Ⅳ：内部統制
10. 内部統制
10.1 内部統制システムの整備の状況
当社の、業務の適正を確保するための体制（内部統制システムの基本方針）は、以下のとおりであります。（最終改定 2023年６月22日）
①執行役及び使用人の職務の執行が、法令及び定款に適合し、企業倫理に則り、かつ社会的責任を果たすため、コンプライアンス規程を定め、執行役及び使用人に周知徹底させる。
②コンプライアンスを尊重する社内風土を醸成するため、コンプライアンス委員会を設置する。
③取締役、執行役及び使用人が社内でコンプライアンス上問題のある行為を知ったときは、不利益を受けることがないことを保証したうえで通報することを義務づけ、内部通報窓口を社外に設けて、適切な対応を行う。
④市民社会の秩序や安全に脅威を与える反社会的勢力及び団体に対しては、組織・役員及び使用人一体として毅然とした態度で対応し、取引関係その他一切の関係を持たない。
執行役の職務の執行に係る情報については、その取扱いに関する社内規程に基づき、適正に保存及び管理を行う。
当社は、リスク管理体制の基礎として、リスク管理規程を定め、リスク管理委員会を設置し、同規程に従ったリスク管理を行う。
①業務執行の決定に関する権限を適切に執行役に委譲することにより、意思決定の迅速化を図る。
②執行役全員をもって構成員とする経営会議を原則毎月１回開催する他、適宜臨時に開催し、重要事項に関して迅速かつ的確な意思決定を行う。
③業務執行に際しては、職務権限を定めた社内規程を始め、各種の社内規程に基づき、効率的な意思決定を行う。
④職務の執行を効率的に行うために、適正な業務組織と分掌事項を設定する。
①子会社における重要な意思決定についての当社の関与の仕組みや、業務執行にかかる重要事項について当社への報告を求める仕組みを社内規程により整備し、主要な子会社と連携して子会社の管理、監督を行うとともに、子会社の取締役等の職務の執行の効率化を図る。
②当社の内部監査部門は、子会社の法令及び定款の遵守体制並びに内部統制システムの有効性を含めて監査を実施する。子会社を主管する部門は、これらの体制に是正又は改善の必要があるときには、速やかにその対策を講ずるよう、適切な指導を行う。
③当社のほか、適宜子会社においてもリスク管理規程を定め、当社と連携して当社グループ全体のリスクの把握、管理を行う。
④当社のコンプライアンス委員会に、子会社のコンプライアンスに関連する事項を報告させ、当社グループ全体として取締役等及び使用人の法令及び定款の遵守に努めるとともに、当社グループ内の内部通報制度を整備し、適切な対応を行う。
①監査委員会の職務を補助する組織を設置して監査業務の補助を行うものとし、その任命、異動については、監査委員会の同意を必要とするものとする。
②監査委員会の職務を補助する組織に所属する者は、監査委員会の指揮命令下で当該補助業務を遂行し、その評価については監査委員会の意見を聴取して行う。なお、監査委員会の職務を補助すべき取締役は配置しないものとする。
①当社の取締役（監査委員である取締役を除く。）、執行役及び使用人並びに当社の子会社の取締役等、監査役及び使用人又はこれらの者から報告を受けた者は、取締役会及び経営会議以外で決定される重要な事項のほか、内部監査の結果等や、内部通報窓口への通報状況等について、直接の報告又は監査委員会の職務を補助する組織との会議等を通じ、当社の監査委員会に報告する。
②当社の監査委員会は、監査上必要とする書類の閲覧・報告を当社及び子会社の取締役、執行役又は使用人に求めることができる。
③当社グループは、上記の報告を行った者に対し、監査委員会に当該報告を行ったことを理由として、不利益な取り扱いを行わない。
④監査委員による監査にかかる諸費用については、監査の実効性を担保するべく予算を設ける。
10.2 コンプライアンス推進体制の整備の状況
当社グループは、コンプライアンスを経営の重要課題のひとつとして位置づけております。当社及びグループ会社においては、コンプライアンスポリシー及びコンプライアンス規程を制定し、各社にコンプライアンス推進責任者を配置して、各種法令への遵守を徹底するとともに贈収賄・腐敗行為などの不正の防止や、ハラスメントの防止、反社会勢力の排除などに努めております。
当社グループにコンプライアンスを浸透させるため、グループ全社員が閲覧できる社内報などでの周知活動や、eラーニングによる啓発活動（正社員、契約社員対象）を毎年継続的に実施しております。また、不正発見の強化策として、グループ役職員を対象とした不正早期発見のための社員アンケート（正社員、契約社員、アルバイト、派遣社員対象）、及び各部門の統制状況を確認する不正防止チェックリスト（部門長対象）による点検・調査を実施しております。
推進体制の核となるコンプライアンス委員会は、委員長を社外有識者（弁護士）とし、社外取締役を含め社外が過半数を占める構成となり、外部のより厳しい監督の下でコンプライアンスを重視する企業風土を構築しております。コンプライアンス委員会の活動状況は半期に一度、取締役会へ報告をするほか、倫理基準に関する定期的な監査体制については、監査委員がコンプライアンス委員会に陪席し、定期的な監査を実施しております。
グループ共通の内部通報窓口として、第三者機関に窓口を設け、公益通報者保護法を遵守し、通報者保護に配慮した内部通報制度を運用しております。通報者は匿名・実名での通報を選択することができ、どちらの場合も情報は厳重に保護されます。さらに、役員に関連する通報が行われた際は、社内役員が関与することなく、社外取締役で構成された監査委員会主導で調査を行い、その結果を取締役会へ報告し、適切な対応をしております。当社グループは、内部通報又は相談を理由として、通報・相談者が解雇や職場環境の悪化、その他いかなる不利益な扱いも受けないよう、適切に対処しております。通報後は、通報内容に応じた調査チームを編成し調査を行い、判明した事実に基づいて、適切な是正措置を実行し、年２回、コンプライアンス委員会より取締役会へ報告しております。また、内部通報による受動的な対策だけでなく、年に 一度、当社グループの全従業員に対する「コンプライアンスアンケート」を実施し、当社グループにおけるコンプライアンスの状況や社員の意識･組織風土など潜在的なコンプライアンスリスクを把握する活動を行っております。
１．Webフォーム
https://koueki-tsuhou.com/sLMfZe8Pka9s/
２．メール
[email protected]
- 当社及びグループ会社の役職員（役員・社員・契約社員・嘱託社員・アルバイト・派遣労働者）
- 退職者
- 取引事業者
法令や社則に違反するまたは違反が疑われる行為
（例）
- 不正により企業資産に損害を及ぼす行為
- 取引先との不適切な関係
- 下請事業者に対する不当な行為
- 第三者への個人情報・機密情報の開示・漏洩
- 不正な会計処理
- 就業規則で禁止されているハラスメント行為
10.3 腐敗防止
当社グループは、取引先との健全な関係を保つため、コンプライアンスポリシーにて贈収賄防止や反社会的勢力との関係断絶、公正な取引の遵守等を掲げ、コンプライアンスの徹底を図っています。
４．取引先との健全な関係を保ちます
- 当社グループのIP創出に関わる取引先に対し公正、透明、自由な取引を行い、健全で正常な関係を維持し、不当な要求を行わず、贈収賄・腐敗・汚職行為に関与しません。
- 健全な競争を行い、独占禁止法やその他の取引に関する法令を遵守します。
- 暴力団などの反社会的勢力とは取引を行いません。
（KADOKAWAグループ コンプライアンスポリシー https://group.kadokawa.co.jp/compliance_policy/ ）
当社グループは「コンプライアンス推進体制」の下、腐敗防止に向けて以下の具体的な取り組みを行っております。
①教育・研修
当社グループの役職員を対象として、法令及び手続きの実施に関する教育・研修を定期的に実施し、一人ひとりが自分事として、コンプライアンスを徹底できるよう、意識付けと知識の向上を図っています。意欲的に取り組んでもらうため、会社として遵守すべきことを網羅したガイドブックとアニメ動画コンテンツの両輪で教育を展開、半期毎にテストを実施しています。また、各職場へ足を運び、法令遵守のための講習会を開催しています。
②モニタリング
当社グループの取り組み状況をコンプライアンス委員会で審議し、その結果を取締役会へ報告しています。また反社会的勢力の排除のため、新規取引開始時等の「入り口」段階での「反社チェック」、並びに既存の取引先等に対する「モニタリング」を導入しています。
③内部通報
当社グループの役職員における腐敗行為または疑わしい行為を早期に発見し、腐敗行為を未然に防ぎ、また早期に是正するため内部通報制度を運用しています。
10.4 リスク管理体制の整備の状況
当社では、取締役会の監督の下、執行役社長を委員長とし、事業部門を始め各部門を統括するチーフオフィサーほかを委員とするリスク管理委員会（年２回）を設置し、全社的リスク管理体制を構築しております。リスク管理委員会では、リスクの発生懸念、発生状況を始め、当社グループを取り巻くリスクに関する情報の収集分析を行い、毎年、重点対応すべきリスクを選定し、対応を実施することで、リスクのコントロールを進めております。