■（コメント返信あり）役所にたらい回しにされないコツ

12/7 本文の後にコメントへの返信を追記しました。

役所といえば「たらい回し」のイメージが付きまとう。実際にたらい回しにされた経験がある人も少なくない（私も何度もある）だろうが、もちろん役所側も好きでたらい回しをしているわけではない。

また、慢性的な人手不足から、役所全体の業務を横断的に把握して的確に問い合わせ対応できる人材も今後ますます減ってくると思う。

そこで、お互いの不幸な時間を減らすためにも、問い合わせる側の留意点をまとめてみた（役所側にたらい回しを防ぐ努力が必要なのは言うまでもない）。

国と都道府県と市町村は全くの別組織

はてな民ならこの点については心得ている人が多いと思うが、市の業務について国や県に問い合わせても答えられない（逆も然り）。国の下に都道府県、その下に市町村というイメージがあるが、法律上三者は全く別の組織で、業務も別々である。

ここを間違えてしまった場合「お住まいの市にお問い合わせください」などと言われて終わり、たらいすら回されない。

ちなみに現在は、一般市民が関わるような事柄は大体市町村が担当している（昔は都道府県が所管していた業務も多かったが、市町村への権限委譲が進んだ）。

「直接」の問い合わせ先に問い合わせる

役所に連絡を取ろうとしたきっかけはなんだろうか？手紙だったら手紙に、WebページだったらWebページに必ず代表電話ではない担当の直通電話ないし内線番号が書いてあるはずだ。イベントなど臨時の事業の場合は専用ダイヤルを設けていることも多い。

代表電話はどこを見ても担当が不明であるときの最終手段にしたほうがいい。代表電話の人は、問い合わせてきた人が話すキーワードを元に手探りで所掌を特定して振り分けるので、どうしても担当違いが起こりやすい。

ちなみにギャンブルなのは、代表でも担当でもない関係ない部署に直接かけてしまった時。ベテランの職員がすぐに取り次いでくれるかもしれないが、経験の浅い職員が電話を取った日には、長時間保留ののち更に無関係の部署を案内されるかもしれない。

手元の資料のタイトルを伝える

役所の人手不足は深刻で、ある事業について職員一人で担当し、隣の職員は全く知らないということもザラだ。なので直通番号にかけているのに、なお担当外の職員が電話に出るということが起こる。長々と話をしたのに最終的に担当は隣の職員だとわかり、また一から説明というのは骨が折れる。そこで、手紙やWebページのタイトルなど「今何を見て連絡をしているか」を役所側に伝えるのをおすすめする。「〇〇っていうのが届いて、それについて質問があるんですが、担当の方お願いします」といった具合だ。

「何がしたいのか」を具体的に伝える

役所は一つの事柄に対しても様々な角度から関わりを持っている。

例えば一口に「障害者（児）に関すること」と言っても、手帳の交付、施設に関すること、差別解消への取り組み、バリアフリーの推進、特別支援教育など、業務は多岐にわたる。その一つ一つについて、担当が細かく分かれているのだ。

問い合わせの際は、できる限り具体的に内容を伝えてみてほしい。

まとめ

まとめると、たらい回しを避けるためには、①正確な部署に連絡し、②具体的な内容で問い合わせることが大事だ。

先述した通り、役所は人手不足であり、職員は自分の所掌事務で手一杯で、曖昧な問い合わせがたらい回しされるリスクは減らず、むしろ今後増えていく気がする。

面倒だと思うかもしれないが、少しの準備でその後の時間（電話なら電話代も）が節約できると考えてみてほしい。

最後に補足だが、役所の業務についてchatGPTなどの生成AIに聞くのだけはおすすめしない。特に法令が関わるような事柄について、生成AIが答えた内容を信じて間違っていても役所は責任の取りようがない。面倒でも、わからないことは役所の公式の情報※を調べるか、直接問い合わせるべきだと思う。

※Webページについて、サイトURLが「go.jp」や「lg.jp」で終わるものは、役所しか取れないドメイン（goが中央官庁、lgが地方自治体）なので公式情報として信頼できる。ただし誰でも取れる汎用ドメインで運用されている役所HPもあるので、「go,lgは公式、そうでないものは公式情報かしっかり確認する」のがいいと思う。（12/7修正：地方自治体では非lgドメインで運用しているところもあるのですべてlgドメインという書き方を修正しました。ブコメでのご指摘ありがとうございます）。

（追記）コメントへの返信

たくさんのブックマーク、コメントありがとうございます。当たり前のことだったというコメントも多かったが、役所の客は管轄となる地域のすべての住民なので、参考にしてもらえる人がいたら何よりだ。

以下、いくつか返信させてもらえればと思う。

役所はショッピングモール

来訪する人はジャスコの文房具売り場で『活鮑』あります？って聴くと担当者は（中略）「はい、活鮑」と売ってくれる筈と思ってるが普通無理。

いくつかコメントにあったがいい得て妙だと思う（文房具を教育委員会、活鮑を農林系の部署にするとしっくり来る）。フロアや建物によってジャンル分けされているのも似ている。そして、

たしかに各部署は専門店のような看板を出しては居るが，異動が多いから中の人は素人だったりする。

これもそのとおりだ。特に地方自治体は、「やっと今の仕事に慣れてきたと思ったら異動」ということが多々ある。ただ、問い合わせ対応自体のスキルは勤続によって向上していく（はず）ので、異動したてでわからない問い合わせに対しても相手をあまり煩わせずに対処できるようになっていく（はず）。

役所の広報不足

そもそもまず地方自治体のwebサイトをもうちょっと充実させてくれないかなとも思う。

これは本当にそのとおりで、Webサイトを始め問い合わせを減らすための広報を充実できないのは、単なる人員不足もさることながら、それを重要なタスクだと認識して組織的に取り組むという意識の薄さも大きいと思う。

公共の利益

公務員は、国民全体の奉仕者として、 公共の利益のために勤務しなければならないよ？

そうなんだよ〜だからこそ特定の一人に長い事時間かけらんないんですすみません。なるべく多くの人の奉仕者でいなくてはいけないんです。ご協力よろしくお願いします。

個人情報聞きすぎ

マイナカード出した上でお名前は？生年月日は？住所は？電話番号は？全てに答えないと進めてくれない人がいる

基本的には必要があって聞いていると思うが、万が一慣習で不必要な項目まで聞いているとなると、それは役所にとってもリスクだ（当たり前だが、必要ない個人情報は収集してはいけない）。

あまりにも理由不明だと思ったときは、「なんの必要があって聞かれていますか？」と聞き返してもいいかもしれない。

政令指定都市と中核市

政令指定都市と中核市とその他の市町村では委譲が違ってて難しいよ

例えば保健所がそうで（政令指定都市・中核市は市が、東京23区は区が、それ以外は都道府県が担当）、コロナのときは混乱して大変だったと思う。全住民レベルで考えれば、自分の住んでいる自治体が政令指定都市や中核市なのか、把握していない人も大勢いる。

職員側は「お住まいの地域では市（県）が担当です」と簡単に済ませがちだが、問い合わせた側は「どこが担当とかどうでもいいから問題を解決してくれ！」といらだちが募るだろうなと想像する。

議員に相談だ

支援している県議や市議の事務所に相談すると、スムーズ。

議員経由だと対応する職員の職位がグッと上がって組織対応になる（下っ端は解放というわけではなく、そのための事務作業は下っ端の役目）。最早「問い合わせ対応」ではなく「議員対応」だ。良くも悪くもしっかりと記録に残されると思う。

余談

ブコメにも貼られていたが、アンサイクロペディアの「盥回し」の記事は秀逸。「再帰」も好き。

Permalink | 記事への反応(9) | 17:32

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