Todas as empresas que vendem produtos e serviços para clientes europeus precisam coletar o Imposto sobre Valor Agregado (IVA), mesmo que o negócio não esteja localizado na Europa. Como cada país tem regras e alíquotas diferentes para o IVA, pode ser difícil obedecer a todos os requisitos. A Comissão Europeia simplificou a coleta e o pagamento do IVA, mas isso não poupou totalmente as empresas das complexidades envolvidas na gestão do imposto. Por exemplo, se sua empresa vende para outra empresa na UE (em vez de diretamente para um cliente), você pode não precisar coletar o IVA, dependendo de onde ambas estão estabelecidas. Além disso, para todas as vendas em que o IVA é cobrado, o governo exige a coleta de dados adicionais para confirmar o endereço do cliente.

Este guia é direcionado a empresas que vendem para clientes na UE e aborda os princípios básicos relacionados ao IVA e ao balcão único do IVA (IVA OSS, na sigla em inglês). Você aprenderá quando e como se registrar para coletar o IVA, como calcular e cobrar esse imposto e como enviar as declarações exigidas. Também descobrirá como o Stripe Tax pode ajudar sua empresa a cumprir esses requisitos.

O que é o Imposto sobre Valor Agregado (IVA) da UE?

Imposto sobre Valor Agregado (IVA) é um tributo de consumo que se aplica a todos os serviços ou produtos digitais e físicos vendidos na Europa. Ele é cobrado sempre que é adicionado valor ao produto ao longo da cadeia de abastecimento, desde a produção até o ponto de venda.

Confira um exemplo de como isso funciona na prática:

Uma joalheria vende um colar para um varejista de e-commerce sofisticado por € 1.000 com uma taxa de IVA de 23%. O varejista paga € 230 de IVA à joalheria, além do valor do próprio colar. O varejista, então, adiciona uma margem de lucro ao colar e o anuncia online por € 1.500. No checkout online, o cliente paga o adicional de 23% do IVA, o que equivale a € 345 coletados pelo varejista. Quando a transação final é concluída, o varejista acaba tendo o reembolso do IVA que pagou anteriormente à joalheria. Ao declarar impostos ao governo, ele paga apenas € 115 (que representa € 345 menos o IVA da joalheria de € 230).

A importância de estar em conformidade com as leis do IVA na Europa

Todas as empresas que vendem produtos físicos ou digitais na UE, incluindo vendedores fora da Europa, precisam recolher o IVA de acordo com os regulamentos e as leis locais. Registrar-se com atraso ou não se registrar pode resultar em multas e penalidades significativas, além de acúmulo de juros compostos. Por exemplo, na Áustria, uma empresa pode receber multas de até € 5.000 ao deixar intencionalmente de se registrar no IVA, mesmo que não deva nenhum imposto.

O IVA é cobrado nos Estados Unidos?

O Imposto sobre Valor Agregado não é cobrado nos EUA. Em vez disso, os governos estaduais e locais são responsáveis pela cobrança do imposto sobre vendas. Muitas empresas precisam tomar medidas extras para garantir a conformidade com regras e regulamentos do imposto sobre vendas. Para mais informações sobre os impostos que se aplicam a vendas feitas a clientes nos Estados Unidos, confira nosso guia de imposto sobre vendas e domicílio tributário econômico dos EUA.

Como cumprir os requisitos do IVA da UE

As regras do IVA na Europa dependem da sua localização, do que você vende, de onde seu cliente está estabelecido e se o cliente é uma empresa ou uma pessoa física. Embora os regulamentos sejam diferentes entre os países, as etapas a seguir para estar em conformidade com o IVA são consistentes para vendas na UE.

1. Cadastrar-se para o IVA e IVA OSS

Como se cadastrar para o IVA local

Na UE, o limite para registrar e recolher o IVA depende do país em que a empresa está estabelecida.

Empresas nos Países Baixos precisam se registrar e cobrar o IVA depois de receber € 20.000 em receita anual. Empresas na Irlanda, por outro lado, têm dois limites diferentes de IVA: € 75.000 para empresas locais que vendem mercadorias e € 37.500 para empresas locais que vendem serviços. Esses limites de cadastro doméstico se aplicam apenas a empresas locais ou dentro do país. As empresas estabelecidas fora da Europa ou que vendem além da fronteira na Europa precisam se registrar antes da primeira venda.

Há uma exceção para empresas da UE estabelecidas em um país que faz parte do bloco econômico e que vendem produtos físicos e digitais para pessoas físicas em outros países da UE. Nessas vendas de empresa para consumidor (B2C), as empresas precisam coletar o IVA de acordo com a taxa do país em que elas estão estabelecidas, e não do país do cliente. Se as vendas B2C ultrapassarem € 10.000, o vendedor precisará recolher o imposto de acordo com a taxa do país de residência do cliente. Não há exceção semelhante para empresas fora da UE que vendem para pessoas físicas na UE.

Ao se registrar para o IVA, você receberá um número de identificação. Ele tem entre 4 e 15 dígitos, começando com o código de duas letras do país (por exemplo, BE para Bélgica ou CY para Chipre), seguido de 2 a 13 outros caracteres. As empresas devem incluir seu número de identificação do IVA nas faturas de venda e coletar o número de identificação do IVA do cliente ao vender para outra empresa registrada no IVA.

Como registrar empresas europeias no IVA OSS (esquema da União)

As empresas europeias que vendem para pessoas físicas (por exemplo, vendas B2C) em vários países da UE podem se registrar no regime de Balcão Único do IVA (IVA OSS). O programa foi criado para simplificar o processo de coleta e pagamento do IVA em todos os países da UE.

Se você se registrar no IVA OSS, não precisará fazer uma declaração para cada país da UE para o qual vende produtos ou serviços remotamente. Se você está estabelecido em um país da UE, pode se registrar no portal do IVA OSS do seu país de origem. Você vai repassar todo o IVA que recolheu à sua autoridade fiscal local, que, então, distribuirá essa receita para os outros países da UE em seu nome. Em outras palavras, se você vende em toda a UE, em vez de se registrar e declarar em 27 países, pode se registrar no IVA OSS de um país e apresentar uma declaração de IVA OSS.

Como registrar empresas de fora da Europa no IVA OSS (esquema fora da União)

Todas as empresas não estabelecidas na UE (incluindo o Reino Unido após o Brexit) que vendem produtos digitais para pessoas físicas na Europa podem se registrar no regime de IVA fora da União. Essas empresas podem escolher qualquer país europeu para se registrar no IVA OSS. Normalmente, as empresas fora da UE se registram nos países em que a maioria de seus clientes está estabelecida ou escolhem o país que tem o portal mais fácil de usar. Quando uma empresa que não pertence à UE se registra no IVA OSS, ela recebe um número de identificação de IVA exclusivo no formato que começa com EU.

Como se registrar para o Balcão Único para as Importações (IOSS)

As empresas dentro e fora da UE podem se registrar no IOSS (Import One-Stop Shop) se venderem mercadorias a consumidores do bloco econômico e as mercadorias forem importadas em remessas que não excedam € 150. O esquema IOSS permite que os vendedores cobrem o IVA do país do cliente no momento da venda. Isso significa que nenhum IVA será cobrado na fronteira quando as mercadorias chegarem à UE. As empresas fora da UE podem escolher qualquer país europeu para se registrar no IOSS, enquanto as empresas da UE devem se registrar no país onde estão estabelecidas. O cadastro no IOSS é voluntário. Os vendedores fora da UE precisam muitas vezes nomear um intermediário para usar o IOSS.

2. Calcular o IVA

Para calcular o IVA em uma transação, você precisa determinar três coisas: o status do cliente (empresa ou pessoa física), e que país o IVA será coletado e a alíquota correta do IVA.

Identificar se seus clientes são empresas (B2B) ou pessoas físicas (B2C)

Antes de calcular o IVA, você precisa determinar se seu cliente é uma pessoa jurídica ou física. Essa é uma etapa importante, pois determinará se você precisa cobrar o IVA.

Se o seu cliente forneceu um número de identificação de IVA válido, você pode considerá-lo uma empresa. Verifique a validade do número no portal do Sistema de Intercâmbio de Informações sobre o IVA (VIES, na sigla em inglês). Você precisa verificar o número de identificação do IVA para evitar fraudes fiscais.

Se você tem uma empresa europeia e vende para uma empresa em outro país da UE, geralmente não precisa cobrar o IVA. Para essas vendas B2B, aplica-se o método de cobrança reversa (em que o comprador paga o IVA diretamente ao respectivo governo do país em que reside, e não por meio da sua empresa). Você também pode usar uma taxa de IVA zero (nesse caso, você não precisa pagar nenhum IVA).

Como determinar quais países coletam o IVA

Em situações internacionais, é importante determinar qual país deve cobrar o IVA numa transação. As regras que determinam qual país deve cobrar o imposto são muito complexas e dependem de muitos fatores, como o tipo de serviço, o perfil do cliente, o país de origem e destino da mercadoria, entre outros.

Como determinar as alíquotas do IVA

Essas alíquota variam de acordo com o país da UE. A alíquota mínima padrão do IVA da UE é de 15% para os 27 países-membros. As alíquota efetivas do IVA dos países da UE variam entre 17% e 27%. A Suíça não faz parte da UE e tem uma alíquota de IVA padrão de 7,7%, muito inferior à dos países vizinhos.

Embora cada país estabeleça uma alíquota padrão do IVA, a maioria deles também tem taxas reduzidas e isenções com base no tipo de produto ou serviço oferecido. Dada a variedade de alíquotas do IVA, é importante categorizar os produtos que você vende de acordo com a legislação local.

Alíquota do IVA para produtos digitais

De acordo com a Comissão da UE, os produtos digitais precisam atender aos seguintes critérios:

• Não ser um produto físico.
  
• Ser entregue de maneira online pelo comerciante.
  
• O serviço deve envolver o mínimo de interação humana.
  
• O produto não pode existir sem tecnologia.
  

Ebooks, jogos, músicas, softwares, SaaS, hospedagem de sites e muitos outros produtos e serviços se encaixam nessa categoria. Os produtos digitais estão geralmente sujeitos às alíquotas padrão do IVA, mas existem algumas exceções. Por exemplo, para ebooks, a alíquota do IVA é reduzida para 10% na Áustria e 4% na Espanha.

Alíquota do IVA para produtos físicos

Você pode conferir essas alíquotas no site da Comissão Europeia. Algumas transações se qualificam para taxas reduzidas, especiais ou zero. Na Irlanda, por exemplo, fraldas infantis e velas de cera não decoradas, entre outros produtos, são vendidos com isenção de impostos. Na Croácia, alguns alimentos têm redução do IVA.

3. Comprovar a localização do comprador

Como as alíquotas variam significativamente com base na localização do comprador, o governo precise da um cadastro que confirme onde o cliente estava quando comprou os produtos digitais. Você geralmente precisa manter dois comprovantes que confirmem o endereço do cliente para cada venda de produto digital.

Essa exigência extra de documentação limita a possibilidade de empresas ou pessoas físicas cometerem fraude fiscal, cobrando ou pagando a alíquota errada. Você precisará coletar e armazenar dois dos itens a seguir para confirmar a residência de um cliente e se a alíquota correta foi cobrada e paga:

• Localização do banco
  
• Endereço IP
  
• Endereço de faturamento
  
• País emissor do cartão
  

Há uma exceção: Se você ganha menos de € 100.000 por ano com a venda de produtos digitais, só precisa de uma das informações do cliente listadas acima. Certifique-se de manter essas informações arquivadas por 10 anos, de acordo com a legislação da UE.

Se seus clientes são empresas, você também precisa emitir uma fatura do IVA, mesmo que não cobre o imposto. As empresas vendedoras precisam manter esses registros, que incluem dados comerciais, preço de venda, alíquota do IVA aplicada, nome e endereço do comprador e o número de identificação do IVA, entre outras informações, pelo período especificado pela legislação local.

4. Declarar o IVA

Enviar uma declaração do IVA é a chave para garantir a conformidade. Mesmo que você não tenha IVA para pagar ou resgatar, precisa apresentar suas declarações no prazo. É preciso declarar dois tipos de IVA: o valor cobrado dos clientes (de venda) e a quantia paga aos fornecedores (de compra). Além disso, também será necessário deduzir o IVA que você pagou do IVA cobrado por sua empresa. Por exemplo, se você fosse o varejista vendendo o colar comprado da joalheria, poderia recuperar o IVA de 23% (€ 230) que pagou à joalheria. Ao apresentar a declaração, você pagará apenas a diferença entre o IVA que o cliente final pagou (€ 345) e o que você pagou originalmente (€ 230), ou seja, € 115.

Os formulários de declaração e a frequência do envio deles variam de acordo com o país. A frequência também pode depender da sua receita anual de vendas. Por exemplo, na Alemanha, o período padrão de declaração é trimestral, mas os vendedores que ultrapassaram € 7.500 em impostos no ano anterior precisam fazer isso mensalmente. Já os vendedores com imposto a pagar abaixo de € 1.000 devem apresentar a declaração anualmente.

Se você optou pelo registro no OSS, precisará enviar uma declaração OSS trimestral do seu país de cadastro. Essa declaração deve ser apresentada com quaisquer declarações de IVA nacionais que você precise enviar. Na sua declaração do OSS, você deve indicar as vendas qualificadas para o OSS para clientes em todos os países da UE e os respectivos valores de IVA. Depois de pagar todo o Imposto sobre Valor Agregado devido no país onde você se cadastrou para o IVA OSS, a autoridade tributária local redistribuirá a receita do imposto para os outros países em seu nome.

Se você não declarar o valor correto do IVA, poderá enfrentar juros e multas em todos os países onde deveria coletar e repassar impostos. Em Portugal, por exemplo, você pode enfrentar multas de até € 3.750 por não declarar o IVA corretamente. Na Alemanha, o atraso na declaração do IVA resulta em multas de até 10% do valor do IVA, com um limite de € 25.000.

Como o Stripe Tax pode ajudar

O Stripe Tax reduz a complexidade da conformidade fiscal, para que você possa se concentrar no crescimento da empresa. Ele calcula e recolhe automaticamente o imposto sobre vendas, IVA e imposto sobre bens e serviços (GST) sobre produtos e serviços físicos e digitais na Europa (UE, Reino Unido, Noruega e Suíça), EUA, Austrália e Nova Zelândia. Nossa solução de automação fiscal é nativamente integrada à Stripe, para que você possa começar mais rápido, sem a necessidade de integração ou plug-ins de terceiros.

O Stripe Tax pode ajudar você a:

• Entender onde cadastrar e recolher impostos: Veja onde você precisa recolher impostos com base nas suas transações da Stripe e ative a coleta de impostos em um novo país ou estado em segundos. É possível começar a recolher impostos com uma única linha de código adicionada à sua integração da Stripe ou usar o recolhimento de impostos com produtos no-code da Stripe, como o Invoicing, com um clique.
  
• Recolher impostos automaticamente:o Stripe Tax sempre calcula e recolhe o valor correto dos impostos, não importa o que ou onde você vende. Ele oferece suporte a centenas de produtos e serviços, monitorando e atualizando constantemente as regras e alíquotas fiscais.
  
• Simplifique a declaração e a remessa: com nossos parceiros globais confiáveis, os usuários se beneficiam de uma experiência integrada que se conecta aos dados de suas transações na Stripe, permitindo que nossos parceiros gerenciem suas declarações para que você possa se concentrar no crescimento de seus negócios.