タスク管理の方法は、メモ帳や付箋などを使用するアナログな方法から、WordやExcel、PowerPointなどを使用する方法、タスク管理に特化したアプリやツールを活用する方法など、さまざまです。
タスク管理の方法の1つとして、データをリスト形式で管理および追跡できるMicrosoft Listsの活用があります。
Microsoft Listsは、Microsoft365内のアプリと連携することによって効率的にタスク管理できる点が特徴です。
当記事では、Microsoft Listsの概要やSharePointリストやExcelとの違い、具体的な操作方法などを解説します。
タスク管理をさらに効率化できるツールも紹介するので、ぜひ参考にしてみてください。
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目次
Microsoft Listsとは
Microsoft Listsとは、 Microsoft 365アプリケーションの1つで、チーム内で情報共有できるデーターベースアプリのことです。
直感的に操作できる点が特徴で、案件の進捗管理やスケジュール管理、タスクの進捗状況の把握など、さまざまな用途に活用できます。
企業によっては、タスクやスケジュール管理をWordやExcelで行っている場合があるでしょう。
WordやExcelで表を作成して管理することも可能ですが、たとえばタスクに関して質問したりアドバイスしたりするなど、積極的なアクションを起こすことはできません。
WordやExcelに代わる方法として、OutlookのToDoやMicrosoft TeamsのPlannerを活用して管理する方法もありますが、個別のタスクの進捗管理には便利でも、チーム内に存在する複数のタスクを同時並行で管理するには不向きです。
Microsoft Listsには以下のような特性があり、チーム内のタスク管理や情報共有に効果を発揮します。
- Excelのようにタスクの一覧を作成し、全体を把握できる
- タスクの期日や進捗管理ができる
- 組織内のメンバー同士で情報共有できる
- ExcelやCSV形式のデータをインポートできる
- 「Power Automateを活用して定型業務を自動化する」「他のアプリと連携する」など、さまざまな活用方法がある
Microsoft Listsを使用するためには、Microsoftアカウントが必要です。
Microsoft アカウントがない場合は、事前に準備しておきましょう。
SharePointリストとの違い
SharePointリストもMicrosoft 365アプリケーションの1つで、両者に大きな違いはありません。
Microsoft Listsは、SharePointリストが備えていたリスト機能にフォーカスして、より直感的に使いやすく進化させたものです。
異なる点は、SharePointリストは、特定のSharePointサイトの中に作成される点です。
そのため、あらかじめWebサイトを構築しておく必要があります。
これに対してMicrosoft Listsは、作成者のOneDrive の中にリストが作成されます。
サイトを構築しなくても、単体で活用できる点がSharePointリストとの違いです。
Excelとの比較
Microsoft ListsもExcelと同じように行と列で構成されるため、一見同じアプリのように見えるかもしれません。
フィルター条件を選択してデータにフィルターをかけて必要な情報のみをピックアップしたり、不要な行や列を非表示にしたりといったExcelと同様の機能も多数ありますが、基本的な構造が異なります。
Excelは表計算機能に特化したアプリであり、関数を使っての計算や、データの集計および分析、グラフの作成などを得意とします。
これに対してMicrosoft Listsはデーターベースアプリであり、データを蓄積して管理することや、チーム内の情報共有や共同作業がしやすい点が特徴です。
Microsoft 365内のPower AutomateやPower Appsと連携してさらに便利に活用できることもExcelと大きく異なる点でしょう。
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Microsoft Listsの機能
Microsoft Listsの主な機能は、以下の3つです。
- Microsoft Teamsと連携して活用できる
- テンプレートを活用できる
- Excelデータをそのままインポート・エクスポートできる
それぞれについて詳しく解説します。
Microsoft Teamsと連携して活用できる
Microsoft Teamsと連携してTeamsのチャネル内でリストの作成や編集、共有が可能です。Microsoft Teamsとは、チーム内で共同作業しやすくするために、Microsoft社が提供しているツールのことで、ビジネスチャットや音声通話、ビデオ通話などができるコミュニケーションツールとして知られています。
Teamsと連携させれば、アプリケーション間を行き来しなくても、ビデオ会議中に参加メンバー同士でWordやExcel、PowerPointなどのデータを共同編集できます。
テンプレートが豊富である
Microsoft Listsには多岐にわたるテンプレートが用意されています。
案件管理・備品管理・進捗管理・出張申請・採用管理など、ビジネスシーンで活用頻度の高いテンプレートがすでに用意されているため、リスト作成に要する手間を省けます。
完全なオリジナルテンプレートを作成したり、既存のテンプレートをカスタマイズして使用したりすることも可能です。
Excelデータをそのままインポート・エクスポートできる
Microsoft ListsはExcelと互換性が高く、ExcelファイルをインポートしたりリストをExcel形式でエクスポートしたりできます。
データの入力および蓄積はMicrosoft Listsで行い、計算処理はExcelを使用するなど、使い分けると作業が捗るでしょう。
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Microsoft Listsの使い方
Microsoft Listsには、さまざまな便利な機能があることを解説しました。
ここからは、具体的な使い方をご紹介します。
- リストの作成
- Microsoft Teamsと連携させる
- リストの共有
- データのエクスポート
それぞれについて詳しく解説します。
リストの作成
リストの作成手順は、以下のとおりです。
- Microsoft Listsにサインインし、「＋新しいリスト」を選択する
- リストをどのように作成するか選ぶ
- リスト名やリストの説明、保存先などの情報を入力する
リストの作成方法は、以下の5つの選択肢があります。
- 1から新規でリストを作成する
- 既存のリストを活かして新規のリストを作成する
- CSVファイルやExcelファイルをインポートして作成する
- テンプレートを選んで作成する
CSVやExcelからインポートする場合は、事前にテーブル設定したExcelを用意しておく必要があります。
なお、作成したリストの情報に変更や修正が発生した場合は、編集したいアイテムを選択して1つひとつ編集する方法と、「グリッドビューでの編集」タブから2つ以上のリストを一度に編集する方法があります。
アイテムが複数ある場合は、「グリッドビューでの編集」を選ぶと時間の短縮になります。
Microsoft Teamsと連携させる
Teamsと連携させてTeamsのチャネル内でリストを作成したり編集したりできます。
連携方法は、以下のステップです。
- Teamsを開き、Microsoft Listsと連携させたいチャネルを開く
- ページ右上の「＋」タブをクリックする
- アプリ一覧から「Lists」を選択する
- 「保存」をクリックして、連携を完了させる
連携が完了すると、ページ上部に「Lists」タブが追加されます。
- 「リストの作成」を選択し、指示に沿ってリストを作成
リストの共有
リストを他のユーザーと共有する手順は、以下のとおりです。
- Microsoft Listsで共有したいリストを開き、ページ上部の「共有」を選択する
- 「リンクの送信」に共有したいユーザーのメールアドレスを入力する。
または「リンクの共有」をクリックし、リンクをコピーして相手へ送付する。
受信者には、アイテムのリンク先が記載された電子メールが送付される。
データのエクスポート
作成したリストのデータをCSVやExcel形式でエクスポートする方法は、リスト内のメニューから「エクスポート」を選択し、「CSVにエクスポート」または「Excelにエクスポート」を選択すれば、簡単にデータが変換されます。
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Microsoft Listsの社内での活用事例
Microsoft Listsの具体的な活用事例を3つご紹介します。
- タスクの進捗状況の追跡
- 新入社員のオンボーディング資料の作成
- 行事のスケジュール管理
今回紹介する事例以外にも、工夫次第でさまざまな活用方法があります。
タスクの進捗状況の追跡
タスクごとに担当者やステータス、期日、優先順位などを設定でき、リアルタイムで更新できるため、チーム単位で業務を遂行する際のタスク管理に活用できます。
アイテムに変更が生じた場合に通知する機能や、一定のルールを満たした場合に通知する機能もあるため、情報共有の漏れを防ぐことが可能です。
新入社員のオンボーディング資料の作成
新入社員のオンボーディングとは、新しく入社した社員がいち早く活躍できるように、あるいは早期離職を防ぐために行う施策やプロセスのことです。
Microsoft Listsには従業員のオンボーディングテンプレートがあるため、このテンプレートを活用することで、新入社員が目を通す必要のある資料を一箇所に集めて効率化を図ることができます。
行事のスケジュール管理
リストをカレンダー形式で表示させる機能があるため、社内の行事のスケジュール管理にも活用できます。
イベントの名称や開催日時、場所などの情報をまとめておけば、参加者への情報共有がスムーズです。
Microsoft Listsを活用する際の注意点
Microsoft Listsには、チーム内の情報共有や共同作業を効率化させる豊富な機能が備わっています。
しかし、活用にあたって注意すべき点も存在します。
注意点は、以下の2つです。
- リストの作成や共有の手間がかかる
- Microsoft Lists単体ではチームでの使用に向いていない
それぞれについて詳しく解説します。
リストの作成や共有に手間がかかる
Microsoft Listsでリストを作成して各種の設定を完了させるためには、工数がかかるため、初めて使用する人が使いこなせるようになるには、時間がかかるでしょう。
SharePointリストと比較するとより直感的に操作できるように改善されているものの、これまでExcelだけでリストを作成して管理していた人にとっては、難しいと感じるかもしれません。
また、作成した情報をメンバーに共有するためには、相手のメールアドレスを入力するか、リンクをコピーして相手へ送付する必要があり、共有に手間がかかります。
Microsoft Lists単体ではチームでの使用に向いていない
Teamsと連携させることによってチーム内の情報共有や共同作業が可能になり、コミュニケーション機能が強化されますが、Microsoft Lists単体では、メンバー同士のやりとりはできません。
また、Teamsは基本的にはチャットメッセージの保存はできないため、重要なメッセージのやりとりを保存したい場合は、他の手段を用いる必要があります。
Microsoft Listsよるタスク管理の問題をJootoで解消しよう
Microsoft Listsを上手に活用することでタスク管理を効率化できるメリットがありますが、注意点もあることがわかりました。
そこで提案したいのが、Jootoです。
Jootoは使いやすさを追求したカンバン方式のタスク・プロジェクト管理ツールで、直感的に使えるレイアウトと親しみやすいシンプルなデザインが特徴です。
基本操作はドラッグ＆ドロップだけのため、複雑な操作を覚える必要はなく、誰でも簡単に使いこなせます。
タスクごとに優先度や緊急度、担当者、期日などの細かな情報を登録でき、タスクの状態の変化を遡って確認可能です。
入力したタスクの情報から自動的にガントチャートが作成できる点もJootoの強みです。
ガントチ
さらに、タスク内のコミュニケーション機能を活用すれば、タスクに関してメンバー同士で意見交換したり、情報共有したりも簡単にできます。
「外部連携機能」が充実していることもJootoを使用するメリットの1つです。
Googleカレンダーと連携させてタスクの開始日や締め切り日をGoogleカレンダー上に表示させたり、「Slack」「Chatwork」との連携させて、効率よくビジネスを進めたりできます。
Microsoft Listsによるタスク管理の問題点を解消できるJootoの導入を、ぜひご検討ください。
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