Juurdepääsupiirang

Avaliku teabe seaduse (AvTS) § 35 lõige 1 loetleb teabe, mille teabevaldaja on kohustatud tunnistama asutusesiseseks teabeks. See tähendab, et kui asutus saab dokumendi, mis sisaldab juurdepääsupiiranguga teavet, siis tuleb see dokument tunnistada asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks.
 
Lisaks tuleb vastavalt AvTS § 41 lõikele 4 teavitada juurdepääsupiirangu seadmisest nii dokumendi saatjat, kui saatja on teabevaldaja avaliku teabe seaduse mõistes. Samuti tuleb teavitada kõiki teisi, kellele sama dokument on edastatud. Põhimõte on selles, et sama dokument ei oleks ühes asutuses piiranguga ja teises avalik.
 

Juhul, kui lisad on eraldi dokumendina, siis märgitakse juurdepääsupiirang ainult lisadele ning põhidokument avalikustatakse, kui dokumendiregister seda võimaldab. Kui aga lisasid dokumendist lahutada ei saa, siis kehtestatakse juurdepääsupiirang kogu dokumendile ja seda dokumendiregistri kaudu ei avalikustata. 

Teabenõude esitamisel väljastatakse ainult see osa, mis ei too kaasa juurdepääsupiiranguga teabe avalikustamist.
 

Riigihangete seaduse (RHS) § 110 lõike 5 järgi on pakkumus konfidentsiaalne kuni eduka pakkumise selgumiseni. Pärast pakkumuse edukaks tunnistamist saab pakkumus olla piiranguga ulatuses, mis sisaldab mõnda muud piiranguga teavet. 

Kui üldjuhul peab teabe tunnistama juurdepääsupiiranguga teabeks teabe looja, siis olukorras, kus kohus ei ole seda märget teinud, peab seda tegema teabe saaja. 

Avaliku teabe seaduse § 35 lõike 1 punkti 1 kohaselt on kogu kriminaal- ja väärteomenetluses kogutud teave juurdepääsupiiranguga, välja arvatud teave, mis avalikustatakse eelnimetatud seadustikes sätestatud tingimustel. Samuti võib teabevaldaja tunnistada juurdepääsupiiranguga teabeks tsiviilkohtumenetluses riigi kui menetlusosalise huvisid kahjustada võiva teabe kuni kohtulahendi tegemiseni. 
 

Teenistussuhteid reguleerivad käskkirjad tuleb dokumendiregistris registreerida ja võimaldada dokumendiregistri kaudu neile ka juurdepääs, kui käskkiri ei sisalda isiku eraelu kahjustada võivaid andmeid või muud piiranguga teavet. 

Ainult ametniku või teenistuja nimi käskkirjas ei anna alust dokumendile piirangu kehtestamiseks. 

Kui dokumendid, mida seadus kohustab dokumendiregistris registreerima, registreeritakse muus registris või infosüsteemis, siis tuleb dokumendiregistri juurde lisada vastav link, mille kaudu on sellised dokumendid leitavad (nt link Riigi Tugiteenuste dokumendiregistrile, kus avalikustatakse ametnike puhkuse ja lähetuste käskkirjad).

Juhul, kui käskkiri sisaldab eraelu puudutavat teavet (näiteks puhkuse andmine lapsinvaliidi hooldamiseks vms), siis kehtestatakse dokumendile juurdepääsupiirang. Sellist dokumenti on võimalik küsida teabenõude korras ning sellisel juhul väljastatakse dokument ulatuses, mis piiranguga teavet ei sisalda. 

Siseauditi aruannetele kehtib juurdepääsupiirang kuni lõpparuande valmimiseni ja kinnitamiseni (mitte aga viis aastat). Avaliku teabe seaduse (AvtS) § 35 lõike 1 punkti 18 kohaselt on teabevaldaja kohustatud tunnistama asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks siseauditi aruanded enne nende kinnitamist asutuse juhi poolt. 

Juurdepääsupiirangu kehtimise seisukohalt ei oma tähtsust, kes lõpparuande kinnitab – kas asutuse juht või auditi juht. Juurdepääsupiirangu seadmise seisukohalt omab tähtsust, kas tegemist on töödokumendiga (eelnõuga) või juba kinnitatud aruandega.

Juhul kui lisaks aruandele koostatakse veel eraldi kokkuvõte ning asutuse sisekorra kohaselt kinnitatakse ainult kokkuvõte, kehtib juurdepääsupiirang ka põhidokumendile kuni kokkuvõtte kinnitamiseni.

Avaliku teabe seaduse (AvTS) § 35 lõike 2 järgi võib asutuse juht asutusesiseseks kasutamiseks mõeldud teabeks tunnistada ka õigustloovate aktide eelnõud ning dokumentide kavandid ja nende juurde kuuluvad dokumendid, kuid kindlasti mitte viieks aastaks. 

Õigustloovate aktide eelnõudele võib juurdepääsupiirangu kehtestada enne nende kooskõlastamiseks saatmist või vastuvõtmiseks esitamist (s.t enne nende asutusest väljasaatmist) ning dokumentide kavanditele ja nende juurde kuuluvatele dokumentidele enne nende vastuvõtmist ja allkirjastamist. Kui eelnimetatud dokumendid on vastu võetud ja allkirjastatud, siis AvTS § 35 lõike 2 punkide 1 ja 2 alusel enam piirang ei kehti.

Tähtis on meeles pidada, et AvTS § 35 lõige 2 annab teabevaldajale vajaduspõhise võimaluse kasutada juurdepääsupiiranguid, erinevalt AvTS § 35 lõikest 1, kus teabevaldaja on kohustatud määrama vastavaid juurdepääsupiiranguid.

See tähendab seda, et AvTS § 35 lõige 2 annab piirangu kasutamise võimaluse, kui esineb reaalne ja põhjendatud vajadus, mis on ühtlasi ka asjakohane. 

Oma valikut peab teabevaldaja olema valmis teabenõudjale ka põhjendama. Alati saab kasutada dokumendile läbivat kavandi märgistust ja anda juurde lisaselgitused, et lõppversioon veel muutub.

Esmajärjekorras on dokumentidele juurdepääsupiirangu seadmise õiguslikud alused kirjas avaliku teabe seaduse §-s 35.
 
Lisaks tuleb arvestada võimalusega, et juurdepääsupiirangud ning juurdepääsu korrad võivad tuleneda ka valdkondlikest eriseadustest või välislepingutest. Kui piirangu alus tuleneb mõnest eriseadusest, siis tuleb lisaks AvTS § 35 lõike 1 punktile 19 lisada ka täpsem viide eriseadusele (nt PPVS § 4 lõige 5). 

Kui dokumendile kehtib mitu juurdepääsupiirangu alust, siis märgitakse need kõik (nt võib mõnda IT-lahendust kirjeldav dokument sisaldada nii ärisaladust, kui ka teavet tehnoloogiliste lahenduste kohta – mõlemad on eraldi juurdepääsupiirangu alused).

Ebaausa konkurentsi takistamise ja ärisaladuse kaitse seaduse (EKTÄKS) § 5 lõike 2 järgi on ärisaladus teave, mis vastab kõigile neile tingimustele:

• see ei ole kogumis või üksikosade täpses paigutuses ja kokkupanus üldteada või kergesti kättesaadav nende ringkondade isikutele, kes tavaliselt kõnealust laadi teabega tegelevad;
• sellel on kaubanduslik väärtus oma salajasuse tõttu ja;
• selle üle seaduslikku kontrolli omav isik on asjaoludest lähtuvalt võtnud vajalikke meetmeid, et hoida seda salajas. 

Ettevõtja saab määrata kindlaks ja märkida ära teabe, mis vastab ärisaladuse tingimustele ja mida ta põhjendatult loeb oma ärisaladuseks.

Teabevaldaja kohustuseks on hinnata, kas ettevõtja poolt ärisaladusena määratletud teave vastab ka tegelikkuses EKTÄKS § 5 lõikes 2 toodud tingimustele. Kui leping sisaldab mingis osas ärisaladust, siis soovitame see pooltel ka lepingus fikseerida. Teabevaldajal on hilisemalt oluliselt keerulisem uurida, mis osa lepingust on ärisaladust sisaldav. Teabenõude täitmisel kaetakse kinni üksnes üksikud sõnad, laused või lauseosad, mis on ärisaladus. 

Soovitame avaliku teabe valdajatel juba lepinguid sõlmides oma partnereid teavitada, et kõik lepingud saavad suures osas avalikuks. 
 

Eristada tuleb kahte nimekirja etappi – nn kutsutute nimekirja ja osavõtjate nimekirja. Avaliku sektori asutus peab olema mõlema nimekirja väljaandmiseks valmis. Kindlasti ei ole põhjendatud lugeda eelnimetatud nimekirju dokumendi kavandiks kuni vastuvõtupäevani põhjusel, et äkki keegi teatab loobumisest hiljem või jääb lihtsalt vastuvõtule tulemata.

Kutsutute nimekirja saamisele tekib avalikkusel õigus sellest hetkest, kui nimekiri on valmis.

Valmisolevaks saab seda pidada siis, kui selle alusel on kutsed välja saadetud. Kuna pärast seda võib nimekirja tulla veel muudatusi, siis lõplikult valmis on see pärast osalemisest teatamise aja möödumist. 

Samas tuleb siin silmas pidada seda, et kui nimekirjas on lisaks isikute nimedele sellist teavet, mis võib riivata kutsutavate privaatsust (näiteks Mari Maasikas leinalaagrist või isiku kodune aadress ja telefon), tuleb riivet põhjustav osa kinni katta. Kui asutus ei tea, kas näiteks leinalaager on Mari Maasika silmis tema privaatsust riivav, siis on mõistlik kutsutava käest üle küsida.

Küsida tuleks ainult sellised andmed, mis on tingimata vajalikud ehk siis nii vähe kui võimalik ja nii palju kui on tingimata vajalik.

Näiteks kui sellise nimekirja juures ei ole isiku kontaktandmeid vaja, siis neid ka küsima ei peaks.
 

Tulenevalt avaliku teabe seaduse (AvTS) § 12 lõikest 2 ei pea raamatupidamisdokumente dokumendiregistrisse kandma. Seega ei pea arveid ka dokumendiregistris registreerima ega neid avalikustama. See, kas lepinguga seotud arvete juurdepääsupiirangud tulenevad lepingust, oleneb eelkõige lepingu sisust ja sellest, mis osa on lepingus ärisaladuseks tunnistatud. 

Tähelepanu tuleb pöörata AvTS § 36 lõike 1 punktile 9, mille kohaselt ei saa juurdepääsupiiranguga teabeks (asutusesiseseks dokumendiks) tunnistada riigi, kohaliku omavalitsuse või avalik-õigusliku juriidilise isiku eelarvevahendite kasutamise ning eelarvest makstud tasude ja hüvitiste kohta.

Seega üldist seisukohta anda ei ole võimalik ning igat juhtumit tuleb eraldi vaadata.
 

Kui mingisuguse tegevusega on juurdepääsupiiranguga teave saanud avalikuks või kolmandad isikud saanud andmeid, milleks neil õigust ei olnud, siis on tegemist rikkumisega. Mõlemal juhul võidakse võimaldatakse juurdepääs  isikutele, kes ei oma selleks õigust. 

Karistusseadustiku § 157 ja 157¹ järgi on isikuandmete (sh eriliiki isikuandmete), aga ka enne kohtuistungit või õigusrikkumise asjas otsuse langetamist süüteo toimepanemise või selle ohvriks langemise andmete ebaseaduslik avaldamine või neile juurdepääsu võimaldamine karistatav.

Kogu dokumendihaldussüsteemi sisevaatele juurdepääsu võimaldamine ei ole lubatud, kuna dokumendihaldussüsteemid sisaldavad ka hulgaliselt piiranguga teavet, mida ei ole lubatud edastada selleks õigust mitteomavatele isikutele.

Samuti ei saa ükski asutus seda teiselt ka nõuda, kuna ükski seadus ei näe ette kohustust võimaldada asutusel oma dokumendihaldussüsteemi sisevaatele juurdepääsu teistele asutustele. Lisaks vastutab iga asutus selle eest, et tema dokumendihaldussüsteemis olevat piiranguga teavet ei avalikustataks selleks õigust mitteomavatele kolmandatele isikutele.

Küll aga võib teatud tingimustel juurdepääsu võimaldada, kuid seda ainult juhul, kui teine asutus vajab dokumendihaldussüsteemis olevaid dokumente oma tööülesannete täitmiseks ning asutus peaks need muidu e-posti või DVK kaudu teisele asutusele edastama. Sellisel juhul tuleb dokumentide jaoks luua eraldi sarjad ning juurdepääs võimaldatakse kas ainult konkreetsele sarjale või siis võimalusel saadetakse üksikdokument töövoo kaudu. 

Avaliku teabe seaduse § 38 lõike 3 kohaselt on piiranguga teabele juurdepääsuõigus riigi- või kohaliku omavalitsuse ametnikul oma ametiülesannete täitmiseks.