Evernoteの整理術。ノートブックやタグは情報のフィルターと考えれば良い

Evernoteで目的の情報（ノート）を絶対に探し当てる方法があります。それは、全ノートの一覧を頭からケツまでを見ることです。当然っちゃあ当然なんですが、これ、意外と盲点じゃないですか？

しかし、ここに「素早く見つけ出す」という条件を付け加えると、少し頭を悩ませる事になりますね。

肝となるのが「スタック」「ノートブック」「タグ」の使い方でしょうか。これがキレイにまとめられて、整理整頓がシッカリできていると、Evernoteを使うのが楽しくなります。

では、どうやって管理しましょうか。……と言うのが、結構みなさん悩まれる所ではないでしょうか。というか、私もかなり苦労して今の形に落ち着いたので、偉そうに言えないんですけどね。

この「スタック」「ノートブック」「タグ」には、人それぞれ色んな役割を持たせている事と思います。そんな中で、一つ私からのアイデアをお話ししましょう。

ヒントは、フィルターです。

全ノートの中から絞り出していくイメージ

「スタック」も「ノートブック」も「タグ」も、その役割は「フィルター」のようなものです。あの、コーヒーのフィルターです。

イメージとして、全てのノートの中から、自分の条件に合致したものだけを絞り出したいわけですからね。フィルターを使って厳選していくわけです。

例えば、Evernoteの中に10,000のノートが入っているとします。「自分の必要としている情報は、必ずこの中にある」という事さえ分かっていれば、この10,000のノートの中からゴリ押しで探すこともできます。

ただ、それだと時間がかかってしまう。だから、何か条件を指定して、ノートを絞り込んでいくんです。

「ウェブクリップ」というスタックの中を調べる。それはイコール、「すべてのノートの中からウェブクリップに関するノートだけを表示させる」という事を意味します。これで1,000ノートまで絞り込めました。

1,000のノートの中であれば、10,000のノート一覧から探すよりは楽そうです。ただ、それでもやっぱり時間がかかりそう。

そこで次に、「ウェブクリップ」というスタックの中から「IT関係」というノートブックの中を調べます。1,000のノートの中から、より濃い情報を絞り出すわけです。これで100ノートまで絞り込めました。

100のノートであれば、一覧を5分も眺めれば必要な情報が取り出せそうです。これだけでも整理整頓はできている方なんじゃないでしょうか。

「それでも多い！」「もっと候補を絞り込みたい！」となれば、タグを利用します。もしくはキーワード検索するのも良いでしょう。ここまでして、ようやく10個のノートに絞り込めました。

目的の情報をEvernoteから引っぱり出す時、誰でも少なからずこういう過程を通るんじゃないでしょうか。

もし、これから「ノートブック」や「タグ」の整理整頓をしようと考えている方がいらっしゃれば、その時はこの「フィルター」を意識してみると良いかもしれません。

どんなフィルターを通したいか

つまり、「ノートブック」や「タグ」の付け方の一つの考え方として、「今後自分はどんなフィルターを通すだろうか」という視点で考えてみると、整理しやすいかもしれません。

Evernoteの中には大量のノートが入っている。その中から必要な情報を得たいと思う時、自分ならどんなフィルターにかける事が多いだろうか。これを考えると、ノートブックの名付けのヒントになりそうです。

私はこれを自然とやっていたようです。「更新性の少ない、ある程度普遍的な情報はすぐに取り出したい」と思ったから「Note」というスタックを作り、「その中でも、自分に関する情報だけに厳選したい」と思ったから、「個人」というノートブックを作りました。

こんな考え方でノートブックやタグを付けていけば、意外と迷わず、すんなりカテゴライズが出来てしまうんです。

何より重要なのは「絶対にある」という前提

この方法が有効なのは、ある１つの前提条件があるからです。

それは「自分が欲しいと思った情報は、Evernoteに必ずある」と言うこと。言い方を変えれば「欲しい情報がEvernoteに入っている事だけは確実であり、分かっている」という状態です。

この確信がなければ、今までお話しした整理術は何の意味もありません。99%でもダメです。100%の確信がなければ機能しません。わずか1%だったとしても、「いや、もしかしたら違う所に保存したかも」と不信を感じたなら、欲しい情報は得られないでしょう。

Evernoteと自分とは、信頼という細い糸で繋がった上に成り立ちます。

だからこそ、「どんな些細な事も、まずはEvernoteに入れる」「情報は一度Inboxに集約する」「得た情報は必ずEvernoteの一度通す」など、ルールをシッカリ決めるべきだと今まで話してきたんです。

あとがき