Abrechnung angeordneter Dienstfahrten mit dem privaten PKW - Vorgehensweise

520016/0008-PA-BWR-Allgemein/2024
BD - Präs/2a (Budget, Kosten- und Leistungsmanagement Bund)
ADir.in Alexandra Schwab
Referatsleiterin
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Mozartplatz 8 - 10, 5010 Salzburg

Rundschreiben Nr. 19/2024 (BD S)

Titel: Abrechnung angeordneter Dienstfahrten mit dem privaten PKW - Vorgehensweise
Rundschreiben Nr.: 19/2024
Sachgebiet: Budget- und Rechnungswesen
Verteilerkreis: alle Bundesschulen
Personenkreis: Schulleitungen
Geltung: unbefristet
Rechtsgrundlage: -
Kernaussagen/Ziele: Allgemeine Vorgehensweise für die Abrechnung der betreffenden Dienstfahrten
Ort und Zeitpunkt der Genehmigung: Salzburg, 06.08.2024
Zeitliche Priorisierung: unmittelbar
Veröffentlichende Stelle: Bildungsdirektion für Salzburg

Das Verwaltungspersonal (vorrangig Schulwartepersonal) wird in der Regel darum gebeten, Dienstfahrten zu unternehmen, um bspw. Gegenstände wie Versandpakete oder Mobiliar zu transportieren. Diese angeordneten Dienstfahrten werden meist mit dem privaten PKW durchgeführt.

Aus diesem Grund geben wir die allgemeine Vorgehensweise für die Abrechnung der betreffenden Dienstfahrten bekannt:

Wichtig ist, dass vor dem Antritt der Fahrten ein genereller Dienstreiseauftrag ausgesprochen wurde, um das betreffende Personal bei Unfällen abzusichern. Dieser ist von der Schulleitung schriftlich und mit einer generellen PKW-Genehmigung zu erteilen (als Beilage für die Abrechnung).

Für die Abrechnung der gefahrenen Kilometer innerhalb des Dienst- und Wohnorts sind Kilometer-Aufzeichnungen zu führen. Anschließend kann in regelmäßigen Abständen, bspw. monatlich, eine Reisegebührenabrechnung gestellt und an die Bildungsdirektion übermittelt werden. Für die Nutzung des privaten PKW innerhalb des Dienst- oder Wohnorts wird der Beförderungszuschuss ausgezahlt.

Für die Abrechnung der gefahrenen Kilometer, die ein Ziel außerhalb des Dienst- oder Wohnorts haben, kann das Kilometergeld (seit Juli 2024 € 0,50/km) geltend gemacht werden. Hier sind die Reisen mittels Reisegebührenabrechnung einzeln abzurechnen.

Eine Refundierung von Benzinkosten über HV-SAP an das Verwaltungspersonal ist nicht erlaubt.

Salzburg, 06.08.2024

Für den Bildungsdirektor:
ADir. Alexandra Schwab