こんにちは！ひろみんです。

普段はNotionを中心に活用して中小企業のDX化をサポートしている私ですが、実は普段は4種類の仕事を並行でこなすパラレルワーカーでもあります。

今回は、そんな私がパラレルワーカーとして働く中で培ったノウハウを、「Notionを使った情報管理」という側面からスポットライトを当てて紹介していきます。

同じような悩みを抱えている方に向けて、Notionを使った具体的な管理方法から運用までご提案していきます。

そしてこの記事の最後では、私がいつも使っている情報管理テンプレートを無料プレゼントします！
あなたが大事なことに使える時間があと1時間増えるように、ひろみんからの少し早いクリスマスプレゼントです⭐︎

ぜひ最後までご覧ください。

自己紹介

改めまして、ここまでお読みいただきありがとうございます。
Notion大学メンバーのひろみんこと、松本ひろみです。

大学卒業後は公務員として6年間の社会人経験を積んだ後、第一子出産を機に2020年にフリーランスとして独立しました。
同年、完全オンライン学習塾FLAPUPスクールを立ち上げ、現在に至ります。

オンライン学習塾立ち上げに際し、スタッフ間の情報共有や連絡のためにNotionとチャットサービスを使った業務フローやシフト管理・生徒情報の共有などの仕組みを自身で構築しました。
その技術と知見を活かし、2023年からは個人および中小企業に向けて、Notionを中心としたDX環境構築をフルオーダーで請け負っています。

現在の仕事内容はこんな感じです。

このように、複数の業務を行うパラレルワーカーなので、スケジュール管理と案件管理が必須な環境です。
中でも特に情報管理については、その重要性を実感し、Notionを活用した効率的な管理方法を確立してきました。

今回は、その経験をもとに、Notionですぐに実践できる情報管理のテクニックをお伝えします。

効率的な情報管理のポイント

こんなお悩みありませんか？

あなたは日常的に、様々なツールのID、画像や動画のデータ、WEBページリンクなど、多岐にわたる情報を扱っておられるのではないでしょうか。

これらは全て、私が働く中で今まで経験してきた悩みの一例です。
まさに情報迷子ですね。

情報迷子が多発すると、仕事をしながら迷子を探しまくることになります。
一つひとつはちょっとの手間でも、積み重なると仕事はみるみる億劫に…。

このような状態を防ぐために大切なのは、情報を一元管理することです。

情報の一元管理とは

情報の一元管理とは、後で見返す可能性が高い情報を一箇所に固めて保管しておくことです。
情報の一元管理には、以下のようなメリットがあります。

情報の一元管理をすることで「必要な情報は全てここにある」状態を作ることができます。
これは情報の検索性を上げ、常に新しい情報をフレキシブルに活用する環境を整えることにつながるのです。

「大事な情報を一元管理して活用し、生産性を上げたい」
Notionは、こんな悩みもスッキリ解決してくれます。

Notionで効率的な情報管理が実現する理由

オールインワンワークスペースであるNotionには、情報の一元管理という側面をとっても、便利に活用できる優れた機能が備わっています。
中でも特に優秀なのがデータベース機能です。

データベース機能とは

データベース機能とは、情報を表形式で体系的に整理・管理できる機能のことです。
特にNotionのデータベースは、直感的かつ機能的に情報をストックしていくことができます。

その理由は、フィルタリング・ソートとプロパティ機能の柔軟さにあります。

フィルタリング・ソートが簡単

情報の一元管理を行うにあたって欠かせないのが、フィルタリング・ソート機能です。

情報を一元化すると、さまざまな種類の情報を一つのデータベースに管理していくことになるので、項目ごとに情報をフィルタリングしたり、ソートすることが欠かせません。
Notionでは、ボタンひとつでフィルタリングやソートが実現します。

Excelやスプレッドシートでも情報管理はもちろん可能ですが、このフィルタリングやソートが簡単にできるという点ではNotionに軍配が上がるのではないでしょうか。

プロパティが柔軟に設定できる

Notionのデータベースでは、情報の種類や性質に応じて、様々なプロパティを柔軟に設定することができます。
このプロパティは選択するだけで簡単に実装できるので、簡単に情報の分類や整理を行うことが可能です。

プロパティの種類も豊富で、テキスト、数値、日付、ファイル、リレーション（データベース同士の紐付け）など、用途に応じて最適な形式を選択できので、必要な情報へのスムーズにアクセスすることができますよ。

フリーランス4年目の私の情報管理

では実際に、私が実際に情報管理に使っているNotionデータベースを見てみましょう。

運用方法

このテンプレートの使い方はとてもシンプルです。
まず、エリア右のこのボタンから登録したい情報の種類を選び、クリックします。

すると、それぞれの情報管理に適したテンプレートがデータベースに追加されます。

あとは、プロパティやコンテンツエリアに必要な情報を入力していくだけです。

例えば、WEBテンプレートにSNSのホームのURLとQRコードを貼り付けてシェアを楽にしたり 、フォルダテンプレートによく使うGoogleドライブの共有リンクを貼っておいたり、アイディア次第でとても便利に使うことができます。

情報を更新したら、更新ボタンをクリックすることで【更新日】に現在の日時を記録できるので、いつの情報かも把握することが可能です。

下の個別情報のパートには、すでにカテゴリごとに情報を表示されているので、データベースでビューの切り替えをする必要もありません。

右のボタンを押してテンプレートを追加して必要項目を入れるだけで、データベースに重要情報が整理された形でストックされていきます。

効果

このテンプレートを使用することで、以下のような効果を実感しています。

今やこれがないと仕事できない！と思うほど、私にとっての必需品になっています。

さらにこのデータベースの考え方は、応用すると案件ごとの情報管理にも大活躍。（記事化する予定です）
もはや仕事の領域を飛び越えて家族の情報管理にまで活用しています。

もうNotionなしでは生活できませんね！

まとめ

今回は、フリーランスの情報管理についてNotionを活用した効率的な方法を、その考え方やNotionの機能と合わせてご紹介しました。

最後に、私が普段使っている情報管理テンプレートをプレゼントします。
こちらから複製して受け取ってくださいね。

このテンプレートを使うことで、散らばりがちな情報を一元管理し、必要な時にすぐにアクセスできる環境を整えることができます。
ぜひ、みなさんも自分なりの使い方を見つけて、情報管理の効率化に役立ててください。