Bildungsdokumentation – Vorgangsweise für die Schüler/innen/datenmeldung 2023/24

2023-0.658.501
BMBWF - III/4 (Bildungsstatistik und -monitoring)
Josef Steiner
Sachbearbeiter

+43 1 531 20-2811
Minoritenplatz 5, 1010 Wien

Rundschreiben Nr. 26/2023 (BMBWF)

Titel: BilDok: Rundschreiben Nr. 26/2023. Bildungsdokumentation – Vorgangsweise für die Schüler/innen/datenmeldung 2023/24
Rundschreiben Nr.: 26/2023
Sachgebiet: Verwaltungsorganisation
Verteilerkreis: alle österreichischen Schulen
Personenkreis: Direktor/innen
Geltung: Schuljahr 2023/24
Rechtsgrundlage: Bildungsdokumentationsgesetz 2020 (BilDokG 2020), BGBl. I Nr. 20/2021 idgF. in Verbindung mit der Bildungsdokumentationsverordnung 2021 (BilDokV 2021), BGBl. II Nr. 268/2021 idgF.
Kernaussagen/Ziele: Richtlinien für die Durchführung der diesjährigen Schüler/innen/daten-Erhebung im Rahmen der Bildungsdokumentation
Ort und Zeitpunkt der Genehmigung: Wien, 28.09.2023
Zeitliche Priorisierung: Das Rundschreiben muss innerhalb von 24 Stunden nach Einlangen von den Bildungsdirektionen an die Schulen übermittelt werden.
Veröffentlichende Stelle:BMBWF

Das Bundesministerium für Bildung, Wissenschaft und Forschung (BMBWF) informiert hiermit über die Richtlinien für die Durchführung der diesjährigen Schülerinnen- und Schülerdaten-Erhebung im Rahmen der Bildungsdokumentation.

Inhalt

1. Grundsatz
2. Stichtage und Meldetermine
3. Meldevarianten
4. Auskunftsstellen und aktuelle Informationen
5. Ausführungen zum DatenschutzBesondere Hinweise für die Erhebung 2023/24

1. Grundsatz:

Alle öffentlichen und privaten Schulen (einschließlich Schulen mit Organisationsstatut) werden ersucht, die jährliche Schülerinnen- und Schülerdatenmeldung im Rahmen der Bildungsdokumentation gemäß § 7 Abs. 4 des Bildungsdokumentationsgesetzes 2020 (BilDokG 2020) durchzuführen.
Die Schülerinnen- und Schülerdaten sind direkt an die Bundesanstalt Statistik Österreich (Statistik Austria) zu melden. Sofern sie eines der folgenden Schülerverwaltungsprogramme haben, werden Sie durch dieses bei der Datenmeldung jedenfalls unterstützt: Sokrates-Bund, Sokrates-Web, e*SA, webAs, WiSion, edwin.

2. Stichtage und Meldetermine:

Die Erhebungsstichtage richten sich nach § 4 der Bildungsdokumentationsverordnung 2021 (BilDokV 2021), die Dateneinbringungstermine (Meldetermine) sind im § 5 dieser Verordnung festgelegt.

Die erforderlichen Datenmeldungen umfassen den Schulerfolg im Schuljahr 2022/23 bzw. Sommersemester 2023, die (erfolgreichen) Bildungsabschlüsse und die sonstigen (nicht erfolgreichen bzw. vorzeitigen) Beendigungen von Ausbildungen seit der letzten Datenmeldung, sowie die im Schuljahr (bzw. Wintersemester) 2023/24 laufenden Ausbildungen samt den zugehörigen Schülerinnen- und Schülerstammdaten. Die Datenmeldungen sollen per letztem zutreffenden Stichtag gemäß Durchführungsverordnung bis zu folgenden Terminen an die Statistik Austria übermittelt werden:

Anm. *): Stichtag für die Erhebung der Daten über die Beendigung der Ausbildung ist grundsätzlich der Tag der Beendigung des Schulbesuchs bzw. der Tag des Abschlusses eines Prüfungstermins.

Zusammengefasst bedeutet dies auch, dass somit über alle Schüler/innen, Studierenden bzw. Prüfungskandidat/inn/en (inkl. Externist/inn/en), die im abgelaufenen oder im laufenden Schuljahr an einer Schule angemeldet waren oder sind, Datenmeldungen seitens dieser Schule erforderlich sind.

Hinweise betreffend "neue Oberstufe" und "semestrierte Oberstufe":

Die Datenmeldung zur Bildungsdokumentation erfolgt für die Schulformen der "neuen Oberstufe" und der "semestrierten Oberstufe" weiterhin jährlich und nicht pro Semester (weil es sich dabei nicht um „organisatorisch in Semester gegliederte Bildungsgänge“ handelt – d.h. die Frage des Aufsteigens und Wiederholens sich weiterhin nur am Ende des Unterrichtsjahres stellt und nicht auch im Halbjahr).
Das Attribut „semester“ ist demnach weiterhin mit „g“ zu signieren, die Klassenbezeichnung folgt weiterhin den bisherigen Bezeichnungen für Klassen/Jahrgänge und das Attribut „organisation“ ist bei diesen Schulformen in allen Schulstufen mit „o“ bzw. "p" zu belegen.

Meldungen mittels Papierformularen:

Im Fall von Meldungen mittels Papierformularen wird um eine möglichst rasche Übermittlung bereits vor den angegebenen Meldeterminen ersucht, da hier mit gewissen Verzögerungen durch die Datenerfassung und die anschließende Datenkontrolle samt Korrekturrückfragen bzw. -rücksendungen zu rechnen ist.

3. Meldevarianten:

Die Übermittlung der Schülerinnen- und Schülerdaten soll grundsätzlich in elektronischer Form erfolgen. Lediglich für den Fall, dass (zum Meldetermin) die technischen Voraussetzungen nicht gegeben sind, ist eine Datenmeldung mittels Papierformularen möglich.

3.1 Elektronische Datenübermittlung:

All jenen Schulen, denen ein üblicher PC-Arbeitsplatz mit Internetanschluss und ein entsprechendes Schülerverwaltungsprogramm zur Verfügung steht, ist die Möglichkeit zur Erstellung und Übermittlung einer elektronischen Schülerinnen- und Schülerdatenmeldung gegeben.

Gemäß § 5 BilDokV 2021 wird um die Schülerinnen- und Schülerdaten in Form von Gesamtdatensätzen nach Maßgabe der dortigen Anlage 1 gebeten, d.h. in Form einer genormten XML-Datei mit den vorgegebenen Elementen und Attributen sowie Merkmalsausprägungen gem. zugehörigem XML-Schema und ergänzenden zentralen Code-Verzeichnissen (z.B. für Schulkennzahlen, Schulformkennzahlen, Staaten- und Sprachencodes).

Bei den am häufigsten verwendeten Schülerverwaltungsprogrammen wird mit den aktuellen Versionen die automationsunterstützte Generierung dieser XML-Datei jedenfalls möglich sein.

Öffentliche Schulen können die Upload-Funktion im Portal Austria nutzen. Falls ein neuer, schulspezifischer Portal Austria-Zugang benötigt wird, kann dieser unter der Adresse angefordert werden. Die Kennung für das Portal Austria steht dann auch für die Anforderung von Ersatzkennzeichen und die Abfrage des BilDok-Meldestands zur Verfügung.

Bei einer erfolgreichen Datenübermittlung über das Portal Austria erhält die Schule standardmäßig am Bildschirm eine Übermittlungsbestätigung, bei der ganz oben in grüner Schrift "Die XML-Datei wurde von Statistik Austria übernommen" angeführt ist. Zusätzlich sind auf dieser Übermittlungsbestätigung eine Übersicht zu den übermittelten Klassen und auch das Ergebnis der Datenprüfung ausgewiesen.

Diese Übermittlungsbestätigung ist – im Gegensatz zu allfälligen programmspezifischen Datenexportübersichten – der einzige Beleg, mit dem die erfolgreiche Datenübermittlung an Statistik Austria nachgewiesen werden kann. Es wird daher den Schulen empfohlen, diese Übermittlungsbestätigung auszudrucken und für den Fall allfälliger Urgenzen aufzubewahren.

Für jene speziellen Fälle, in denen eine Übermittlung via Portal Austria-Zugang z.B. aus technischen Gründen nicht möglich ist, besteht weiterhin die Möglichkeit, die validierte XML-Datei mittels Datenträger (CD-ROM) auf dem Postweg zu übermitteln. Der Datenträger ist jedenfalls mit der Schulkennzahl (wenn möglich samt Schulstempel) jener Schule, auf die sich die Meldung bezieht, und dem Schuljahr, auf das sich die Meldung bezieht, zu beschriften.

Die Aufarbeitung dieser Datenträger wird ebenfalls bei Statistik Austria durchgeführt, diese Postsendung ist daher direkt an die folgende Adresse zu adressieren:
Bundesanstalt Statistik Österreich, Direktion Bevölkerung, Schulstatistik,
Guglgasse 13, 1110 Wien.

Wir bitten um Verständnis, dass Einsendungen per E-Mail nur in Ausnahmefällen nach Absprache mit Statistik Austria akzeptiert werden können, da bei dieser Übermittlungsart die Identität und damit die Verantwortlichkeit des Absenders bzw. der Absenderin zumeist nicht gesichert überprüfbar ist.

3.2 Online-Datenüberprüfung:

Mit der Online-Datenprüfung der Statistik Austria für registrierte Benutzerinnen und Benutzer auf http://www.portal.at bzw. http://bildung.portal.at (für Bundesbedienstete) sollen prinzipiell alle BilDok-XML-Dateien überprüft werden, bevor sie an Statistik Austria übermittelt werden, da die bei dieser Überprüfung ggf. ausgewiesenen Datenfehler einen korrekten Datenimport in die zentrale Datenbank verhindern können.

Eine Online-Prüfmöglichkeit wurde überwiegend (z.B. bei Sokrates-Bund bzw. Sokrates-Web) bereits in die Programme eingebunden. Im Rahmen der Online-Datenprüfung besteht auch die Möglichkeit, zu den ausgewiesenen Fehlern und Warnungen nähere Erläuterungen und Hinweise zur Fehlerbehebung abzurufen.

3.3 Datenmeldung mittels Papierformularen:

Nur für den Fall, dass die technischen Voraussetzungen für eine elektronische Datenübermittlung nicht gegeben sind, kann die Datenmeldung mithilfe der dafür bereitgestellten Formblätter erfolgen.

Dies ist im Falle einer Papierdatenmeldung zum einen das Summenblatt ("Summenblatt.pdf"), das samt den zugehörigen Erläuterungen und Code-Tabellen (Ausbildungsstand, Staatencode und Schulformen) entweder auf der von Statistik Austria bereitgestellten Informationsseite unter der Internetadresse
https://www.statistik.at/ueber-uns/erhebungen/bildungs-kultur-forschungs-und-gesundheitseinrichtungen/schulstatistik/schulstatistik-oeffentliche-schulen (siehe auch Pkt. 4) herunter geladen oder auch bei der BilDok-Hotline angefordert werden kann.

Für die Meldung der einzelnen Schülerinnen- und Schülerdaten selbst sind die zentral aufgelegten Formulare "Schülerblatt zur Schulstatistik" zu verwenden, die bei Bedarf nur via Hotline angefordert werden können. Selbst kopierte oder auch mittels Farbdrucker ausgedruckte Formulare können leider nicht akzeptiert werden, da diese nicht maschinenlesbar und daher zur Weiterverarbeitung bei Statistik Austria unbrauchbar sind.

Es ist daher sehr wichtig, dass nur die an den aktuellen Erhebungsumfang angepassten Formulare verwendet werden (erkennbar am rechts oben angebrachten Hinweis "gültig ab Erhebungsjahr 2021/22").

Nähere Details und ergänzende Hinweise sind in den zugehörigen Erläuterungen ("Erläuterungen Schüler:innendatenmeldung (.pdf)") zu finden.

Das Summenblatt dient der Vollständigkeitskontrolle für die Datenerfassung und legitimiert die Datenübermittlung durch die Unterschrift der Schulleitung; es ersetzt damit auch allfällige Begleitschreiben zur Datenmeldung.

Die Übermittlung der ausgefüllten maschinenlesbaren Formulare samt Summenblatt soll bitte ebenfalls direkt an Statistik Austria erfolgen.
Diese Postsendungen sind daher wie folgt zu adressieren:
Bundesanstalt Statistik Österreich, Direktion Bevölkerung, Schulstatistik,
Guglgasse 13, 1110 Wien.

Insbesondere bei dieser Meldevariante soll spezielle Vorsorge getroffen werden, damit es für allfällige Rückfragen oder Fehlerkorrekturen (z.B. bei unplausiblen oder unvollständigen Daten) an der Schule möglich ist, die einzelnen Fragebögen den konkreten Schülerinnen und Schülern wieder korrekt zuzuordnen. Es sind daher z.B. Aufzeichnungen verfügbar zu halten, über die etwa mittels Sozialversicherungsnummer bzw. Ersatzkennzeichen oder anderen am Schülerblatt angeführten Merkmalskombinationen die Schülerinnen und Schüler an der Schule zuverlässig identifiziert werden können. Eine Weitergabe derartiger Aufzeichnungen ist aus Datenschutzgründen nicht zulässig, sie sind an der Schule jedenfalls unter Verschluss zu halten.

4. Auskunftsstellen und aktuelle Informationen:

• Inhaltliche und erhebungstechnische Fragen: Den Schulen und Schulbehörden steht bei inhaltlichen und erhebungstechnischen Fragen (wenn z.B. Zweifel bestehen, ob die Rückmeldung nach der online-Datenüberprüfung richtig verstanden wurde) die BilDok-Hotline bei der Statistik Austria zur Verfügung, die per E-Mail über die Adresse kontaktiert werden kann bzw. jeweils Montag bis Freitag zwischen 7:30 und 15:30 Uhr auch telefonisch unter der Nummer 01 / 71128 - 8444 erreichbar ist.
• Mit programmtechnischen Fragen wenden Sie sich bitte an die Support-stellen der benutzten Schülerverwaltungsprogramme (wenn z.B. die bei der Datenprüfung ausgewiesenen Klassen oder deren Schüler/innen/zahlen nach Ihrem Ermessen nicht vollständig oder nicht schlüssig sind).
• Bei Problemen mit dem Portal Austria-Zugang (z.B. gesperrte User/innen-Kennungen oder Passwortverlust) ist von Bundeslehrer/inne/n bitte der/die Portal-Administrator/in an der eigenen Schule, von den anderen Portal-Benutzer/inne/n der ServiceDesk im Bundesrechenzentrum (E-Mail: bzw. Tel. 01/71123-884422, Mo. - Fr. von 8:00 bis 16:00 Uhr) zu kontaktieren.

Änderungen von schulspezifischen Portal Austria-Kennungen für die Durchführung der BilDok-Schüler/innen-Datenmeldung (z.B. bei Schulleiter/innen- oder Administrator/inn/en-Wechsel) können mit Angabe der betreffenden Schulkennzahl seitens der Schulleitung per E-Mail an die Adresse angefordert werden.

Informationsseiten der Statistik Austria

Für die öffentlichen Schulen:
https://www.statistik.at/ueber-uns/erhebungen/bildungs-kultur-forschungs-und-gesundheitseinrichtungen/schulstatistik/schulstatistik-oeffentliche-schulen
oder unter
http://www.statistik.at in die Suchfunktion "Schulstatistik Öffentliche Schulen" eingeben.

Für Privatschulen:
https://www.statistik.at/ueber-uns/erhebungen/bildungs-kultur-forschungs-und-gesundheitseinrichtungen/schulstatistik/schulstatistik-privatschulen
oder unter http://www.statistik.at in die Suchfunktion „Schulstatistik Privatschulen“ eingeben.

5. Ausführungen zum Datenschutz:

Das Grundrecht auf Datenschutz (Verfassungsbestimmung § 1 DSG 2000) bewirkt einen Anspruch auf Geheimhaltung personenbezogener Daten, sofern ein schutzwürdiges Geheimhaltungsinteresse (an bestimmten personenbezogenen Daten) besteht. Darunter sind vor allem der Schutz der/des Betroffenen vor Ermittlung ihrer/seiner Daten und der Schutz vor der Weitergabe der über sie/ihn ermittelten Daten zu verstehen. Es ist daher aus datenschutzrechtlichen Gründen nicht erlaubt, insbesondere Daten, die für Zwecke der Bildungsdokumentation erhoben werden, für andere Zwecke zu verwenden, etwa an Privatunternehmen zu übermitteln.
Durch das BilDokG 2020 liegt eine gesetzliche Grundlage vor, welche die Datenverarbeitung durch Schulleitungen erlaubt. Zur Sicherstellung des Grundrechts auf Datenschutz wird auf genaue Beachtung des BilDokG 2020, die BilDokV 2021, die IKT-Schulverordnung und die hier vorliegenden Richtlinien hingewiesen.

Das BilDokG 2020 sieht im § 4 Abs. 7 auch eine Löschungsverpflichtung verschiedener Daten, insbesondere der Sozialversicherungsnummer zwei Jahre nach Abgang des Schülers oder der Schülerin von der Bildungseinrichtung, und ein Verbot der Verwendung der Daten für andere Zwecke als den der Bildungsdokumentation (§ 1 BilDokG 2020 in Verbindung mit Artikel 5 Abs. 1 lit. b DSGVO) vor.

6. Spezielle Hinweise für die Erhebung 2023/24:

Gemäß den aktuellen Vorgaben des Bildungsdokumentationsgesetzes 2020 dürfen die Sozialversicherungsnummern nur mehr in den Erhebungen 2023/24 und 2024/25 als Personenkennung verwendet werden und dies auch nur dann, wenn die Meldung mittels bereichsspezifischer Personenkennzeichen (bPK) technisch noch nicht möglich ist. Gemäß Information der Programmverantwortlichen können Sokrates-Bund und die verschiedenen Instanzen von Sokrates-Web bereits in der diesjährigen Erhebung bereichsspezifische Personenkennzeichen (bPK) liefern. Folglich soll in diesen Programmen die Sozialversicherungsnummer nur mehr dann als Personenkennung zur Anwendung kommen, wenn für die betreffende Schülerin bzw. den betreffenden Schüler kein bPK verfügbar ist.
Bei der Verwendung der übrigen Schülerverwaltungsprogramme, welche noch nicht auf die Verwendung von bereichsspezifischen Personenkennzeichen (bPK) umgestellt sind, bzw. wenn eine Schule kein kommerzielles Schülerverwaltungsprogramm im Einsatz hat, kann bei der diesjährigen (und notfalls auch nächstjährigen) Erhebung weiterhin die Sozialversicherungsnummer als Personenkennung verwendet werden.

Ist für eine Schülerin bzw. einen Schüler weder ein bereichsspezifisches Personenkennzeichen noch eine Sozialversicherungsnummer verfügbar, dann ist als Personenkennung weiterhin das sogenannte Ersatzkennzeichen (welches bei Bedarf über die betreffende Applikation im Portal Austria abgerufen werden kann) zu verwenden.

Wien, 28. September 2023

Für den Bundesminister:
SektChef Ing. Mag. Andreas Thaller