ビジネスの読書メモ

◎「チーム術」を実践する６ステップ・２５のツール

１．現状を見える化する
（１）朝メール
　　　時間の見積りと優先順位を共有する
　　　・時間は１５分単位で考える
　　　・業務とそれにかける時間（時間見積もり）をセットで考える
　　　・残業は見込まず、就業時間内で終わるようにスケジュールを立てる
　　　・各業務に優先順位をつける

（２）夜メール
　　　実際にかかった時間を振り返る
　　　・時間見積もりと実際にかかった時間の差異
　　　・反省点とよかった点
　　　・翌日の予定

（３）１週間記録シート
　　　時間の使い方の傾向を把握する
　　　・夜メールをもとに作成。傾向がわかれば十分。ただし、就業時間と残業の
　　　　区分はしっかりしておく。

（４）業務分析シート
　　　業務の種類ごとに時間を集計する
　　　・１週間の業務時間を項目ごとに集計する。


２．課題とビジョンを共有する
（５）課題発見シート
　　　ワークとライフの自己評価
　　　○ワーク
　　　　①生産性・・・5段階で自己評価
　　　　②成果・・・会社やチームへの貢献を定量的なもの、定性的なものに区分
　　　　　　　　　　して記入。
　　　　③直近１年間の月間労働時間・・・会社の公式の記録ではなく、チームの
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　業務改革のための試行であることを説
　　　　　　　　　　　　　　　　　　　　明しておく。
　　　　④自分の生産性（①）の高低を判断した理由
　　　　⑤理想と行動
　　　○ライフ
　　　　①仕事以外の時間の充実感
　　　　②成果・・・直近１年間の仕事以外の成果を書く（結婚、趣味、勉強など）
　　　　③１日の時間の使い方・・・平日と休日それぞれの平均的な過ごし方を記入
　　　　④仕事以外の時間の充実感（①）を判断した理由
　　　　⑤理想と今後の行動

（６）見直し面談
　　　一人ひとりの気付きを深める
　　　・朝メール、夜メール、１週間記録シートを見て各メンバーの時間の使い方
　　　　を探る。（特に残業）
　　　・業務分析シートを見て、かける時間を減らせそうな業務を見て削減目標を
　　　　決める。

（７）チームビジョン
　　　会社の方針をチームに落とし込む
　　　・マネジャーは自分の言葉でチームのビジョン、数値目標をつくる
　　　・「利益」を意識させるためにコスト情報をオープンにしておく

（８）カエル会議
　　　チームで問題意識を共有する
　　　・見直し面談の内容をチーム全体の会議でフィードバック

（９）ドリームミーティング
　　　年に数回ビジョンを語り合う
　　　（例）１日かけてディスカッションを行う
　　　　　　・フリーディスカッション：会社の目標・部門の目標を自由に話す
　　　　　　・個人の目標も自由に話す
　　　　　　・付箋に書き出し、カテゴリー別に分類
　　　　　　・チームの目標に落とし込む
　　　　　　・目標とそれに伴う数値を設定する
　　　　　　・メンバー全員が目標・数値に関する背景について共通認識を持って
　　　　　　　いるため、行動のベクトルが揃う

３．仕事の中身と分担を見直す
（10）ムダトリ会議
　　　業務を仕分けしてムダを省く
　　　・１週間記録シートを持ち寄り、利益に直接つながる「コア業務」と内部向
　　　　けの「ベース業務」に区分する。
　　　・「ベース業務」をさらに細分化する。
　　　　①やめる
　　　　②減らすためのルールを作る
　　　　③人の力を借りる（アシスタント振り分けやアウトソース）
　　　　④標準化（マニュアル化）する
　　　　⑤やり方を変える
　　　　⑥部長決定の保留案件にする
　　　・メンバー個人とチームで定量的な目標設定を行う

（11）引き継ぎマニュアル
　　　今日入った人もすぐに動ける
　　　・作業の手順、主な連絡先、よく使うメール文面の雛型、関連資料の保管場
　　　　所、これまでの打合せ等の議事録、変更した日付＆変更した人の名前など
　　　　をセットにしてまとめておく。

（12）マルチ担当制
　　　１人が複数＆１ヵ所を数人で担当
　　　・業務ごとにメイン担当・サブ担当を配置
　　　・新入社員は短時間労働者と組ませる
　　　　→「１人で責任を持つ時間」が発生することで、新入社員の仕事の覚え方
　　　　　が飛躍的に早まる

（13）ミニドミノ人事
　　　メンバーの休みをチャンスに
　　　・職位・賃金はそのまま。能力とやる気に応じて期間限定で上の職位の業務
　　　　を代行。期間内の評価が高ければ次の人事のタイミングで昇進→ポジショ
　　　　ンと役割で人は育つ

４．評価ポイントを見直す
（14）プラスα評価
　　　助け合いと効率化を評価する
　　　・チームを変える３つの評価ポイント
　　　　①人を育てあうこと
　　　　②時間を意識すること
　　　　③結果に至るプロセスを重視すること
　　　・具体的には次の２点を加える
　　　　①成果を上げるときに「誰の情報提供やサポートを受けたか」
　　　　②成果を上げるときに「どれくらいの時間をかけたか」

（15）全員メンター制
　　　育て合う習慣をつくる
　　　・メンターをマネジャーが決め、メンターをするメンバーの育成もはかる
　　　・メンターの役割
　　　　①朝メールへのフィードバック
　　　　　業務の優先順位の確認、見積もり時間の確認、個別業務へのアドバイス
　　　　②夜メールへのフィードバック
　　　　　実際の成果と所要時間の確認、できたところをほめて次につなげるアド
　　　　　バイス、できなかったところの改善アドバイス
　　　　③上のマネジャーに仕事ぶりを報告
　　　　　「ほめること、できたこと」を優先して報告
　　　　④育成方針を他の社員と共有
　　　　　「ほめるポイント」と「注意の仕方のポイント」を共有
　　　　⑤面談する
　　　　　「朝メール」「夜メール」から課題を見つけ、時期を選んでアドバイス
　　　　　する
　　　　⑥課題を与え、解決の相談に乗る
　　　　　チャレンジの機会を与え、与えた後にも指導・相談に乗って成功体験に
　　　　　導く

（16）ほめ９：ダメ１
　　　効果的なほめ方で意欲を引き出す
　　　・ほめるためのテクニック
　　　　①人を介してほめる
　　　　②プロセスをほめる
　　　　③人を助けたことをほめる
　　　　④皆の前で／皆でほめる
　　　　⑤存在そのものに感謝する

（17）アクションシート
　　　成果へのプロセスを読み解く
　　　・アクションシートで重要なのは「達成できなかった要因」を分析すること

５．仕事の進め方を変える
（18）カンタンIT
　　　いつでも誰でも情報共有
　　　・メールがすべての基本・・・メールのタイトルはわかりやすく、メールの
　　　　　　　　　　　　　　　　　内容は重要なこと・決定事項から、判断の選
　　　　　　　　　　　　　　　　　択肢を用意
　　　・メーリングリストを活用

（19）全部議事録
　　　会議をはじめ、全業務を「記録化」する

（20）スキマ面談
　　　ランチや移動時間を活用する

（21）在宅勤務システム
　　　育児・介護メンバーも通常戦力に

（22）スキマ備忘録
　　　「即時アウトプット」で時間を節約
　　　・会議や打合せが終わるたびに要点をまとめたメモをつくる。作成時間はス
　　　　ケジュールに組み込んでおく。

（23）ミニ締め切りルール
　　　仕上がりの質を確保する
　　　・チェックを入れるタイミングを決めておく

６．変化を周囲に広げる
（24）変化報告シート
　　　チームの変化を人事部にプレゼンする
　　　・課題発見シートを比較

（25）カエル！ジャパン
　　　政府の取り組みにうまく乗る