京都鴨川お花見オフ幹事の反省をしてみた

4/1（日）第2回京都鴨川お花見への参加，ありがとうございました．総勢50名を超える方にご参加いただき，私が企画したオフ会の中ではたぶん過去最多人数となりました．50名を超えると，やはり様々なクラスタ*1の方が参加されて，いつものオフ会と違う雰囲気で楽しかったです．
さて，せっかくなので，今回のお花見オフの反省点をまとめておきたいと思っています．お花見オフの幹事は，単なる飲み会の幹事とはまた違う難しさがあると考えており，今後似たような企画をされる方の参考になればと考えています．

お花見の最大の難点は「日程調整／雨天時の対応」

一番めんどくさいのはこれだと思います．基本的に，遠隔地からも参加者を呼びたいと思うときには，少なくとも1ヶ月前には日程を確定させるべきだと考えています*2．
また，雨天時の対応は重要です．予備日（できれば次の日）を用意するのが正しい戦略であると思います．更に，予備日を大々的に告知しておくことが大事です．「雨が降ったら容赦なく延期しますよ，遠隔地から参加の人はそれを考えておいてね」とはっきりと言うこと．実際，今年は予定日の3/31が雨だったので，翌日に延期しました．実際には，それでも予備日に参加できない人が居るのが現状です．それは仕方が無いと思うので，今回は前日の夜に飲み会をセッティングしてみました．これはこれで楽しかったです．
この「雨天時は夜に飲み会セッティングして翌日に延期」の反省点としては，そもそも当初の予定日の昼しか予定が空いておらず，夕方には京都を発たないといけない人に申し訳なかったな，という点です．遠隔地から参加の人は日帰りで予定を組むことも多いので，昼間にどっか遊びに行ってみるとか，飲み会以外の方がよかったかもなあと思いました*3．

飲み放題じゃないので「会計」がめんどくさい

私が幹事をする飲み会では，必ず「コース料理・飲み放題」にします．会計がめんどくさいからです．ただ，お花見ではそうはいきません．これが結構面倒でした．その理由は，赤字になることも黒字になることも避けないといけないからです．普通は「次回以降の飲み会に繰り越し」するものですが，オフ会でそれが適切とは思いがたいです．さらに，お花見の場合は，「飛び入り可」が多く，そもそもいくら収入があるか分からないという難しさもあります．
この問題に対しては，何度も細かに買い出しに行くことでうまくお金を調整しましたが，正直めんどくさかったですね．お花見ならどうせ当初の予定より人が増えるので，もう若干赤字になりそうなくらいたくさん買い込んでおき，赤字になりそうになったらお金持ちに出資を募る方が良かったかもしれませんね．
また，誰がお金を払って誰が払っていないかの管理については，今回はお金を払った人のIDをメモしていく方式を採りました．お金を払った人の名札にシールを貼る方式にしようかとも考えたのですが，名札所持率が低いであろうと思ったのでやめました．この方式を採りたいときは，名札必須にしておいた方が良いかもしれません．

大規模なら「未成年者の扱い」にも気をつけよう

会計とも関係しますが，未成年者の扱いにはもう少し気を配りたかったです．大規模オフ，特に知らない人が多いオフでは，未成年者が飲酒／喫煙しないようにする必要があります．今回は幸い，未成年者がほとんど居なかったので，僕が把握できたのですが，必ずしもそうではありません．また，お酒を飲めない未成年者は割引したいので，その点も考慮すべきですね．

「名札は必須」がいいかも

以上，会計問題と未成年者の扱いの問題については，「名札必須」「お酒を飲まない（未成年者や車で来て飲めない）人と飲む人で徴収する料金を変える」「シールを2種類用意し，飲む人と飲まない人でシールを分け，徴収後に名札にシールを貼り付ける」が良いと思います．名札は会計を楽にするだけではなく，次の座席固定問題も解決してくれるかもと思っています．

最大の反省点は「座席が固定されていた」こと

今回のお花見では，本当に様々なクラスタの人に参加していただいたのですが，どうしても知り合いで固まってしまい，あんまり他のクラスタの人と交流していないように見えました．これだけならまだしも，「全く知っている人はいないけど，参加してみよう！」という人への配慮が足りなかったと思います．こういうとき，飲み会では席替えをすることで対応するのですが，お花見では席替えはできません．
この点は，具体的な改善案は提示できませんが，ここでは「たぶんこうするとうまくいくだろう」という大まかな考えだけ示しておきたいと思います．話は変わりますが，私は中学生の頃，生徒会役員をやっていておりました．そこで，昨年までは実施していなかった，新入生歓迎遠足を始めてみようという話が出ました．私の中学校は生徒会活動がさかんなことで有名で*4，生徒会が言ったことはだいたい通ります．そのため，早速実施することになりましたが，「ひとりぼっちをつくらないためにはどうすればよいか*5」という議題が出ました．そこでの解決策は，「1.全学年合同で個人戦鬼ごっこを行う 2.その後に5~10人程度のグループ戦鬼ごっこを行う 3.昼食」というものです．
まず，全学年合同で鬼ごっこをすることで，集団がばらばらになります．詳細は割愛しますが，実はこの鬼ごっこはルールがすこし工夫されており，仲の良い友達同士が別行動になるように仕組まれているのです．集団がばらばらになった後，ある程度のグループを組ませます．グループを組む時間には時間制限をつけるなど，グループの組み方も工夫し，その辺に居る人とグループにならざるを得ないようになっています．これにより，グループをかき混ぜることに成功します．チーム戦をやっていると結構仲良くなってくれるので，だいたいはそのグループでお昼飯を食べることになります*6．
話がだいぶそれましたが，お花見の話に戻しましょう．つまりは，「なんかのイベントを実施して，ブルーシート上の人の配置がぐじゃぐじゃにならざるを得ない状況を定期的に作り出す」ほうが良かったかもしれないなあ，と感じました．これが飲み会で言う「席替え」に当たるものです．フルーツバスケットでもやったらいいんじゃないでしょうか（あ，椅子が無い）… ま，そのためにも，名札は必須ですね．

その他

Tweetviteのような参加管理をするWebサービスを使うと思います．大事な点は，「Maybeを使わせない」ことです．幹事が知りたいのは，「何人来るのか」だけですから，はっきり言ってMaybeは害悪以外の何者でもありません．そのため，私は普段Maybeがそもそも存在しないATNDを使うことが多いです．今回は諸事情により，Tweetviteを使いましたが，特にどのサービスでも良いときはATNDがオススメです．
また，私が幹事をするときは，絶対に二次会を企画しません．一次会で手一杯の上，面倒だからです．というか二次会は勝手にその場のノリで行く物です．しかし，今回は終了時刻が19時頃と若干早かったこともあり，二次会行きたい勢がたまってしまいました．改善案はあまり思いつかないのですが，やはり集団を分断させることが大事な気がしました．
あとは，幹事業が忙しすぎて，結果的に（僕が）あんまり飲んでない気がします．悲しいのでどうにかしたいです．幹事の仕事を減らすことも大事だなあと感じました．

まとめ

すごい長い記事になってしまいましたが，やっぱり花見オフは難しいです．飲み会の比じゃないです．花見に限らず，似たような性質を持つオフを企画しようと考えている方は，覚悟しておきましょう．
毎年恒例化したいこの鴨川お花見オフですが，私は就職のため来年度より関東地方に引っ越すことがほぼ確実となりました．残念ですが，私が次回の開催をするのは困難だと思います．だれかが引き継いでくれることを祈って，この記事は終わりにしたいと思います．

*1:そういえば最近Twitter-erを「クラスタ」化する話は聞かなくなりましたね・・・

*2:「日程確定が1ヶ月前」の根拠は飛行機の早割の関係です．夜行バスや新幹線は比較的融通が利くので．ただ，参加するかどうか迷ったり，日程調整するための時間も必要なので，本当はもっと前が良いのかもしれませんが，難しいですね

*3:ついでに，夜飲み会の翌日に昼から飲むことになるので，「飲み会つづきだなあ」という問題点も

*4:余談ですが，よく全国の小中学校や文科省から視察が来たり，テレビや新聞の取材をうけたりしていました

*5:さらに余談ですが，私は終日本部にいて全体への指示を出したり放送機器の調整をしていたので，結果的にひとりぼっちで悲しかったです

*6:こういうやり方が嫌いな人もいるでしょうが，いざやってみると意外と評判が良かったです