Gmailを使いこなすために押さえておきたい10の便利機能

Gmailは、時々ちょっと遅かったり反応が悪かったりするのが玉にキズです。受信トレイのメールを片付けようと思っていても、メールを送るのを待っていると気分が萎えてきます。「バックグラウンドで送信」は、これまでのGmailの機能の中でも一番と言ってもいいくらい使える機能です。バックグラウンドでメールを送信しながら、他の作業ができるようになります。送信に失敗した時は、通知した上で自動的に再送信してくれます。この機能はオンにしておくべきでしょう。Gmailをより快適に使えること間違い無しです。

Gmailの優先トレイは、大事なメールが一目で分かるすばらしいものですが、「大事ではない」メールは大量に普通の受信トレイに残ったままです。フィルタを設定している人がほとんどだと思いますが、「スマートラベル」を使えば、通知やフォーラムなど、その他の大量のメールをラベリングして、受信トレイで管理できるようになります。

どのメールがメーリングリストやグループメールなどで生成された、不特定多数に送られたメールなのかを自動的に検出してくれ、それぞれに適したラベルを付け、フィルタリングする必要がないようにしてくれます。スパムじゃないと思っているメールでも、普通のメールとは別扱いにしたいと思っているものがあれば、スマートラベルを使うといいでしょう。

これまでは、Gina TrapaniによるGmailのアドオン「Better Gmail」がありましたが、ついにGoogleが未読メール数をGmailアイコンに付けてくれました。「未読メッセージアイコン」の機能を有効にすれば、Gmailのタブから未読メール数が分かるようになります。これでいつでも新着メールがきたことが分かります。

一度にたくさんのメールを順に読みたい場合、Gmailではいちいち受信トレイに戻って、削除やアーカイブなどの操作をしなければならないので、本当に面倒です。そんな時は「自動表示」の機能を使えば、メールを削除したりアーカイブしたりしても、そのまま次のメール（前のメールも）に行くことができます。ささいなことに思えるかもしれませんが、ちょっとしたイライラも、ちょっとした無駄な時間も軽減されます。

Gmailには、ビデオやドキュメント、ボイスメール、メール文中の画像など、特定のサービスを使ったプレビュー機能がいくつかあります。例えば、Google ドキュメントのプレビュー機能を使えば、メールからそのまま見ることができます。また、Googleマップのプレビュー機能を有効にすれば、住所を自動的にGoogleマップでj表示してくれます。他にも、Flickr、Picasa、Googleボイス、Yelpなども、メールからプレビュー可能です。

ラベルは、メールの管理に関しては相当便利な機能ですが、ラベルの数が増えると、ラベルを管理する機能も必要になります。「ラベルのネスト」は、ラベルを階層分けできるという小さいながらもすばらしい機能です。例えば、「仕事」「個人」などのラベルでメールを振り分けて、それから「個人」の階層の中で「友だち」「家族」というラベルに分けることができます。

GoogleドキュメントやGoogle サイトを使っている場合は、この2つのアプリをGmailから検索できる「Apps検索」がおすすめです。この機能を使うと、Gmailで何かを検索する時に、GoogleドキュメントやGoogleサイトの関連性の高い検索結果を、Gmailの検索結果の下に表示してくれます。Googleドキュメントをよく使う人は、「ドキュメントを作成」や「Google ドキュメント ガジェット」の機能もチェックしてみてください。

Gmailは、複数のメールアドレスを一つの受信トレイに統合できますが、誰かがメールを送ったと言ってくれても、すぐにメールが更新されないと読むことができずに困ることもあります。そんな時は「POPアカウントの更新」を有効にすれば、ボタン1つで簡単にオンデマンドでメールを取得できるようになります。

タイムゾーンの違う人とメールをやりとりする時は、常に時差の計算をしなければならないのが苦痛ですが、「送信者のタイムゾーン表示」を使えば、その問題は簡単に解消できます。メール相手の現地時間を調べ、その人からメールが来た時に現地時間が分かるようにしてくれます。相手の現地時間で夜の9時を過ぎると赤い電話のアイコンが表示されるので、それは電話しない方がいいかもしれません...という合図です。賢い！

Googleのビデオチャットはとても便利ですが、その機能がさらに強化されました。Googleのビデオチャットでは、現在も大きなウィンドウでの高解像度な映像を提供してくれていますが、将来的にはもっとクオリティが上がると思われます。ビデオチャットがしたい人は、これを使わない手はないくらいです。