Personalabrechnung auf den Punkt: Handbuch für Unternehmen

Marianne KiepePersonalabrechnung auf den Punkt2013Handbuch für Unternehmen10.1007/978-3-658-00445-3_1

© Springer Fachmedien Wiesbaden 2014

1. Grundlagen der Personalabrechnung

Marianne Kiepe¹  

(1)

Dresdener Str. 12b, 01968 Senftenberg, Deutschland

Marianne Kiepe

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Zusammenfassung

Im betrieblichen Produktionsprozess stehen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber gegenüber.

Arbeitgeber ist, wer einen anderen als Arbeitnehmer beschäftigt und ihm gegenüber Weisungsbefugnis hat, er ist gesetzlich zur Zahlung von Arbeitslohn verpflichtet. Arbeitnehmer ist, wer aufgrund eines Vertrags im Dienste eines anderen zur Leistung verpflichtet ist.

Die Bedingungen für ein Beschäftigungsverhältnis werden in der Regel in einem Arbeitsvertrag festgehalten. Allerdings schränken zahlreiche gesetzliche und betriebliche Regelungen bei der Beschäftigung von Mitarbeitern die allgemeine Vertragsfreiheit in Arbeitsverträgen ein. Auswirkungen auf die Vertragsfreiheit haben Arbeits- und Sozialgesetze, Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen.

Aus dem Wechselverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Unternehmen und den gesetzlich auferlegten Einbehaltung-, Zahlungs- und Abzugspflichten ergibt sich ein Kreislauf an finanziellen Mitteln, der wesentlich durch die korrekte Personalabrechnung der Unternehmen mit gestaltet wird.

1.1 Gesetzliche und betriebliche Grundlagen Personalabrechnung

Werden in einem Unternehmen Mitarbeiter beschäftigt, werden die Bedingungen für das Beschäftigungsverhältnis in der Regel in einem Arbeitsvertrag festgehalten. Ein Arbeitsvertrag ist ein „Individualvertrag" zwischen dem Unternehmen und dem einzelnen Mitarbeiter. Er kann frei gestaltet werden. Diese Vertragsfreiheit ist durch den Artikel 2 Abs. 1 GG garantiert.

Gesetzestext

Jeder hat das Recht auf die freie Entfaltung seiner Persönlichkeit, soweit er nicht die Rechte anderer verletzt und nicht gegen die verfassungsmäßige Ordnung oder das Sittengesetz verstößt.

Art. 2 Abs. 1 GG

Allerdings schränken zahlreiche gesetzliche und betriebliche Regelungen bei der Beschäftigung von Mitarbeitern diese allgemeine Vertragsfreiheit in Arbeitsverträgen ein.

1.1.1 Gesetzliche Grundlagen

Auswirkungen auf die Vertragsfreiheit bei der Beschäftigung von Mitarbeitern haben zu nächst Arbeits- und Sozialgesetze .

Arbeits- und Sozialgesetze sind Rechtsnormen, an die alle Unternehmen gleichermaßen gebunden sind. Ihre Bestimmungen sind zwingend bei der Ausgestaltung von Arbeitsverträgen zu berücksichtigen. Kein Unternehmen ist berechtigt, diese Rechtsnormen zu umgehen. Abänderungen sind nur im Falle von nicht zwingenden Bestimmungen oder bei einer Besserstellung für den Mitarbeiter möglich.

Tabelle 1.1 gibt einen Überblick über wichtige Arbeitsgesetze und Auszüge aus deren Inhalten. Die Aufstellung ist nicht erschöpfend.

Tab. 1.1

Wichtige Arbeitsgesetze und ihre Inhalte

Tab. 1.1

(Fortsetzung)

Beispiel 1.1

Harry Gruber hat erfolgreich sein Studium als Elektronikingenieur beendet. Er handelt mit einem großen Elektronikkonzern seinen künftigen Arbeitsvertrag bezüglich des jährlichen Erholungsurlaubs aus. Der Leiter der Personalabteilung schlägt

a)

einen jährlichen Urlaub von 20 Werktagen vor

b)

einen jährlichen Urlaub von 28 Werktagen vor

Im Fall a) wird die Vertragsfreiheit des Personalleiters durch § 3 Abs. 1 Bundesurlaubsgesetz eingeschränkt. Danach beträgt der Urlaub jährlich mindestens 24 Werktage. Eine Abweichung von dieser Regel zu Ungunsten des Herrn Gruber ist nicht möglich.

Möglich ist allerdings der Fall b) mit einer Verlängerung des Erholungsurlaubs über das gesetzliche Mindestmaß hinaus. Herr Gruber und der Personalleiter können hier also eine individuelle Vereinbarung abschließen.

1.1.2 Betriebliche Grundlagen

Auch betriebliche Regelungen schränken die Vertragsfreiheit bei der Ausgestaltung von Arbeitsverträgen mit Mitarbeitern ein. Das können Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen sein.

1.1.2.1 Tarifverträge

Tarifverträge enthalten nach § 1 des Tarifvertragsgesetzes Rechtsnormen, die den Inhalt, den Abschluss und die Beendigung von Arbeitsverhältnissen sowie betriebliche und betriebsverfassungsrechtliche Fragen ordnen können. Sie bedürfen der Schriftform.

Sie werden abgeschlossen zwischen Tarifvertragsparteien.

Tarifvertragsparteien sind nach § 2 des Tarifvertragsgesetzes Gewerkschaften, einzelne Arbeitgeber oder Arbeitgebervereinigungen.

Tarifverträge stellen geltendes Recht dar. Sie gelten allerdings nur für Unternehmen, die einer Tarifvertragspartei angehören. Meist werden sie für einen Zeitraum (Tariflaufzeit) zwischen 1 bis 5 Jahren abgeschlossen. Während der Laufzeit sind die Tarifvertragsparteien an die darin getroffenen Abmachungen gebunden. Das gilt auch, wenn ein Unternehmen während der Tariflaufzeit aus dem Arbeitgeberverband austritt. (Tarifbindung)

Regelinhalte in Tarifverträgen:

Geltungsbereich zeitlich, räumlich, persönlich

Festlegungen zu den Tarifgruppen (Arbeitsbewertungen)

Ausgestaltung von Leistungsentlohnung

Höhe und Zusammensetzung von Lohn-, Gehalts- und Ausbildungsvergütungen

Überstundenregelungen

Regelungen zu Arbeits-, Probe- und Pausenzeiten (wöchentliche Verteilung der Arbeitszeit)

Regelungen zur Altersteilzeit

Regelungen über Schicht-, Nacht- und Sonntagsarbeit und Höhe der Zuschläge

Regelungen zu Sonderzahlungen (Urlaubsgeld, 13. Monatsgehalt)

Freistellungsansprüche bei familiären Ereignissen

Urlaubsansprüche

Regelungen zur Übernahme von vermögenswirksamen Leistungen

Zahlung von Betriebsrenten

Tarifverträge sind Mindestnormen und dürfen in Einzelarbeitsverträgen zugunsten des Arbeitnehmers verbessert werden.

Beispiel 1.2

Harry Gruber handelt mit dem Elektronikkonzern seinen künftigen Arbeitsvertrag bezüglich des jährlichen Erholungsurlaubs aus. Der Elektronikkonzern ist tarifgebunden. Im Tarifvertrag ist ein jährlicher Erholungsurlaub von 30 Werktagen festgeschrieben. Der Leiter der Personalabteilung schlägt

a)

einen jährlichen Urlaub von 28 Werktagen vor

b)

einen jährlichen Urlaub von 32 Werktagen vor

Im Fall a) wird die Vertragsfreiheit des Personalleiters zwar nicht mehr durch § 3 Abs. 1 Bundesurlaubsgesetz eingeschränkt, er liegt mit seinem Angebot über dem gesetzlichen Mindesturlaub von 24 Werktagen. Hier wird die Vertragsfreiheit durch den Tarifvertrag eingeschränkt, denn er schreibt einen Mindesturlaub von 30 Werktagen vor. Eine Abweichung von dieser Regel zu Ungunsten des Herrn Gruber ist durch Tarifbindung des Konzerns nicht möglich.

Möglich ist allerdings auch hier der Fall b) mit einer Verlängerung des Erholungsurlaubs über das tarifliche Mindestmaß hinaus. Herr Gruber und der Personalleiter können hier also eine individuelle Vereinbarung abschließen.

1.1.2.2 Betriebsvereinbarungen

Betriebsvereinbarungen werden nach § 77 des Betriebsverfassungsgesetzes vom Betriebsrat und Arbeitgeber gemeinsam beschlossen und schriftlich niedergelegt. Sie sind an geeigneter Stelle im Betrieb auszulegen und somit allen Beschäftigten zugänglich.

Durch Betriebsvereinbarung können insbesondere geregelt werden (§ 88 BetrVG):

zusätzliche Maßnahmen zur Verhütung von Arbeitsunfällen und Gesundheitsschädigungen;

Maßnahmen des betrieblichen Umweltschutzes;

die Errichtung von Sozialeinrichtungen, deren Wirkungsbereich auf den Betrieb, das Unternehmen oder den Konzern beschränkt ist;

Maßnahmen zur Förderung der Vermögensbildung;

Maßnahmen zur Integration ausländischer Arbeitnehmer sowie zur Bekämpfung von Rassismus und Fremdenfeindlichkeit im Betrieb.

Änderungen zu Arbeitsentgelten und sonstigen Arbeitsbedingungen können nur über Betriebsvereinbarungen geregelt werden, wenn der Tarifvertrag solche ergänzenden Regeln zulässt. Das können zum Beispiel sein

Betriebliche Arbeitszeitmodelle (Gleitzeit, Schichtzeiten)

Fahrtkostenzuschüsse

Bereitstellung von Dienstwagen (Art der Nutzungserlaubnis)

Betriebsvereinbarungen gelten nach § 77 BetrVG unmittelbar und zwingend. Werden Arbeitnehmern durch die Betriebsvereinbarung Rechte eingeräumt, so können sie nur mit Zustimmung des Betriebsrats darauf verzichten. Andererseits dürfen einem Mitarbeiter die Rechte der Betriebsvereinbarung nicht verwehrt werden.

Beispiel 1.3

Harry Gruber wird im Elektronikkonzern die Stelle des Vertriebsingenieurs besetzen. Dieser Position ist laut Betriebsvereinbarung ein Dienstwagen zugeordnet, um Händler und Anbieter in den einzelnen Regionen aufsuchen zu können. Alle anderen Klauseln des Arbeitsvertrages gelten als beschlossen. Bezüglich der Mobilität im Arbeitsprozess unterbreitet der Leiter der Personalabteilung Harry Gruber folgenden Vorschlag:

a)

sich bitte ein Fahrzeug zuzulegen, um die Aufgaben aus dem Arbeitsvertrag erfüllen zu können

b)

ihm einen Firmenwagen zur Verfügung zu stellen, den er neben seinen dienstlichen Aufgaben auch privat nutzen darf

Im Fall a) wird die Vertragsfreiheit des Personalleiters jetzt durch die bestehende Betriebsvereinbarung eingeschränkt. Er kann nicht verlangen, dass Herr Gruber zur Erledigung seiner Dienstaufgaben ein privates Fahrzeug nutzt.

Möglich ist aber hier der Fall b) weil dem Mitarbeiter dabei sein Recht aus der Betriebsvereinbarung eingeräumt wird und darüber hinaus noch individuell die private Nutzung des Dienstfahrzeuges erlaubt und festgehalten wird.

1.1.3 Zusammenfassung Abschn. 1.1

In der Abb. 1.1 werden gesetzliche und betriebliche Grundlagen der Personalabrechnung in einer zusammenfassenden Übersicht dargestellt.

Abb. 1.1

Gesetzliche Grundlagen der Personalabrechnung

1.2 Allgemeiner Ablauf der Personalabrechnung

Die Abrechnung der zwischen Unternehmen und Mitarbeitern vereinbarten Entlohnung umfasst zwei große Bereiche, die Bruttolohnrechnung und die Nettolohnrechnung.

Im Rahmen der Bruttolohnrechnung wird das Bruttoentgelt ermittelt. Im Rahmen der Nettolohnrechnung wird das Nettoentgelt ermittelt.

1.2.1 Entgelt als zentraler Begriff der Personalabrechnung

Der Begriff „Entgelt " wird in der Gesetzgebung auf unterschiedliche Weise definiert.

1.2.1.1 Arbeitsrecht

Gesetzestext

Durch den Dienstvertrag wird derjenige, welcher Dienste zusagt, zur Leistung der versprochenen Dienste, der andere Teil zur Gewährung der vereinbarten Vergütung verpflichtet.

§ 611 BGB

Gesetzestext

Der Arbeitgeber hat spätestens einen Monat nach dem vereinbarten Beginn des Arbeitsverhältnisses die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederzulegen, die Niederschrift zu unterzeichnen und dem Arbeitnehmer auszuhändigen. In die Niederschrift sind mindestens aufzunehmen: …

6. die Zusammensetzung und die Höhe des Arbeitsentgelts …

§ 2 Abs. 1 Satz 1 und 2 Nr. 6 Nachweisgesetz

1.2.1.2 Sozialversicherungsrecht

Gesetzestext

Arbeitsentgelt sind alle laufenden oder einmaligen Einnahmen aus einer Beschäftigung, gleichgültig, ob ein Rechtsanspruch auf die Einnahmen besteht, unter welcher Bezeichnung oder in welcher Form sie geleistet werden und ob sie unmittelbar aus der Beschäftigung oder im Zusammenhang mit ihr erzielt werden.

§ 14 Abs. 1 Satz 1 SGB IV

Gesetzestext

Ist ein Nettoarbeitsentgelt vereinbart, gelten als Arbeitsentgelt die Einnahmen des Beschäftigten einschließlich der darauf entfallenden Steuern und der seinem gesetzlichen Anteil entsprechenden Beiträge zur Sozialversicherung und zur Arbeitsförderung.

§ 14 Abs. 2 Satz 1 SGB IV

1.2.1.3 Umsatzsteuerrecht

Gesetzestext

Entgelt ist alles, was der Leistungsempfänger aufwendet, um die Leistung zu erhalten.

§ 10 Abs. 1 Satz 2 UStG

1.2.1.4 Einkommensteuerrecht

Im Einkommensteuerrecht wird der Begriff „Entgelt oder „Arbeitsentgelt durch den Begriff „Arbeitslohn " ersetzt.

Gesetzestext

Arbeitslohn sind alle Einnahmen, die dem Arbeitnehmer aus dem Dienstverhältnis zufließen. Es ist unerheblich, unter welcher Bezeichnung oder in welcher Form die Einnahmen gewährt werden.

§ 2 Abs. 1 LStDV

Einnahmen sind alle Güter, die in Geld oder Geldeswert bestehen und dem Steuerpflichtigen im Rahmen einer der Einkunftsarten des § 2 Absatz 1 Satz 1 Nummer 4 bis 7 zufließen.

§ 8 Abs. 1 EStG

1.2.2 Einbehaltungs- und Abführungspflichten

Um bei der Personalabrechnung vom Bruttoentgelt zum Nettoentgelt zu gelangen, müssen Unternehmen die ihnen vom Gesetzgeber übertragenen Pflichten erfüllen. Dazu gehören einmal die Ermittlung und Abführung der steuerlichen Abzüge.

Gesetzestext

Der Arbeitgeber hat die Lohnsteuer für Rechnung des Arbeitnehmers bei jeder Lohnzahlung vom Arbeitslohn einzubehalten.

§ 38 Abs. 3 Satz 1 EStG

Der Arbeitgeber haftet für die Lohnsteuer, die er einzubehalten und abzuführen hat,

§ 42d Abs. 1 Nr. 1 EStG

Auf der anderen Seite gehören dazu die Berechnung und Zahlung der Gesamtsozialversicherungsbeiträge.

Gesetzestext

Den Gesamtsozialversicherungsbeitrag hat der Arbeitgeber … zu zahlen.

§ 28 e Abs. 1 Satz 1 SGB IV

Der Arbeitgeber … hat gegen den Beschäftigten einen Anspruch auf den vom Beschäftigten zu tragenden Teil des Gesamtsozialversicherungsbeitrags. Dieser Anspruch kann nur durch Abzug vom Arbeitsentgelt geltend gemacht werden.

§ 28 g Absatz 1 Satz 1 und 2 SGB IV

1.2.3 Zusammenfassung Abschn. 1.2

Der allgemeine Ablauf einer Personalabrechnung ist in Abb. 1.2 in einer zusammenfassenden Übersicht dargestellt.

Abb. 1.2

Allgemeiner Ablauf der Personalabrechnung

1.3 Kreislauf der Mittel

Im betrieblichen Produktionsprozess stehen sich Arbeitnehmer und Arbeitgeber gegenüber.

1.3.1 Arbeitnehmer

Gesetzestext

Arbeitnehmer sind Personen, die in öffentlichem oder privatem Dienst angestellt oder beschäftigt sind oder waren und die aus diesem Dienstverhältnis oder einem früheren Dienstverhältnis Arbeitslohn beziehen.

§ 1 LStDV Abs. 1 Satz 1

Der Begriff Arbeitnehmer im Steuerrecht deckt sich nicht mit der Verwendung dieses Begriffes in anderen Rechtsgebieten.

Arbeitnehmer im Arbeitsrecht ist, wer aufgrund eines privatrechtlichen Vertrags im Dienste eines anderen zur Leistung weisungsgebundener, fremdbestimmter Arbeit in persönlicher Abhängigkeit verpflichtet ist [1].

Dieser Auffassung folgt das Bundesarbeitsgericht in mehreren Entscheidungen zum Arbeitsrecht.

Nach der Definition des Steuerrechts gehören zu den Arbeitnehmern aber auch die Mitarbeiter, die an öffentlich-rechtliche Verträge gebunden sind. Das sind Beamte und Richter des Bundes sowie Berufssoldaten und Soldaten auf Zeit, auch sie unterliegen den Gesetzmäßigkeiten des Lohnsteuerabzugs.

Das Sozialversicherungsrecht deckt sich hinsichtlich des Arbeitnehmerbegriffes mit dem Steuerrecht. Es gilt für alle Personen, die im Geltungsbereich des Gesetzes beschäftigt sind (siehe § 3 SGB IV, Gemeinsame Vorschriften für die Sozialversicherung).

Der Geltungsbereich im Sozialversicherungsrecht erstreckt sich

sachlich nach § 1 SGB IV auf die gesetzliche Kranken- Unfall- und Rentenversicherung und auf die Arbeitsförderung. Es gilt nach § 2 Abs. 1 SGB IV für alle Personen, die nach den Vorschriften des Gesetzes versicherungspflichtig oder versicherungsberechtigt sind.

Die Vorschriften über die Sozialversicherung gelten dabei für Deutsche im Sinne des Artikels 116 GG (§ 2 Abs. 1a SGB IV)

persönlich nach § 3 Nr. 1 SGB IV auf alle Personen, die im Geltungsbereich des Gesetzbuches beschäftigt oder selbständig tätig sind und

räumlich nach § 3 Nr. 2 SGB IV auf alle Personen, die ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthaltsort im Geltungsbereich dieses Gesetzes haben.

Beschäftigung ist die nichtselbständige Arbeit, insbesondere in einem Arbeitsverhältnis. Anhaltspunkte für eine Beschäftigung sind eine Tätigkeit nach Weisungen und eine Eingliederung in die Arbeitsorganisation des Weisungsgebers. (§ 7 SGB IV, gemeinsame Vorschriften für die Sozialversicherung)

Ausnahmen macht die Sozialversicherung allerdings bei Gesellschafter-Geschäftsführern, Vorstandsmitgliedern und mitarbeitenden Angehörigen. Sie gelten zwar steuerrechtlich als Arbeitnehmer, bezüglich der Sozialversicherungspflicht muss stets eine Einzelfallprüfung vorgenommen werden, ob Arbeitnehmer- oder Unternehmereigenschaft überwiegt. Besondere Prüfkriterien sind dabei

die Bindung an Art, Zeit, Dauer und Ort der Arbeitsleistung

die Ausführung der Arbeit (selbständig oder nach Anweisung)

die Kapitalbeteiligung und das Stimmrecht bei bestimmten Gesellschaftsformen

die Regelungen im Gesellschaftsvertrag

Die Abb. 1.3. gibt einen Überblick über die sozialversicherungsrechtliche Arbeitnehmerbeurteilung bei Gesellschafter-Geschäftsführern.

Abb. 1.3

Versicherungsrechtliche Arbeitnehmereigenschaft bei Gesellschafter-Geschäftsführern (Bildrechte: Beiträge 2013 Informationen zum Versicherungs-, Beitrags- und Melderecht Techniker Krankenkasse)

Allgemeine Merkmale für das Vorliegen der Arbeitnehmereigenschaft sind demnach

persönliche Abhängigkeit

Eingliederung in die Gesamtorganisation des Betriebes

Weisungsgebundenheit hinsichtlich Arbeitszeit, Arbeitsort und Arbeitsaufgabe

Schulden der Arbeitskraft und nicht des Arbeitserfolgs

Keine Unternehmensinitiative

Kein Unternehmensrisiko

Erforderliche Teamarbeit mit anderen Mitarbeitern

Unselbständige Organisation und Durchführung der Tätigkeiten

Feste Bezüge

Anspruch auf Sozialleistungen und Entgeltfortzahlungen

Anspruch auf Urlaub

Kann die Arbeitnehmereigenschaft sozialversicherungsrechtlich nicht eindeutig bestimmt werden, besteht die Möglichkeit eine Statusüberprüfung bei der Deutschen Rentenversicherung Bund einzuleiten.

Merke

Arbeitnehmer sind grundsätzlich natürliche Personen.

Beispiele für Arbeitnehmer:

Arbeiter,

kaufmännische und technische Angestellte,

Auszubildende,

Seeleute,

Schauspieler,

Beamte

1.3.2 Arbeitgeber

Für den Begriff des Arbeitgebers kennt das Gesetz keine Definition. Sie ergibt sich aus dem Umkehrschluss des § 1 der Lohnsteuerdurchführungsverordnung.

Arbeitgeber ist, wer einen anderen als Arbeitnehmer beschäftigt und ihm gegenüber Weisungsbefugnis hat.

Arbeitgeber ist auch, wer Arbeitslohn aus einem früheren oder für ein künftiges Arbeitsverhältnis zahlt. (R 19.1 LStR 2011 2011)

Merke

Arbeitgeber können natürliche und juristische Personen sein.

Beispiele für Arbeitgeber als natürliche Personen

Inhaber von Gewerbebetrieben

Freiberufler (Ärzte, Rechtsanwälte, Notare)

Familien (Hausangestellte)

Beispiele für Arbeitgeber als juristische Personen

Aktiengesellschaften

GmbH

Vereine

Genossenschaften

Öffentliche Hand (Kommunen, Länder, Bund)

Stiftungen

Natürliche Personen können Arbeitnehmer und Arbeitgeber zugleich sein.

Beispiel 1.4

Hans Müller arbeitet bei der EFV GmbH als Monteur in der Fertigungswerkstatt. Er hat einen Arbeitsvertrag als Mechatroniker.

Hans Müller ist in dieser Funktion Arbeitnehmer.

Hans Müller betreibt außerdem ein kleines Lebensmittelgeschäft in seinem Einfamilienhaus, dass er nur am Wochenende öffnet. Er beschäftigt dort stundenweise seine Nachbarin, Frau Heinze, als Verkäuferin. Er selbst kümmert sich um den An- und Abtransport der Waren.

Hans Müller ist in dieser Funktion Arbeitgeber.

Aus dem Wechselverhältnis zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer im Unternehmen und den gesetzlich auferlegten Einbehaltung-, Zahlungs- und Abzugspflichten ergibt sich ein Kreislauf an finanziellen Mitteln, der wesentlich durch die korrekte Personalabrechnung der Unternehmen mit gestaltet wird.

Der Arbeitnehmer bietet dem Arbeitgeber seine Arbeitskraft an und erhält im Gegenzug vom Arbeitgeber den Auszahlungsbetrag. Der Arbeitgeber kommt in der Personalabrechnung seinen Einbehaltungs-, Zahlungs- und Abzugspflichten nach. Er hat darüber eine Entgeltabrechnung zu erstellen (§ 108 Gewerbeordnung).

Für einbehaltene und abgezogene Lohnbestandteile erhält der Arbeitnehmer einen Rückfluss an Leistungen aus öffentlichen Kassen.

1.3.3 Zusammenfassung Abschnitt 1.3

Der Kreislauf der Mittel aus der Personalabrechnung ist in Abb. 1.4. in einer zusammenfassenden Übersicht dargestellt.

Abb. 1.4

Kreislauf der Mittel aus der Personalabrechnung

1.4 Personalkosten im Unternehmen

Personalkosten nehmen im Unternehmen einen hohen Stellenwert ein. Sie sind neben den direkten Einsatzkosten für Waren und Erzeugnisse der größte Kostenfaktor in den meisten Unternehmen. Sie entscheiden wesentlich mit über die Wirtschaftlichkeit deutscher Unternehmen und im Zuge der Globalisierung über den Produktionsstandort Deutschland.

Tabelle 1.2 zeigt den prozentualen Anteil der Personalkosten am Umsatz im produzierenden Gewerbe und im Dienstleistungsbereich in Deutschland 2010 [2].

Tab. 1.2

Betriebswirtschaftliche Kennzahlen der Unternehmen 2010

1.4.1 Personalgrundkosten und Personalzusatzkosten

Personalkosten eines Unternehmens umfassen die Personalgrundkosten und die Personalzusatzkosten.

Personalgrundkosten sind diejenigen Kosten im Personalbereich, die direkt bei der Erstellung der betrieblichen Leistungen anfallen. Das sind in der Regel die Löhne und Gehälter, die für die produktive oder unproduktive Tätigkeit der Mitarbeiter an ihren jeweiligen Arbeitsplätzen im Unternehmen bezahlt werden.

Personalgrundkosten können als Barlohn oder als Sachlohn gezahlt werden.

Barlohn sind alle Vergütungen, bei denen der Mitarbeiter Geld für seine Arbeit erhält. Das sind zum Beispiel die Löhne, Gehälter, Gefahren- und Schichtzulagen, Überstundenvergütungen und ähnliche.

Beispiel 1.5

Harry Gruber arbeitet gleich nach seinem Studium in der Konzernleitung eines großen Elektronikkonzerns. Er erhält ein monatliches Gehalt von 5000,00 €.

Harry Gruber erhält einen Barlohn von 5000,00 €.

Sachlohn sind Vergütungen, bei denen der Mitarbeiter eine Leistung des Unternehmens anstelle von Geld für seine Arbeit erhält. Beispiele dafür sind kostenloses Essen in der Firma, die Firma übernimmt für den Mitarbeiter die Wohnungsmiete, das Unternehmen stellt dem Mitarbeiter einen Dienstwagen zur Verfügung den er auch privat nutzen darf und ähnliches. Dieser Sachlohn ist für die Personalabrechnung entsprechend gesetzlicher Vorgaben in Geld zu bewerten (Abschn. 2.​3 Sachlohn).

Beispiel 1.6

Der Konzern übernimmt zusätzlich für Harry Gruber monatlich die Miete in Höhe von 850,00 € für seine Zweiraumwohnung in Hamburg. Die Miete gilt als ortsüblich.

Harry Gruber erhält einen Sachlohn von 850,00 €.

Personalzusatzkosten sind alle Aufwendungen, die ein Unternehmen an seine Mitarbeiter zahlt, obwohl sie nicht direkt bei der Erstellung der betrieblichen Leistungen anfallen. Oft heißen sie in der Praxis auch Lohnnebenkosten. Unter anderem entstehen hier Aufwendungen für Zeiten, in denen der Mitarbeiter nicht an seinem Arbeitsplatz tätig ist. Personalzusatzkosten betragen heute in deutschen Unternehmen zwischen 60 bis 80 % bezogen auf die Personalgrundkosten. Für den strategischen Erfolg vieler Unternehmen stellen sie damit eine entscheidende Größe dar.

Personalzusatzkosten entstehen aufgrund gesetzlicher oder tariflicher Vorschriften. Sie können aber auch freiwillig durch das Unternehmen gezahlt werden.

Gesetzliche Personalzusatzkosten sind in unterschiedlichen Gesetzen verankert. Sie gelten für alle Unternehmen, die von diesen Gesetzen einbezogen werden unabhängig von der jeweiligen Branche.

Beispiele für gesetzliche Personalzusatzkosten

Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung

Beiträge zur Berufsgenossenschaft

Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall

Entgeltfortzahlung für Urlaub und Feiertage

Aufwendungen aufgrund des Mutterschutzgesetzes

Aufwendungen aufgrund des Schwerbehindertengesetzes

Aufwendungen aufgrund des Betriebsverfassungsgesetzes

Aufwendungen für die Arbeitssicherheit

Tarifliche Personalzusatzkosten ergeben sich aus den Vorschriften einzelner Tarifverträge. Sie gelten nur für die Unternehmen, die branchenmäßig von dem jeweiligen Tarifvertrag erfasst werden.

Beispiele für tarifliche Personalzusatzkosten

Tariflich vereinbarte Sonderzahlungen (Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, Jubiläumsprämien, Jahresabschlussprämien u. a.)

Vermögenswirksame Leistungen

Tariflich vereinbarter Mehrurlaub

Betriebliche Altersvorsorge

Zulage zum Konkursausfallgeld

Zulage zum Kurzarbeitergeld

Freiwillige Personalzusatzkosten übernimmt ein Arbeitgeber ohne rechtliche Verpflichtung zur Motivation und zum Leistungsanreiz für seine Mitarbeiter. Die Palette der freiwilligen Leistungen ist sehr umfangreich und wird in den einzelnen Unternehmen sehr unterschiedlich gehandhabt.

Beispiele für freiwillige Personalzusatzkosten

Kosten für Aus- und Weiterbildung

Aufwendungen für Betriebskantinen

Aufwendungen für Betriebskindergärten

Aufwendungen für betriebliche Sporteinrichtungen

Familienbeihilfen

Fahrtkostenzuschüsse

Umzugskosten

Arbeitskleidung

Betriebliches Vorschlagswesen

1.4.2 Berechnung der Personalzusatzkosten

Die Personalzusatzkosten werden als Prozentsatz bezogen auf den arbeitsvertraglich vereinbarten Grundlohn ermittelt. Seine Ermittlung ist notwendig für ein effektives Personalcontrolling, aber auch für die Kalkulation von betrieblichen Stundenverrechnungssätzen in der Kostenrechnung.

Die Ermittlung des Prozentsatzes für die Personalzusatzkosten erfolgt in mehreren Schritten.

1. Schritt

Zunächst müssen die tatsächlichen Arbeitstage im Kalenderjahr ermittelt werden. Dazu sind alle Ausfallzeiten zu erfassen und von den Kalendertagen des Jahres abzuziehen.

Übersicht

2. Schritt

Für Ausfallzeiten, an denen das Unternehmen zur Lohnfortzahlung verpflichtet ist, muss jetzt der Prozentsatz dieser Vergütung bezogen auf den vertraglich vereinbarten Grundlohn ermittelt werden. Der Grundlohn wird für die tatsächlichen Arbeitstage im Kalenderjahr gezahlt und hier mit dieser Größe angesetzt.

Die Berechnung erfolgt nach folgender Formel:

3. Schritt

Ebenso müssen Sonderzahlungen oder andere verpflichtende Zahlungen wie Aufwendungen für den arbeitsmedizinischen Dienst oder schwerbehinderte Mitarbeiter, die das Unternehmen leistet, als Prozentsatz bezogen auf den vertraglich vereinbarten Grundlohn angegeben werden.

Die Berechnung erfolgt nach folgender Formel:

4. Schritt

Aus dem vertraglich vereinbarten Grundlohn, der mit 100 % angesetzt wird und den bisher ermittelten Personalzusatzkosten (Ausfallzeitvergütung Schritt 2, Sonderzahlungen Schritt 3) ergibt sich die Bruttovergütung.

Übersicht

Auf die Bruttovergütung werden nun die Arbeitgeberbeiträge zur Sozial- und Unfallversicherung berechnet. Auch sie müssen als Prozentsatz bezogen auf einen Grundlohn von 100 % ausgedrückt werden.

Dafür wendet man folgende Formel an:

5. Schritt

Zur Ermittlung der gesamten Personalzusatzkosten werden die Ergebnisse aus den Schritten 2 bis 4 zusammenaddiert.

Übersicht

Dieser Prozentsatz der Personalzusatzkosten gibt die Höhe der Belastung des Arbeitgebers an, die er neben den Personalgrundkosten für die einzelnen Mitarbeiter tragen und erwirtschaften muss.

Beispiel 1.7

Für das Jahr 2013 soll die prozentuale Höhe der Personalzusatzkosten für ein Unternehmen aus dem Bundesland Bayern ermittelt werden. Folgende Ausfallzeiten konnten durchschnittlich je Mitarbeiter ermittelt werden

1. Schritt – Ermittlung der tatsächlichen Arbeitstage 2013

2. Schritt – Ermittlung der prozentualen Ausfallzeitenvergütung

3. Schritt – Ermittlung der prozentualen Sonderzahlungen

4. Schritt – Ermittlung der sozialen Abgaben bezogen auf die Bruttovergütung in Prozent

5. Schritt – Ermittlung der Personalzusatzkosten in Prozent auf den Grundlohn

1.4.3 Zusammenfassung Abschnitt 1.4

Die Personalkosten in einem Unternehmen sind in Abb. 1.5 in einer zusammenfassenden Übersicht dargestellt.

Abb. 1.5

Personalkosten im Unternehmen

1.5 Aufgaben und Lösungen zu Kapitel 1

1.5.1 Aufgaben zu Kapitel 1

Aufgabe 1

Peter Grundmann beginnt ab 01.01.2013 eine Tätigkeit als Einkäufer in einem Unternehmen der Elektroindustrie. Für die Stelle des Einkäufers ist im Tarifvertrag des Unternehmens ein Gehalt von 4000,00 € monatlich vorgesehen. Das Unternehmen vereinbart im Vorstellungsgespräch mit Herrn Grundmann ein Gehalt von 4500,00 €. Sind die Vertragsverhandlungen korrekt?

Aufgabe 2

Die alleinstehende Mutter Simone Klett sucht schon seit mehreren Jahren einen Wiedereinstieg in das Berufsleben. Eine Handelskette bietet ihr ab Januar 2013 einen Vollzeitjob zu einem Stundenlohn von 7,00 € mit jährlich 18 Arbeitstagen Urlaub an. Sind die Vertragsverhandlungen korrekt?

Aufgabe 3

Undine Nestler trägt einmal wöchentlich für ein regional ansässiges Unternehmen Werbeprospekte aus und erhält dafür je nach Zeitaufwand eine Vergütung im Rahmen einer Aushilfstätigkeit.

Ist Frau Nestler Arbeitnehmer oder Arbeitgeber?

Aufgabe 4

Roland Bäde ist Kfz.-Meister und Geschäftsführer in Autoreparatur GmbH Bäde, die zu 100 % seiner Frau gehört. Die Ehefrau ist von Beruf Kinderkrankenschwester und arbeitet im örtlichen Krankenhaus.

Ist Herr Bäde sozialversicherungsrechtlich als Arbeitnehmer oder Unternehmer zu beurteilen?

Aufgabe 5

Sigmar Birtler erhält von seinem Arbeitgeber für den Monat Januar 3000,00 € Gehalt. Im Monat Januar zahlt das Unternehmen ihm außerhalb der vertraglichen Vereinbarungen einen einmaligen Zuschuss zu seinen Fahrtkosten zur Arbeit in Höhe von 200,00 €. Das Unternehmen zahlt außerdem lt. Arbeitsvertrag monatlich 50 % der Miete für die Wohnung von Herrn Birthler. Es überweist monatlich 400,00 € direkt an den Vermieter. Die Miete ist als ortsüblich anzusehen.

Kennzeichnen Sie den Barlohn, den Sachlohn, die Personalgrundkosten und die Personalzusatzkosten.

Aufgabe 6

Für das Jahr 2013 ist die prozentuale Höhe der Personalzusatzkosten für ein Unternehmen aus dem Bundesland Sachsen zu ermitteln. Folgende Ausfallzeiten konnten durchschnittlich je Mitarbeiter ermittelt werden.

1.5.2 Lösungen zu Kapitel 1

Aufgabe 1

Ja, Besserstellung des Arbeitnehmers ist möglich.

Aufgabe 2

Nein, der gesetzliche Mindesturlaub laut Bundesurlaubsgesetz beträgt 20 Arbeitstage, eine arbeitsvertragliche Vereinbarung von weniger Urlaubstagen ist rechtswidrig.

Aufgabe 3

Frau Nestler ist Arbeitnehmerin, weil ein abhängiges Arbeitsverhältnis besteht.

Aufgabe 4

Herr Bäde ist sozialversicherungsrechtlich als Unternehmer zu bewerten. Er hat zwar keine Anteile an der GmbH, verfügt aber als einziger über die notwendigen Branchenkenntnisse zur Instandsetzung von Fahrzeugen.

Aufgabe 5

Barlohn

3200,00 € (3000,00 € Gehalt + 200,00 € Fahrtkostenzuschuss)

Sachlohn

400,00 € Mietübernahme durch den Arbeitgeber

Personalgrundkosten

3400,00 € (3000,00 € Gehalt+ 400,00 € Miete)

Personalzusatzkosten

200,00 € freiwillige Fahrtkostenzuschüsse

Aufgabe 6

tatsächliche Arbeitstage 2013

prozentuale Ausfallzeitenvergütung

Schritt – Ermittlung der prozentualen Sonderzahlungen

soziale Abgaben in Prozent

Personalzusatzkosten in Prozent auf den Grundlohn

Marianne KiepePersonalabrechnung auf den Punkt2013Handbuch für Unternehmen10.1007/978-3-658-00445-3_2

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2. Bruttolohnrechnung

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Zusammenfassung

Bei der Bruttolohnrechnung muss zunächst für jeden Arbeitnehmer der monatliche Arbeitslohn ermittelt werden.

Der Arbeitslohn setzt sich zusammen aus Grundlöhnen, ergänzenden Löhnen, und Löhnen ohne Leistung.

Grundlohn kann als Zeitlohn oder als Leistungslohn gezahlt werden.

Ergänzende Löhne fließen dem Arbeitnehmer in Form von Sachlohn zu. Sachlöhne (Sachbezüge) sind Vergütungen, bei denen der Mitarbeiter eine Leistung des Unternehmens anstelle von Geld für seine Arbeit erhält. Sachbezüge sind entsprechend gesetzlicher Vorschriften in Geld zu bewerten.

Zum Bruttolohn eines Arbeitnehmers gehört auch der Lohn, den der Arbeitgeber aufgrund gesetzlicher Vorschriften für Zeiten zahlen muss, an denen der Arbeitnehmer keine Leistung im Betrieb erbringt. Es handelt sich hierbei um gesetzliche Entgeltfortzahlungen. In der Praxis werden Entgeltfortzahlungen auch oft als „Soziallöhne" bezeichnet. Das Entgeltfortzahlungsgesetz, das Bundesurlaubsgesetz, sowie die meisten Tarifverträge schreiben die Entgeltfortzahlung mit dem Durchschnittsverdienst vor.

2.1 Grundbegriffe der Bruttolohnrechnung

Bei der Bruttolohnrechnung muss zunächst für jeden Arbeitnehmer der monatliche Arbeitslohn gemäß § 2 Abs. 1 LStDV ermittelt werden▸ Abschn. 1.​2.​1

Der Arbeitslohn setzt sich zusammen aus Grundlöhnen, ergänzenden Löhnen, und Löhnen ohne Leistung.

Grundlohn

wird gezahlt für die tatsächliche Leistungserbringung des Arbeitnehmers. Er ist immer ein Barlohn. Seine Berechnung ist abhängig von der Lohnform ▸ Abschn. 2.2, die im Arbeitsvertrag des jeweiligen Mitarbeiters vereinbart wurde.

Ergänzender Lohn

wird zusätzlich zum Grundlohn für die Leistungserbringung des Arbeitnehmers gezahlt. Er kann als Barlohn in Form von Prämien, Zulagen oder Sonderzahlungen gewährt werden, er kann aber auch als Sachlohn in Form von Zuwendungen wie kostenlose Verpflegung, Übernahme der Wohnungsmiete und ähnliches dem Mitarbeiter zufließen.▸ Abschn. 2.3

Löhne ohne Leistung

werden für Zeiten gezahlt, an denen der Mitarbeiter nicht seiner eigentlichen Tätigkeit nachgeht, auf die er aber einen Rechtsanspruch hat. Hierzu zählen die Entgeltfortzahlungen bei Krankheit, bei Urlaub und an gesetzlichen Feiertagen.▸ Abschn. 2.4

Übersicht

Man unterscheidet bei der Bruttolohnabrechnung unterschiedliche Arbeitnehmergruppen:

Gehaltsempfänger

das sind alle Angestellten, die monatlich ein festes Gehalt erhalten

Beispiele: Sekretärin, Buchhalterin, Entwicklungsingenieur, Abteilungsleiter

Lohnempfänger

das sind alle gewerblichen Arbeitnehmer, die einen Monatslohn erhalten

Beispiele: Servicetechniker, Hausmeister, Mechatroniker

oder die auf Stundenbasis bezahlt werden

Beispiele: gewerbliche Mitarbeiter in Fertigungsbereichen, Raumpfleger

Auszubildende

das sind alle kaufmännischen und gewerblichen Auszubildenden, sie erhalten eine monatliche Ausbildungsvergütung

2.2 Lohnformen

2.2.1 Zeitlohn

Bei Anwendung des Zeitlohnes wird die Höhe des monatlichen Bruttolohnes von der Dauer der Arbeitszeit bestimmt.

Im Arbeitsvertrag wird mit dem Arbeitnehmer der Lohn je Zeiteinheit vereinbart.

Dabei sind folgende Zeiteinheiten denkbar: pro Stunde, pro Tag oder pro Monat. Üblich sind in der Praxis die Zeiteinheiten pro Stunde (Lohnempfänger) und pro Monat (Gehaltsempfänger)

Beispiel 2.1

Fabian Ritter arbeitet in der Fertigungsabteilung der EFV GmbH als Feinmechaniker. In seinem Arbeitsvertrag ist ein Stundenlohn von 13,50 € pro Stunde vereinbart. Der Abrechnungsmonat hat 22 Arbeitstage an denen Fabian Ritter jeweils 8 Stunden tätig ist.

Nach Kürzen der Einheiten ergibt sich

Beispiel 2.2

Lilli Lohan arbeitet in der EFV GmbH als Lohnbuchhalterin in der Personalabteilung. In ihrem Arbeitsvertrag ist ein Gehalt von 2.700 € pro Monat vereinbart. Für den Abrechnungsmonat sieht die Bruttolohnermittlung wie folgt aus:

Nach Kürzen der Einheiten ergibt sich

Merke

Gehalt und Ausbildungsvergütung sind Sonderformen der Zeitentlohnung.

Übersicht

Vorteile des Zeitlohnes

einfache Berechnung

Arbeitnehmer kann immer mit festem Einkommen rechnen

ruhiges Arbeiten garantiert in der Regel hohe Qualität

Nachteile des Zeitlohnes

kaum Leistungsanreiz für den Mitarbeiter

zusätzliche Kosten durch erforderliche Arbeitszeitkontrollen

2.2.2 Leistungslohn

Bei Anwendung des Leistungslohnes kann der Mitarbeiter monatlich die Höhe seines Bruttolohnes durch seine Tätigkeit beeinflussen. Es gibt verschiedene Formen der Leistungsentlohnung. ⊙ Abb. 2.1

Abb. 2.1

Formen der Leistungsentlohnung

2.2.2.1 Akkordlohn

Beim Akkordlohn wird die Höhe des Bruttolohnes durch die Menge der geleisteten Arbeit bestimmt. Er kann nur in bestimmten Unternehmen eingesetzt werden und ist für Jugendliche und Schwangere verboten, da er mit erhöhtem Gesundheitsrisiko verbunden wird.

Sollen Tätigkeiten im Akkordlohn vergütet werden, müssen im Unternehmen bestimmte Voraussetzungen gegeben sein:

die Arbeitsbedingungen müssen immer gleich und vorhersehbar sein

die Arbeitsabläufe müssen sich ständig wiederholen und optimal organisiert sein, um Störungen auszuschließen

die Arbeitsfolge darf nicht von Maschinen- oder sonstigen Wartezeiten beeinflusst werden

der Arbeitnehmer muss seine Leistung direkt beeinflussen können

Akkordentlohnung ist überwiegend in Produktionsbetrieben zu finden und kann in unterschiedlichen Formen gezahlt werde.

2.2.2.1.1 Stückakkord (Geldakkord)

Beim Stückakkord wird eine bestimmte Leistungsmenge in Leistungseinheiten (Stückzahlen, kg, Pakete) vorgegeben. Für jede gefertigte Leistungseinheit wird ein bestimmter Geldbetrag, das Stückgeld , vergütet. So kann der Mitarbeiter die Höhe seines Bruttogrundlohnes direkt beeinflussen.

Der Bruttolohn ermittelt sich dabei nach folgender Formel

Das Stückgeld wird durch die Normalleistung und den Akkordrichtsatz bestimmt. Akkordlohn darf nicht von Bestleistungen ausgehen, sondern muss immer auf ein normales Arbeitstempo ausgerichtet sein. Dazu werden Arbeitszeitstudien nach Vorgaben des REFA-Bundesverband e. V. (REFA = Verband für Arbeitsstudien) durchgeführt ⊙ Abb. 2.2 und die Normalleistung ermittelt.

Abb. 2.2

Ermittlung der Normalleistung nach REFA

Merke

Normalleistung ist die Leistungsmenge eines Arbeitnehmers, die er im Normalfall, bei voller Übung und Einarbeitung, ohne Gesundheitsschädigung auf Dauer, im Durchschnitt in einer Zeiteinheit erbringen kann.

Der Akkordrichtsatz ergibt sich aus dem tariflichem Mindestlohn für eine bestimmte Tätigkeit und dem Akkordzuschlag . Ein Akkordzuschlag wird tarifvertraglich vereinbart für Mitarbeiter, die im Akkord arbeiten müssen. Er liegt zwischen 15 % und 25 % des Mindestlohnes.

Beispiel 2.3

David Lackner von der EFV GmbH montiert Laptopgehäuse im Akkord. Sein tariflicher Mindestlohn beträgt 12,00 €/Stunde. Außerdem wird ein Akkordzuschlag von 20 % gezahlt. Die Normalleistung für diese Tätigkeit ist mit 8 Gehäusen pro Stunde vorgegeben. Herr Lackner konnte im zurückliegenden Monat 1500 Gehäuse fertigstellen.

Die Abrechnung für Herrn Lackner im Stückakkord über das Stückgeld:

1.

Ermittlung Akkordrichtsatz

2.

Ermittlung Stückgeld

Nach Kürzen der Einheiten ergibt sich

3.

Ermittlung des Bruttolohnes

Beim Stück- oder Geldakkord kann der Bruttolohn auch über den Leistungsgrad ermittelt werden. Dabei wird der Leistungsgrad in Prozent angegeben.

Der Leistungsgrad wird mit dem Akkordrichtsatz multipliziert, so erhält man den