継続的に業務プロセスを改善

稟議申請、締切設定で責任感も向上

Last Updated：

2025-02-19

Key Point

Ashi-Ashi ワークス社は、稟議申請業務をデジタル化し運用していた
経理部長・総務部長・専務の処理遅れが目立ち、プロセスの遅延を招いた
工程に締切を設定し、遅延を防げるようになった
経理部長・総務部長・専務の責任感も増加した

1．課題：並列化した助言工程の滞留

Ashi-Ashi ワークス社は、BPO (Business Process Outsourcing) 事業を手がける企業です。同社はBusiness Process Management System (以降、BPMS) を導入し、稟議申請ワークフローシステムを作成、運用しています。

稟議申請ワークフローの改善として、申請者・上長の承認後の経理部長・総務部長・専務が意見を記載する「所見入力工程」（助言）を同時並行で処理できるようにすることで、後工程の社長決裁までの時間を短縮し、さらなる効率化を実現しました。

しかし最近、多忙・処理忘れを理由に、経理部長・総務部長・専務いずれかの入力が遅れる場合があります。並列化のメリットは複数工程の同時進行ですが、3名全員の処理が完了しない限り、社長の決裁工程には進みません。その為、リードタイム目標「3営業日以内」を超える場合が増えてきました。

2．解決策：助言工程に締切を設定

最終決裁者の社長から、「所見入力工程」は承認・否認行為ではなく、あくまで意見・アドバイスを入力する工程であり、1営業日以内に処理されない場合「所見なし」とみなして良いと指示が出ました。

プロセスオーナーは、「所見入力工程」に締切が自動設定され、1営業日が経過すると次の工程に流されるようにフローを改編します。

合わせて、締切を過ぎた場合、所見入力用のデータ項目に「所見なし（期限切れ）」と自動入力されるようにします。

Before :

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1. 申請
2-1. 一次承認
- 上長は、必要項目を入力して申請します。
3-a. 所見（総務）
- 総務部長が所見を入力します。
3-b. 所見（経理）
- 経理部長が所見を入力します。
3-c. 所見（専務）
- 専務が所見を入力します。
4. 決裁
- 社長が決裁します。

After :

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1. 申請
2-1. 一次承認
- 上長は、必要項目を入力して申請します。
3-a. 所見（総務）
- 総務部長が所見を入力します。
- 24時間経過すると、期限切れとして自動的に次工程に進みます
3-b. 所見（経理）
- 経理部長が所見を入力します。
- 24時間経過すると、期限切れとして自動的に次工程に進みます
3-c. 所見（専務）※100万円以下の場合のみ
- 専務が所見を入力します。
- 24時間経過すると、期限切れとして自動的に次工程に進みます
4. 決裁
- 社長が決裁します。

Compare Before/After

3．効果

審議申請の目標リードタイムの維持
- 締切の設定と期限切れによる後工程への自動遷移により、プロセスの遅延が防止されます。これにより、業務プロセスの効率が向上し、ビジネス全体のスピード感が増すことが期待されます。
部門長の責任感向上
- 締切を守らなかった場合に「所見なし（期限切れ）」と明示されることで、経理部長・総務部長・専務は自分の役割に対する責任感が強化されます。

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