経営層から現場まで納得する
オフィス作りのパートナー
内田洋行のオフィス移転
コンサルティング
企業の成長や合併、拠点の統廃合、働き方改革を伴う、オフィス移転・リニューアルを
経験豊富な専門家チームが、トータルでご支援いたします。
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サービス案内を見る企業はもちろん、大学・研究機関、官公庁・自治体における「オフィス移転」や「働き方改革」に豊富な経験と実績。
日経ニューオフィス賞など高い評価も多数頂いています。
弊社のオフィス移転コンサルティングサービスの流れをご紹介いたします。
経営層から現場までご納得いただける移転を実現するため、以下のステップで進行いたします。
まずはお気軽にお問い合わせください。お問い合わせフォームより必要事項をご記入いただきましたら、弊社の担当より折り返しご連絡いたします。
弊社担当が詳細なヒアリングを行います。ご納得いただけるオフィス移転計画を作成するため、現状の課題や移転の目的、実現されたいご要望、企業ビジョンなどをお伺いいたします。
お伺いしたご要望をもとに、現状のオフィス環境やレイアウト、業務効率などを調査・診断いたします。会社規模、働き方、市場トレンドなどを踏まえ、移転の方向性を定めます。
調査結果をもとに、オフィス移転・リニューアルに向けた具体的なご提案を行います。移転のコンセプト、新オフィスのレイアウト、必要なオフィス家具やご予算感を反映したお見積もりをご提示いたします。
プロジェクトマネージャーが経営者へのインタビューを実施し、経営戦略やビジョン、企業文化をお伺いさせていただき、経営視点での移転の目的、方向性を確認します。組織の成長戦略に一致した形でオフィス移転を進行できるよう、コンセプトなどご提案全体をブラッシュアップします。
経営層のビジョンが現場へより浸透するよう、経営者インタビュー内容を踏まえ、現場社員の方々へのワークショップを実施いたします。また、スムーズな移転を実現するため、移転先のレイアウト設計、オフィス家具の選定、ITインフラの整備など、スケジュール管理や予算管理も含めてご担当者様に伴走いたします。
弊社では移転完了後のオフィス運用も重要だと考えております。移転前に掲げた目的は達成できたか、課題は解決できたか、経営層へのヒアリングや現場へのアンケートを元に定性・定量の双方で評価を行い、未達成の内容については、達成に向けた対策を提案いたします。
弊社は、移転推進担当者様や経営者の方々が安心してオフィス移転を進められるよう、伴走することを重視し、ご支援してまいります。
移転に関するご質問やご相談がございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。
オフィス移転は単純にオフィスの場所が変わるだけではなく、
「企業の成長」や「組織文化の変革」、「働き方を最適化」するための重要な機会です。
ここでは、オフィス移転時に検討すべき3つの視点についてご紹介します。
オフィス移転を成功させるためには、まず「目的(なぜ移転するのか)」を明確にすることが重要です。業務効率化やチーム間のコラボレーション強化、出社したくなるオフィスの構築、従業員の満足度向上など、移転にはさまざまな目的があります。これらの目的を明確にすることで、新しいオフィスがどのように自社の成長に寄与するかを言語化し、経営層から現場までが一体となって移転プロジェクトを推進していくための土台を築くことができます。反対に、デザインや家具選定などの手段から着手してしまうと、移転後に使われないスペースができるなど「なんのための移転・リニューアルだったのか」という事態に陥るため留意が必要です。
オフィスは、企業の価値観やビジョンを体現する場所ですが、オフィスのデザインや家具を刷新するなどハード面を整えるだけでは十分ではありません。経営層が掲げるビジョンをミドルマネジメント層から若手メンバーまでが理解・共感し、ビジョン達成のためのオフィス移転であることを理解することが重要です。経営層が示す理念や企業文化を新しいオフィス環境にどのように反映していくか、現場メンバーも巻き込み意見を吸い上げながら進めていくことが一体感の醸成に必要です。移転・リニューアルの経験が豊富なプロジェクトマネージャーが経営層のビジョンの把握から、現場メンバーとのワークショップまでを一貫してファシリテートすることで、より理念が浸透し、企業全体の方向性をより強固にすることができます。
近年、働き方は大きく変わりつつあります。リモートワークやハイブリッドワークが一般化し、ABWを取り入れる企業も増えている現在、オフィスの役割も単なる業務遂行の場から、コラボレーションの場やコミュニティ形成の場としての側面が強まっています。移転に際しては、従業員の働き方に合ったオフィスレイアウトやデザインを検討することが大切です。
例えば、固定席を減らしフリーアドレスを採用することで、柔軟な働き方をサポートするオフィス設計や、集中スペースとコミュニケーションエリアをバランスよく配置することなどが挙げられます。また、最新のITインフラや設備を取り入れることで、リモートワークとの連携もスムーズに行える環境を整備することができます。
移転・リニューアルの前に、オフィス改善の具体策を「簡易診断」しませんか?
オフィス移転は、企業にとってチーム力を高めるための重要な機会です。
ただタスクをこなすだけでなく、現場を巻き込みながら進行し、目的に合致した移転を実現することにより、
移転後のオフィスが企業の成長と従業員の満足度向上に繋がる環境となるでしょう。
オフィス移転の対応項目は多岐にわたるため、効率的に管理することが求められます。
各段階を事前に計画し、適切に実行することでスムーズな移転を実現できます。
以下は、移転プロセスを成功させるための対応項目リストです。
オフィス移転の初期段階では、移転に向けた全体の計画を立てることが最も重要です。新しいオフィスの選定から予算管理、移転スケジュールの策定まで、プロジェクト全体の見通しを立てます。
オフィス移転に伴う法的手続きや契約の確認は、事前にしっかりと準備する必要があります。賃貸契約や登記変更手続きなど、スムーズな移転を実現するための手続きは、法的要件を順守して進めます。
新しいオフィスの環境づくりは、業務の効率化と社員の快適な働き方をサポートするために重要です。オフィスのレイアウトや内装デザインを決定し、従業員のニーズに応じた空間設計を行います。
移転後も業務が滞りなく行えるよう、ITインフラの整備は極めて重要です。インターネットや電話の移設、社内システムの設定など、技術的な要素を計画的に進める必要があります。
快適なオフィス環境を整えるためには、家具や設備の選定が重要です。業務効率を高めるための家具や設備を手配し、移転後すぐに業務を開始できるよう準備を整えます。
移転当日に向けて、しっかりと準備を進めることが重要です。移転業者の選定から、備品の梱包、社員への情報共有まで、計画的に進行し、スムーズな移転を目指します。
移転に伴い、社内外への周知を適切に行うことが大切です。移転通知やウェブサイト、名刺の更新などを適切に行い、取引先や関係者に確実に伝達します。
移転が完了した後も、スムーズな運営を維持するためのフォローアップが必要です。設備の確認や社員のフィードバック収集を通じて、オフィスの最適化を図りながら、継続的なサポートを提供します。
このように、各ステップで適切な対応を行うことが、オフィス移転の成功に繋がります。
それぞれの項目について事前に計画を立て、移転に向けて段階的に進めることが重要です。
手続先 | 手続内容 | 窓口 | 提出期限 |
---|---|---|---|
法務局 | ①本社移転 本店移転登記申請書 |
旧所轄登記所 商業法人係 |
移転日から2週間以内 |
税務署 | ①法人の異動届出書 | 移転前・移転後の所轄税務署 法人課税部門 | 移転日から1ヶ月以内 |
税務署 | ②給与支払事務所等の移転届出書 | 移転前・移転後の所轄税務署 給与課税担当 | 移転日から1ヶ月以内 |
社会保険事務所 (年金事務所) |
①健康保険・厚生年金保険事業所所在地変更届 | 移転後の所轄年金事務所 | 変更後5日以内 |
労働基準監督署 | ①労働保険関係事業所移転届 | 移転後の所轄労働基準監督署 | 速やかに提出 |
公共職業安定所 (ハローワーク) |
①雇用保険事業所移転届 | 移転後の所轄ハローワーク | 速やかに提出 |
都道府県税事務所 | ①法人事業税の異動届 | 移転前・移転後の所轄都道府県税事務所 | 移転日から1ヶ月以内 |
市区町村役場 | ①法人住民税の異動届 | 移転前・移転後の市区町村役場 税務課 | 移転日から1ヶ月以内 |
日本年金機構 | ①本社移転に伴う口座登録住所変更手続き | 各取引金融機関の窓口 | 移転日から速やかに |
銀行・金融機関 | ①本社移転に伴う口座登録住所変更手続き | 各取引金融機関の窓口 | 移転日から速やかに |
取引先・顧客 | ①住所変更通知(取引先への通知書送付) | 自社で管理 | 移転前に通知、または移転後速やかに |
郵便局 | ①転送届(移転後の郵便物転送依頼) | 移転前・移転後の所轄郵便局 | 移転前に事前提出 |
警察署 (防犯設備などがある場合) |
①防犯設備に関する登録情報の変更手続き | 移転後の所轄警察署 | 移転日から速やかに |
これらの手続きは、期限内に適切に対応しないと業務に支障が出ることもあります。
手続き先や窓口、期限をしっかり把握し、計画的に進めていくことが大切です。
オフィスを移転する場合、1年程度前から準備を始めます。
時期ごとにやるべきことを確認しましょう。
オフィス移転の7か月前には、旧オフィスから退去するために必要な準備を始める必要があります。
具体的に必要な作業は以下のとおりです。
オフィス移転の6~4か月前には、移転を進める上での指針となるコンセプト設計に加え、内装やレイアウトも決定します。
オフィス移転の2か月前にはプランを確定し、調達を進めた上で工事に着手します。
オフィス移転の当月は社内や社外に向けた対応が必要です。具体的な作業として以下のものがあげられます。
移転後は、新しいオフィスが事前の計画通りに機能しているか評価し、未解決の課題や新たな問題が発生している場合には解決に向けた取り組みが必要になります。
これらのスケジュールをもとに計画的に移転準備を進めることが、
オフィス移転を円滑に進め、目的を達成するための鍵となります。