多くの企業にとって年度末が迫るこの時期、今期の追い込みに奔走していらっしゃる人もいれば、意外な退職や異動で職場がなんとなくソワソワしたりと、落ち着かない雰囲気ですね。とはいえ、毎日やることがてんこ盛りのビジネスパーソンにとって、一日一日、時間を大切に仕事をこなしていきたいもの。こちらでは、ちょっとしたGTD術をご紹介しましょう。
なんといっても、仕事をやる上で重要なのは、一日をよい形でスタートさせ、その日の終わりをきちんと締めくくること。そこで、生産性をテーマとしたブログ「Productive Flourishing」では、朝10分、夜15分を仕事の段取りや整理、スケジュール立てに使うという方法を紹介しています。
では、それぞれの時間をどうやって使えばよいのでしょう？この記事では、以下のポイントを指摘しています。
■夜15分間でやること以下の3つの点を振りかえろう。
- 今日一日で何ができたか？
「できなかったこと」よりもまずは「できたこと」を認識しよう。ほんの小さなことでも、自分の成果を素直に褒めること。- いまやるべきことは何かないか？
その日のやるべきことで忘れているものはないか？を確認しよう。これを今やらなかったらどうなるか？を想像しながら、メールの受信トレイやToDoリストで、その日の流れを振り返ること。- 今日できなかったことは、いつまでにやらなければならないか？
今日できなかったことを洗い出し、いつまでにやらなければならないか？をきちんと決めて記録しておこう。
■朝10分間でやること毎朝、以下の点を中心に、その日の段取りをイメージしよう。
- 昨日の振り返り以降、「大幅に」状況が変わっていることはないか？
ここのポイントは「大幅に」という点。子どもが熱を出し、看病が必要になったなど、昨日想定した状況と大きく変わったようなことがないか？を確認しよう。- 今日の予定はどうなっているか？
昨晩自分で作成した今日の予定をレビューしよう。より望ましいタスクの優先順位付けやスケジュールがあれば、修正してもよい。- いますぐ手をつけようとしていることは何か？
あれこれと複数のタスクをやり始めて、結局どれも完了しないよりは、ひとつのことに集中して取り組むほうが効率的。まず、朝イチで取り掛かることを決めよう。
同様のGTD術としては、1日18分を仕事の整理に使うという方法がありますが、こちらのGTD術のポイントは夜に時間を多く割いていること。筆者の経験上、その日の朝に、前日の振り返りとその日の予定立てをやるよりも、前の晩にじっくりと時間をとったほうが効果的なのだそうです。また、「夜15分、朝10分」という時間配分も、長すぎず短すぎず、ちょうどいいバランスなのだとか。忙しい朝も、10分程度なら、うまくやりくりできそうですね。「なぜか、仕事がどんどん溜まっていく...」とお悩みの方は、この方法を参考に、仕事のやり方を見直してみるのもよいかもしれません。
Build Daily Momentum Using The 10/15 Split [Productive Flourishing]
Lisa Hoover（原文／訳：松岡由希子）
