「言った方が早い」は早くない
こんばんは。リモートワークを当たり前にしたい、石倉です。
いきなり本題ですが、仕事においてみなさん自身やみなさんの周囲で「言った方が早い」「直接話した方が早い」と思っている方はいますか？
何を隠そう、僕もずっとそう思ってました。
もちろん議事録は大事なのはわかっているし、ドキュメントに残す、ツールに履歴を残す、タスクを見える化する、、、大事なのはわかっています。でも、ぶっちゃけめんどくさい。。
そして思ってました「言った方が早い」「直接話した方が早い」と。
ここ5年はずっとリモートワークで働いていますが、確かになかなかテキストで表現したり図で示せないことも多く、口頭でのコミュニケーションを行なった方が理解できることもあるし、早い場面はたくさんあります。
でもこれって本当に「早い」んでしょうか？
確かにAさんと2人で話しているだけであれば直接話した方が早い、言った方が早いこともたくさんあります。
ただ、ほとんどの場合において2人だけのコミュニケーションで仕事が完結することはなく、チームの全員や少なくとも関係するメンバーには情報を伝える必要があります。
Aさんと直接話したことを、Bさん、Cさん、Dさんの前でもう一度説明しないといけません。またそこに新しいメンバーとしてEさんが入社してきました。そうするとAさんと話していたことをまたEさんに伝える作業が発生します。これが1つのトピックだけならまだしも、仕事に必要な過去のトピックや出来事全てを誰かが新しく入るたびに伝えなくてはいけません。
そうやって同じ話を何度も何度も繰り返し伝える必要が出てきます。これ、本当に「早い」ですか？
確かに、1対1で話すその瞬間は「早い」かもしれません。
でも中長期的に見ると確実に「遅い」し、何度も何度も同じコミュニケーションを取らなくてはいけなくて全然前に進めません。
リモートワークで働くようになって「言った方が早い」は早くない、と実感しました。気づくのが遅いんですけど。でもとても重要な気づきだったと思っています。僕もそうですが、どうしてもテキストで残すというのを面倒くさがり、その場その場では「早く」そして「ラク」な手段である直接話す、という行動を取ってしまう人も多いと思います。
でも、
リモートワークを5年以上経験し、700名規模で会社をやっていて確実に言えることは「書いて残すこと」こそが組織のスピードを上げます。これは確信を持っています。
だからこそ僕らのチームや組織では「書く」ことにこだわっています。
僕が管掌している部署はesaという情報共有ツールを使っていますが、esaもしくはSlackに何でも書く文化を徹底しています。
会議の議事録はもちろんですが、マニュアル、働く上でのルールはもちろん、人事制度や事業における戦略や施策の詳細などほぼ全てを書いています。雑談もSlack上での書く雑談の方が圧倒的に多い。
書くコツやTipsはいろいろ細かくあるのですが、完成した完全な情報だけでなく、途中経過や試行錯誤している様子、頭の中で考えていることのメモなど、あえて1つのものがアウトプットとして出るまでの過程も残すようにしています。
それを当たり前にやるようになってからチーム、組織として全体のスピードは明らかに上がりました。
会議で決まったことや会社のルールだけが記載しているあるのではなく、その過程で考えてきたことや実行してきたことなどが全て残っているので、初めて見るメンバーでも過去の文脈含めて理解することがスムーズです。
だからこそ新しく誰かが異動してきたり入社してきても早く、そして解像度高くキャッチアップしてもらいやすい。
今なぜこういう運用をしているのか、なぜこういったバリューができたのか、このルールを作った背景は何か、この機能の狙いは何だったのか、、そういったことを1つ1つ口頭で説明し続けていたら時間がいくらあっても足りません。
またそれを知っている人がいなくなったら「なんでこれってこういう仕様なんだっけ？？」とわからなくなってしまうことも起こります。
言葉にしたら当たり前のことのように聞こえます。その通り、当たり前のことを言ってます。
ただ、今までこの当たり前のことを当たり前として実践している会社の方が少なかったですし、クライアントさんとお話ししていても「書いて残す」ことを重視している会社の方が少ない印象です。
言うのは簡単、でもやるのは難しい。そして定着させることはとても難しい。だからこそ当たり前にできるレベルになったら会社の資産や武器になるし、それだけで会社や事業のスピードを上げることもできるものです。
なんとなく大事なのはわかっている、でも実際にうまくやれている会社、きちんと運用できている会社は多くない。
でもやったら効果がめちゃくちゃ大きい。
だからこそ伴走し、僕らがコツコツ積み上げてきたノウハウをあらゆるチームにインストールしていき、「言うより書く方が早い」を実現できる組織、チームにするためのサービスのご提供をクローズドで始めています。
小さいうちから始めることでジワジワと効いてくるし、一回定着してしまえばあとから入ってくるも当たり前のこととして続いていきます。
結果として、チームが拡大してもコミュニケーションコストが爆増しなかったり、オンボーディングがスムーズにいったり、副業やフリーランスの人を受け入れ活躍してもらうやすいチームが作れたりする。
個人の働き方が多様になればなるほど、コミュニケーションは非同期が進みます。その時代のチームでは「言うより書く方が早い」のです。
そうは言ってもなかなかできない、、情報がバラバラになっている、、、なかなかドキュメント化が進まない、、、
そんな方はぜひこちらのお問い合わせフォーム、もしくはTwitterのDMやFacebookのmessemgerよりお気軽にご相談ください！