Yksi verkkolaskutuksen vähemmän puhuttu mutta erittäin merkittävä hyöty liittyy ympäristövastuuseen.

Verkkolaskudata voi auttaa yrityksiä seuraamaan ja vähentämään hiilijalanjälkeään. Esimerkiksi kuljetusketjujen optimoiminen verkkolaskudatan avulla voi vähentää logistiikkakustannuksia ja samalla pienentää ympäristövaikutuksia.

Kun yritykset hyödyntävät verkkolaskudataa, ne voivat seurata esimerkiksi raaka-aineiden käyttöä, energiatehokkuutta ja päästöjä tarkemmin. Tämä tieto voi auttaa yrityksiä tekemään kestävämpiä valintoja ja raportoimaan sidosryhmilleen ympäristövaikutuksistaan.

Julkishallinnossa verkkolaskutuksen käyttöönotto on jo pitkällä. Esimerkiksi Valtiokonttori on edistänyt verkkolaskutuksen käyttöä julkisella sektorilla, ja sen tavoitteena on saavuttaa 100 % käyttöaste lähitulevaisuudessa. Valtiokonttorin rooli on merkittävä julkisen sektorin hankintojen ja verotuksen digitalisoinnissa.

Valtiokonttorin Rusin mukaan verkkolaskutuksella on monenlaisia hyötyjä julkishallinnolle.

”Sataprosenttinen verkkolaskuaste tarkoittaa, että meillä on kokonaisvaltainen näkemys siitä, mitä yrityksiltä tilataan. Tämä luo läpinäkyvyyttä ja mahdollistaa reaaliaikaisen seurannan. Verkkolaskutuksen ansiosta julkinen sektori voi valvoa hankintojaan tarkemmin, varmistaa sopimusten noudattamisen ja tehostaa toimintaansa.”

Verkkolaskutuksen avulla julkishallinto voi myös vähentää manuaalisen työn määrää, mikä vapauttaa resursseja muihin tehtäviin.

”Meidän ei tarvitse enää miettiä, mitä meiltä laskuilta puuttuu: Onko noudatettu sopimuksia? Ovatko laskuilla lakisääteiset asiat oikein? Verkkolaskutus voi automatisoida ja yksinkertaistaa prosesseja, mikä tuo mukanaan merkittäviä kustannussäästöjä ja parantaa julkisten palvelujen laatua.”

Verkkolaskutuksen hyödyt ulottuvat paljon taloushallinnon ulkopuolelle. Verkkolaskudata voi tarjota arvokasta tietoa, jota voidaan hyödyntää monilla eri liiketoiminnan osa-alueilla.

Esimerkiksi logistiikassa verkkolaskudata voi auttaa optimoimaan toimitusketjuja ja vähentämään kustannuksia. Markkinoinnissa taas laskudatan avulla voidaan analysoida asiakkaiden ostokäyttäytymistä ja kohdentaa markkinointitoimenpiteitä tehokkaammin.

Verkkolaskutus onkin nähtävä osana laajempaa digitalisaatiota, joka muuttaa koko yritystoimintaa.

Verkkolaskutuksen täysimääräisen käyttöönoton tiellä on yhä esteitä erityisesti pienissä yrityksissä ja tietyillä toimialoilla. Monet pienyritykset kokevat verkkolaskutuksen käyttöönoton kalliiksi ja monimutkaiseksi erityisesti, jos laskutuksen volyymi on pieni.

Rusin mukaan pienyritykset saattavat nähdä verkkolaskutuksen investointina, joka ei välttämättä tuo riittävästi lisäarvoa: ”Suurimmat esteet ja viimeiset sellaiset ovat sitä, että yrityksen toiminta on käteispainotteista, ja osto- ja myyntilaskujen määrä on vähäistä.”

TIEKE ja muut toimijat tekevät aktiivisesti työtä näiden esteiden poistamiseksi. Yhteistyö toimialajärjestöjen ja tilitoimistojen kanssa on keskeisessä asemassa, jotta verkkolaskutuksen hyödyt saadaan viestittyä myös pienimmille yrityksille. Lisäksi tarvitaan edullisia ja helposti käyttöön otettavia ratkaisuja, jotka mahdollistavat verkkolaskutuksen myös niille, jotka lähettävät vain muutamia laskuja kuukaudessa.

Verkkolaskutuksen täysimääräinen hyödyntäminen vaatii tiivistä yhteistyötä sekä avointa kommunikaatiota taloushallinnon ja ohjelmistotalojen välillä. Ohjelmistotalojen rooli on kehittää ratkaisuja, jotka tekevät mahdolliseksi verkkolaskudatan tehokkaan hyödyntämisen, mutta tämä ei onnistu ilman taloushallinnon ammattilaisten aktiivista osallistumista ja palautetta.

Ohjelmistotalojen tulee ymmärtää asiakkaidensa tarpeet ja kehittää ratkaisuja, jotka vastaavat näihin tarpeisiin. Taloushallinnon ammattilaisten puolestaan tulee olla valmiita omaksumaan uudet teknologiat ja hyödyntämään niitä täysimääräisesti.

Suomessa on käynnissä Verkkolaskuvisio 2030 -työ, jonka tavoitteena on, että vuoteen 2030 mennessä kaikki laskut Suomessa olisivat standardin mukaisia verkkolaskuja. Tämä on kunnianhimoinen tavoite, mutta se on myös välttämätön, jos haluamme pysyä kehityksen kärjessä ja hyödyntää verkkolaskudatan täyden potentiaalin.

Valtiokonttorin Rusin mukaan Suomi on verkkolaskutuksen edelläkävijä.

”Verkkolaskutus ei ole vielä kovin yleistä Euroopassa, saati Euroopan ulkopuolella. Kansainvälinen yhteensopivuus ja standardien kehittäminen ovat edelleen keskeisiä haasteita. Eurooppalaisen EN16931-laskustandardin mukaiset laskuformaatit ovat kriittisiä, jotta voimme varmistaa, että verkkolaskut ovat yhteensopivia kansainvälisesti ja että ne voidaan hyödyntää laajemmin myös muissa taloushallinnon prosesseissa.”