「TODO」と「タスク」。
俺なりの定義はこうだ。


・TODO
自分で「やっとかなきゃ」と言ってする仕事。
仕事を進めていく上で、かなり粒度が細かい。取りかかってから
終わるまで、短くて数分。長くて数時間程度の単位。
具体例：交通費精算、打ち合わせの議事録作成、既存資料の送付、など

・タスク
上司に「やってくれ」と言われてする仕事。
粒度がかなり大きい。取りかかってから終わるまで、数日から数週間。
もっと長いものもあるかもしれない。（俺の仕事にはそこまで長いのはない）
具体例：新規プレゼン資料の作成、来年度の販売計画立案、など



ところがだ。

多くの場合、これらは「仕事」として一緒くたにされてしまったりするわけだ。


そうなると、TODOリストは例えば以下のようになる。

　

重い。
なんか重い。

見るだけでウンザリ。
全然やる気にならない。

なんでこんなに重いのか。

それは、TODOリストとして作成したこのリストなのに、

「TODO」だけではなく「タスク」も混じっている

からだ。

では、ということで、このTODOリストから「タスク」を削除してみる。



・・・まぁ、正直面倒くさそうなことには代わりはないが、それでも劇的に軽くなった。
交通費精算で30分、議事録1時間、資料を送るのは5分。
午前中には片がつきそうだ。（そうならないこともままあるが、まあ今はそれはいい）

順番だが、基本的には軽い順で片付けていくのがいい。
TODOが減っていく方が気分的にいいからだ。
軽いのを片付けたときのテンションで他のもやっつけちゃうイメージだ。

TODOの片付けやすい理由は、仕事の単位が小さいからだけではない。
そこに不測の事態が入り込みにくいので、

取りかかる前の「不安感」が少ない

というのが大きい。

俺たちが物事を先延ばしにする原因はなにか。
いろいろあるだろうが、俺の場合は
未来に対する漠然とした「不安感」
というのが大きいように思っている。

例えば、俺が大嫌いなものの一つに、留守電がある。

会社携帯に留守電が入っていることに気づいたときのウンザリ感。
留守電はビックリ箱だ。

再生ボタンを押すと、いったいどんな面倒臭いことが飛び出してくるのか、わからない。
想像しただけで憔悴する。

留守電の再生という、こんな簡単なことだけでも、ついつい
先延ばしにしてしまう。

なぜなら、漠然と怖いからだ。
つまりは「不安感」だ。

仕事自体にも同じことがいえる。

単位が大きな仕事は、なにやら漠然としていて何から手をつけていいかわからない。
何かとてつもなく面倒くさいことが隠れている気もする。

始めてみればいろいろとわかるのだろうが、まず始めるというところまで行き着くのが大変だ。

始めるのが嫌だ。始めるのが怖い。
どうもそういうことが無意識に作用しているのではないかと
思っている。

その点、TODOレベルの仕事ならそこまでの不安はない。
不測の事態が入り込む余地がそもそも少ないのだ。

交通費の精算。
確かに面倒は面倒だが、そこにどんな不測の事態が隠れているか。
経験上、そういうことはあまりない。
じゃーしょうがねぇ、やるか、というノリでできる。これがTODOだ。

というわけで、俺の中でのTODOリストについての結論はこうだ。

• 単純にTODOリストを作るだけでは、面倒くさい感が山盛りになる
• そこから怖い「タスク」を除外し、本当のTODOだけのリストを作る 
• その子たちは怖くない。さっさと片付けてしまうことが可能 

これでずいぶん楽になる、というのが俺の結論だ。

いやいやいや、タスクの方はどうすんのよ。それこそほっといたら
ダメでしょ！という突っ込みは当然あるでしょう。
わかってます。それもちゃんと書きます。

まずは、参考になれば幸いです！！

タスクのやっつけかたについて。 

TODOはかわいいが、タスクはやっかいだということはわかった。
その理由はタスクの方が粒度が大きく、何が隠れているかよく見えないからだ、
ということも理解した。

しかし、タスクの攻略も実はそれほど困難ではない。なぜならば、

タスクはTODOの集まり 

だからだ。

タスクというのは実は多くのTODOが集まって構成されている。
つまり 事前に細かく分解してやれば、あとは一つ一つ簡単にやっつけることができる。

では例として、


というタスクを考えてみたい。

（いや、俺はそういう仕事してねーし、と思うかもしれないが、これは
あくまでもやっつけ方の例だ。それに、俺もそういう仕事はしてない。
そんなわけで、内容までは鵜呑みにしないでほしい）

それではこのタスクを分解してみよう。

まず、大項目として「プレゼンをする」というのがある。これを書き出す。
書き出す先は紙でもいいが、追加や編集が多いのでできればPCがいい。



漠然としすぎていて怖い。
漠然としているのは粒度が大きすぎるからだ。

というわけで、これを切り刻んでいく。
まず、プレゼンをするに当たってやらなければならないことを
挙げていく。そのときは一段字下げするのがよい。



このように分解された小さなタスクのことを「サブタスク」という。

ちなみに、「不明点の確認」というのは、どんなタスクでも必ず
登場するサブタスクで、しかも非常に重要だ。

ここは力を入れて考える。
無理矢理ひねり出すくらいでちょうどいい。
実は不要だったという項目は必ず出てくるが、消すのは1秒もかからないので気にする
ことはない。
あとで足りなかったことに気づくよりは100倍いい。

この例ではたぶんこんな感じになる。

　
すごい。
あの漠然としていたタスクが、一瞬でここまで分解できてしまった。

次は各タスク、サブタスクのステータスを記入する。
ステータスとは状況のことだ。具体的には以下のようになる。

　

どうだろう。
タスクの進行状況が手に取るようにわかる。
これを頭の中に漠然と置いておくということがいかに恐ろしい行為であるか実感してしまう。

さて、お気づきの通り、この段階ですでにタスクからTODOレベルに
分解できた項目がいくつもある。

最初の段階でタスク全体をすべてTODOまで落とし込めれば理想的だが
それはまず不可能だ。

というわけで、この段階で早速、潰せるTODOを潰しにかかる。 

不明点の確認だ。

仮にこの仕事を自分に依頼してきたのが名無し課長だとしたら、
以下のようなメールを出す。



早ければ早いほうがいい。

依頼された直後にこれをスパッと出せると、受け取った相手は、コイツの仕事はソツがない、という印象を持つ。

実にすばらしい。

ちなみに、「顧客連絡先」については質問していない。
なんでも丸投げすればいいというものでもないからだ。
連絡先は社内の担当がわかればそっちに尋ねるのが適切だ。

さて、早速アクションが一つ終わった。

アクションが終わると、ステータスが変わる。
それを更新する。 

具体的には以下の通りだ。

　

ほとんどの項目が「待ち」になった。これはいいことだ。
待っている間はそのサブタスクは進めることができない。
つまり、やらなければならないサブタスクが絞られたということを意味する。

また、「顧客連絡先」はさらに分解できることがわかった。
サブとして「顧客担当に尋ねる」を追加した。

さて、これだけのタスクリストの中で、未着手なのは一つだけだ。
進んでいる感を感じる。

では、次は現在未着手の「資料の作成」を分解する。

さて、次は敵の本体「資料の作成」タスクの分解だ。

ここまで大きいサブタスクだと、当然のことながら「不明点の確認」
サブタスクが必要になる。

この「不明点の確認」サブタスクは本当に重要なので、いらないんじゃないかと思っても「念のため登場させる」くらいの気持ちの方がいい。



これは健常者でも同じだと思うが、今まで俺たちは、学校や職場で「わからない」と言ったためにいろいろと嫌な思いをしてきた経験がある。

そのせいで、わからないことについて無理にわかったつもりになったり、見て見ぬふりをする変な癖がついていることが多い。

だが、ここではそれは悪い方にしか作用しない。

むしろ、

わかったつもりになっている不明点を掘り起こして、白日の下にさらす。 

それが重要な能力だ。

ということで、不明点を挙げていく。

　

本当はもっとたくさんあるだろうが、例が複雑になるので、ある程度絞った。

まず最初に「資料の締め切り確認」というサブタスクが出てきた。
これは、今の段階では「プレゼンの日程」がわからないため、締め切りも決めようがない。

このように、タスクのステータスが、別のタスクのステータスに依存するケースがよくある。

最初の頃は、タスク依存が発生すると、この2つを頭の中で勝手にまとめてしまって、ここに書き出さないというミスを犯しがちだ。

つまり、「日程わからなきゃ締め切りも当然わからん」という理由で
「つまり、日程がわかれば自然に締め切りも決まる」「だから不明点ではない」という誤解をしてしまうのだ。

これは大きな誤りだ。

ほとんど同じもののように見えても、まずは別々に書き出す。

これが基本だ。

最初の頃はわかりづらいが、タスク間の依存の仕方には実は2種類ある。
「完全依存」と「部分依存」だ。


・完全依存
例えば、「作業場所の確認」と「交通費精算」というタスクがあると
すると、交通費は作業場所に「完全依存」している。作業場所が
決まれば、交通費も自動的に決まる。
（細かいことを言うといろいろあるが、無視可能と考えてよい）

・部分依存
今回の「プレゼンの日程」と「資料作成の締め切り日」は部分依存の例になる。
プレゼンの日程が決まらないことには資料作成の締め切り日は
決められない。しかし、プレゼンの日程が決まっても、
締め切り日は自動的には決まらない。



なぜ自動的には決まらないのだろうか。


社会人経験があれば、プレゼン日程の前日までに資料を用意すればいいなどとは思わないだろう。
顧客から、事前に見ておきたいから資料を3日前までに送ってほしい、と言われるかもしれない。
資料ができたあと社内レビューをして、関係者の合意も取り付けないといけない。
もし事前に合意しておかないと、万が一プレゼンがうまくいかなかったときに、自分だけの責任にされかねない。
レビューをしたら、そこで出た意見も取り込むことになる。
当然、資料の再編集も必要になるはずだ。
その日程も取っておかないといけない。
プレゼンに実演が含まれているとしたら、それを鮮やかに決めるために
予行演習もしないといけない。そこでモタついたらご破算になって
しまう。

このように、タスク間の依存関係はほとんどの場合「部分依存」だ。

なぜ「部分」なのか。
それを考えると、今の段階では想定していなかったタスクが泉のようにわき出してくるのでおすすめだ。

今一度タスクリストにそれらを反映する。

　

だんだん数が増えてきた。
ここでやらなければならないことが多いことを恐れてはならない。
見て見ぬフリをしたところで、やらなければならないことが減る
わけではない。
むしろ、書き出したものの中には、省略可能なものも含まれている。
それを合理的な理由とともに「やらないことにする」こともリストに書き出すことの利点でもある。 。

で、そろそろ「いや、これ作るのけっこうしんどくないか？」という気がしてくる頃かもしれない。

というわけで、タスクリストの作成を手助けしてくれるツール、具体的にはWindowsで走るソフトウェアを、フリーのものを中心に紹介していきたいと思う。

まず簡単には、箇条書き＋字下げ機能があればそれだけでずいぶんリストが作りやすくなる。
Wordがすでにインストールされていれば、上記の機能はすでにあるし、既にインストールされているしで、とっかかりは一番楽だ。

もうちょっと効率的にやりたくなってきた場合にはツールのインストールをおすすめする。

このジャンルでは「マインドマップ」と言われる、頭の中を整理するための方法があり、そのためのツールがタスク整理にけっこう向いている。
ありがたいことにフリーのツールがけっこうある。

http://freesoft-100.com/pasokon/mind-map.html

メジャーなのはXMindとFreeMindの2つだ。

XMindはシェアも高く、機能も多い。
ただ、多機能すぎる部分があるのと、デフォルト設定ではフォントや
サイズがいまいちなのと、さらにそのデフォルトがが変更できないという
欠点は、見た目にこだわる人には厳しいかもしれない。



XMindがメジャーになる前は、FreeMindがこの分野ではトップだった。
シンプルで使いやすく、特に各項目にアイコンをつけられるのがタスク管理には便利だ。
ただ、タスク管理に使うには横長になりやすいのがちょっと欠点だ。



一長一短あるので、実際に試してみて合う方を選ぶのがいいと思う。

まずちょっと復習。

• タスクは細かく分けることによって最終的にTODOにできる。 
• TODOにできれば実行できる。これが重要。
• 「不明点の確認」というサブタスクは大事。積極的に作る。 

といったところだろうか。

ではタスクリストに戻る。
そうこうしているうちに、課長から返信が来る。こんな感じだ。



尋ねたことの半分もわからなかったが、まあそういうことはよくある。

課長からの返信は少々物足りなかったが、でもこれでタスクリストは
以下のように進んだ。

　
すごい。3つ完了した。

やっぱりTODOが完了すると進んでいる感じがする。
仕事を進めている自分に酔いしれる。

というわけで、早速担当営業の素虎寺くんにいろいろ質問したいところだが、
ちょっと待ってほしい。

行き当たりばったりではダメだ。アホかと思われる。

デキるADHDはここがひと味違う。

まずはタスクリストにまとめるところから始める。

　

認識あわせと言っても漠然としてはいけない。
何の認識を合わせるのか、事前に計画してこそだ。

（ちなみに、ミーティングの冒頭では、「今日決めたいことはこれとこれと
　これです」と箇条書きにして、「他にありますか？」と尋ねるのがいい。
　頭が良さそうに見える。）

というわけで、素虎寺君との認識合わせのタスクができた。
スケジュール調整はTODOレベルなのですぐにできる。

あ！会議室取るの忘れてた！

ってのも俺たちのお約束だが、タスクリストに載せておけば
そんなことは起こらない。

こんなカンジでタスクを進めていく。

面倒に見えるかもしれないが、慣れるとこれが快感に変わる（本当に）。
どういう快感かというと、健常者と同レベルか、もしくはそれ以上に
ソツなく仕事が進んでいく快感だ。

これは、旅行に行くときに下調べをしてからいくのに似ている。

旅行に行くときは普通、うまい料理や店、観光スポットなどを事前に調べていく。
（俺はそんなことできないぜ！とかいうどうでもいいレスは不要）

ところが仕事となると、多くの人は何故かけっこう行き当たりばったりだ。
だからいろいろ抜け漏れが多い。

しかし、タスクリストを事前に作ると、計画ができるという効果だけではなく、その時点で仕事のリハーサルをするような効果がある。

イメージトレーニングと言えば、よりわかりやすいかもしれない。

俺は朝会社に行くと、まずタスクリストを開く。

そして、それに従って仕事を進めていく。

何をすればいいかがそこにすべて書かれているのだから、本当に楽だ。
 
もちろん抜け漏れを完璧になくすことはできないが、リストを
作らずに頭の中だけで仕事を進めるというのは俺の中では既に
完全に論外だ。

最後に簡単にコツや注意点のようなものを。

・このリストの目的 

このリストは、頭の中にあるものを全て視覚化することにある。
漠然と頭の中に置いておくと、それはその瞬間瞬間で、出てきたり消えたりする。
そんなものを基準にして仕事を進めるのは危険だ。
そうではなく、頭の中のものを、全部紙なりPC上なりに出してしまう。
一度出したものは、自然には消えることは絶対にない。
それを整理しながら仕事を進めるのがこのリストの目的だ。

・美しくなくてもよい 

こういうリストのようなものを作ると、見た目も美しくまとめたくなるが、
これは人に見せるためのものではない。
美しさという観点は不要だ。
むしろ、美しくしようとすると、本来書かなければならないことを省略してしまうという副作用が起こりやすい。
何度も言うが、頭の中にあるものを一度全部出すことが大事だ。
ごちゃごちゃしているものを整理するのが目的なのだから、最初から
美しかったら逆におかしい。

・形式にとらわれない 

ツリー構造は見やすいが、これにとらわれる必要はない。
単文で表現が難しかったら、文章で書いてしまってもよい。
また、タスクだけではなく、メモのようなものも書いた方がいいことも多い。
例えば、頭の中で漠然と「素虎寺ってちょっと頼りないんだよな」と思っていても、じゃあどうするという行動を起こすところまではなかなかつながらない。。

しかし、タスクリストに「素虎寺に確認するだけで十分か？」と
メモ書きをすれば、それにどう対応するかという具体的なタスクを起こしやすい。

人のためにやることではない。自分のためだ。
自分がよければそれでいい。

形式にとらわれることなく、試行錯誤しながらどんどん自分が使いやすいように改善していくのが正解だ。

こんなカンジだ！
どうだろう？


俺の実感としては、慣れているということも多少はあるかもしれないが、ふと立ち止まって3分間、という感じでタスクを作り、分解することができる。

そういう時間が一日のうち、3,4回あるだろうか。
多くても延べ15分程度の時間だ。

それだけで仕事の効率が全く違う。
本当に楽だ。
これはやらない手はないと思っている。


参考になれば幸いだ！