Liebe Lernerin, lieber Lerner,

hier finden Sie ein Beispielskonzept für das Lehrgespräch der praktischen Prüfung zum
Thema „Urlaub beantragen“.

Bitte beachten Sie, dass das Konzept nach den Vorgaben der IHK Stuttgart (Stand 2018)
erstellt wurde. Andere zuständige Stellen können andere Vorgaben und Richtlinien haben.
Informieren Sie sich daher unbedingt bei Ihrer zuständigen Stelle.

Viel Erfolg für Ihre Prüfung wünscht Ihnen

Ihr AEVO Digital-Team

Konzept zur praktischen IHK-Ausbildereignungsprüfung

Lehrgespräch

Zuständige Stelle: IHK Digitalland

Beruf: Ausbildung zum/zur Kaufmann/Kauffrau für Büromanagement

Thema: Überprüfen und bearbeiten eines Urlaubsantrags

Von: Doris Digital

Datum: 1. Oktober 2017
Erklärung

Hiermit erkläre ich, dass ich das vorliegende Konzept selbstständig

und ohne fremde Hilfe verfasst und keine anderen als die
angegebenen Hilfsmittel verwendet haben.

Ort, Datum: ___________________

Unterschrift: ___________________
1. Ausgangssituation
In der Digital First GmbH hat im September die Ausbildung zum/zur Kaufmann/Kauffrau für
Büromanagement begonnen. Alle drei Azubis befinden sich nun im ersten Ausbildungsjahr.
Lisa Lerner ist seit Beginn der Personalabteilung zugeteilt. Die 17-jährige Auszubildende hat
die Mittlere Reife mit der Note sehr gut abgeschlossen und bisher gute bis sehr gute
Leistungen in der Berufsschule erbracht. Damit Sie in Zukunft nicht nur Ihren eigenen Urlaub
frist- und sachgerecht einreichen kann, sondern auch eingehende Urlaubsanträge in der
Personalabteilung prüfen kann, soll ihr in einem Lehrgespräch der Vorgang erläutert werden.
Zu dieser Prüfung gehört die inhaltliche Kontrolle der Urlaubsanträge und das Einleiten
weiterer Schritte, also entweder Weiterleiten zur Genehmigung oder Rücksendung an den
Antragsteller.
Das Lehrgespräch findet morgens um 9 Uhr im Büro statt, da um diese Uhrzeit die
Leistungsfähigkeit am höchsten ist.

2. Bezug zur Ausbildungsordnung

In der Verordnung1 für die Berufsausbildung zum Kaufmann für Büromanagement und zur
Kauffrau für Büromanagement ist im Ausbildungsrahmenplan unter § 4, Absatz 3 Nummer
6.1 die Personalsachbearbeitung Teil des Ausbildungsberufes. Dazu gehört unter anderem
der Punkt d) Vorgänge im Zusammenhang mit Arbeits- und Fehlzeiten bearbeiten. Zu diesen
zu vermittelnden Fertigkeiten, Kenntnissen und Fähigkeiten wird auch das Ausfüllen und
Prüfen eines Urlaubsantrages geordnet. Der betriebliche Ausbildungsplan wurde
entsprechend nach der sachlichen und zeitlichen Gliederung des Ausbildungsrahmenplanes
erstellt.

3. Aufgabenstellung
Das Überprüfen eines Urlaubsantrages gehört zu den Berufsfeldern der Personalabteilung,
genauer der Personalsachbearbeitung.
Da sich die Auszubildende im ersten Jahr der Ausbildung befindet hat sie bisher noch keine
Erfahrungen mit dem Prozess des Urlaubsantrages gesammelt. Daher ist es grundlegend,
dass ihr zum einen der Prozess und der Ablauf der Antragsstellung an sich vermittelt
werden. Damit die Auszubildende in Zukunft Urlaubsanträge selbstständig, richtig und
fristgerecht ausfüllen und auch prüfen kann, muss der gesamte Prozess thematisiert werden.
Dazu zählen folgende Schritte: 1. die Anzahl der zur Verfügung stehenden Urlaubstage im
Tarifvertrag prüfen, 2. ausgefülltes Formular auf Richtigkeit prüfen, 3. bei Fehlern
entsprechende Schritte einleiten, 4. bei Richtigkeit Antrag zur Genehmigung weiterleiten.
Zum anderen muss sie auch die Hintergründe und Zusammenhänge insgesamt verstehen.
Dazu gehören zum Beispiel die Unterscheidung in Werk- und Arbeitstage und der
Urlaubsanspruch.

1
https://www.stuttgart.ihk24.de/blob/sihk24/Fuer-Unternehmen/Fachkraefte-und-
Ausbildung/Ausbildung/downloads/662840/6babc094f4d0c3825e296e4dc0e22cb8/Verordnungsentwurfs-data.pdf
4. Zielformulierung
Das Ziel der Ausbildung ist die Erlangung der beruflichen Handlungsfähigkeit. Um dies zu
erreichen, muss die Auszubildende am Ende ihrer Ausbildung über alle Fähigkeiten und
Kenntnisse aus dem Ausbildungsrahmenplan für die Ausbildung zum/zur Kaufmann/Kauffrau
für Büromanagement verfügen. Die einzelnen Themen lassen sich in Richt-, Grob- und
Feinlernziele unterscheiden. Die Richt- und Groblernziele werden dabei durch den
Ausbildungsrahmenplan vorgegeben.
Richtlernziel: Die Auszubildende soll nach dem Ausbildungsrahmenplan § 4, Absatz 3
Nummer 6.1 Kenntnisse und Fähigkeiten im Bereich Personalsachbearbeitung aufweisen.
Groblernziel: Der Unterpunkt d) beschreibt, dass die Auszubildende Vorgänge im
Zusammenhang mit Arbeits- und Fehlzeiten bearbeiten können soll. In diesem Lehrgespräch
wird dazu der Urlaubsantrag besprochen.
Kognitive Feinlernziele: Die Auszubildende...
• kennt alle notwendigen Informationen zum Ausfüllen von Urlaubsanträgen,
• kann einen Urlaubsantrag selbstständig überprüfen,
• erkennt Fehler in Urlaubsanträgen und kann entsprechende Schritte einleiten,
• weiß, worin der Unterschied zwischen Werk- und Arbeitstagen liegt,
• kennt den tariflichen Urlaubsanspruch.
Affektive Feinlernziele: Die Auszubildende...
• prüft Urlaubsanträge gewissenhaft und genau,
• geht mit den Daten der Urlaubsanträge verantwortungsvoll um.

5. Motivation
Die Motivation der Auszubildenden hinsichtlich der neuen Aufgabe soll gefördert werden.
Die Motivation lässt sich dabei in intrinsische (innere Motivation) und extrinsische
(Motivation von außen) unterscheiden. Die extrinsische Motivation wird dadurch gefördert,
dass der Auszubildenden nach dem erfolgreichen Ablauf des Lehrgesprächs in Aussicht
gestellt wird, dass sie von dort an selbstständig und eigenverantwortlich Urlaubsanträge
prüfen darf und somit Verantwortung übertragen bekommt. Außerdem darf Sie am Ende
Ihren eigenen Urlaubsantrag für Weihnachten ausfüllen. Die intrinsische Motivation soll
dadurch gesteigert werden, dass die Auszubildende durch die Übung am Ende des
Lehrgesprächs Erfolgserlebnisse erzielt und dadurch auch Spaß an der neuen Aufgabe
entwickelt.

6. Begründung der gewählten Vorgehensweise

Für die Vorgehensweise wurde das Lehrgespräch gewählt, da beim Ausfüllen und
Überprüfen eines Urlaubsantrags wie beschrieben vor allem kognitive Fähigkeiten aber auch
affektive Fähigkeiten vermittelt werden.
Im Lehrgespräch wird die Auszubildende immer wieder aktiviert und durch Fragen Schritt für
Schritt an den neuen Inhalt herangeführt. Dadurch, dass die Auszubildende
Grundlagenkenntnisse im Bereich Personalsachbearbeitung besitzt, kann an dieses Wissen
angeknüpft werden. Durch die gesetzlichen Grundlagen und Vorgaben des Unternehmens
sowie das Ausfüllen eines konkreten Urlaubsantrags werden Theorie und Praxis optimal
verknüpft.
Vorteile der Methode:
• leicht umsetzbar
• praxisnahes Thema
• kleine Lernschritte möglich
• Prinzip vom Bekannten zum Unbekannten anwendbar

7. Einordnung in gesetzliche Rahmenbedingungen

Das Thema kann in folgenden Gesetzen eingeordnet werden: Bundesurlaubsgesetz (§3, §5,
§7, §9) und Jugendarbeitsschutzgesetz (§19). Mehr dazu im Anhang.

8. Lernerfolgskontrolle
Damit der Lernerfolg sichergestellt werden kann, wird dieser am Ende des Lehrgesprächs
überprüft. Dazu soll die Auszubildende am Ende den Inhalt in eigenen Worten
zusammenfassen. Danach erhält Sie drei ausgefüllte Beispiel-Anträge und muss diese prüfen.
Dazu muss sie nicht nur überprüfen, ob das Formular richtig ausgefüllt wurde, sondern auch
den Urlaubsanspruch kontrollieren. Damit sie ihr Wissen anwenden kann, soll Frau Lerner
am Ende ihren eigenen Urlaubsantrag ausfüllen.

9. Ausbildungsmittel
Für das Lehrgespräch wurden folgende Mittel vorbereitet: blanko Formular für
Urlaubsantrag, Urlaubsanspruch aus dem Tarifvertrag, 3 ausgefüllte Beispiel-Anträge,
Kalender.

10. Ablauf und Methodik

Das Lehrgespräch wird wie folgt ablaufen:
1. Einstieg – 5 Min.: Begrüßung und lockeres Einstiegsgespräch, kurzer Überblick über
das Thema, Lernziel nennen und motivieren (s. Abschnitt 5), an Vorwissen der
Auszubildenden anknüpfen
2. Inhalt – 10 Min.: durch Fragen erarbeitet sich die Auszubildende den Stoff,
Hilfestellung und wenn nötig weitere Erklärungen geben, loben und motivieren.
Fragetechnik: Vorwiegend offene Fragen, bei nötiger Stellungnahme geschlossene
Fragen stellen. Keine Suggestivfragen, rhetorische oder Kettenfragen stellen.
3. Abschluss – 5 Min.: Auszubildende fasst die zentralen Punkte zusammen, gemeinsam
wird der erste Bsp.-Antrag geprüft, Auszubildende kontrolliert dann die übrigen Bsp.-
Anträge. Am Ende soll sie ihren eigenen Antrag ausfüllen. Bedanken für die
Mitarbeite und Ausblick auf kommende Lehrgespräche und Themen.
Anhang

1. Blanko Urlaubsantrag
2. Urlaubstabelle aus Tarifvertrag
3. Übersicht Arbeits- und Werktage
4. Fiktive Urlaubsanträge mit Situationsbeschreibung
5. Auszug aus Gesetzestexten
1. Blanko Urlaubsantrag
2. Urlaubstabelle aus Tarifvertrag

3. Übersicht Arbeits- und Werktage

4. fiktive Urlaubsanträge mit Situationsbeschreibung

Situationsbeschreibung:
Herr Meyer ist 43 Jahre alt und arbeitet seit 8 Jahren in der Firma. Er möchte für den
Sommer ein paar Tage Urlaub nehmen.
Situationsbeschreibung:
Frau Schmidt ist 33 Jahre alt und arbeitet seit 5 Jahren in der Firma. Sie möchte sich ein paar
Tage für ein verlängertes Wochenende frei nehmen.
Situationsbeschreibung:
Frau Baur ist 30 Jahre alt und arbeitet seit 4 Jahren in der Firma. Sie möchte einen Tag
Sonderurlaub für Ihren Umzug in eine neue Wohnung.
5. Auszug aus Gesetzestexten

Bundesurlaubsgesetz (BurlG)

§3 Dauer des Urlaubs

(1) Der Urlaub beträgt jährlich mindestens 24 Werktage.
(2) Als Werktage gelten alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind.

§5 Teilurlaub
(1) Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Monat des Bestehens des
Arbeitsverhältnisses hat der Arbeitnehmer
a) für Zeiten eines Kalenderjahrs, für die er wegen Nichterfüllung der Wartezeit in
diesem Kalenderjahr keinen vollen Urlaubsanspruch erwirbt;
b) wenn er vor erfüllter Wartezeit aus dem Arbeitsverhältnis ausscheidet;
c) wenn er nach erfüllter Wartezeit in der ersten Hälfte eines Kalenderjahrs aus dem
Arbeitsverhältnis ausscheidet.
(2) Bruchteile von Urlaubstagen, die mindestens einen halben Tag ergeben, sind auf volle
Urlaubstage aufzurunden.
(3) Hat der Arbeitnehmer im Falle des Absatzes 1 Buchstabe c bereits Urlaub über den ihm
zustehenden Umfang hinaus erhalten, so kann das dafür gezahlte Urlaubsentgelt nicht
zurückgefordert werden.

§7 Zeitpunkt, Übertragbarkeit und Abgeltung des Urlaubs

(1) Bei der zeitlichen Festlegung des Urlaubs sind die Urlaubswünsche des Arbeitnehmers zu
berücksichtigen, es sei denn, daß ihrer Berücksichtigung dringende betriebliche Belange
oder Urlaubswünsche anderer Arbeitnehmer, die unter sozialen Gesichtspunkten den
Vorrang verdienen, entgegenstehen. Der Urlaub ist zu gewähren, wenn der Arbeitnehmer
dies im Anschluß an eine Maßnahme der medizinischen Vorsorge oder Rehabilitation
verlangt.
(2) Der Urlaub ist zusammenhängend zu gewähren, es sei denn, daß dringende betriebliche
oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe eine Teilung des Urlaubs erforderlich
machen. Kann der Urlaub aus diesen Gründen nicht zusammenhängend gewährt werden,
und hat der Arbeitnehmer Anspruch auf Urlaub von mehr als zwölf Werktagen, so muß einer
der Urlaubsteile mindestens zwölf aufeinanderfolgende Werktage umfassen.
(3) Der Urlaub muß im laufenden Kalenderjahr gewährt und genommen werden. Eine
Übertragung des Urlaubs auf das nächste Kalenderjahr ist nur statthaft, wenn dringende
betriebliche oder in der Person des Arbeitnehmers liegende Gründe dies rechtfertigen. Im
Fall der Übertragung muß der Urlaub in den ersten drei Monaten des folgenden
Kalenderjahrs gewährt und genommen werden. Auf Verlangen des Arbeitnehmers ist ein
nach § 5 Abs. 1 Buchstabe a entstehender Teilurlaub jedoch auf das nächste Kalenderjahr zu
übertragen.
(4) Kann der Urlaub wegen Beendigung des Arbeitsverhältnisses ganz oder teilweise nicht
mehr gewährt werden, so ist er abzugelten.

§9 Erkrankung während des Urlaubs

Erkrankt ein Arbeitnehmer während des Urlaubs, so werden die durch ärztliches Zeugnis
nachgewiesenen Tage der Arbeitsunfähigkeit auf den Jahresurlaub nicht angerechnet.

Jugendarbeitsschutzgesetz (JArbSchG)
§19 Urlaub
(1) Der Arbeitgeber hat Jugendlichen für jedes Kalenderjahr einen bezahlten
Erholungsurlaub zu gewähren.
(2) Der Urlaub beträgt jährlich
1. mindestens 30 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahrs noch
nicht 16 Jahre alt ist,
2. mindestens 27 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahrs noch
nicht 17 Jahre alt ist,
3. mindestens 25 Werktage, wenn der Jugendliche zu Beginn des Kalenderjahrs noch
nicht 18 Jahre alt ist.
Jugendliche, die im Bergbau unter Tage beschäftigt werden, erhalten in jeder Altersgruppe
einen zusätzlichen Urlaub von drei Werktagen.
(3) Der Urlaub soll Berufsschülern in der Zeit der Berufsschulferien gegeben werden. Soweit
er nicht in den Berufsschulferien gegeben wird, ist für jeden Berufsschultag, an dem die
Berufsschule während des Urlaubs besucht wird, ein weiterer Urlaubstag zu gewähren.
(4) Im übrigen gelten für den Urlaub der Jugendlichen § 3 Abs. 2, §§ 4 bis 12 und § 13 Abs. 3
des Bundesurlaubsgesetzes. Der Auftraggeber oder Zwischenmeister hat jedoch abweichend
von § 12 Nr. 1 des Bundesurlaubsgesetzes den jugendlichen Heimarbeitern für jedes
Kalenderjahr einen bezahlten Erholungsurlaub entsprechend Absatz 2 zu gewähren; das
Urlaubsentgelt der jugendlichen Heimarbeiter beträgt bei einem Urlaub von 30 Werktagen
11,6 vom Hundert, bei einem Urlaub von 27 Werktagen 10,3 vom Hundert und bei einem
Urlaub von 25 Werktagen 9,5 vom Hundert.