PyCon JP Association 会計理事の清水川です。
先日のPyCon JP 2024では34名の遠方支援申込者に、合計約 350万円 の旅費資金援助を行いました。
遠方支援は、PyCon JP へ参加したいけれども東京（来年は広島）までの旅費が障壁となっている方に参加してもらいやすくするために実施しています。この取り組みは 2012年（ 遠方参加者の支援制度 - PyCon JP 2012 ）から続けており、スポンサー様（パトロン含む）や有志の方々から頂いた寄付などによって支えられています。みなさま、ありがとうございます。
応募要項については以下の記事を参照してください。
今回は、2024年の技術的な取り組みについて紹介したいと思います。
ChatGPT に生成してもらったイメージ図
技術的な目標と達成できたこと
今年の遠方支援では、昨年までの技術的な課題を解決するために私（清水川）がリーディングする方針で、PyCon JP 運営メンバーと Python Boot Camp / PyLadies Caravan 運営メンバー のみなさんと相談し、作業分担して進めました。
6月に初回ミーティングを行い、いくつかの目標を立て、いくつかは実現できました。
目標1:遠方支援が2種類あるため、フローを1本化する
目標2:イベント当日の現金持ち歩きを減らすため、 可能な限り銀行振込等で送金する
目標3: 担当者がブースに拘束される時間を短くする
背景
目標の背景には、2023年のPyCon APACでの反省があります。
2023年は、PyCon APAC のタイトルを掲げた回だったことと、コロナ禍を経て渡航制限がほぼなくなったタイミングだったことが重なり、海外からの参加者比率が多いイベントでした。遠方支援の申込み人数がとても多かったこともあって、予算を追加してもなお約60名全員に満額での支援はできませんでした。
2023年は、支払総額の500万円を全て現金で用意して支援対象者へ渡すことになりました。予定では例年通り PayPal を使って送金する予定でいました。しかしPayPalで、ある一定額まで送金したところ（それもかなり早い段階で）送金ができなくなってしまいました。
後から振り返ると、各国での不正送金防止の取り組みや、日本国内での規制の影響だったのだろうと思います。イベント直前でPayPalへ問い合わせて原因を確認するどころではないくらいバタバタしていたこともあって、2023年は人力でなんとか回す方針で乗り切りました。
支援金のお渡しは、いくつかのトラブルがありつつ終わりましたが、500万円超の現金を持ち歩く状況と、担当者の受付ブース2日間張り付き、という結果になりました。お金はトラブルの原因になりやすいですし、その責任をイベント担当者に負わせたくはありません。また、ボランティアスタッフが当日対応にかけられる時間も有限です。こういった問題を解決する必要がありました。
先に、今回使用した送金手段をまとめます。
以降では、上記の目標を達成するために選定した送金手段等の技術8個を共有します。
技術1: 銀行振込
国内送金は「イベント後の銀行振込」としました。
国内については、これが一番簡単だと思います。以前は現金渡しを含む色々な方法を使っていましたが、それぞれの手順やツールの把握などがありどうしても手間がかかっていました。銀行振込は振込手数料はかかりますが、他の送金手段に比べていくつかのメリットがあります。送金先の銀行口座と金額のリストさえ用意すればイベント運営メンバーではない会計担当者でも対応が可能です（PyCon JP Associationでは会計業務の一部を外部に委託しています）。また、振込先情報の記載ミスや情報不足による間違いが起こりづらいため、イベント終了後の送金でも安心です。
銀行振込まとめ
技術2: PayPal
海外送金には10年くらい前からPayPalを使っています。その流れで昨年2023年も使おうとしてうまくいかなかったのですが、今年は法律やPayPal社の規約に則った範囲でトラブルなく利用すべく、早めにPayPal社に相談しました。
その結果、一般社団法人PyCon JP AssociationのPayPalアカウントでの送金は行わない、という結論になりました。
相談結果の概要は以下の様な感じでした
2023年に送金がうまくいかなかった理由は回答できない
法人アカウントからの送金はサービスの支払いとなり、受け取り側でPayPal手数料が発生する
受け取り側は、受領額の引き出しが21日間保留されるかも
旅費の送金は個人間送金ができる個人のPayPalアカウントで行うことをお勧めする
一般社団法人から海外参加者へ旅費支援を送金することがこんなに難しいのか…と思いつつ、個人アカウントで送金して問題ないかを会計事務所と相談して、個人のPayPalアカウントから送金することにしました。
とはいえ、昨年送金に失敗した理由は結局分からないままなので、送金テストとして、PayPal希望者に事前に100円程度を送金してみることにしました。
送金テストは、対象者ごとに「今から送金テストするよ」メールを送り、送金し、その結果をメールで伝える、という流れで行いました。1名あたり約20分、7名分をイベント前の平日の昼休みで3日くらいに分けてやりました。
ぼくの昼休み… と思わないでもなかったですが、やってよかった。3名分が送金に失敗しました。PayPalの個人間送金は送金側、受取側、それぞれがそれぞれの国の制約を受けます。私のPayPalアカウントは本人確認が済んでいるので問題なかったと思いますが、それでも送金がうまくいったのはアメリカやカナダ。送金がうまくいかなかったのはインドとインドネシアでした。PayPalのヘルプページを読んでも、その人のアカウントの制約なのか、対象国の制約なのかよく分かりませんでした。アジア地域への送金が厳しめなのかな？送金NGだった方へは結局当日に現金でお渡しすることにしました。
送金テストがうまくいった方には、来場確認が取れ次第、PayPal送金を行いました。万一、本送金で金額が理由で送金に失敗した場合には、イベント会場で参加者を探して直接渡しに切り替える作戦です。しかしそのとき、とんでもない失敗に気付いてしまいました。「自分のPayPal残高が0円だし、繋いでる銀行の残高も足りない、どうしよう」。一瞬フリーズしてから慌ててメインバンクから不足分を送金しました。イベントが金曜だったので即日振込が出来て良かった…。事前にPyCon JP Associationから仮払いしておかなかったのは完全にポカミスです。あぶなかった。
後で確認したら、PayPalで銀行残高から送金した場合、銀行引き落としは即日ではなく4営業日後でした。このあたりはどういう仕組みか分かりません。PayPalが無制限に建て替えてくれるわけでもないだろうし。何にしても支払えて良かった。
PayPalまとめ
法人から個人への送金は受け手が不利（手数料が発生、引き出しに21日間の猶予）
個人PayPalアカウントで旅費の立替送金をするのはOK
受け手の国か人の事情で送金できないケースがある
PayPal支払い（銀行）の銀行引き落としは4営業日後
PayPal支払い（銀行）の上限額は不明（今回約65万円いけた）
技術3: Wise
Wiseも最近は送金方法の1つとしてよく名前を聞くようになりました。2023年のイベントでも使おうかと思ってやれてなかったのですが、今回、法人アカウントを作りました。また、PayPalの件もあったので、どこまで可能かを問い合わせて相談させてもらいました。
相談の結果「一般社団法人はWiseアカウントを作れないよ」と言われ、こちらも個人アカウントを使うことになりました。開設の途中だったアカウントは閉鎖しました。登記とか理事の個人情報を郵送する前で良かった。
WiseもPayPal同様に個人アカウントを使うのは問題無い、という確認をとり、事前の送金テストを行い、という手順で進めましたが、送金出来るかどうかはPayPalと似た結果になりました。Wise希望者 2名 のうち1名にはテスト送金が成功し、本送金も無事完了しました（プリペイドなので金曜に慌てて入金したのもPayPal同様）。
Wiseでは、1つ興味深い実験ができました。USでも遠方支援を受けたことがあるイベント運営メンバー（兼海外参加者）が、「Wiseで銀行送金の手順で送金がうまくいった」と教えてくれたので、試してみることにしました。この時点ではSWIFT送金（後述）だと思っていたため、送金が失敗しても当日中には分からないリスクがあると考えていました。そのことを対象者に伝え、それでもやってみよう、ということで試してみました。Wiseの銀行送金は、SWIFTコードを使う方法だけではないようで、この時もSWIFTコードは使わずに、その運営メンバーの “USで成功したときに伝えた情報” を入力して送金しました。そして数分後には運営メンバーの銀行アプリに「着金した」通知が届いて無事成功しました。
SWIFTは、世界中の金融機関を結ぶ信頼性が高い国際的な送金ネットワークです。1件ごとに2000円以上の手数料がかかり、着金までに5日程度かかることが多いようです。入力項目も多く、送金先銀行のSWIFTコードや中継銀行のSWIFTコードが必要になったりします。SWIFT送金は今年のイベントで検討してはいましたが、受取側が間違いなく情報を教えてくれるか分からなかったため採用していませんでした。SWIFTコード以外に銀行支店の所在地住所や自宅住所を求められるし（私は住所を間違えたことがあります）、そういった情報全てを対象者に提出してもらうのはかなり大変そうです。今回うまくいった「銀行送金」の手順では住所入力がなかったので、それでいけるなら来年は試してみても良さそうです（国毎に入力項目が違うようなのが心配ですが…）。
Wiseまとめ
一般社団法人はWiseアカウントを作れない
Wiseへの送金は、受け手の国か人の事情で送金できないケースがある
Wiseでの銀行送金は、うまくいった（サンプル数１）
WiseでのSWIFT送金は、SWIFTコードの入手や住所入力がたいへんそう
送金したい金額を事前にチャージしておく必要がある
技術4: ATM現金受け取り
旅費交通費などの支払いに現金を用意したくない、というニーズに他の企業ではどう対処しているのかと思って調べたところ、色々なサービスがあることが分かりました。企業面接で交通費を渡すとか、懸賞金を渡す、といった用途で使われるようです。
良さそうだったのが、セブンATMで操作することでお金を受け取れるサービスです。セブン・ペイメントサービス社 https://www.7ps.jp/ の「ATM受取」サービスなど、いくつかの会社が同様のサービスを提供しているようでした。ここで注目したのは以下の点です。
今回、使えるかもと思い何社か調べてみましたが、費用の詳細を公開しているところがありませんでした。そのため、問い合わせフォーム、電話、メール、Zoomなどで連絡や打合せをして情報収集を行いました。
調査した結果、今回（おそらく今後も）不採用となりました。以下はその理由です。
また、海外参加者の立場ではその国の通貨を受け取るのは避けたいだろうなと、先日PyCon APAC参加で行ったインドネシアで用意しすぎたインドネシアルピアを見て思いました。
ATM現金受け取りまとめ
技術5: PayForex
（公式配布のLogoが見当たらず）
ここまでの送金方法を調べる中で、PyCon JP Associationのメインバンク（PayPay銀行）は海外送金サービスを行っていないだろうか、と思い至って調べたところ、提携サービスのPayForexにたどり着きました ( https://www.paypay-bank.co.jp/business/payment/payforex.html ) 。連携して口座振替入金を行うと手数料がかからないようです。WiseやATM現金受取では事前にデポジットが必要ですが、デポジットを管理するのもなかなか手間がかかります。
PayForexでの送金、当初は調査しましたがPyCon JP 2024 では採用しませんでした。SWIFT送金のための情報収集をやりきれる気がせず、アカウント作成のための書類提出があって時間がかかりそうだったためです。この時点では、SWIFT送金と銀行送金の違いも把握できていませんでした。Wiseで銀行送金を思いがけず試してうまくいったこともあり、次の機会で利用できるよう準備を進めようと思います。
先日さっそくPayForexの法人アカウントの準備を終えました。書類提出はオンラインで、必要書類のうち「発行から6カ月位内の会社確認書類（登記簿謄本 or 現在事項全部証明書 or 履歴事項全部証明書）」が手元にあったので比較的楽でした。個人情報の確認も担当者分（私）のマイナンバーカード等でeKYCで完了しました。
PayForexまとめ
技術6: 現金手渡し
最終的に、17名のうち11名分が現金手渡しとなりました。送金テストなど時間を掛けた割には、キャッシュレスからは遠い結果になってしまいました。しかし、手渡しを行う時間を1時間に限定することで現金が手元にあるリスクを短くして、担当者が張り付く時間も削減することができました。
事前に各対象者にそのようにメールで連絡をしてはいましたが、色々な事情で時間外に来る方もいるのではないか、と想定していました。実際には、みなさんが時間内に来ていただいたため、取り越し苦労となりました。みなさん、ご協力ありがとうございました！
当日分の現金はセブン銀行ATMを使って用意しました。PayPay銀行の管理画面で出金上限を増やしておいて、必要な金額を直前に引き出す方式です。また手渡し時間が過ぎたら、速やかにATMにお金を戻しました。これによって、大金を持ち歩く時間を減らせました。1日目は何人来るか分からなかったため、途中で足りなくなってATMに走ったりしましたが、会場と同じビルのセブンイレブンにATMがあって、それほど待たせることなくお渡しできました。金額によっては端末の現金が不足するかもしれないため、その場合は複数ATMに分散させるよう計画するか、コンビニではなく銀行に行った方が良いと思います。
PyCon JP 2025ではキャッシュレスにして、現金にまつわる色々な心配をしない運用にしていくつもりですが、ゼロにはできないだろうと思っています。そのため、どこのATMをどう使うかは来年以降も事前に計画しておく必要があります。
余談ですが、PyCon US 2024 では36万ドル（5000万円超）だったようです( https://pycon.blogspot.com/2024/03/TravelGrantsReport2024.html ）。この規模になると現金を一切排除しないと手間と心配が大きすぎて運用できないだろうなと思いました。実際にUSでは現金支払いは無さそうで ( https://www.python.org/psf/paymentoptions/ ) 、代わりに小切手での支払いが選択できるようです。日本では小切手の運用が終了する流れのようです。
現金手渡しまとめ
受け渡し時間は1時間等に絞り、その時間で完了するように対象者のみなさんに協力して頂く
必要な金額を必要な時間帯だけ手元に置くように計画する
ATMは使える時間や金額が決まっているので事前に確認し、使い方の計画を立てる
できるだけ現金を扱わない
技術7: 送金先登録フォーム
支援が確定した対象者のみなさんには、Googleフォームで事前に送金先情報を登録してもらいました。
支援対象者には旅費交通費を確認できる資料として、ホテルや交通費の金額と日程が書かれた予約情報を提出してもらっています。以前は、イベント会場で支払い情報を見せてもらったり提出してもらったりしていましたが、どうしても時間がかかるため、できるだけ事前に非同期に行うようにしています。
この情報提出の際に、送金方法を指定してもらいました。
今回は、日本国内向けと海外向けでフォームを分けることで多少は交通整理ができたのではないかと思います。分けずに作っていたら、表示言語は日本語英語並記になり、日本国内の方が銀行以外の送金方法を選択してしまったり、などの混乱が起きたかもしれません。日本国内は日本語が使えて銀行口座がある、という日本特有の前提が変わらない間はこの方式が良さそうです。
送金先登録フォームの締め切りは、次回はもうちょっと早い時期に設定しようと思います。締め切りは期限ギリギリまでにやるもの、とは考えていなくても、気がつくと期限ギリギリで動き始めるのが一般的な傾向だと思います（私も締め切りドリブンでいつも追われています）。そして、運営メンバーの忙しさもイベント直前にピークがやってきます。特に今回は送金テストも必要だったため、バタバタしてしまいました。
話が前後しますが、遠方支援の申込み自体も改善点があります。Googleフォームは送信専用なので、入力へのフィードバックや進捗共有は別の方法で行う必要があります。今回はメールでやりとりしましたが、メールだと申込者も運営側も進捗が分かりにくくなります。進捗がお互いに見える状態になっていれば行き違いや心配が減って、スムーズに進められるんじゃないかなあ、と思いました。そんなWebツールかサービスを知っている人がいたら教えてもらえると嬉しいです。また、遠方支援の申込み締め切りと確定の連絡も、早めたいところです。支援が確定するまで旅行の手配ができない、というケースもあるためです。PyCon USなどでは、第一ラウンド、第二ラウンド、のように複数回に分けていて、なかなか大変そうです。
他にも、フォーム作成時にもう少し気をつけたかったことがいくつかありましたが、それに気付いたのは当日チェックリストを作成してからでした（つづく）。
受付フォームまとめ
予約情報の提出と確認は、非対面で非同期で事前に行う
国内向けフォームと海外向けフォームを分けると混乱を避けられそう
締め切りは早めに設定したい
申込者への進捗共有がしやすいシステム、運用をしたい
技術8: 当日チェックリスト
Photo by Takayuki Shimizukawa
今どきは参加時のチェックインをQRコードの読み取りで行うことが多くなりました。例年のPyCon JPがどうだったかは忘れてしまいましたが（毎年参加者として受付に行ってるんですけどね・・）、今年はConnpass（イベント管理サービス）のQR受付機能が使えるようになったこともあり、来場者のQRを運営メンバーが読み取った時点で参加済み扱いになります。そのリストを遠方支援対象者リストと突き合わせることで、支援金を渡す相手が会場にいるか、をいつでも確認ができます。
支援対象者が会場に来ているかを早めに確認したい理由は、海外参加者への送金がだいたいうまくいかなかったためです。イベント期間を逃すともう渡せない、という事態は避けたかった。
そこで、次のような手順で参加状況の確認を半自動化しましたが、いくつかの問題もありました。
Connpassの参加者リストをCSVダウンロード（これが意外と手間）
用意しておいたSpreadsheetに取り込み（当日vlookupを組みました）
メールアドレスをキーにして突き合わせ（Connpassの参加IDにするべきだった）
支援対象者が来場済みかどうかを一覧で確認
Connpassの参加者リストを定期的にGoogle Spreadsheetに取り込む機能があったら嬉しいなあ、と1時間で10回くらいCSVダウンロードとインポートを繰り返しながら思いました。
支援対象者リストとConnpass上の参加者リストの突き合わせは、事前に VLOOKUPとか XLOOKUP で組んでおけばよかったですね。事前にそこまで頭が回らなかったので、次回は用意しておこうと思います。
LOOKUPのキーにはメールアドレスを使いましたが、何人かがGoogleフォーム入力とConnpassとで異なるメールアドレスを使っていて、しまった！と思いました。Connpassでの参加登録を前提としているので、Connpassの参加IDを入力してもらって、それをキーにすればよかったのですが、これまた思い至らず。しかも本名の表記もミドルネームが省略だったりで完全一致しなくてVLOOKUPをすり抜けてしまい.. 結局何人分かは名前の一部で検索して目視で確認する羽目になってしまいました。
色々ありつつ、支援対象者が来場済みかどうかを一覧で確認できるようにしたものの、運営メンバーのConnpassイベントが別で立っていてそちらのCSVも取り込む必要がありました。また、運営メンバーにQRチェックインが伝わっていないこともありました。「この人ずっと参加チェックマークつかないなー」と思ったら隣の受付ブースにいる運営メンバーでした。私はイベント運営メンバーではなかったので面識がなく、他の運営メンバーに教えてもらって事なきを得ました。
当日チェックリストまとめ
支援チェックリストを用意しておき、支払い方法、金額、受け取り完了を1つにまとめる
支援対象者の来場状況が手軽に確認できると安心
チェックリストには一意なキー（イベントサービスの参加IDなど）を用意しておく
参加者リスト（Connpassイベント）が複数ある場合に備える
まとめ
大前提として、遠方参加者に向けた支援は続けたい、と関係者全員で考えが一致しました。住んでいる場所や収入が参加のハードルにならないようにするのが、遠方支援の目的です。
支援するにしても、コストがかかります。支援するお金をどうやって用意するかも重要ですが、支援のための人的コストも無視できません。来年は、今年の調査結果を元に人的コストを下げて運用できるようにしたいと思います。
送金手段としては、国内は銀行振込が間違いなさそうです。海外対象者向けにはPayForexが最有力で、PayPalとWiseを併用するのが良さそうです。日本や各国の送金に関わる法制度がここ数年で大きく変わってきていて、法人アカウントで安定的に送金できるようになるには、もうすこし時間がかかるかもしれません。
安定した送金が行えそう、と期待しているPayForexについては、アカウント開設を終えています。送金テストをインドまたはインドネシアに向けて早めに行いたいところです。まずは協力者を探すところからですね。先日参加したPyCon APAC 2024 in Indonesia の運営メンバーに相談してみようかなあ。
